ADViaticos; Manual De Usuario

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ADViáticos; Manual de usuario

 ¿COMO INGRESAR AL PORTAL? ...............................................................................................2
 MANEJO O DESPLAZAMIENTO DENTRO DEL PORTAL ............................................................2

 ¿CÓMO REALIZAR UNA SOLICITUD DE VIAJE? ........................................................................3

 ¿COMO REALIZAR LA COMPROBACION DE GASTOS DE VIAJE? .............................................8

 ¿COMO IMPRIMIR EL FORMATO DE COMPROBACION DE GASTOS DE VIAJE? ..................12

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 ¿COMO INGRESAR AL PORTAL?
1.

Ingresar a la siguiente liga. . http://201.163.100.43:8000/

2.

Se desplegará la pantalla y se pedirá su dirección de correo y Password , proporcionado previamente por el administrador.

Para obtener tu password, favor de contactar a las siguientes personas:
Planta QRO: Mercedes Herrera
Planta SLM: Jose Acosta
Planta MTY: Carlos Tovar
3. Al iniciar sesión se mostrará la siguiente pantalla, una vez ahí, el usuario podrá iniciar el proceso de llenado de la
solicitud de viaje.

 MANEJO O DESPLAZAMIENTO DENTRO DEL PORTAL
4. Del lado izquierdo de la pantalla principal del portal, se ubica el menú, el cual utilizaremos durante las diferentes
etapas del proceso. Siendo clave seleccionar la opción “Solicitud de Viaje”;

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5.

A continuación se abrirá un submenú que mostrará 3 opciones;

a) “Solicitud” ; se utiliza para llenar la información del viaje y se solicita autorizaciones para realizar el viaje.
b) “Gastos” ; se utiliza para desglozar los gastos propios del viaje de negocios, así como la carga de sus comprobantes, y
autorización final del gasto.
c) “Imprimir”; Se utiliza para generar el formato PDF, ya una vez obtenida la autorización final, para entrega a cuentas
por pagar. (La entrega de la aplicación y comprobantes a Cuentas por pagar, se realizará solo durante el periodo de uso
paralelo)

 ¿CÓMO REALIZAR UNA SOLICITUD DE VIAJE?
6. Seleccionamos la opción “Solicitud” del submenú “Solicitud de Viaje”;

.

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7. Se desplegará la siguiente pantalla, y damos clic al botón “Nuevo”;

8. En pantalla se cargará el formulario para ingresar los datos del viaje, y al finalizar el llenado, seleccionamos el botón
“Guardar”, o bien podemos utilizar el botón “Cancelar”, si queremos interrumpir y desechar la solicitud.

9. Una vez seleccionado el botón
, se cargará la siguiente pantalla donde podremos encontrar que se ha
generado una línea la cual menciona un resumen de la solicitud. Si existen modificaciones a aplicar podemos utilizar el
botón “Editar”, o bien utilizaremos el botón “Confirmar” para realizar una revisión final de la información, mediante una
vista previa.

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10. Al momento de confirmar, se desplegará en pantalla el resumen de la solicitud. Si todo es correcto, daremos clic en
el botón

(“Enviar”). O bien utilizar el botón

para volver atrás.

11. Una vez que presionamos el botón “Enviar”, el portal envía un correo a la línea correspondiente de autorizadores,
con la información de la solicitud. Si el primer autorizador está de acuerdo seleccionará el botón YES, o seleccionará el
botón No si este no es autorizado.

 Ejemplo de correo a Autorizador # 1.

12. En caso de que la solicitud sea denegada, el usuario recibirá la notificación y tendrá que ponerse en contacto con su
autorizador para realizar las consultas y/ o correcciones pertinentes.

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13. Si la solicitud fue autorizada, se enviará automáticamente un correo al Autorizador # 2, y de ser necesario después
de la autorización del Autorizador #2, se enviará al Autorizador #3. Lo anterior, dependiendo del tipo de viaje y línea de
autorizadores en base a el flujo que se muestra en la última versión del archivo “Authorization chart”.
 Ejemplo de Correo de aviso al autorizacion # 2.

14. El usuario estará recibiendo notificaciones electrónicas, cada vez que uno de los autorizadores apruebe o rechace la
solicitud de viaje;
 Ejemplo de Correo de aviso de autorizacion.

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15. Una vez que la solicitud ha cumplido con las autorizaciones necesarias, el sistema enviará de forma automatica las
siguientes notificaciones;
a) Tesoreria; notificación para que se realice el proceso de deposito del anticipo, si este fue solicitado.
b) Recursos Humanos; notificación como soporte de la inasistencia del trabajador durante el periodo de viaje.
c) Administración; notificación para realizar la compra de vuelos y reservaciones de hotel, si es necesario.
 Ejemplo de correo para Tesoreria.

 Ejemplo de correo para personal que compra vuelos y reserva hotel.

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 Ejemplo de correo para personal de RH.

 ¿COMO REALIZAR LA COMPROBACION DE GASTOS DE VIAJE?
16. Ingresar al portal de Gastos de Viaje.
17. El usuario a clic en el submenú “Gastos” del Menú “Solicitud de Viaje”;

.

18. Enseguida se mostrará la línea de resumen de la solicitud previamente generada y autorizada. Utilizaremos el botón
“Captura” para dar inicio con el desglose y carga de comprobantes de gastos generados durante el viaje de negocios.

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19. En el formulario se tendrá que seleccionar mediante las listas desplegables; tipo de gasto y método de pago.
 Por Ejemplo: una factura de hotel. Seleccionamos la opción hotel y el método de pago efectivo (este cambiara
solo si el pago se efectúa con AMEX empresarial).

Nota; En todos los casos se seleccionará el método de pago “Efectivo”, a menos que el gasto se haya pagado por medio
de la tarjeta AMEX corporativa.
20. Para anexar el XML se tendrá que dar clic en el recuadro
e indicar la ruta en donde se
encuentre el documento, dar doble clic en el XLM del Hotel y automáticamente se cargará el archivo.

21. Para anexar el PDF se tendrá que dar clic en el recuadro
e indicar la ruta en donde se
encuentre el documento, dar clic en el PDF del Hotel y automáticamente este lo subirá.

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22. Al momento de tener los documentos adjuntos (XML y PDF) dar clic en guardar y aparecerá el renglón, desglosando
los datos facturados y tendremos que realizarla misma operación con cada una de las facturas a comprobar.

23. Para gastos no deducibles, y en los cuales se tenga algún comprobante, ticket, vale azul, etc. se tendrá que ingresar
de la siguiente manera. Seleccionamos la opción de Captura sin XML y nos habilitara la siguiente pantalla.
Ingresamos la fecha del gasto, folio en caso de tenerlo, el tipo de gasto, efectivo, el importe y de damos clic en
y seleccionamos el PDF del documento escaneado.

24. Al finalizar de ingresar todos nuestros gastos, podremos confirmar nuestra comprobación, regresando al menú
principal y seleccionando
todos nuestros gastos.

o dando clic en cancelar de la pantalla resumen en donde se muestra

25. En la pantalla donde nos muestra la línea de resumen de las solicitudes abiertas, damos clic en el botón
,
para que la información sea desplegada en vista previa y hagamos una revisión final del contenido, previo a su envío.
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26. Si la información es correcta y completa seleccionaremos el botón “Enviar”, para seguir el proceso de la línea de
autorizadores; Autorizador # 1, Autorizador# 2, y de ser necesario autorizador #3. Al momento que la comprobación sea
autorizada, automáticamente esta le llegará al departamento de Cuentas por Pagar para su respectiva revisión.
 Ejemplo de correo a Autorizador # 1

 Ejemplo de correo a Cuentas por pagar

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 ¿COMO IMPRIMIR EL FORMATO DE COMPROBACION DE
GASTOS DE VIAJE?
27. Se selecciona la opción “Imprimir”
el botón

, del submenú “Gastos de Viaje”. Posteriormente dar clic en

.

Nota: El Formato solo podrá ser impreso hasta que cumpla su ciclo de aprobación.

28. El portal desplegará el siguiente formato que se tendrá que imprimir después de ser autorizado y entregar junto con
todas sus facturas al departamento de cuentas por pagar.

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Nota; De no ser terminado el proceso de comprobación, el sistema de Gastos de viaje no permitirá generar una nueva
solicitud, por lo cual, te sugerimos realizar de inmediato la comprobación de tu viaje.

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