Docu Ware Training Guide Combine 2016
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INTERNAL TRAINING GUIDE
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24.
Source/fuente:http://help.docuware.com/en/#b57860t60689n56978
If you wish to import documents from external applications, e.g. from your ERP, to your DocuWare system,
you can add indexing data to the documents in the form of XML metadata files (beginning with DocuWare
Version 6.6). You define the index data in these files using the DocuWare Control command Field. The
field values may not contain any umlauts. Metadata files must have the file extension .dwcontrol. / Si desea
importar documentos desde aplicaciones externas, por ejemplo, de su ERP, a su sistema DocuWare, puede agregar los datos de indexación
de los documentos en forma de archivos de metadatos XML (comenzando con DocuWare versión 6.6). Se define el índice de la fecha de
estos archivos utilizando el comando DocuWare El campo de control. Los valores de campo no pueden contener "las diéresis. Archivos de
metadatos deben tener el control .de extensión de archivo.
Syntax of the metadata file / Sintaxis del archivo de metadatos
The following example shows the format of a metadata file for a document meant to include various index
values. Entries for the Date and Numeric field types for "culture," "format," or "decimalPlaces" may be
omitted if the format corresponds to the country settings of the local user. / El siguiente ejemplo muestra el formato
del archivo de metadatos para el documento pretende incluir varios valores de índice. Las entradas para la fecha y tipos de campos numéricos
es "cultura", "formato", para "decimales" puede omitirse si el formato se corresponde con la configuración de país del usuario del sitio.
Example / Ejemplo:
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<ControlStatements xmlns="http://dev.docuware.com/Jobs/Control" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
<Page>
<DocumentTray name="Document Tray Jenkins"/>
<Field dbName="EMPLOYEE" type="Text" value="Mark Smith"/>
<Field dbName="EMPLOYMENTDATE" type="Date" value="2014-04-03" culture="en-US" format="yyyy-MM-dd"/>
<Field dbName="MEMO" type="Memo" value="This is text in the memo field."/>
<Field dbName="REMARK" type="Keyword" value="one"/>
<Field dbName="SALARY" type="Numeric" value="31.20" culture="en-US" decimalPlaces="2" />
</Page>
</ControlStatements>
Import characteristics / características de importación
If your document file is in another directory or has a different name to the metadata file, you can include
the file name or complete file path using the command InsertFile. You can also specify multiple files to
then be clipped to a document. The InsertFile command can also be used to import files that are not in
PDF format, such as image files. / Si el archivo de documento está en otro directorio o tiene un nombre diferente para el archivo
de metadatos, puede incluir el nombre del archivo o ruta completa del archivo con el comando Insertar archivo. Puede también que
especificar varios archivos que se recortan Luego de un documento. El comando Insertar archivo se puede utilizar para importar también
ficheros Que no están en formato PDF, tales como archivos de imagen.
Example / Ejemplo:
<ControlStatements xmlns="http://dev.docuware.com/Jobs/Control" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
<Document>
<InsertFile path='myLitteDoc.pdf'/>
<InsertFile path='Appendix.pdf'/>
</Document>
<Page>
<DocumentTray name="Document Tray Jenkins"/>
<Field dbName="EMPLOYEE" type="Text" value="Mark Smith"/>
<Field dbName="EMPLOYMENTDATE" type="Date" value="2014-04-03" culture="en-US" format="yyyy-MM-dd"/>
<Field dbName="MEMO" type="Memo" value="This is text in the memo field."/>
<Field dbName="REMARK" type="Keyword" value="one"/>
<Field dbName="SALARY" type="Numeric" value="31.20" culture="en-US" decimalPlaces="2" />
</Page>
</ControlStatements>
Here is a sample confirguration / Aquí está un ejemplo de configuración:
Create an Import Configuration / Crear una configuración de importación
1. Open the Configiration window / Abra la ventana de configuración: http://dwserver/DocuWare/SettingsUI/
2. Click in the Plus Sing / Haga clic en el signo más
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3. Enter the name and the basic configuration options / Introduzca el nombre y las opciones básicas de
configuración
4. Under the Import tab / En la pestaña Importar
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5. Under Indexing tab / En la pestaña de indexación
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6. Under Processing tab / En la pestaña Procesamiento
7. Under Permissions tab assign Peggy and Admin / En la pestaña Permisos y asigne Peggy administración
In DocuWare Desktop creating a job with configuration / En DocuWare escritorio crear el trabajo con la
configuración
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1. DocuWare Desktop - Import with XML Metadata \DSC\DSCFiles\ to root of C:\
drive. / Copie la carpeta " DocuWare Desktop - Import with XML Metadata" desde C:\DSC\DSCFiles\ \ a
raíz de unidad C: \.
2. Login as Peggy in DocuWare Desktop and click in IMPORT tab / Entrar como Peggy en DocuWare Desktop
y haga clic en la pestaña IMPORTACIÓN
3. Click in \Haga clic en el enlace "Crear nuevo trabajo de importación"
4. Enter the following configuration (image below) / Introduzca la siguiente configuración (imagen de abajo)
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5. The final result will look something similar the image below: / El resultado final será similar a la siguiente imagen:
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DocuWare Smart Connect helps you with searching and indexing for documents in DocuWare File
Cabinets. To do this, Smart Connect reads content from the user interface of any applications, and
transfers this as a search or index word to DocuWare. Search or index words therefore do not have to be
entered manually. / DocuWare Smart Connect le ayuda con la búsqueda e indexación de documentos en archivadores DocuWare.
Para ello, SmartConnect lee el contenido de la interfaz de usuario de las aplicaciones y transferencias esto como una palabra de búsqueda o
índice de DocuWare. Búsqueda o índice TANTO palabras no tienen que ser introducidos manualmente.
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When you use Smart Connect, a previously defined configuration is always run. Among other things, this
Smart Connect configuration specifies which content should be read from which applications, and where
the extracted content will be used in DocuWare: as search words in a search dialog (Smart Search) or as
index words in a store dia log or info box (Smart Index). / Cuando se utiliza Smart Connect, una configuración previamente
definido siempre se ejecuta. Entre otras cosas, esta configuración Smart Connect especifica el contenido que debe ser leído desde aplicaciones
¿Qué, y donde el contenido se utiliza en Extraídas DocuWare: como palabras de búsqueda en un cuadro de diálogo de búsqueda (búsqueda
inteligente) o como palabras índice en un diálogo tienda o información caja (Smart Index).
Smart Connect is provided by DocuWare Desktop Apps. To be able to use DocuWare Desktop Apps, the
associated components must be installed on the server. You also have to establish a connection: To do
this, open the Start menu in DocuWare and click on Connect Desktop Apps. / Smart Connect es proporcionada
por DocuWare escritorio Apps. Para poder utilizar DocuWare escritorio Apps, los componentes asociados debe estar instalado en el servidor.
Por lo tanto, hay que establecer una conexión: Para ello, abra el menú Inicio en DocuWare y hacer clic en las aplicaciones de escritorio
Connect.
Smart Search reads content from the user interface of any opened applications and transfers this as index
words to DocuWare. This removes the need to manually copy content from a third-party application into
a DocuWare search dialog. / SmartSearch lee el contenido de la interfaz de usuario de las aplicaciones y transferencias abiertas este
como palabras índice en DocuWare. Esto elimina la necesidad de copiar manualmente el contenido de una aplicación de terceros en un
diálogo de búsqueda de DocuWare.
Smart Search works using configurations. Among other things, in a configuration of this type you specify
which content should be transferred from which application into which fields of a DocuWare search dialog,
and who may use the configuration. You can create different configurations for different application
scenarios. / SmartSearch funciona utilizando configuraciones. Entre otras cosas, en una configuración de este tipo se especifica el
contenido que debe ser transferida de aplicación que en campos Cuál de un diálogo de búsqueda de DocuWare, y quién puede usar la
configuración. Puede crear diferentes configuraciones para diferentes escenarios de aplicación.
Smart Connect is part of DocuWare Desktop App, therefore, it needs to be installed from the web client
as desktop app component. / Smart Connect es parte de DocuWare Desktop App, por lo tanto, necesita ser instalado desde el
cliente web como componente de aplicación de Desktop.
NOTE: All Desktop apps were installed in the first day, therefore, we just need to create a new
configuration. / NOTA: Todas las aplicaciones de escritorio se instalaron en el primer día, por lo tanto, sólo tenemos que crear una
nueva configuración.
Installation Verification / Verificación de la instalación
DocuWare Desktop icon should be running in the system tray. / DocuWare Desktop icon should be running
in the system tray.
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Click in Manage your Smart Connect configuration / Haga clic en Administrar la configuración de Smart Connect
Start External Application / Iniciar aplicación externa
We need to have the application running from where we will be retrieving
and storing documents to DocuWare. In our case we will use a Microsoft
Access database. The Microsoft Access database is located under
C:\DocuWare\Peters Invoice EN.accdb. Open the Access database and
leave running while you perform other configuration in Smart Connect. /
Tenemos que tener la aplicación en ejecución desde donde vamos a recuperar y almacenar
documentos en DocuWare. En nuestro caso vamos a utilizar una base de datos Microsoft Access.
La base de datos Microsoft Access se encuentra en C: \ DocuWare \ Peters Factura EN.accdb.
Abra la base de datos y salir corriendo mientras se realiza otra configuración de Smart Connect.
