Gestion Administrative En Formation Initiale (FI) Guide YP FL

User Manual:

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Préambule
Paramètrage général
La fiche apprenant
La fenêtre des groupes
Affectation graphique des groupes
Les fiches des entreprises
La gestion des convocations
La gestion de l'assiduité
La gestion des sanctions
- Transformation des sanctions
Le calendrier général
- La barre d'outils du calendrier général
- Accéder au menu du Groupe et des Apprenants
Les requêtes
Les traitements périodiques
Les résultats aux examens
Les réinscriptions
Les affectations aux groupes
Les tableaux de bord

Version 2015+

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« Gestion Administrative Formation Longue »

[ Guide Utilisateur ]

Mise à jour par <%MAJ%> - © YMAG-SAS 19/11/2015

Le présent logiciel est inscrit au répertoire de l’agence pour la protection des

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Il est protégé en France par le code de la propriété intellectuelle, loi du 1.7.92,

et à l’étranger par les conventions internationales sur le droit d’auteur.

Il est interdit de reproduire, traduire, adapter, arranger, modifier le logiciel ainsi

que la documentation qui y est associée, même lorsque ces actes sont

nécessaires pour permettre l’utilisation, du logiciel, conformément à sa

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intellectuelle, l’auteur se réserve le droit de corriger les erreurs et de déterminer

les modalités particulières auxquelles seront soumis les actes visés ci-avant.

La reproduction du code du logiciel ou la traduction de la forme de ce code sont

interdites lorsqu’elles seront indispensables pour obtenir les informations

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informations nécessaires étant accessibles à l’utilisateur auprès de l’auteur,

dans les conditions du catalogue de ce dernier.

Il est rappelé que la violation de l’un des droits de l’auteur de logiciel est un délit

de contrefaçon. Toute contrefaçon est sanctionnée en France par l’article L.

355-2 du code de la propriété intellectuelle et punie de deux ans

d’emprisonnement et de 150 000E d’amende.

Les conditions d’utilisation sont précisées dans la licence.

L’APP est mandatée par l’auteur pour faire sanctionner toutes copies et/ou

utilisations non autorisées.

YMAG SAS

SOMMAIRE

Sommaire

Partie I Préambule 1

Partie II Paramètrage général 1

................................................................................................................................... 21 La période

................................................................................................................................... 52Les sites de formation

................................................................................................................................... 73 Le personnel

................................................................................................................................... 94Le paramètrage des formations

......................................................................................................................................................... 9Statut

......................................................................................................................................................... 11Secteur

......................................................................................................................................................... 12Nomenclature diplôme

......................................................................................................................................................... 13Années

......................................................................................................................................................... 13Catégories d'action

......................................................................................................................................................... 13Mode d'évaluation

......................................................................................................................................................... 14Formations

......................................................................................................................................................... 17Situations

................................................................................................................................... 195Les calendriers

................................................................................................................................... 236Les groupes de formation longue

................................................................................................................................... 267Les paramètres application et utilisateur

................................................................................................................................... 288Les Widgets

Partie III La fiche apprenant 29

Partie IV La fenêtre des groupes 47

Partie V Affectation graphique des groupes 48

Partie VI Les fiches des entreprises 50

Partie VII La gestion des convocations 50

Partie VIII La gestion de l'assiduité 54

................................................................................................................................... 541 Paramètrage des motifs

................................................................................................................................... 552Saisir les absences et les retards

................................................................................................................................... 583Liste d'émargement

................................................................................................................................... 604Contrôle des appels

......................................................................................................................................................... 62Avertir un formateur

................................................................................................................................... 635 Lettres et relevés

................................................................................................................................... 656 Etat de présence

................................................................................................................................... 697 Présence en date du

Partie IX La gestion des sanctions 71

................................................................................................................................... 791Transformation des sanctions

Partie X Le calendrier général 80

................................................................................................................................... 811 La barre d'outils du calendrier général

................................................................................................................................... 822Accéder au menu du Groupe et des Apprenants

Partie XI Les requêtes 83

................................................................................................................................... 841 Critères de sélection

................................................................................................................................... 862Utilisation de la requête

................................................................................................................................... 873 Enregistrement de la requête

Partie XII Les traitements périodiques 88

................................................................................................................................... 881Enquête SIFA/INCA

................................................................................................................................... 892Enquête d'insertion IPA

................................................................................................................................... 903 Enquête CEREQ

SOMMAIRE

................................................................................................................................... 914Soutien à l'effort de formation

................................................................................................................................... 935Transfert des effectifs à la Région

......................................................................................................................................................... 96Enquête rupture

................................................................................................................................... 976Historique des enquêtes

................................................................................................................................... 997Comparer enquête SIFA et transfert des effectifs à la Région

................................................................................................................................... 998Enquête CCCA

................................................................................................................................... 1009Indemnités des T.H.R.

......................................................................................................................................................... 101Paramètrage

......................................................................................................................................................... 103Calcul des indemnités

......................................................................................................................................................... 105Indemnité de transport

......................................................................................................................................................... 108Indemnité de restauration

......................................................................................................................................................... 108Indemnité d'hébergement

......................................................................................................................................................... 109Profil préchargé

......................................................................................................................................................... 109Modification des résultats

......................................................................................................................................................... 110Virements

................................................................................................................................... 11210 Inscription examen OCEAN

Partie XIII Les résultats aux examens 114

Partie XIV Les réinscriptions 116

Partie XV Les affectations aux groupes 119

Partie XVI Les tableaux de bord 121

1Préambule

1 Préambule

La gestion administrative pour la Formation Longue (FL) permet la gestion au quotidien des dossiers

administratifs des apprenants en formation longue.

La formation longue permet aussi de gérer des formations en temps plein avec des stages en

entreprise.

Le principe de fonctionnement de la gestion administrative FL est basé sur :

La période, qui permet de définir l'amplitude de travail du centre et correspond en général à une

"année scolaire" (exemple : 2014-2015)

Les statuts, qui permettent de différencier les apprenants en apprentissage et les apprenants

avec un autre statut (exemple : contrat de professionnalisation) pour les dissocier dans les

enquêtes (SIFA, transfert des effectifs à la région...)

Les formations, qui permettent de référencer l'ensemble des formations avec leurs

caractéristiques dispensées au centre.

Les groupes et les calendriers, qui permettent de définir les "classes" et leurs calendriers de

présence dans l'établissement.

La gestion administrative permet au quotidien :

D'inscrire les apprenants

De gérer les dossiers des apprenants, les courriers, mails ...

De saisir les absences

De gérer l'ensemble des enquêtes et traitements périodiques (SIFA, transfert des effectifs, THR..)

De réaliser des requêtes, des tableaux de bord et des statistiques

D'effectuer les réinscriptions d'une période à une autre.

2 Paramètrage général

Le module de gestion administrative en FL (pour formation longue) doit faire l'objet d'un paramétrage

préalable.

L'ensemble du paramétrage application se situe dans le menu [Administration/Paramètres]

L'ensemble du paramétrage lié à l'utilisateur se situe dans le menu [Options/Paramètres utilisateur]

Le paramétrage pour la formation longue est composé de :

·La période, permettant de définir l'amplitude de travail pour la formation longue. Cela

correspond généralement à une "année scolaire" et il est possible de matérialiser en

positionnant des contraintes, l'ensemble des congés et jours fériés du centre de formation.

·Le personnel, permettant de recenser l'ensemble du personnel du centre de formation aussi

bien pour l'administratif, le commercial que le pédagogique (formateurs).

·Le paramétrage des formations, permettant de définir les statuts, les formations et les

situations des apprenants en formation longue au centre.

·Les groupes et les calendriers, permettant de construire les groupes ("les classes") et leurs

calendriers de présence au centre.

·Les paramètres, permettant de définir des règles de gestion valable pour l'ensemble des

utilisateurs.

·Les paramètres "utilisateur", permettant pour chaque utilisateur de définir son cadre de travail

au quotidien (valeurs par défaut pour la saisie, gestion des pré-filtres...)

2Paramètrage général

2.1 La période

Menu [Centre de formation/Période]

Cet écran permet de définir la période (ou l'amplitude de travail) du centre de formation pour la

formation longue.

Elle correspond en général à une "année scolaire" (Exemple : 2014-2015).

Une période commence forcément un lundi et finit un dimanche (semaine entière).

Les périodes ne peuvent pas se chevaucher.

Il est possible de gérer des groupes de formation à cheval sur deux périodes; dans ce cas, il est

impératif d'avoir créé la période en cours ainsi que la suivante.

Présentation

Les boutons :

permettent d'insérer, supprimer, valider ou annuler la saisie d'une

période.

permet d'exporter dans le tableur l'ensemble des informations d'une période.

permet de définir la période en cours.

permet de saisir les contraintes de la période (congés du centre, jours fériés). Les données

seront utilisées lors de la création des groupes.

permet de récupérer les informations de la période précédente.

Les onglets :

3Paramètrage général

permet de définir le nom, la date de début et de fin, les paramètres journaliers par défaut et

le mode de saisie des absences sur la période.

permet de renommer les semaines qui composent le calendrier général de la période.

Pour insérer une période

·Cliquez sur le bouton .

·Indiquez le nom de la période dans zone "période" (intitulé libre).

·Indiquez la date de début et de fin de la période.

permet d'indiquer la date de début qui est forcement un lundi

permet d'indiquer la fin de la période qui est forcément un dimanche

Remarque : lors de la création d'une période, la date de début (premier lundi) se positionne

automatiquement sur le lundi suivant la période précédente.

Définir les paramètres journaliers

Ces paramètres permettent de définir l'amplitude de travail d'une semaine type au centre de formation.

permet d'indiquer le nombre de jours ouvrés pour une semaine au centre

(Exemple : 5 jours pour ouverture du centre du lundi au vendredi).

permet de définir le découpage horaire d'une journée et par défaut pour

l'ensemble du centre. (exemple : 60 pour un fonctionnement en heure).

permet de définir l'heure de début des cours par défaut au centre de

formation.

permet de définir l'heure de fin des cours du matin et de définir l'heure de

début des cours l'après-midi.

permet de définir l'heure de fin des cours par défaut au centre de

formation.

Définir le mode de saisie des absences sur la période

· permet de saisir les absences des apprenants sur les créneaux verts de leurs

calendriers.

· permet de saisir les absences sur les séances planifiées des apprenants (nécessite

d'avoir le module de planification du logiciel).

·Cliquez sur le bouton pour valider votre saisie.

Définir les contraintes de la période en cliquant sur le bouton

·Cliquez sur le bouton

4Paramètrage général

Cet écran est composé de 4 onglets permettant de définir les plages horaires par semaine, les

jours et les semaines de fermeture du centre de formation :

(type) permet de définir les plages horaires ou les jours de fermeture valables pour

l'ensemble du centre.

permet de définir des plages horaires ou des jours de fermeture du centre semaine par

semaine.

permettent de définir des jours ou des semaines de fermeture du centre (Exemple

: jours fériés)

·Saisissez les contraintes

La saisie des plages de fermeture du centre s'effectue en cliquant sur le bouton et en

cliquant sur les plages à fermer; cela est matérialisé par la couleur rouge.

Le bouton permet de matérialiser des plages ouvrées au centre (couleur verte).

Le bouton permet de matérialiser les plages de congés et les jours fériés du centre.

Lors de la saisie il est possible de cliquer sur les entêtes de colonnes (mois, jour ou plage horaire)

pour matérialiser par lot des plages de fermetures ou ouvrées.

Le bouton permet de matérialiser automatiquement les jours fériés ou rendus indisponibles

par le site.

·Modifiez les intitulés des semaines de la période en se positionnant sur l'onglet

Cet onglet permet de modifier les intitulés des semaines de la période.

Le bouton permet de numéroter en automatique l'ensemble des semaines en fonction

du calendrier.

5Paramètrage général

2.2 Les sites de formation

Menu [Centre de formation/Site de formation]

Cet écran permet de définir l'ensemble des sites de formation liés à votre centre de formation.

Les sites sont classés en 3 catégories :

·Site principal correspond au site administratif principal. Ce site est inséré par défaut dans la base

de données lors de l'installation du logiciel.

·Site antenne correspond aux sites de formation qui sont rattachés au site principal (exemple :

UFA..)

·Site extérieur correspond aux sites de formation des apprenants pour lequel votre centre gère le

contrat (interface) mais pas la formation (Voir le guide "Contrat CERFA").

6Paramètrage général

Présentation

Les boutons :

permettent d'insérer, supprimer, valider ou annuler la saisie d'un site de

formation.

permet d'indiquer que le site n'existe plus.

permet d'exporter l'ensemble des informations des sites de formation de la liste dans un

tableur.

Les onglets :

permet de caractériser le site de formation.

permet de saisir le ou les IBAN (bancaire, trésorerie générale) liés au site de

formation.

Comment insérer un site de formation

·Cliquez sur

·Sélectionnez la forme juridique :

Soit dans

Soit en cliquant sur le lien bleu pour accéder à la liste et en effectuant un double clic sur

la forme juridique concernée (il est possible d'insérer une nouvelle forme juridique).

·Saisissez le nom, l'abrégé du site de formation.

7Paramètrage général

·Sélectionnez le type dans le menu déroulant (principal, antenne, extérieur).

·Saisissez l'adresse et les coordonnées (téléphone fixe et mobile, email, fax)

À noter : pour le site principal, l'adresse est grisée et n'est pas modifiable, car elle a été initialisée

lors de la création de la base de données par nos services. Elle est utilisée pour la génération des

clés des modules acquis par le centre. Pour toute modification, voir avec l'administrateur du logiciel.

·Sélectionnez la région rattachée à votre site de formation (utilisée dans les enquêtes).

·Saisissez le numéro RAMSEE ou RNE du site de formation (utilisé dans les enquêtes).

·Sélectionnez le code NAF du site de formation (non obligatoire).

·Saisissez le numéro de SIRET (non obligatoire).

·Sélectionnez le nom du responsable (directeur) du site de formation.

Soit dans le menu déroulant.

Soit en cliquant sur le lien bleu Dirigeant pour accéder à la liste du personnel et en effectuant un

double-clic sur la personne concernée.

·Sélectionnez dans la nomenclature officielle de l'enquête SIFA l'organisme gestionnaire

correspondant au site de formation, ainsi que la nature juridique et le numéro UAI EPLE (uniquement

si votre forme juridique le requiert).

·Cliquez sur pour finaliser votre saisie.

Remarque : Le code étab. CCCA-BTP ne concerne que les centre de formations du bâtiment.

2.3 Le personnel

Menu [Centre de formation/Personnel]

Cet écran permet de recenser l'ensemble du personnel du centre de formation.

Le personnel est classé en 3 catégories dans le logiciel :

Conseiller correspond à l'ensemble des personnes qui gèrent la partie prospection commerciale

au centre de formation.

Administratif correspond à l'ensemble des personnes qui gèrent les dossiers administratifs des

apprenants au centre de formation.

Formateur correspond à l'ensemble des personnes dispensant les formations au centre de

formation. Si le formateur est permanent, on doit cocher la case "permanent" sinon le formateur

est considéré comme missionné (exemple : vacataire, prestataire de service...).

Une même personne peut appartenir à plusieurs catégories (exemple : un formateur qui intervient au

niveau administratif).

Il est ensuite obligatoire pour chaque personne devant accéder à l'application, de la rattacher à son

compte utilisateur.

Présentation

La barre des menus

permet de créer et de gérer les fiches formateurs.

permet de filtrer la liste des formateurs.

permet d'effectuer des exports et des publipostages.

8Paramètrage général

permet d'accéder à différents écrans de YPAREO3.0 en rapport avec les formateurs, mais

sans sortir de la fenêtre (planning, contrats horaires, droits utilisateurs).

La barre d'outils

permet d'insérer, supprimer, valider ou annuler la saisie d'une fiche d'un

personnel.

permet d'indiquer qu'une personne ne fait plus partie du personnel du centre.

permet de filtrer la liste du personnel du centre.

permet d'exporter dans un tableur l'ensemble des

informations (champs de fusion) d'une ou plusieurs personnes.

permet de générer un courrier en mode publipostage à une personne du centre de formation.

permet de multi-sélectionner (Ctrl + clic) dans la liste du personnel, pour envoyer un email,

générer un courrier ou exporter les données dans un tableur par lot. La liste peut être préalablement

filtrée avec le menu :

permet d'accéder aux fonctionnalités du module de planification (Module planning).

Les onglets

permet d'identifier et de classer les personnels du centre et de les rattacher à leur compte

utilisateur (YPAREO3.0 et/ou Net Ypareo).

permet de consulter le plan de charge des formateurs.

permet de compléter et d'insérer des informations sur les formateurs, spécifiques au

centre de formation (voir le guide utilisateur "Principe des renseignements paramétrés").

permet de saisir librement des informations sur une personne.

permet de rattacher des documents à la fiche personnel, et de retrouver les contrats

horaires édités.

permet de gérer les matières sur lesquelles les formateurs sont compétents.

permet d'affecter les formateurs à leur(s) site(s).

permet d'agréer les formateurs et d'effectuer une gestion par agrément.

permet de garder une traçabilité de tous les courriers adressés au formateur.

9Paramètrage général

Pour saisir le personnel

·Cliquez sur .

·Complétez l'onglet "RG" :

Les données obligatoires : civilité, nom et catégorie (administratif, conseiller, formateur).

Les données non obligatoires : les autres données ne sont pas obligatoires.

·Cliquez sur le bouton pour valider votre saisie :

Lors de la validation, le logiciel vous propose de créer le compte utilisateur de la personne pour

accéder au logiciel YPAREO3.0 et/ou au portail Net Ypareo Personnel. Si la personne n'a pas d'accès

aux applications cliquer sur "Ne rien faire".

·Complétez l'onglet "Renseignements paramétrés" si nécessaire.

·Complétez l'onglet "Observations" si nécessaire.

2.4 Le paramètrage des formations

Menu [Centre de formation/Paramétrage des inscriptions]

Tous ces paramètrages sont impératifs pour la gestion des dossiers administratifs des apprenants

dans le logiciel :

Les statuts permettent de spécifier les types d'apprenants qui fréquentent le centre.

Les secteurs d'activités permettent de définir les grands pôles de formation du centre.

Les nomenclatures diplômes permettent de définir les types de diplômes préparés au centre.

Les années permettent de définir les années de formation des apprenants.

Les situations permettent de définir les situations des apprenants au centre.

Le bouton permet de créer et de compléter les fiches des formations dispensées

dans votre centre.

Il est nécessaire de suivre les onglets dans cet ordre (de gauche vers la droite).

2.4.1 Statut

Cet onglet permet de définir les types d'apprenants en formation longue ou continue au centre; la table

est commune.

10Paramètrage général

Pour saisir un statut

·Cliquez sur .

·Sélectionnez le processus : Formation longue ou formation continue.

·Saisissez le nom du statut et l'abrégé.

·Saisissez la statut facturable..

·Complétez la correspondance avec l'enquête SIFA (apprentissage) . Ne sont concernés que les

statuts :

Apprentissage (apprentis)

DIMA

·Cochez les cases concernées par le statut :

Aide à l'apprentissage permet d'indiquer si le statut est concerné par la prime aux employeurs

(apprentis)

Indemnités de transport permet d'indiquer si le statut est concerné par les remboursements de

transports régionaux aux apprentis.

Transfert région permet d'indiquer si ce statut est concerné par les remontées d'effectifs à la

région.

Taxe permet d'indiquer que ce statut est concerné par la taxe à l'apprentissage.

Salarié permet d'identifier l'apprenant comme un salarié d'une entreprise.

Passerelle permet d'indiquer si ce statut est concerné par un dispositif Passerelle ne nécessitant

pas la signature d'un contrat avec une entreprise.

11Paramètrage général

Pré-Apprentissage permet d'indiquer que le statut concerne des apprenants en pré-apprentissage.

Pension permet d'indiquer que le statut sera concerné par le module de calcul des pensions.

·Cliquez sur le bouton pour valider votre saisie.

Remarque :

Le bouton permet d'indiquer que le statut n'existe plus au centre (sans le supprimer).

La correspondance avec le bilan pédagogique ne concerne que les statuts de type "Formation

continue" (voir le guide utilisateur "Gestion administrative en formation continue").

2.4.2 Secteur

Cet onglet permet de définir les grands pôles d'activité de votre centre de formation.

Il permet de regrouper vos formations par thème. Il est utilisé comme axe d'analyse dans les tableaux

de bord statistiques du logiciel ainsi que dans les filtres et la gestion des utilisateurs pour affecter des

droits.

Pour saisir un secteur d'activité

·Cliquez sur .

·Saisissez le nom et l'abrégé du secteur d'activité.

·Cliquez sur pour valider votre saisie.

12Paramètrage général

Remarques :

Le bouton permet d'indiquer que le secteur sélectionné n'existe plus au centre.

Le bouton permet d'exporter les informations des secteurs d'activité dans un tableur.

2.4.3 Nomenclature diplôme

Cet onglet permet de recenser l'ensemble des types de diplômes préparés au centre en formation

longue.

Pour saisir un type de diplôme

·Cliquez sur .

·Nommez le diplôme avec un abrégé.

·Sélectionnez, en cliquant dans la zone niveau avec le menu déroulant, le niveau du diplôme.

Niveau 5 : CAP, BEP, CAPA, MC...

Niveau 4 : BAC PRO , BP...

Niveau 3 : DUT , BTS, Bac + 2...

Niveau 2 : Licence , Maîtrise, Bac + 3...

Niveau 1 : Ingénieur, Bac + 4...

·Saisissez les 3 premiers chiffres de la nomenclature du diplôme.

13Paramètrage général

·Cliquez sur pour valider votre saisie.

Remarques :

Le bouton permet d'indiquer que le type de diplôme sélectionné n'existe plus au centre.

Le bouton permet d'exporter les informations des types de diplôme dans un tableur.

2.4.4 Années

Cet onglet permet de recenser les différentes années de formation pour les apprenants en formation

longue.

Pour saisir une année de formation

·Cliquez sur .

·Saisissez le nom et l'abrégé de l'année.

·Sélectionnez le numéro de l'année dans le menu déroulant en cliquant dans la zone "N° année".

1 correspond à 1ère année de formation ou formation en 1an.

2 correspond à 2ème année de formation en 2 ou 3 ans et 2ème année redoublant en 2 ou 3 ans.

3 correspond à 3ème année de formation en 3ans et 3ème année redoublant.

4 correspond à 4éme année de formation en 4 ans et 4ème année redoublant.

5 correspond à 5éme année de formation en 5 ans et 5ème année redoublant.

Remarques :

Le bouton permet d'indiquer que l'année de formation sélectionnée n'existe plus au centre.

Le bouton permet d'exporter les informations des années de formation dans un tableur.

2.4.5 Catégories d'action

Utilisable uniquement avec le mode pédagogie.

2.4.6 Mode d'évaluation

Utilisable uniquement avec le mode pédagogie.

14Paramètrage général

2.4.7 Formations

Ce menu est accessible par le bouton . Il permet de recenser l'ensemble des formations

longues (FL) et continues (FC) dispensées au centre.

Les formations sont classées en 2 catégories :

Formation Longue : permet d'indiquer que cette formation est rattaché à une période.

Continue : permet d'indiquer que cette formation concerne des apprenants ayant un statut de

type "Continu" (exemple : salarié d'entreprise, demandeur d'emploi...).

A noter : une formation peut appartenir à plusieurs catégories.

Pour saisir une formation longue (FL)

·Cliquez sur .

·Cochez le ou les types concernés par la formation (onglet RG).

·Saisissez le nom et l'abrégé ainsi que le nom étendu (onglet RG).

·Sélectionnez dans le menu déroulant le type de diplôme. (onglet RG)

·Sélectionnez le secteur d'activité dans le menu déroulant. (onglet RG)

·Sélectionnez le responsable de la formation au centre (onglet RG)

·Indiquez la durée de la formation en mois pour les formations longues (FL)

La durée de la formation est indiquée dans la convention régionale pour les formations en

apprentissage.

15Paramètrage général

·Précisez le nombre d'heures de formation théorique (convention régionale) pour l'apprentissage.

Le nombre d'heures se saisit en fonction de la durée en mois (1ère année et 2ème pour une

formation en 24 mois)

·Sélectionnez la nomenclature officielle de l'enquête SIFA correspondant à la formation si elle se

prépare en apprentissage

Soit en tapant le code ou une partie puis en cliquant sur la flèche bleue

Soit en cliquant directement sur la flèche bleue et recherchant le code dans la liste

·Cliquez sur pour valider votre saisie.

Remarque :

Le bouton permet d'indiquer que la formation sélectionnée n'existe plus au centre.

Le bouton permet d'exporter les informations des formations dans un tableur.

Le type de la formation n'est plus modifiable (grisé) à partir du moment où la formation a été

affectée à un apprenant.

Onglet "Paramètres"

Permet de définir l'ensemble des paramètres financiers de la formation, utilisés lors de la

facturation (voir le Guide utilisateur "Facturation")

Onglet "Plan de formation"

Permet de définir l'ensemble des matières enseignées dans la formation avec le volume d'heures

global (voir le Guide utilisateur Évaluation et Planning FL)

16Paramètrage général

Onglet "R.paramètrés"

Permet de définir des champs supplémentaires concernant les formations de votre centre. Ils

peuvent être utilisés par la suite dans les requêtes et les tableaux de bord statistiques du logiciel

(voir le guide utilisateur "Principe des Renseignements Paramètrés")

Onglet "Observations"

Permet de saisir des observations libres sur la formation.

Onglet "Année de l'examen"

Permet de définir pour la formation les années concernées par le passage de l'examen ou celles

correspondant au début de la formation.

17Paramètrage général

2.4.8 Situations

Cet onglet permet de recenser l'ensemble des situations en formation initiale des apprenants au

centre.

Une situation se définit par :

Un statut.

Un type de diplôme.

Une année de formation.

(exemple : apprenti Bac Pro 1ère Année)

18Paramètrage général

Pour saisir une situation

·Cliquez sur .

·Saisissez le nom et l'abrégé de la situation.

·Sélectionnez dans le menu déroulant le statut correspondant à la situation.

·Sélectionnez dans le menu déroulant le type de diplôme lié à la situation.

·Sélectionnez dans le menu déroulant l'année de formation de la situation.

·Sélectionnez la correspondance avec l'enquête IPA et SIFA (apprenti uniquement).

·Sélectionnez la correspondance avec les origines scolaires officielle de l'éducation nationale.

· Cliquez sur pour valider votre saisie.

Remarque :

Le bouton permet d'indiquer que la situation sélectionnée n'existe plus au centre.

Le bouton permet d'exporter les informations des situations dans un tableur.

Le bouton permet de dupliquer une situation et de garder la structure pour ensuite ne

modifier qu'une partie des données.

Statut, diplôme et année de formation ne sont plus modifiables (grisés) à partir du moment où la

situation a été affectée à un apprenant.

19Paramètrage général

2.5 Les calendriers

Menu [Centre de formation/Calendrier]

Cet écran permet de construire les calendriers des groupes de formation longue sur la période.

Pour les formations en alternance, on détermine les périodes en centre (vertes) et les périodes en

entreprise (rouges). Pour des formations en temps plein on détermine les périodes de formation

(vertes) et les périodes de stage (rouges).

Il est souhaitable que chaque groupe de formation ait son propre calendrier, mais il est possible

d'affecter un même calendrier à plusieurs groupes dans le cas d'une alternance similaire.(à éviter).

Un calendrier est caractérisé par :

Une période (date de début et de fin).

Des paramètres journaliers (qui lui sont propres).

Des contraintes permettant de matérialiser les plages de présence en centre, en entreprise et les

congés des groupes en formation initiale.

Les contraintes sont définies par un système de couleur :

Vert correspondant aux plages de présence en centre du groupe.

Rouge correspondant aux plages de présence en entreprise ou aux congés.

À noter :

Les couleurs sont paramétrables par chaque utilisateur. Il est ainsi possible de différencier les

plages de présence en entreprise et les congés. L'amplitude des calendriers des groupes doit être

impérativement comprise dans l'amplitude de la période concernée. Il est néanmoins possible de

20Paramètrage général

rallonger l'amplitude d'un calendrier sur la période suivante si cette dernière a été insérée dans le

logiciel. Il est impératif de saisir les contraintes des calendriers à chaque nouvelle période ("année

scolaire")

Les calendriers constituent la référence utilisée dans tout le logiciel pour :

La saisie des absences.

Le calcul des remboursements de transport (THR).

Le planning.

La facturation...

Présentation

Les boutons :

Permet de filtrer la liste des calendriers.

Permet d'insérer, supprimer, valider ou annuler la saisie d'un

calendrier.

Permet de trier la liste des calendriers.

Permet d'exporter l'ensemble des informations des calendriers de la liste dans un tableur.

Permet de matérialiser les plages de présence en centre, en entreprise et les congés.

Les onglets :

"Général" permet de définir les paramètres journaliers du calendrier.

"Groupe" permet de visualiser les groupes de formation initiale qui sont rattachés au calendrier.

21Paramètrage général

Comment insérer un nouveau calendrier d'alternance

·Cliquez sur .

·Indiquez la date de début et de fin du calendrier.

Soit on saisit les dates dans les zones.

Soit on clique sur les calendriers de type windows.

À noter : La date de début ne peut être inférieure à la date de début de la période concernée. La

date de fin peut être décalée sur la période suivante si cette dernière a été insérée dans le logiciel.

Par défaut, lors de la création, la date de début et de fin correspondent aux dates de début et de

fin de la période. Le nombre de semaines vertes affiché correspond aux contraintes saisies dans le

calendrier.

·Définissez les paramètres journaliers

Nombre de jours par semaine permet d'indiquer le nombre de jours ouvrés pour une semaine pour

ce calendrier (exemple : 5 jours pour ouverture du centre du lundi au vendredi)

Durée d'un créneau en minutes permet définir le découpage horaire d'une journée pour ce

calendrier (exemple : 60 pour un fonctionnement en heure...)

Première heure (hh:mm) permet de définir l'heure de début des cours pour ce calendrier.

Fin de la matinée (hh:mm) permet de définir l'heure de fin des cours le matin et de définir l'heure

de début des cours l'après-midi sur le créneau suivant.

Dernière heure (hh:mm) permet de définir l'heure de fin des cours pour ce calendrier.

·Cliquez sur pour finaliser votre saisie.

Il faut ensuite définir les contraintes liées au calendrier.

Comment saisir les contraintes d'un calendrier

Pour définir les contraintes d'un calendrier il faut cliquer sur

·Sélectionnez l'un des onglets

"Semaine" permet de définir des contraintes par jour et par créneau horaire sur une semaine type.

"Semaine X" permet de définir des contraintes par jour et par créneau horaire sur les semaines.

"Calendaire" permet de définir des contraintes par jour sur la période.

"Année" permet de définir des contraintes sur l'année par semaine, jour et créneau horaire.

·Sélectionnez le type de contraintes

Permet de positionner les plage de présence en centre.

Permet de positionner les plages de congés et de jours fériés.

Permet de positionner les plages de présence en entreprise.

·Saisissez les contraintes en cliquant sur les plages concernées

Si on clique sur le nom d'une colonne (jour, semaine mois) cela permet de positionner la contrainte

sur les plages qui y sont liées.

22Paramètrage général

Si on clique sur le nom d'une ligne (créneaux horaire) cela permet de positionner la contrainte sur

les plages qui y sont rattachées.

·Cliquez sur pour finaliser votre saisie.

Remarque :

Les boutons et permettent :

Sur l'onglet "semaine X" de copier/coller les contraintes d'une semaine sur les autres

semaines du calendrier

Sur l'onglet "Calendaire" et "Année" de copier/coller l'ensemble des contraintes d'un calendrier

sur un autre.

Le bouton permet de calculer le nombre d'heure vertes disponibles.

Le bouton permet de calculer le nombre de semaines de présence au centre de formation.

Pour éditer les calendriers

L'édition des calendriers s'effectue sous format Excel.

·Paramétrez l'édition.

L'édition est paramétrable par utilisateur en se positionnant dans le menu [Options/Paramètres

utilisateur/Couleurs/Contrainte] :

Remarque :

23Paramètrage général

Il est possible de préciser des intitulés en fonction de chaque type de contraintes ainsi que les

couleurs.

Il est possible aussi de définir des intitulés pour la légende qui apparaît dans l'édition des

calendriers.

·Cliquez sur le bouton [Exporter] dans la saisie des contraintes sur l'onglet "Calendaire" ou "Année".

·Sélectionnez le type d'édition.

"Seulement celles de l'affichage en cours" permet d'éditer uniquement les contraintes du calendrier

sélectionné.

"Toutes celles de la liste" permet d'éditer l'ensemble des calendriers qui ont été saisis.

Les paramètres d'édition et les informations affichées durant l'export des calendriers peuvent être

modifiés.

À noter:

Il est possible aussi d'accéder aux calendriers et à leurs contraintes par l'écran des groupes via le

menu [Centre de formation/Groupes de formation Initiale].

En effet, un clic sur le lien bleu Calendrier de cet écran permet d'accéder à l'écran de création.

Un clic sur le bouton permet d'accéder à la saisie des contraintes du calendrier rattaché au

groupe.

2.6 Les groupes de formation longue

Menu [Centre de formation/Formation longue]

Cet écran permet d'insérer l'ensemble des groupes en formation longue du centre de formation.

Un groupe correspond à un regroupement d'apprenants caractérisé par :

Une formation.

Un calendrier d'alternance.

Un site de formation.

Il est possible au sein d'un même groupe d'avoir des apprenants avec des statuts différents (exemple :

apprentis et contrat de professionnalisation). Pour cela chaque groupe doit appartenir aux types

suivants :

Formation longue : le groupe sera lié à une période.

Formation courte : la période du groupe sera à définir.

Il est possible aussi au sein d'un même groupe d'avoir des apprenants avec des formations différentes.

La notion de groupe modulaire (case à cocher) permet de pouvoir inscrire des apprenants dans

plusieurs groupes en même temps.

Chaque groupe est rattaché à un calendrier d'alternance (défini par des contraintes). Il est souhaitable

que ces calendriers soient spécifiques pour chaque groupe mais il est possible d'affecter le même

calendrier à plusieurs groupes (cela peut poser des problèmes lors de la modification des contraintes

en cours d'année).

24Paramètrage général

Présentation

1- Les boutons

permet d'insérer un groupe sans générer son calendrier d'alternance (cela implique que le

calendrier ait été généré au préalable).

permettent de valider ou annuler la saisie d'un groupe.

permet d'insérer un groupe et de générer son calendrier d'alternance en automatique (le

calendrier porte ainsi le même nom que le groupe).

permet de filtrer la liste des groupes.

permet d'accéder aux options d'extraction des données groupes, sous format Word ou Excel.

permet de naviguer dans différents écrans de YPAREO3.0, sans sortir de l'écran des groupes.

permet d'accéder à la planification des groupes.

2- Les onglets

"RG" permet de caractériser le groupe (nom, formation, calendrier, site de formation..).

"Plan de formation" permet de construire le référentiel des matières enseignées dans le groupe.

"R.paramétrés" permet d'insérer et de compléter des informations sur les groupes, spécifiques au

centre.

"Financeurs" permet d'affecter un tiers qui financera la groupe.

"Frais facturables" permet d'affecter un ou plusieurs frais qui s'appliqueront sur l'ensemble des

apprenants du groupe.

25Paramètrage général

"Observations" permet de saisir des commentaires libres sur les groupes.

"Documents" permet d'insérer des documents rattachés au groupe.

"Formateurs" permet d'affecter des formateurs au groupe.

"Photos" permet de visualiser les photos des apprenants du groupe et d'éditer le trombinoscope.

"Groupes planning" permet de créer, modifier et supprimer les groupes plannings.

"Qualité formations" permet de gérer l'affectation des formulaires d'évaluations sur les groupes.

"Objectifs, Mode d'évaluation..." permet de définir les objectifs et les modes d'évaluations de la

formation, et les insérer dans des documents.

Pour insérer un groupe de formation longue dans la base (onglet RG)

·Cliquez sur pour insérer un groupe sans générer en automatique son calendrier d'alternance.

Le bouton permet un groupe et générer en automatique son calendrier d'alternance

·Saisissez le nom, l'abrégé et le nom étendu du groupe.

·Sélectionnez la formation et son secteur d'activité.

Soit on saisit les 3 premiers caractères du nom de la formation et on clique sur la flèche bleue

Soit on clique sur le lien bleu "Formation" pour accéder à la liste des formations et on double clique

sur la formation concernée (il est possible aussi d'insérer une nouvelle formation)

À noter : le secteur d'activités est affecté en fonction de la formation et n'est pas modifiable sur le

groupe (grisé).

·Sélectionnez le calendrier d'alternance du groupe

Soit dans le menu déroulant

Soit par un clic sur le lien bleu "Calendrier" pour accéder à la liste des calendriers et en effectuant

un double clic sur le calendrier concerné.

À noter : Si vous avez cliqué sur , il ne vous est pas demandé de rattacher le calendrier

d'alternance du groupe car celui-ci sera généré automatiquement à la validation de votre saisie.

Vous pourrez ensuite aller saisir les contraintes en cliquant sur

·Sélectionnez le formateur référent du groupe

Soit en le sélectionnant dans le menu déroulant

Soit en cliquant sur le lien bleu Formateur pour accéder à la liste du personnel et en effectuant un

double clic sur le formateur concerné.(Il est possible d'insérer un nouveau formateur).

·Sélectionnez le gestionnaire administratif pour le groupe

Soit en le sélectionnant dans le menu déroulant

Soit en cliquant sur le lien bleu "Gestionnaire" pour accéder à la liste du personnel et en effectuant

un double clic sur le gestionnaire concerné.(Il est possible d'insérer un nouveau gestionnaire).

·Sélectionnez le site de formation pour le groupe

Soit en le sélectionnant dans le menu déroulant

Soit en cliquant sur le lien bleu "Site" pour accéder à la liste des sites de formation et en effectuant

un double clic sur le site concerné.(Il est possible d'insérer un nouveau site)

À noter : Si vous n'avez qu'un site de formation celui-ci se positionne par défaut

26Paramètrage général

·Indiquez la capacité maximale d'accueil du groupe

À noter : cette information est précisée dans votre convention régionale pour l'apprentissage

·Cochez la case "Modulaire" si nécessaire

À noter : Cette donnée permet d'inscrire des apprenants fréquentant plusieurs groupes en même

temps

·Sélectionnez l'année de formation du groupe dans le menu déroulant

1 correspond à 1ère année ou en 1 an.

2 correspond à 2ème année en 2 ou 3 ans ou 2ème année redoublant en 2 ou 3 ans.

3 correspond à 3ème année en 3 ans ou 3ème année redoublant.

etc...

·Cliquez sur pour valider votre saisie.

2.7 Les paramètres application et utilisateur

Les paramètres "application" et "utilisateur" permettent de mettre en place des règles de gestion et de

définir leur cadre de travail (valeurs par défaut, pré-filtre...)

Les paramètres application

Menu [Options/Paramètres]

Les paramètres permettent aux administrateurs de l'application de définir des règles de gestion pour

l'ensemble des utilisateurs, et pour l'ensemble des modules du logiciel.

27Paramètrage général

Les paramètres utilisateur

Menu [Options/Paramètres utilisateur]

Cet écran permet à chaque utilisateur de définir son cadre de travail pour l'ensemble des modules du

logiciel.

28Paramètrage général

2.8 Les Widgets

Menu [Options/Mes Widgets]

Chaque utilisateur du logiciel peut, s'il le souhaite, se définir des "widgets" pour accéder rapidement et

facilement aux fonctionnalités qu'il utilise au quotidien.

Ces "widgets" apparaissent sur l'écran d'accueil du logiciel.

Pour définir des widgets

Menu [Options/Mes Widgets]

·Cliquez sur pour accéder à la liste des widgets

·Sélectionnez le Widget désiré

29Paramètrage général

·Paramétrez chaque Widget via le bouton

3La fiche apprenant

Menu [Apprenant/Apprenant]

Ce menu permet d'accéder à l'ensemble des dossiers administratifs des apprenants du centre de

formation et de les consulter

Il permet aussi de :

Saisir un nouvel apprenant sur la période.

Récupérer le dossier d'un apprenant qui a déjà eu une inscription sur une période précédente.

Gérer les contrats des apprenants.

Modifier les informations sur un apprenant.

30La fiche apprenant

Éditer des courriers en mode publipostage.

Exporter les informations des apprenants dans le tableur Excel.

Consulter l'historique de chaque dossier administratif.

Éditer des fiches de synthèse.

Compléter la GRC pour chaque apprenant.

Les pré-filtres

Inscrits FL permet d'afficher la liste des apprenants inscrits au centre de formation sur la période (avec

ou sans contrat).

"Inscrits FL + clôturés" permet d'afficher la liste des apprenants inscrits au centre de formation sur la

période (avec ou sans contrat) ainsi que les apprenants pour lesquels on a clôturé l'inscription

(apprenant avec un carré rouge).

"Inscrits FL avec entreprise" permet d'afficher la liste des apprenants inscrits au centre de formation

sur la période et qui ont un contrat avec une entreprise sur la période.

"En recherche d'entreprise" permet d'afficher la liste des apprenants inscrits au centre de formation

mais sans entreprise (apprenant avec un carré vert).

"En entreprise sans date de contrat" permet d'afficher la liste des apprenants inscrits au centre de

formation sur la période qui ont une entreprise mais dont on a pas les dates du contrat (apprenant

avec un carré bleu).

"En cours de résiliation" permet d'afficher la liste des apprenants inscrits au centre de formation pour

lesquels on attend une résiliation de contrat (apprenant avec un carré jaune).

"Ayant eu une résiliation" de contrat permet d'afficher la liste des apprenants inscrits au centre de

formation qui ont eu au moins une résiliation de contrat sur la période.

"Inscrit sans groupe sur la période" permet de visualiser la liste des apprenants inscrits au centre de

formation sur la période pour lesquels on n'a pas affecté de groupe (apprenant avec ?).

"Inscription clôturée" permet d'afficher la liste des apprenants dont l'inscription a été clôturée

(apprenant avec un carré rouge).

"Passant l'examen cette année" permet d'afficher la liste des apprenants qui passent leurs examens.

Les boutons

permet de filtrer la liste des apprenants

Soit par des types de filtres pré-définis (statut, groupe, formation ...)

Soit en effectuant une requête apprenant ou GRC (Voir le chapitre Les requêtes)

31La fiche apprenant

permettent d'insérer, supprimer, valider ou annuler l'inscription d'un apprenant.

Permet de créer un nouvel apprenant.

Permet de multi-sélectionner les apprenants de la liste pour :

Exporter les informations administratives par lot dans Excel.

Générer un courrier de publipostage par lot avec Word.

Générer des mails par lot avec votre client de messagerie locale ou votre serveur SMTP.

Permet de consulter et de personnaliser le calendrier d'alternance de l'apprenant.

Permet de consulter le planning de l'apprenant.

Permet de clôturer l'inscription d'un apprenant.

Permet d'exporter l'ensemble des informations des apprenants de la liste dans un document

Word de publibostage, emailing ou tableur Excel.

Permet de visualiser et d'éditer les informations administratives d'un apprenant.

Permet d'éditer sous format html une fiche de synthèse avec les informations administratives d'un

apprenant.

Permet de visualiser l'historique du cursus,des contrats et des absences de l'apprenant.

Permet de visualiser les autres apprenants sous contrat avec la même entreprise.

Permet de visualiser les identifiants de connexion de l'apprenant (si le module

Portail est activé).

sont des raccourcis pour la visualisation des ces informations pour un

apprenant et ses contrats.

Permet la consultation des notes saisies (nécessite le module Evaluation).

Permet de consulter les dates des visites prévues ou effectuées en entreprises (Si le

module Visites est activé).

Permet de consulter l'habilitation obtenue.

Permet de consulter les observations saisies à partir du portail personnel (si le

module Portail est activé).

Permet de consulter le solde des pensions (Si le module Pension est activé).

Permet de consulter les compétences saisies à partir du portail personnel (Si le module

Net-Pédagogie est activé).

32La fiche apprenant

L' onglet "RG"

Cet onglet permet de visualiser et de modifier l'ensemble des informations concernant :

L'état civil d'un apprenant.

l'inscription de l'apprenant au centre.

L'antériorité d'un apprenant.

Le contrat d'un apprenant.

Apprenant (majeur ou mineur) :

Cette zone permet de visualiser et modifier l'état civil de l'apprenant.

La civilité de l'apprenant : On a trois civilités par défaut dans le logiciel (M., Mme, Mlle) non

modifiables. Il est possible pour le centre d'en définir d'autres en se positionnant dans le menu

[Centre de formation/Données de base/Apprenant/Général/Civilité]. La civilité permet de définir le

sexe des apprenants. Cette donnée est obligatoire.

Nom de l'apprenant : Cette zone est formatée en majuscule lors de la saisie. Cette donnée est

obligatoire.

Prénom de l'apprenant. Cette zone est formatée avec la première lettre en majuscule et la suite en

minuscule. Cette donnée est obligatoire.

Nom de jeune fille de l'apprenant : Cette zone n'est active que pour les apprenants dont la civilité

est Mme ou Mlle et elle est formatée en majuscule. Cette donnée n'est pas obligatoire mais peut

être demandée lors de l'inscription aux examens.

Autres prénoms de l'apprenant : Cette zone est formatée avec la première lettre en majuscule et la

suite en minuscule pour chaque prénom supplémentaire.

Cette donnée n'est pas obligatoire mais elle est demandée lors de l'inscription des apprenants aux

examens (génération du fichier OCEAN)

Date de naissance de l'apprenant : Cette zone peut être complétée manuellement ou en cliquant

sur le bouton calendrier permettant d'accéder à un calendrier de type windows.

Cette donnée n'est pas obligatoire lors de l'insertion de l'apprenant dans la base ; par contre elle

impérative pour un certain nombre de fonctionnalités telles que l'enquête SIFA, le transfert des

effectifs à la région, etc...). Le logiciel gère en automatique la notion d'apprenant mineur et majeur

en fonction de cette date de naissance.

Lieu de naissance (à) : Cette zone permet de sélectionner dans le fichier des communes du

logiciel, la commune de naissance de l'apprenant.

Pour ce faire il faut saisir les 3 premières lettre du nom de la commune. Il apparaît ensuite à droite

une flèche bleue permettant de la sélectionner dans une liste. Si cette dernière n'existe pas il faut

alors l'ajouter dans le menu [Centre formation/Données de base/Apprenant/Géographique/

Communes]. Cette donnée n'est pas obligatoire à la saisie mais peut être demandée dans un

certain de nombre de fonctionnalités.

Département de naissance (Dépt.) : Pour sélectionner le département de naissance de l'apprenant

il faut utiliser le menu déroulant.

Les départements de naissance sont définis dans le menu [Centre de formation/Données de base/

Apprenant/Géographique/Départements]. La liste des départements est pré-chargée dans la base,

il est possible de l'importer. Cette donnée n'est pas obligatoire à la saisie mais peut être demandée

dans un certain de nombre de fonctionnalités.

Nationalité de l'apprenant : Pour sélectionner la nationalité de l'apprenant, il faut utiliser le menu

déroulant.

Cette donnée peut être paramètrée en valeur par défaut lors de l'insertion d'un apprenant dans la

base dans le menu [Outils/Paramètres utilisateur/Général/Entreprise, paramètres divers]. Le

paramètrage des nationalités s'effectue dans le menu [Centre de formation/Données de base/

33La fiche apprenant

Apprenant/Général/Nationalité]. Cette donnée est obligatoire à la saisie. Elle est utilisée entre

autres pour les enquêtes officielles (SIFA, transfert effectif...).

L'inscription :

La formation de l'apprenant : Cette zone permet de sélectionner dans un menu déroulant la

formation suivie par l'apprenant au centre sur la période. Il est possible aussi d'affecter cette

formation en cliquant sur le lien bleu "Formation" permettant d'accéder à la liste des formations

définies par le centre et de double cliquer sur la formation concernée. Il est possible aussi d'insérer

une nouvelle formation.

La durée initiale de la formation en mois : Cette zone est complétée automatiquement en fonction

de la formation et indique la durée initiale de la formation en mois (cette donnée peut être

récupérée dans la convention régionale). Il est possible toutefois de modifier la durée en la

sélectionnant dans le menu déroulant dans le cas où une même formation peut être réalisée par

les apprenants du centre en deux ans et en 1 an par exemple.

La situation de l'apprenant au centre : Cette zone permet de sélectionner dans un menu déroulant

la situation de l'apprenant au centre de formation sur la période. La situation d'un apprenant est

caractérisée par un statut, un type de diplôme et une année (exemple : apprenti BTS 1ère année).

Il est possible aussi d'affecter cette situation en cliquant sur le lien bleu "Situation" permettant

d'accéder à la liste des situations définies par le centre et de double cliquer sur la formation

concernée. Il est possible aussi d'insérer une nouvelle situation.

Le formateur référent de l'apprenant au centre (suivi par) : Cette zone permet de spécifier le

formateur référent au centre de l'apprenant. Pour le sélectionner il faut saisir les 3 premières lettres

du nom du formateur, il apparaît ensuite une flèche bleue permettant de le sélectionner dans la

liste du personnel. Il est possible aussi, pour affecter le formateur référent, de cliquer sur le lien

bleu "Suivi par" permettant d'accéder à la liste du personnel et de double cliquer sur le formateur

concerné. Il est possible d'insérer un nouveau formateur.

Groupes de l'apprenant : Pour affecter le groupe de formation à l'apprenant cliquez sur le lien bleu,

puis dans l'écran qui apparaît cliquez sur . ensuite sélectionnez le groupe concerné dans le

menu déroulant. La date de début de groupe (date de début de fréquentation du groupe par

l'apprenant) se positionne sur la date du jour par défaut. Il est possible de la modifier

manuellement en cliquant sur le calendrier et en sélectionnant la date à travers un calendrier de

type windows. Pour finaliser la saisie, cliquez sur .

Remarque :

Le menu déroulant avec le groupe est pré-filtré en fonction de la formation affectée à l'apprenant

34La fiche apprenant

au préalable. Il est possible quand même de visualiser la liste complète des groupes en cliquant

sur la loupe.

Il est possible d'affecter un apprenant à plusieurs groupes dans le cadre d'une inscription

modulaire.

La date de fin de groupe n'est pas obligatoire (le logiciel peut la gérer en automatique en fonction

d'un changement de groupe ou d'une clôture d'inscription), elle indique la fin de fréquentation du

groupe pour l'apprenant ce qui permet par exemple que ce dernier n'apparaisse plus dans la liste

d'appel (sauf dans le cas de groupe modulaire, il faut alors gérer manuellement les dates de fin

des groupes).

Pour changer un apprenant de groupe, il faut impérativement faire afin d'ajouter le nouveau

groupe sans écraser l'ancien pour conserver un historique complet.

Le bouton permet d'initialiser la date de début de groupe automatiquement sur :

La date du premier jour du calendrier du groupe.

La date du premier jour de présence du groupe au centre.

La date du prochain jour de présence du groupe au centre par rapport à la date du jour.

Le bouton permet de ré-affecter l'ensemble des séances du planning du groupe sur l'apprenant (v

oir le guide de l'utilisateur Planning FI).

Le bouton permet d'accèder à la personnalisation du parcours de l'apprenant.

Le bouton permet d'accèder à l'affectation graphique de l'apprenant sur un ou plusieurs groupes.

La qualité de l'apprenant au centre : Pour affecter la qualité (externe, demi pensionnaire, interne,

interne-externé) à l'apprenant il faut cliquer sur la flèche bleue puis dans l'écran qui apparaît cliquer sur

[+]. Il faut ensuite sélectionner la qualité concernée dans le menu déroulant. La date de début de

qualité se positionne sur la date du jour par défaut. Il est possible de la modifier manuellement en

cliquant sur le calendrier et en sélectionnant la date à travers un calendrier de type windows. Pour

finaliser la saisie il faut cliquer sur .

Remarque :

Pour effectuer un changement de qualité il faut impérativement cliquer sur pour l'insérer sans

écraser l'ancienne afin de conserver l'historique et de la prendre en compte lors du calcul des THR

(remboursements de transports régionaux).

Date de convocation de l'apprenant pour le début de période : Cette zone permet de visualiser la date

35La fiche apprenant

de convocation de l'apprenant pour le début de période ("année scolaire"). Pour initialiser cette date il

faut générer les convocations via le menu [Apprenant/Convocation]

Contrat et Entreprise :

Ces deux zones de l'onglet "RG" permettent de consulter ou de modifier les informations liées au

contrat de l'apprenant . Pour modifier les informations du contrat de l'apprenant il faut cliquer sur le

lien bleu "Contrat".

Inscrit sur le site : Cette zone permet de modifier le site d'inscription de l'apprenant. Pour cela on

doit sélectionner le site dans le menu déroulant. Il est possible aussi de cliquer sur le lien bleu

"inscrit sur le site" permettant d'accéder à la liste des sites de formation et de double cliquer sur le

site concerné. Il est possible aussi d'insérer un nouveau de site de formation. Le menu affaire

permet de visualiser ou modifier l'affaire à laquelle est rattachée l'inscription (voir le guide de

l'utilisateur GRC Prospection FC).

Entreprise : Cette zone permet d'affecter l'entreprise au contrat de l'apprenant ainsi que le maître

36La fiche apprenant

d'apprentissage. Pour sélectionner l'entreprise, il faut saisir les 3 premières lettres de la raison

sociale et cliquer sur la flèche bleue pour accéder à la liste des entreprises correspondantes . Il est

possible aussi de cliquer sur le lien bleu "Entreprise" permettant d'accéder à l'ensemble du fichier

entreprise du logiciel et de double cliquer sur l'entreprise concernée. Il est aussi possible d'insérer

une nouvelle entreprise. Pour sélectionner le maître d'apprentissage il faut utiliser le menu

déroulant. S'il n'est pas dans la liste il faut aller le créer dans la fiche de l'entreprise au niveau de

l'onglet "Interlocuteurs".

Contrat : Cette zone permet de saisir les dates du contrat de l'apprenant et la date

d'enregistrement du contrat par les chambres consulaires. La durée en mois du contrat se

positionne automatiquement en fonction des dates du contrat. La fin de période d'essai peut être

calculé automatiquement ou saisie manuellement. Il est possible de saisir le numéro de contrat

(voir le Guide YPAREO3.0 Contrat CERFA).

Prorogation : Cette zone permet de saisir les dates dans le cadre d'une prorogation de contrat

dans la même entreprise (exemple : redoublement suite à l'échec à l'examen).

Distance Entreprise/Site de formation : Cette zone permet d'indiquer la distance kilométrique qui

sépare le centre de formation de l'entreprise de l'apprenant. Cette distance est utilisée dans le

calcul des THR (Remboursements de transport) uniquement dans certaines régions. La calculette

permet de récupérer la distance saisie sur la fiche de la commune concernée (voir Guide

Ergonomie et Paramètrage). L'accès internet permet de lancer le calcul de la distance via un site

internet tel que "Via Michelin" ou "Mappy" qu'il faut au préalable avoir paramètré dans le menu

[Outils/Paramètres utilisateur/Général/Apprenant].

Descriptif des boutons liés au contrat :

permet d'affecter des interlocuteurs d'entreprise à des types de courrier (voir le guide

"Entreprise et contacts")

permet de générer un courrier de publipostage à destination de l'entreprise

permet de saisir un nouveau contrat sur l'apprenant quand le précédent s'est terminé

normalement. Deux contrats ne peuvent pas se chevaucher au niveau des dates.

permet d'indiquer que le contrat de l'apprenant est en cours de résiliation. Cela permet

d'affecter un carré jaune à côté du nom de l'apprenant dans la liste. Attention l'apprenant est

toujours compté dans l'effectif du centre.

permet de saisir la résiliation du contrat de l'apprenant. Il faut indiquer la date de résiliation, la

date de saisie se positionne automatiquement sur la date du jour, et pour terminer il faut

sélectionner dans le menu déroulant le motif de résiliation. Pour insérer un nouveau motif, il est

possible de cliquer sur le lien bleu "Motif de départ".

permet dans certains cas d'annuler la dernière opération faite sur le contrat et de revenir à

l'état précédent.

Antériorité :

Cette zone permet de visualiser l'antériorité de l'apprenant avant l'apprentissage et sur la période

N-1.Ces informations sont utilisées essentiellement en apprentissage dans le cadre des enquêtes

officielles telles que l'enquête SIFA et le transfert des effectifs à la région. Pour modifier

l'antériorité il faut cliquer sur le lien bleu "Antériorité".

37La fiche apprenant

Avant l'apprentissage : Cette zone permet de définir l'antériorité de l'apprenant avec son 1er

contrat en apprentissage.

Situation avant l'apprentissage permet de sélectionner dans un menu déroulant la situation de

l'apprenant avant son 1er contrat en apprentissage. Les valeurs de ce menu sont pré-chargées

dans la base de données et correspondent à la situation officielle de l'éducation nationale attendue

pour l'enquête SIFA. Il est toutefois possible d'insérer de nouvelles situations en cliquant sur le lien

bleu (voir "Manuel YPAREO3.0 Paramètrage et Ergonomie").

Etab. avant apprentissage permet de sélectionner dans le menu déroulant le dernier établissement

scolaire fréquenté par l'apprenant avant son 1er contrat d'apprentissage. Si l'établissement n'existe

pas dans la base, il faut cliquer sur le lien bleu (Voir "Manuel YPAREO3.0 Paramètrage et

Ergonomie").

Diplôme le plus élevé obtenu permet de sélectionner dans le menu déroulant le dernier diplôme

obtenu par l'apprenant avant son entrée au centre. La liste des diplômes est pré-chargée dans la

base et correspond à la liste officielle de l'éducation nationale attendue dans l'enquête SIFA. Il est

toutefois possible d'insérer de nouveaux diplômes en cliquant sur le lien bleu (voir "Manuel

YPAREO3.0 Paramètrage et Ergonomie").

L'année passée : Cette zone permet de définir l'antériorité de l'apprenant sur la période N-1.

L'antériorité N-1 se met à jour automatiquement lors de la saisie, uniquement si les zone sont

vides ou si l'utilisateur a paramétré des valeur par défaut dans le menu [Outils/Paramètres

utilisateur/Valeurs par défaut/Inscription alternance/apprentissage]. Elle se met aussi à jour

automatiquement lors des réinscriptions des apprenants d'une période sur une autre (exemple : les

apprenants en 1ère année qui vont en 2ème année).

Situation N-1 permet de définir la situation de l'apprenant sur la période N-1.

Établissement N-1 permet de définir l'établissement scolaire fréquenté sur la période N-1

Dernier diplôme permet de définir le dernier diplôme obtenu par l'apprenant au centre de formation

compris.

Personnaliser :

Cette zone permet d'afficher les valeurs des renseignements paramétrés, affectées aux

apprenants directement sur l'onglet "RG". Pour sélectionner les informations à afficher dans cette

zone il faut cliquer sur le lien bleu "Personnaliser". Pour afficher les valeurs des renseignements

paramétrés on se positionne à gauche puis on clique sur la flèche bleue correspondant pour

basculer l'élément concerné dans l'écran de droite. Ce paramétrage est à faire par utilisateur.

38La fiche apprenant

Remarque :

Il est possible d'afficher dans cette zone les souhaits de formation liés à la GRC de l'apprenant

pour la période en cours, de visualiser le nombre de résiliations de contrat pour l'apprenant sur

la période et enfin d'afficher les résultats aux examens de l'apprenant.

L'onglet "Coordonnées"

Cet onglet permet pour un apprenant de visualiser ou de modifier les informations suivantes :

La situation géographique de l'apprenant.

Le numéro INE de l'apprenant.

Le nom du représentant légal pour les apprenants mineurs.

La commune de référence pour les remboursements de transport (THR région) et le kilométrage à

prendre en compte.

Le RIB de l'apprenant ou du représentant légal pour les apprenants mineurs.

39La fiche apprenant

Identifiant national permet d'indiquer le numéro INE de l'apprenant qui est fourni par le rectorat.

N° Badge permet d'indiquer le numéro de badge dans le cas d'un accès via des bornes au centre.

Représentant légal permet de saisir la civilité, le nom et le prénom du représentant légal de

l'apprenant s'il est mineur.

Titre permet de spécifier si le représentant légal est le père, la mère ou un tuteur.

PCS permet d'indiquer la catégorie socio-professionnelle du représentant légal pour les

apprenants mineurs ou des parents pour les apprenants majeurs. A savoir que cette donnée est

obligatoire pour la génération de l'enquête SIFA du rectorat. Le lien bleu permet d'accéder à la liste

des PCS qui est pré-chargée dans la base.

Les adresses permettent de situer géographiquement l'apprenant. Il existe 3 niveaux d'adresse :

Adresse courrier correspond à l'adresse principale de l'apprenant et/ou de ses parents.

Autre adresse correspond à une adresse spécifique à l'apprenant.

Adresse parent séparé correspond à l'adresse du parent qui n'est pas le représentant légal

dans le cadre d'une séparation pour apprenant mineur.

Remarque :

La méthode de saisie des adresses est décrite dans le Guide YPAREO3.0 Paramètrage et

Ergonomie.

Le bouton sur l'adresse courrier permet de spécifier que l'envoi des courriers de

publipostage doit être adressé à l'apprenant lui-même.

Le bouton sur l'adresse courrier permet de spécifier que l'envoi des courriers de

publipostage doit être adressé au représentant légal de l'apprenant si ce dernier est

40La fiche apprenant

mineur.

Transport permet de visualiser la commune de référence pour les remboursements de transport

de la région et de saisir le kilométrage centre de formation/lieu d'habitation de l'apprenant qui sera

pris en compte lors du calcul des remboursements de transport. La commune de référence prise

en compte est indiquée dans la zone "localisation" de l'adresse courrier.

Pour indiquer la distance il faut cliquer sur le bouton qui permet d'accéder à l'écran

Dans cet écran on indique la commune de référence, le groupe fréquenté par l'apprenant, la date

de début et de fin de fréquentation de la commune de référence puis la distance qui doit être saisie

manuellement. Afin de vous aider à compléter cette donnée, il est possible de cliquer sur le bouton

permettant d'ouvrir votre navigateur internet directement par exemple sur les sites "Via

michelin" ou "Mappy" avec le calcul de l'itinéraire correspondant à l'adresse du site de formation

au lieu d'habitation de l'apprenant. Le paramètrage du site s'effectue dans la menu [Outils/

Paramètrages utilisateur/Général/Fiche apprenant]. Il est aussi possible d'affecter un forfait et un

type de calcul (menu déroulant accessible en cliquant dans la zone) spécifique pour l'apprenant

pour les remboursements de transport de la région (voir le chapitre Traitements périodiques/

Remboursements de transport).

Remarque :

Si on modifie la commune de référence, alors le logiciel gère la notion de déménagement utile

pour les remboursements de transport régionaux.

Pour visualiser ou supprimer une commune de référence fréquentée par l'apprenant il faut cliquer

sur le bouton [Commune].

A noter que sur les fiches des communes il est possible de renseigner la distance centre de

formation/commune d'habitation des apprenants permettant lors de l'affectation des communes de

référence d'indiquer directement le kilométrage correspondant (voir le guide YPAREO3.0

Paramètrage et Ergonomie).

R.I.B permet de saisir le relevé d'identité bancaire de l'apprenant ou de ses parents (apprenant

mineur) qui est utilisé dans la génération du fichier de virement bancaire pour les remboursements

de transport régionaux (voir le chapitre Traitements périodiques/Remboursements de transport et

le guide YPAREO3.0 Paramètrage et Ergonomie pour la méthode de saisie).

41La fiche apprenant

L'onglet "Stages"

Une icône apparaît sur l'onglet "Stage" lorsqu'un ou plusieurs stages ont été saisis sur l'inscription en

cours.

Cet onglet permet de saisir pour chaque apprenant la liste des stages en entreprise effectués en

entreprise. Pour les apprentis il s'agit de stages réalisés en complément de leur apprentissage.Pour les

apprenants en temps plein, il s'agit des stages professionnels. On peut éditer une convention pour

chaque stage effectué par l'apprenant. Ces stages en entreprise peuvent faire l'objet de visites de

contrôle (visites de stage) par le centre.

Le module visites de stages peut être activité gratuitement dans le logiciel sur simple demande auprès

de nos services (voir Guide YPAREO3.0 Visites pédagogiques et Stage en entreprise)

Pour insérer un stage

·Cliquez sur le bouton

·Complétez les informations suivantes :

Stage permet d'indiquer :

Le nom du stage correspondant à l'intitulé du stage.

Les dates (du ... au...) correspondant à la période de réalisation du stage.

Les indemnités correspondant au défraiement en Euros versé à l'apprenant dans le cadre du

stage.

La date de convention correspondant à la date de génération de la convention de stage.

Le nom du formateur référent (suivi par) au centre qui suit l'apprenant au cours du stage.

L'inscription à laquelle est rattaché le stage.

42La fiche apprenant

L'entreprise permet de rattacher l'entreprise dans laquelle le stage va se dérouler.

Observation est une zone permettant de saisir librement des commentaires liés au stage.

Documents de stage permet de rattacher des documents annexes liés au stage.

·Finalisez votre saisie en cliquant sur le bouton .

Remarque : Le bouton permet d'éditer ou de rééditer la convention de stage sous forme de

document de publipostage et de sortir une liste des stages effectués par l'apprenant.

L'onglet "Observations"

Cet onglet permet de saisir librement des commentaires sur l'apprenant et de rattacher des documents

liés à l'apprenant (exemple : CV de l'apprenant).

Les observations saisies dans cet onglet sont visibles dans le portail NetYpareo.

L'icône apparaît à coté de l'onglet observation si un commentaire à été saisie dans cet onglet.

L'onglet "Documents"

Tous les documents liés à l'apprenant sont regroupés sur cet onglet.

Les documents rattachés peuvent être de toutes nature (.doc, .pdf ...). Ces documents sont stockés

sur le serveur et sont accessibles par l'ensemble des utilisateurs dont les droits permettent l'accès à la

fiche apprenant.

L'onglet "Renseignements paramètrés"

Cet onglet permet de visualiser, renseigner et personnaliser dans une large mesure, certaines

informations sur les apprenants par le centre de formation, en particulier celles susceptibles de servir

43La fiche apprenant

de critères de sélection dans les requêtes ou les enquêtes et les tableaux de bord statistiques. Les

renseignements paramètrés peuvent être classés par catégories symbolisées par des onglets dans le

logiciel. Il est possible pour chaque renseignement paramétré d'indiquer une date, un montant , une

observation.

(voir le guide utilisateur "Principe des Renseignements paramètrés")

L'onglet "Observations confidentielles"

Cet onglet permet de saisir des commentaires libres sur un apprenant réservés au service administratif

du centre. Ces observations n'apparaissent jamais dans NetYpareo et peuvent faire l'objet de

confidentialité à certains utilisateurs.

L'onglet "Sanctions"

Cet onglet permet de renseigner les infractions commises par l'apprenant, YPAREO3.0 permettant

d'affecter automatiquement une sanction (voir le chapitre La gestion des sanctions de ce guide).

Le module "Sanctions" peut fonctionner sous la forme d'un "permis à point" ou par saisie manuelle.

Le nombre de sanctions apparaît entre parenthèses en face de l'onglet Sanction.

Pour insérer un apprenant dans la base sur une période FI (assistant de saisie)

Pour faciliter l'insertion d'un apprenant dans la base de données, un assistant de saisie est à votre

disposition.

Il nécessaire avant de procéder à cette saisie de vérifier votre période de travail (exemple : 2009-2010,

2010-2011...). Pour ce faire, il faut vérifier dans le bandeau bleu sur l'écran d'accueil du logiciel la

période qui a été initialisée lors de votre connexion dans le logiciel.

44La fiche apprenant

Attention, il est possible de naviguer d'une période à une autre dans le logiciel sachant que lors de

votre déconnexion, le logiciel garde en mémoire la dernière période sélectionnée. Il est toutefois

possible d'initialiser la période en cours automatiquement lors de la connexion au logiciel en allant

dans le menu [Options/Paramètres utilisateur] et en cochant la case "Se positionner par défaut sur la

période FI correspondant à la date du jour".

Pour insérer un apprenant sur la période il faut suivre les étapes suivantes :

·Cliquez sur et un assistant de saisie qu'il faut compléter apparaît

·Définissez l'état Civil.

La civilité, le nom et le prénom sont des données obligatoires à la saisie. La civilité permet au

niveau du logiciel de déterminer le sexe des apprenants. Il pourra être utilisé dans les requêtes et

les tableaux de bord. Le nom est formaté en majuscule au niveau de la saisie. Pour le prénom, la

première lettre est formatée en majuscule et les suivantes en minuscule.

La date de naissance de l'apprenant n'est pas obligatoire lors de la saisie, elle pourra toutefois être

demandée pour la génération de certains traitements (transfert des effectifs, SIFA, soutien à l'effort

de formation...).

Le lieu de naissance n'est pas obligatoire à la saisie. Pour sélectionner la commune de naissance

de l'apprenant il faut saisir les 3 premières lettres du nom de la commune, apparaît alors une

flèche bleue permettant d'afficher la liste des communes de votre fichier et de cliquer sur la

commune concernée.

Le département de naissance n'est pas obligatoire à la saisie. Il peut être sélectionné via le menu

déroulant permettant d'accéder à la liste pré-chargée dans le logiciel.

La nationalité, quant à elle est obligatoire. Il est possible de définir une valeur par défaut pour cette

donnée dans le menu [Outils/Paramètres utilisateur/Général/entreprise, paramètres divers].

·Saisissez les coordonnées .

Cette zone permet de saisir l'ensemble des coordonnées de l'apprenant. Pour effectuer cette

saisie, cliquez sur le lien bleu "Adresse". Pour la méthode de saisie voir le Guide YPAREO3.0

Paramétrage et Ergonomie.

45La fiche apprenant

·Faites l'Inscription

Le type permet de spécifier le mode d'inscription pour l'apprenant. Pour la formation initiale le

mode est "Inscrit FI".

Le mode permet de déterminer si l'inscription en formation initiale est par groupe (l'apprenant est

affecté dans un groupe) ou modulaire (l'apprenant est affecté dans plusieurs groupes en même

temps).

La formation permet de spécifier, via le menu déroulant, la formation suivie par l'apprenant sur la

période. Le lien bleu permet d'accéder à la liste des formations paramètrées par le centre et de

saisir une nouvelle formation si vos droits utilisateurs vous le permettent (voir le chapitre Le

paramètrage des formations).

La situation permet de spécifier, via le menu déroulant, la situation définie par un statut, une année

de formation et type de diplôme de l'apprenant sur la période (exemple : apprentis BTS 2ème

année). Le lien bleu permet d'accéder à la liste des situations paramètrées par le centre et de saisir

une nouvelle situation si vos droits utilisateurs vous le permettent (voir le chapitre Le paramètrage

des formations)

Le site de formation lié à l'inscription de l'apprenant. Si vous n'avez qu'un seul site de formation

défini dans le logiciel celui-ci se positionne automatiquement dans la zone sinon il faut le

sélectionner dans le menu déroulant. Le lien bleu permet d'accéder à la liste des sites de formation

paramétrés par le centre et de saisir un nouveau site si vos droits utilisateurs vous le permettent

(voir le chapitre Les sites de formation).

Liste des homonymes :

Lors de la saisie du nom de l'apprenant, le logiciel recherche sur toutes les périodes les

apprenants et les prospects qui ont le même le nom de famille. Il affiche pour chacun le nom, le

prénom, la date de naissance et la dernière entreprise fréquentée. Cela permet d'éviter de créer

des doublons d'apprenants dans la base de données et d'avoir pour chaque apprenant un

historique complet. Si l'apprenant en cours de création correspond à un apprenant de cette liste, il

suffit, pour l'inscrire sur la période de double cliquer dessus et de modifier ou compléter son

dossier administratif (fiche).

Une fois l'assistant complété vous avez différents boutons à votre disposition :

permet de valider la saisie en cours et d'enchaîner avec la saisie de l'apprenant suivant

avec les mêmes informations au niveau de l'inscription (attention, si son dossier n'est pas complet,

il faudra compléter sa fiche par la suite)

permet de valider la saisie en cours de l'apprenant et de l'insérer dans la liste des

apprenants sur la période (attention, si son dossier n'est pas complet, il faudra compléter sa fiche

par la suite).

permet de compléter le dossier administratif de l'apprenant (si vous avez les informations).

· Cliquez sur et complétez l'inscription (évite de revenir plus tard sur ce dossier).

46La fiche apprenant

Les champs suivant sont déjà renseignés (assistant de saisie précédent) mais sont

modifiables :

Permet de sélectionner le site de l'inscription de l'apprenant (sélectionner dans le

menu déroulant).

Permet de sélectionner la formation que va suivre l'apprenant au centre sur la période.

Permet de sélectionner la situation de l'apprenant au centre sur la période.

Les champs obligatoires à compléter pour valider cet écran :

Permet de sélectionner la situation de l'apprenant avant son premier contrat

en apprentissage (Enquête SIFA).

Permet de sélectionner l'établissement fréquenté par l'apprenant avant son

premier contrat d'apprentissage (enquête SIFA).

Permet de sélectionner le diplôme le plus élevé obtenu par l'apprenant avant

son premier contrat d'apprentissage (enquête SIFA).

Permet de sélectionner la situation de l'apprenant sur la période N-1 par rapport à

l'inscription actuelle (enquête SIFA).

Permet de sélectionner l'établissement fréquenté par l'apprenant sur la période N-1

par rapport rapport à l'inscription actuelle (enquête SIFA).

Permet de sélectionner le dernier diplôme obtenu par l'apprenant au centre ou avant

l'apprentissage (enquête SIFA).

Remarque :

L'ensemble de ces données est à sélectionner dans un menu déroulant. Les liens bleus

attenants permettent d'insérer des données qui n'existent pas dans la base de données.

L'antériorité N-1, ne se met à jour automatiquement que si elle est vide ou si vous avez

paramètré des valeurs par défaut dans vos paramètres utilisateur [Options/Paramètres

utilisateur].

47La fiche apprenant

Les champs non obligatoires pour valider cet écran pouvant être complétés :

Permet d'indiquer le ou les groupes fréquentés par l'apprenant sur la période. Pour

affecter le ou les groupes, voir le descriptif de l'onglet "RG" de ce chapitre.

Permet de spécifier si l'apprenant est externe, interne, demi-pensionnaire sur la période.

Pour affecter la qualité, voir le descriptif de l'onglet "RG" de ce chapitre.

Permet d'affecter l'entreprise de l'apprenant dans le cadre de son contrat. Pour affecter

l'entreprise, voir le descriptif de l'onglet "RG" de ce chapitre.

permet de compléter les informations liées au contrat de l'apprenant (voir le descriptif de

l'onglet "RG" de ce chapitre).

4La fenêtre des groupes

Menu [Apprenant/Apprenant]

Vous pouvez accéder au détail du groupe en cliquant sur présent à côté du nom du groupe.

Les dates de début et de fin de groupe sont affichées sur la droite de la fenêtre.

L'icône permet de saisir automatiquement la première date du calendrier de l'apprenant, ou le

1er jour vert après la date du jour

L'icône permet d'accéder à l'affectation graphique des groupes

L'icône permet de saisir des frais sur l'apprenant

L'icône permet de lui réaffecter l'ensemble des séances prévues au planning du groupe

(nécessite la clef planning)

L'icône permet d'accéder à la personnalisation de parcours de l'apprenant (nécessite la clef

Individualisation)

48Affectation graphique des groupes

5Affectation graphique des groupes

Menu [Apprenant/Apprenant]

Particulièrement destinée aux inscriptions modulaires, l'affectation graphique va permettre de

sélectionner les jours et semaines de présence de l'apprenant sur chacun des groupes fréquentés.

L'affectation graphique est accessible à partir de la fenêtre "Groupe" présente sur la fiche apprenant

via

Les groupes susceptibles d'être utilisés pour inscrire l'apprenant sont filtrés par formation et

apparaissent dans la zone "Groupes disponibles"

On distingue dans cette fenêtre les groupes modulaires par la case à cocher

Pour affecter le 1er groupe fréquenté par l'apprenant

·Cliquez sur

·Sélectionnez le groupe de l'apprenant. Vous remarquez que le calendrier d'alternance du groupe

s'affiche automatiquement.

Pour définir les périodes de fréquentation de l'apprenant sur le groupe, glissez la souris sur le

calendrier avec le clic gauche enfoncé pour sélectionner la période où votre apprenant sera

présent dans le groupe. Vous remarquez que la partie droite des cellules passe en bleu : c'est

l'indicateur de présence dans le groupe.

Vous pouvez également cliquer sur la colonne correspondant au mois pour sélectionner le

mois entier.

Une sélection rapide peut être effectuée en utilisant le bouton

Il sera alors possible de sélectionner à partir du premier jour du calendrier, du premier jour vert du

calendrier ou du prochain jour vert du calendrier à partir de la date du jour.

Si l'apprenant doit quitter son groupe pour le réintégrer plus tard dans l'année, sélectionnez

directement deux périodes sur le calendrier du groupe.

·Cliquez sur

49Affectation graphique des groupes

Le bouton permet de modifier la saisie de dates sur un groupe. Vous pouvez alors modifier le

groupe affecté et/ou la période de présence de l'apprenant dans son groupe.

Le principe de saisie est le même que lorsque vous ajoutez un groupe.

Le bouton permet d'effacer une sélection de dates. Il est également possible d'activer /

désactiver la gomme avec le bouton droit de la souris.

Pour saisir la fréquentation de l'apprenant sur un autre groupe, faire la même opération en se

positionnant au préalable sur le 2ème groupe.

L'icône affiche les jours de fréquentation de l'apprenant sur d'autres groupes.

Après avoir validé, une fenêtre affiche un résumé des fréquentations de l'apprenant.

Il est possible d'indiquer une date de convocation visible sur l'apprenant en complétant le champ

Le bouton permet d'affecter un frais au groupe.

Le bouton permet de réaffecter pour l'apprenant les séances saisies sur le planning du groupe.

50Affectation graphique des groupes

Les différentes fréquentations saisies apparaissent sur la fiche de l'apprenant.

6Les fiches des entreprises

Menu [Entreprise/Entreprise]

Ce menu permet d'accéder à l'ensemble des fiches entreprises de votre fichier et de les consulter.

Il permet aussi de :

Saisir une nouvelle entreprise.

Modifier la fiche d'une entreprise existante.

Consulter l'historique lié à une entreprise.

Éditer une fiche de synthèse pour chaque entreprise.

Saisir ou compléter les interlocuteurs liés à une entreprise.

Générer des courriers en mode publipostage aux interlocuteurs.

Exporter les informations des entreprises dans le tableur Excel.

Gérer et compléter la GRC de chaque entreprise.

(Voir le guide "Entreprise et Contacts")

7La gestion des convocations

Menu [Apprenant/Convocation]

Ce module permet de générer les convocations des apprenants en début de période ("année scolaire")

par lot.

Il est possible aussi de générer individuellement les convocations directement depuis la fiche

apprenant dans l'onglet "RG" au niveau de l'inscription en cliquant sur le bouton

51La gestion des convocations

Les convocations se gèrent aussi depuis le

1- Les boutons

permet de filtrer les groupes FI présents dans la liste.

permet de générer le courrier de convocation sous forme de publipostage.

permet d'actualiser la liste des groupes en fonction de la période saisie.

2- Périodes

Cette zone permet d'afficher la liste des groupes FI à convoquer sur une période précise. Si vous ne

saisissez pas de date le logiciel se base sur les dates de début et de fin période sur lesquelles

l'utilisateur est positionné.

3- Critères d'édition

Le type d'édition permet d'indiquer si vous éditez la convocation (pas de date de convocation sur les

apprenants) ou si vous rééditez une convocation (date de convocation déjà affectée sur les

apprenants).

Il existe 4 modes d'édition de convocation différents :

Une convocation à l'apprenant par groupe permet de générer une convocation à chaque apprenant

par groupe fréquenté par les apprenants.

Une convocation à l'entreprise par groupe permet de générer une convocation pour chaque

entreprise des apprenants du groupe. Dans ce mode, si dans un même groupe on a plusieurs

52La gestion des convocations

apprenants dans la même entreprise, alors cette dernière ne reçoit qu'une seule convocation pour

l'ensemble de ses apprenants.

Une convocation à l'entreprise par apprenant permet de générer une convocation à l'entreprise par

apprenant (exemple : si l'entreprise a 3 apprenants, elle reçoit 3 convocations)

Une convocation à l'entreprise par apprenant et par groupe permet de générer pour l'entreprise

une convocation par apprenant et par groupe fréquenté par les apprenants.

Le calendrier d'alternance peut être joint à la convocation. Il existe 4 modes d'édition :

Avec le calendrier permet de joindre dans votre convocation les dates des jours de présence du

groupe de l'apprenant sous forme de tableau.

Sans le calendrier permet de générer uniquement les convocations sans référence au calendrier

d'alternance du groupe des apprenants.

Avec le calendrier global prévisionnel permet de joindre à votre convocation le calendrier

d'alternance des groupes des apprenants sous la forme d'un calendrier de type annuel (exemple :

calendrier bancaire)

Avec le calendrier global prévisionnel avec horaire permet de joindre à votre convocation le

calendrier d'alternance des groupes des apprenants sous la forme d'un calendrier annuel avec la

plage horaire de présence par jour.

53La gestion des convocations

Avec le récapitulatif par matière permet de générer une convocation qui regroupera dans un

tableau les heures de formations par matières. Cette option vous permet ensuite de filtrer le type

d'heure que vous souhaitez voir apparaitre dans votre convocation.

Date de convocation permet d'indiquer dans la convocation la date à laquelle les apprenants doivent se

présenter au centre en début de période.

Soit on prend en compte la première date de présence de l'apprenant qui correspond à la date de

début de groupe saisie dans la fiche de l'apprenant.

Soit on peut indiquer une date sans tenir compte de la date de début dans le groupe pour

l'apprenant en précisant l'heure.

Majorité permet de spécifier si tous les apprenants sont pris en compte ou seulement les mineurs ou

uniquement les majeurs (cela est déterminé par la date de naissance renseignée sur leur fiche

apprenant).

4- Apprenant du groupe

Cette zone permet, lorsque l'on a sélectionné un ou plusieurs groupes de la liste, de visualiser la liste

des apprenants correspondants. On visualise ainsi les apprenants qui ont déjà été convoqués et on

peut sélectionner ceux qui ne le sont pas encore. Cela permet aussi de rééditer des convocations à

des apprenants ou des entreprises.

Il faut ensuite sélectionner la liste des apprenants à convoquer et pour cela on utilise les flèches bleues

et on bascule les apprenants concernés de gauche à droite.

Pour générer les convocations, on clique sur le bouton [Convocation] ou [E-mailing] (voir le chapitre les

fusions publipostages dans le guide YPAREO3.0 Paramètrage et Ergonomie)

Remarques :

Pour les éditions des convocations avec le calendrier, il faudra dans la maquette avoir un tableau

récapitulatif permettant d'afficher l'ensemble des jours de présence du calendrier d'alternance du

groupe de l'apprenant. Sinon on aura par apprenant autant de convocations que de jours de

présence du calendrier.

54La gestion des convocations

Pour l'édition des convocations avec le calendrier global il est préconisé d'utiliser le document de

fusion fourni par YMAG et modifier la page concernant la convocation mais pas celle comportant le

calendrier.

8La gestion de l'assiduité

Menu [Assiduité]

Ce menu permet de gérer l'assiduité des apprenants sur la période.

Pour pouvoir saisir les absences, il est impératif de paramétrer les motifs via le menu [Centre de

formation/Données de base/Apprenant/Suivi/Motif d'absence] ou [Assiduité/Saisie des absences] avec

un clic sur le lien bleu "Motif d'absence".

Ce module permet de :

Saisir les absences, les retards et les départs anticipés.

Éditer les listes d'émargement.

Éditer les lettres et relevés d'absence.

Éditer les états de présence sur une période.

Éditer des statistiques de présence à une date donnée.

La saisie des absences s'effectue soit en se basant sur les calendriers d'alternance (saisie sur

contrainte) soit sur les séances des plannings pour les centres ayant fait l'acquisition du module de

planification du logiciel.

Le choix de la méthode s'effectue lors de la création de la nouvelle période dans le menu [Centre de

formation/Période].

8.1 Paramètrage des motifs

Menu [Centre de formation/Données de base/Apprenant/Suivi/Motif d'absence] ou [Assiduité/

Saisie des absences]

Cet écran permet au centre de définir l'ensemble des motifs d'absence qui sont utilisés au quotidien.

55La gestion de l'assiduité

Pour insérer un motif d'absence dans la base de données

·Cliquez sur et il faut compléter la zone de droite de l'écran.

·Saisissez le nom et le nom abrégé du motif (obligatoire à la saisie).

·Sélectionnez la couleur relative au motif en cliquant sur le lien bleu "couleur".

·Rattachez si besoin ce motif à une infraction du module sanction (voir le chapitre "La gestion des

sanctions" de ce guide).

·Indiquez si le motif est considéré comme justifié ou injustifié. Si justifié il faut cocher la case.

·Précisez les règles de déduction pour ce motif :

Déduit de l'aide à l'apprentissage : Ce motif doit-il être décompté de l'assiduité de l'apprenant

pour le calcul de la prime à son employeur ? Si oui, il faut cocher la case.

Déduit de l'assiduité : Ce motif doit-il être décompté de l'assiduité de l'apprenant dans le calcul

global des heures d'absence ? Si oui, il faut cocher la case.

Déduit de la facturation : Ce motif doit-il être décompté lors de la facturation de la formation ? (voir

le guide "Facturation").

Déduit des pensions : Ce motif doit-il être décompté lors de la génération des pensions ? (voir le

guide "Pensions").

Déduit des transports : Ce motif doit-il être décompté de l'assiduité de l'apprenant pour le calcul

des remboursement de transports régionaux ? Si oui, il faut cocher la case.

8.2 Saisir les absences et les retards

Menu [Assiduité/Saisie des absences]

Cet écran permet de saisir les absences et retards des apprenants. Lors de l'accès à cet écran le

56La gestion de l'assiduité

logiciel vous positionne directement sur la semaine en cours. Il est toutefois possible de saisir les

absences sur une autre semaine en la sélectionnant dans le bandeau récapitulatif du calendrier.

Il n'apparaît dans la liste que les apprenants qui doivent être présents sur la semaine sélectionnée. Un

pré-filtrage des apprenants sur la semaine vous permet de visualiser les apprenants par groupe afin de

faciliter la saisie.

La saisie s'effectue graphiquement en sélectionnant un motif de la liste défini par le centre puis en

cliquant sur les plages de présence (blanches) où l'apprenant a été absent.

Pour saisir une absence

·Sélectionnez la semaine concernée dans le bandeau (par défaut semaine en cours).

·Sélectionnez le groupe concerné ou les individuels dans la zone "pré-filtrage des apprenants sur la

semaine".

·Sélectionnez un apprenant dans la liste à droite en cliquant dessus.

·Sélectionnez dans la liste de gauche le motif d'absence.

·Cliquez sur les plages de présences où l'apprenant a été absent et cliquez sur pour valider

votre saisie.

Il est possible de placer une absence par journée complète en cliquant sur le nom du ou des jours

concernés.

Il est possible de placer une absence sur l'ensemble de la semaine en cliquant dans le carré en haut à

gauche de la grille de saisie

57La gestion de l'assiduité

Remarque :

Il est possible de saisir un commentaire libre sur une absence saisie en exécutant un clic droit

dessus avec la souris.

Pour supprimer une absence, cliquez sur le bouton puis cliquez sur les plages où l'absence a été

saisie.

Pour modifier une absence, sélectionnez le motif de remplacement et cliquer sur les plages où la

première absence a été saisie directement dans la grille de saisie.

Pour saisir un retard ou un départ anticipé

·Sélectionnez la semaine concernée dans le bandeau (par défaut semaine en cours).

·Sélectionnez le groupe concerné dans la zone "pré-filtrage des apprenants sur la semaine".

·Sélectionnez un apprenant dans la liste à droite en cliquant dessus.

·Sélectionnez le motif correspondant au retard (il est possible de créer un motif spécifique).

·Positionnez-vous sur la plage de début du retard et faites un clic droit avec la souris.

·Indiquez la durée du retard en minutes et saisissez une observation si nécessaire.

Remarque :

58La gestion de l'assiduité

le bouton permet d'éditer un billet de retard pré-formaté (envoyé directement sur

l'imprimante) et le bouton permet d'éditer un billet de retard à partir d'un courrier de

publipostage créé par le centre.

·Cliquez sur pour valider votre saisie. Si les plannings sont saisis, il est possible d' afficher les

séances sur la fenêtre de saisie des absences en utilisant l'icône

Observations portail

Les observations saisies à partir de portail NetYpareo sont accessibles par l'icône

Il est également possible de saisir des observations qui seront visibles par le formateur faisant l'appel

sur la séance.

8.3 Liste d'émargement

Menu [Assiduité/Émargement]

Ce menu permet d'éditer les listes d'émargement pour les apprenants et les formateurs. Ces listes

peuvent être éditées soit par rapport au calendrier d'alternance soit par rapport aux séances du

planning pour les centres ayant fait l'acquisition de ce module.

59La gestion de l'assiduité

Pour éditer les bordereaux d'émargement par groupe

·Sélectionnez la semaine ou la période de présence.

·Sélectionnez le ou les groupes concernés dans la liste.

Remarque : Il n'apparaît dans la liste que les groupes présents soit sur la semaine sélectionnée

dans le menu déroulant soit sur la période. Le bouton [Filtre] permet, via des filtres pré-définis,

d'affiner la liste des groupes à prendre en compte.

·Sélectionnez le type de bordereau:

·Via le calendrier d'alternance.

Bordereau d'émargement journalier permet d'éditer un bordereau par jour.

Bordereau d'émargement hebdomadaire permet d'éditer un bordereau par semaine.

·Via les séances du planning (module de planification du logiciel).

Bordereau d'émargement journalier planning permet d'éditer un bordereau par jour.

Bordereau d'émargement hebdomadaire planning permet d'éditer un bordereau par semaine.

Bordereau d'émargement chronologique planning permet d'éditer un bordereau avec

l'ensemble des jours de présence côte-à-côte.

Bordereau d'émargement par séance planning permet d'éditer un bordereau par séance du

planning.

·Indiquez l'ordre de tri pour les apprenants lors de l'édition dans le bordereau.

·Éditez le bordereau en cliquant sur le bouton [Bordereau] sous forme de document de publipostage

(voir le guide utilisateur "FI/FC - Principes des fusions et exports Excel").

Remarque : il est possible d'accéder à cette fonction depuis le "Calendrier Général" (voir le chapitre Le

60La gestion de l'assiduité

calendrier général ) Si on filtre par "Statut" (ex :CP), cela permettra que seul les apprenants ayant ce

statut coché figurent sur la feuille d'émargement.

Émargement Apprenant

Il permet d’éditer les émargements par apprenants.

Deux types de bordereaux sont accessibles :

·Hebdomadaire planning détaillé jour permet de lister en face de chaque séance le formateur et le

nombre d’heures de présence, dans son groupe ou sur une séance individualisée.

·Hebdomadaire planning détaillé séance permet d’avoir les créneaux horaires pour chaque séance et

chaque formateur, et vous permet de savoir s’il s’agit d’une présence "groupe" ou "en parcours

personnalisé".

Des maquettes de documents sont bien sûr disponibles pour chaque type fusion.

Un critère d’édition permet d’éditer uniquement les séances qui ne sont pas directement liées à des

groupes.

Émargement Formateur

Il permet d’éditer les émargements des séances d'un formateur en particulier.

Deux types de bordereaux sont accessibles :

·Hebdomadaire planning, permet de lister en face de chaque séance le formateur et le nombre d’

heures de présence, dans son groupe ou sur une séance individualisée.

·Séances planning permet d’avoir les créneaux horaires pour chaque séance.

Des maquettes de documents sont bien sûr disponibles pour chaque type de fusion.

Un critère d’édition permet d’éditer uniquement les séances qui ne sont pas directement liées à des

groupes.

Émargement par groupe et groupe planning

De nouveaux types de bordereaux font leur apparition pour répondre aux différentes attentes :

·Rupture par entreprise. Il est dorénavant possible de réaliser des émargements par entreprise. Ainsi,

pour un groupe, une feuille d’émargement est éditée, regroupant les apprenants par entreprise.

·Rupture par Statut. Vous permet d’éditer les feuilles d’émargement d’un groupe en présentant une

feuille pour les DE, une feuille pour les apprentis, …

·Rupture par Site. Vous permet d’éditer les feuilles d’émargement d’un groupe en présentant une

feuille pour les apprenants du site A, une feuille pour ceux du site B …

·Rupture par Financeur.Vous permet d’éditer les feuilles d’émargement d’un groupe en présentant

une feuille pour les apprenants du financeur A, une feuille pour ceux du B, … Les champs de fusion

correspondants sont accessibles dans les modèles de fusion livrés. Lors de l’édition des

émargements par séances planning, les champs commentaires et types de cours peuvent être

utilisés dans la maquette.

8.4 Contrôle des appels

Menu [Assiduité/Contrôle des appels]

Cette fenêtre permet de contrôler les appels effectués ou non effectués par les formateurs depuis le

portail NetYpareo. L'écran présente sur la droite, la liste des groupes ayant des séances devant être

61La gestion de l'assiduité

contrôlées sur la semaine. La droite de l'écran présente le planning du groupe sélectionné. Les

séances ayant fait l'objet d'un appel étant caractérisé par l'icône sur fond vert, celles n'ayant pas

eu d'appels d'effectués en orange et signalées par l'icône . Les apprenants signalés absents

apparaissent dans la zone en bas à droite de l'écran.

Vous pouvez filtrer les données à afficher via l'onglet ou visualiser uniquement les groupes

présent si le bouton n'est pas activé.

Le bouton vous permet de choisir de contrôler parmi les éléments suivants:

62La gestion de l'assiduité

Vous pouvez consulter les observations saisies sur le portail NetYpareo à partir de l'icône . Ce

bouton vous permet de consulter le contenu et de le compléter si besoin.

Le bouton permet de lister et de prévenir par mail ou courrier les formateurs n'ayant pas

réalisé leur appel sur la semaine sélectionnée (voir Chapitre Avertir un formateur).

Les boutons et permettent d'exporter les informations dans le tableur Excel.

Chaque groupe est affiché avec des icônes permettant de savoir si des appels ont été réalisés ( ),

si des observations ont été saisies( ), le nombre d'appels ayant été effectué ( ) . Cliquez sur la

case à cocher quand vous considérez que l'appel à été contrôlé.

8.4.1 Avertir un formateur

Le bouton permet de lister les formateurs n'ayant pas saisi l'appel en ligne, et de leur

envoyer un courrier , un email ou un sms

L'icône identifie les formateurs ayant un email.

L'icône identifie les formateurs ayant un numéro de téléphone portable.

Le bouton permet de sélectionner les formateurs en fonction de différents critères.

63La gestion de l'assiduité

Un formateur ayant fait l'objet d'un courrier ou d'un email est coché "Averti", permettant ainsi d'identifier

les formateurs ayant déjà fait l'objet d'un courrier. Dans le cas d'un email, il est également possible

d'envoyer une copie au responsable du groupe.

8.5 Lettres et relevés

Menu [Assiduité/Lettres et relevés]

Cet écran permet d'éditer les courriers d'absence à destination des apprenants, responsables légaux

et/ou des entreprises.

Il est possible d'éditer :

Une lettre à l'apprenant avec une absence par page (gestion de l'assiduité au jour le jour,

demande de justificatif).

Relevé à l'entreprise par contrat permet d'éditer un relevé d'absence d'un apprenant par

entreprise et par contrat sur la période de sélection (si l'apprenant a plusieurs contrats sur la

période on aura un relevé par contrat).

Relevé à l'apprenant sur la période permet d'éditer un relevé d'absence à l'apprenant pour

l'ensemble de la période de sélection (si l'apprenant a plusieurs contrats sur la période on n'aura

qu'un seul relevé).

Récapitulatif à l'apprenant (par motif) permet d'éditer un état des absences à l'apprenant ou son

entreprise sur la période de sélection.

Les éditions peuvent s'effectuer par apprenant, groupe, entreprise et statut (onglets en bas de l'écran).

Il est possible de filtrer les motifs d'absence qui seront pris en compte lors de l'édition.

L'édition s'effectue soit sous forme de courriers de publipostage soit sous forme d'export dans Excel

(voir le guide utilisateur "FI/FC - Principes des fusions et exports Excel").

64La gestion de l'assiduité

Comment éditer une lettre à l'apprenant

·Indiquez la période à prendre en compte (cela peut être une journée).

·Sélectionnez le type "lettre à l'apprenant". Attention il y aura autant de lettres que de motifs

d'absence sur la période pour l'apprenant.

·Définissez les critères d'édition

Édition des retards et départs anticipés permet d'indiquer si les retards et les départs anticipés

sont pris en compte.

Édition des absences permet d'indiquer si les absences sont prises en compte.

Prendre en compte les contrats résiliés permet d'indiquer si les apprenants sans contrat actif sont

pris en compte.

Édition des apprenants sans absence permet d'indiquer si on édite un courrier pour les apprenants

sans absence sur la période (seules les heures de présence apparaissent).

Cumuler les retards et les départs avec les absences permet d'indiquer si dans le calcul d'heures

total des absences on cumule les retards et les départs anticipés.

·Sélectionnez le type de calcul :

Heures calendriers se base sur le calendrier d'alternance pour le calcul.

Heures planifiées se base sur les séances du planning pour le calcul (lié au module de planification

du logiciel).

·Sélectionnez pour l'édition tous les apprenants, uniquement les majeurs ou les mineurs.

·Sélectionnez les motifs concernés (tous, uniquement les non justifiés ou les justifiés...).

·Sélectionnez les apprenants, les groupes, entreprises ou statuts concernés (voir onglets en base de

65La gestion de l'assiduité

l'écran).

Le bouton [Filtre] permet d'affiner la liste en fonction de filtres pré-définis (statut, groupe, formation,

secteur d'activité..).

·Cliquez sur le bouton [Fusion] ou [Export] pour générer soit un courrier de publipostage ou un export

dans le tableur Excel (voir le guide utilisateur "FI/FC - Principes des fusions et exports Excel")

Il est possible de filtrer par la case « Absence débutant le » sur les apprenants absent à partir d’une

date donnée dans les Lettres et Relevés d'assiduité afin d'éditer quotidiennement les absences à partir

de la date renseignée.

Pour éditer un relevé à l'entreprise par contrat

La méthode de génération est la même que pour le type "lettre à l'apprenant". Dans ce type on sortira

un relevé par entreprise et par contrat de l'apprenant sur la période (exemple : si l'apprenant sur la

période est sous contrat avec une entreprise, le logiciel éditera un relevé, si l'apprenant a eu une

résiliation et un nouveau contrat sur la période alors le logiciel sortira deux relevés, un pour chaque

entreprise). Il est possible de faire apparaître les absences, les retards et les départs anticipés sur le

même document.

Pour éditer un relevé à l'apprenant par période

La méthode de génération est la même que le type "relevé à l'apprenant". Dans ce type on sortira un

relevé pour l'ensemble de la période à destination de l'apprenant sans tenir compte des contrats. Il est

possible de faire apparaître les absences, les retards et les départs anticipés sur le même document.

Pour éditer un récapitulatif à l'apprenant par période

La méthode de génération est la même que le type "récapitulatif à l'apprenant". Dans ce type on sortira

un état des absences par apprenant sur la période par catégorie (absences justifiées et non justifiées).

Il est possible de faire apparaître les absences, les retards et les départs anticipés sur le même

document.

Remarques : il est possible par le bouton d'envoyer par sms une information sur les absences

saisies. Pour cela il faut utiliser le type d'édition : "Une lettre à l'apprenant".

8.6 Etat de présence

Menu [Assiduité/État de présence]

Les états de présence permettent d'éditer des attestations et des états statistiques sur les heures de

présence des apprenants.

Il existe 4 types d'états de présence :

Groupe permet de générer les attestations de présence des apprenants ou un état statistique pour

l'ensemble d'un groupe.

Apprenant permet de générer les attestations de présence par apprenant ainsi qu'un état

statistique.

Jour permet de générer un état de présence par semaine et par jour pour chaque apprenant.

Planning permet de générer un état de présence par apprenant en fonction du planning.

Pour éditer un état de présence par groupe

Cet écran permet d'éditer pour un ou plusieurs groupes les attestations de présence pour chaque

66La gestion de l'assiduité

apprenant ainsi qu'un tableau statistique sur l'état de la présence par apprenant pour les groupes

sélectionnés.

·Définissez la période.

·Sélectionnez les groupes concernés.

·Définissez les critères d'édition.

·Type de calcul d'heures : Heures calendrier (on se base sur les calendriers d'alternance) ou

heures planifiées (on se base sur les séances du planning). Lors du calcul des heures

d'absence, il est possible de les cumuler avec les retards et les départs anticipés.

·Destinataire du courrier :

Une attestation à l'apprenant permet de générer une attestation de présence pour l'apprenant.

Une attestation à l'apprenant par groupe permet de générer une attestation de présence à

l'apprenant par groupe fréquenté.

Une attestation à l'entreprise par groupe permet de générer une attestation de présence par

groupe à l'entreprise (1 attestation globale par entreprise et par groupe).

Un attestation à l'entreprise par apprenant permet de générer une attestation de présence pour

chaque apprenant de l'entreprise (1 attestation par apprenant).

·Un récapitulatif par groupe permet de générer un tableau statistique sur l'état des présences par

groupe.

Avec un calendrier permet de générer une attestation avec le calendrier des jours de présence

du groupe de l'apprenant sous forme d'un tableau.

Sans calendrier permet de générer une attestation sans référence au calendrier d'alternance du

groupe de l'apprenant.

Avec le calendrier global prévisionnel permet de joindre à votre état de présence le calendrier

d'alternance des groupes des apprenants sous la forme d'un calendrier de type annuel (exemple

: calendrier bancaire).

67La gestion de l'assiduité

·Avec le calendrier global prévisionnel avec horaire permet de joindre à votre état de présence le

calendrier d'alternance des groupes des apprenants sous la forme d'un calendrier annuel avec

la plage horaire de présence par jour.

·Déduction des absences et assiduité :

Cela permet d'indiquer la règle de déduction des absences à prendre en compte dans le calcul

des heures de présence pour chaque apprenant (heures réalisées) (cf. Paramètrage des

motifs ).

A noter que la case "100 % de l'assiduité sur la période" permet de ne prendre en compte que

les apprenants n'ayant eu aucune absence sur la période lors de la génération des attestations

ou du récapitulatif.

·Majorité :

Permet d'indiquer si on prend en compte lors de la génération des attestations ou du

récapitulatif par groupe tous les apprenants, uniquement les mineurs ou les majeurs.

·Sélectionnez les apprenants concernés pour la génération des attestations de présence ou du

récapitulatif.

En fonction de votre sélection dans la liste des groupes apparaît dans "Apprenant du groupe" la liste

des apprenants fréquentant le groupe sélectionné. Ensuite il faut basculer de gauche à droite les

apprenants concernés par la génération des attestations de présence ou du récapitulatif en utilisant

68La gestion de l'assiduité

les flèches bleues. Si plusieurs groupes sont concernés il faut faire cette manipulation pour chaque

groupe pour avoir l'ensemble des apprenants concernés dans la zone "Apprenant(s) sélectionné(s)"

·Cliquez sur [Attestation,présence] pour générer sous forme de courrier de publipostage les

attestations ou le récapitulatif. Il est possible aussi d'exporter les données dans le tableur Excel au

format CSV ou de générer un tableau croisé dynamique en cliquant sur le bouton [Export]. Le bouton

[Emailing] permet de générer les attestations par mail.

Remarque : Cette fonctionnalité est accessible depuis le calendrier général (voir le chapitre Le

calendrier général )

État de présence par apprenant

L'état de présence par apprenant permet d'éditer uniquement les attestations de présence apprenant

par apprenant soit sous forme de courrier de publipostage soit par mail.

Le fonctionnement est identique à l'état de présence par groupe.

69La gestion de l'assiduité

État de présence par jour

Cet état permet de générer une attestation par apprenant avec le nombre d'heures de présence par

jour et par semaine.

·Sélectionnez la période de calcul.

·Indiquez l'ordre de tri lors de la génération des attestations.

·Sélectionnez les critères d'édition.

·Type de calcul d'heures permet d'indiquer si le calcul se base soit sur les heures calendriers

correspondant aux plages de présence indiquées sur les calendriers d'alternance des groupes,

soit sur les heures planifiées correspondant aux séances positionnées dans le planning des

groupes.

·Il est possible de préciser si les retards et les départs anticipés doivent être cumulés avec les

heures d'absence lors du calcul des heures de présence. Si oui, il faut cocher la case

·Majorité permet de prendre en compte lors de la génération des attestations tous les

apprenants, uniquement les mineurs ou les majeurs.

·Sélectionnez les motifs d'absence à prendre en compte pour calculer les heures de présence par

jour.

·Sélectionnez les apprenants ou les groupes ou les entreprises ou les statuts concernés via les

onglets en bas de la fenêtre.

·Cliquez sur le bouton [État de présence par jour] pour éditer les attestations (voir le guide

utilisateur "FI/FC - Principes des fusions et exports Excel").

8.7 Présence en date du

Menu [Assiduité/Présence à un instant donné]

Ce menu permet de réaliser une statistique à un instant donné pour obtenir la liste des groupes et des

apprenants présents au centre.

70La gestion de l'assiduité

Il est possible de visualiser soit sur une semaine soit sur une journée l'ensemble des groupes et des

apprenants théoriquement présents au centre.

Cette requête permet de générer des courriers de publipostage et des exports dans le tableur Excel.

Comment générer cette statistique

·Sélectionnez la semaine ou le jour à prendre en compte .

·Définissez les critères de sélection des apprenants.

·Présence permet d'afficher le résultat théorique correspondant aux apprenants qui doivent être

présents par rapport à la semaine ou au jour sélectionné ou au réel correspondant aux

apprenants qui ont été présents sur la semaine ou le jour sélectionné (on prend en compte les

absences)

·Statut permet de ne prendre en compte que les apprenants ayant le ou les statuts sélectionnés

·Qualité permet de ne prendre en compte que les apprenants ayant la ou les qualités

sélectionnées

·Sexe permet de ne prendre en compte que les filles ou que les garçons

·Majorité permet de ne prendre en compte que les majeurs ou les mineurs

·Définissez l'ordre de tri pour les fusions ou les exports.

·Visualisez le résultat de la requête par groupe.

·Sélectionnez le ou les groupes concernés.

·Cliquez sur pour visualiser le nom des apprenants.

71La gestion de l'assiduité

Les boutons et permettent de générer des courriers de publipostage

et des exports dans le tableur Excel (voir le guide utilisateur "FI/FC - Principes des fusions et

exports Excel").

Remarque : Pour générer cet état pour les individuels la démarche est la même : il faut se positionner

sur

9La gestion des sanctions

Le module des sanctions peut fonctionner suivant deux méthodes :

·Comme un système de "permis à point" où une sanction pourra être appliquée lorsqu'un seuil de

point sera atteint.

·Par une saisie manuelle d'infraction et/ou de sanction.

On utilisera donc 2 notions à paramétrer en amont : des infractions et des sanctions.

Ce module peut être appliqué à l'ensemble des apprenants en formation initiale.

Pour fonctionner, il faut définir des infractions valant chacune un certain nombre de points (exemple :

comportement grossier : 3 points...). Il faut ensuite définir des sanctions (exemple : avertissement,

exclusion de cours...) avec un seuil de déclenchement quand les seuils de nombre de points sont

atteints.

Paramétrage des infractions

Menu [Centre de formation/Données de base/Apprenant//Type d'infraction]

Dans cet écran, on définit l'ensemble des infractions pouvant être commises par les apprenants durant

leurs formations. Un nombre de points peut être paramétré sur chaque infraction, permettant d'utiliser

le processus automatique de sanction suite à un nombre de points atteints. Ce nombre de points n'est

pas obligatoire, permettant de rendre indépendante la saisie d'une infraction et l'application de la

sanction.

Pour saisir une infraction

·Cliquez sur et saisissez le nom de l'infraction, son abrégé, le nombre de points ainsi que

l'initiateur par défaut.

L'initiateur n'est pas obligatoire, mais permet de saisir une valeur par défaut, dans le cas où

l'infraction est appliquée par une seule personne habilitée (ex: responsable vie scolaire).

72La gestion des sanctions

Le bouton permet de créer rapidement une infraction ayant les mêmes paramètres qu'une

infraction existante (nombre de point, initiateur...).

La catégorie permet de séparer les sanctions et les infractions en famille. Attention une infraction ou

une sanction d’une catégorie ne pourra servir à un traitement dans autre catégorie.

Exemple : Une infraction saisie dans la catégorie A ne pourra en aucun cas déclencher une sanction

de catégorie B.

Il est possible de rendre visible ou non sur le portail une infraction saisie dans YPAREO3.0. Ce choix

peut également être fait lors de la saisie de l'infraction.

·Cliquez sur

73La gestion des sanctions

·Cliquez sur et saisissez le nom de la catégorie. Celle-ci peut maintenant être affectée sur

chaque infraction saisie.

Remarque : Il est possible de lier une infraction à un motif d'absence (exemple : retard injustifié) pour

générer automatiquement des infractions lors de la saisie d'un retard ou d'une absence. Pour cela,

dans le menu [Centre de formation/Données de base/Apprenant/Suivi/Motif d'absence], affecter un

type d'infraction au motif choisi. L'utilisation de ce motif dans le module d'assiduité génère alors une

infraction qui sera prise en compte, dans le déclenchement d'éventuelle sanction.

Paramétrage des sanctions

Menu [Centre de formation/Données de base/Apprenant/Type de sanction]

Dans cet écran, on doit définir l'ensemble des sanctions pouvant être appliquées aux apprenants. Sur

chaque sanction, on peut définir un nombre de points.

Ce seuil de points, une fois atteint par l'accumulation des points engendrés par les infractions, va

permettre d'appliquer automatiquement cette sanction (exemple : exclusion de cours = 35 points). Une

sanction pourra être appliquée manuellement sans passer par le mode de calcul automatique. Il n'est

donc pas obligatoire de saisir un nombre de points sur les sanctions.

Pour saisir une sanction

·Cliquez sur , saisir le nom de la sanction, le nom abrégé, le seuil de déclenchement en points. Il

est possible de rattacher le personnel initiateur par défaut au centre (exemple : le directeur du

centre)

74La gestion des sanctions

Le bouton permet de créer rapidement une sanction ayant les mêmes paramètres qu'une

sanction existante (seuil de point, initiateur...).

Il est possible de rendre visible ou non sur le portail une sanction saisie dans YPAREO3.0. Ce choix

peut également être fait lors de la saisie de la sanction.

Sur le portail personnel, vous pouvez choisir dans les paramètres applications du portail si vous

souhaitez autoriser

Affecter des infractions aux apprenants

Menu [Apprenant/Apprenant/Onglet sanctions]

Accessible depuis l'onglet Sanction présent sur la fiche de l'apprenant, il est possible à partir de cette

fenêtre de consulter, d'ajouter ou de supprimer des infractions et sanctions. Si des sanctions ont déjà

été appliquées sur l'apprenant, celles-ci apparaissent entre parenthèses à coté de l'onglet sanction

présent sur la fiche apprenant.

Les infractions non sanctionnées apparaissent sur fond vert, les sanctions ou les infractions liées à une

sanction sur fond bleu.

Pour ajouter une infraction

·Cliquez sur

75La gestion des sanctions

·Indiquez la date et l'heure (par défaut du jour) et sélectionnez le type d'infraction dans la liste. Le

nombre de points paramétré apparaît en face de chaque infraction proposée et peut être modifié.

L'initiateur par défaut de l'infraction choisie est affiché et également modifiable.

·Saisissez si nécessaire une observation qui sera liée à l'infraction.

·Cliquez sur pour enregistrer votre saisie.

Le bouton permet de retourner sur le paramétrage des infractions.

Il est possible d'annuler une infraction en cochant la case "annulée" et en cliquant sur [V] pour valider

votre action.

Affecter des sanctions aux apprenants

Pour affecter une sanction, deux méthodes sont possibles :

·Manuellement : En cliquant sur le bouton , permettant d'affecter la sanction de votre choix

et de lier manuellement les infractions.

·En automatique: En utilisant le menu présent dans le menu Apprenant/

sanctions. Cela va permettre de déclencher le calcul de sanction en fonction de cumul du nombre de

points des infractions non sanctionnées, les sanctions correspondantes aux seuils de

déclenchement seront alors proposées et permettrons à l'utilisateur de faire un choix.

Affecter manuellement des sanctions

Menu [Apprenant/Apprenant/Onglet sanctions]

·Cliquez sur

76La gestion des sanctions

·Indiquez la date et l'heure (par défaut du jour) et sélectionnez le type de sanction dans la liste. Le

seuil de point paramétré pour chaque sanction apparaît en face. L'initiateur par défaut paramétré sur

la sanction choisie est affiché et également modifiable.

·Saisissez si nécessaire une observation qui sera liée à la sanction.

·Saisissez une date d'application de la sanction (facultatif, la date du jour est utilisée par défaut).

Cette information peut apparaître dans le courrier de publipostage.

Le bouton permet de retourner sur le paramétrage des sanctions.

Le bouton permet de visualiser le planning de l'apprenant.

Le bouton permet de visualiser le calendrier d'alternance de l'apprenant.

Il est possible d'annuler une sanction en cliquant le bouton .

Il est également possible de lier une infraction à une sanction saisie en glissant/déposant l'infraction

sur la sanction.

Un courrier à l'apprenant et /ou à l'entreprise peut être édité directement à

partir de cette fenêtre. Après avoir fusionné le document utilisé, une fenêtre permet de mettre à jour la

77La gestion des sanctions

date d'édition du courrier.

Si celle-ci est mise à jour, l'icône apparaît en face de la sanction ayant fait l'objet d'une édition.

Celle-ci est alors bloquée, mais peut être annulée en cliquant sur le bouton .

La date d'édition de courrier, d'application ou d'annulation de la sanction apparaît sur la fiche.

Affectation automatique des sanctions

Menu [Apprenant/Sanctions/Transformation des infractions en sanctions]

Cette fenêtre va permettre :

·De proposer d'affecter des sanctions en fonction des points cumulés par les différentes infractions

saisies.

·D'affecter automatiquement les sanctions correspondantes en fonction des points cumulés par les

infractions.

·Il est possible de filtrer les infractions avec l'écran suivant :

·Les infractions saisies entre deux dates.

·Uniquement celle d'un initiateur.

·Uniquement celles d'une catégorie.

78La gestion des sanctions

·Uniquement celle de la formation.

Une zone de filtre plus détaillée permet d'afficher uniquement celles relevées entre deux dates.

On peut également filtrer sur l'initiateur, la catégorie d'infraction et rechercher les apprenants inscrits à

une formation.

La case permet de visualiser uniquement les apprenants concernés

par une sanction.

En se positionnant sur l'apprenant, la liste des infractions affectées ainsi que les informations sur

l'initiateur, le nombre de points, la date et le commentaire apparaissent.

L'écran permet de visualiser les infractions

saisies à partir de la fiche de l'apprenant.

En fonction du nombre de points atteints, une suggestion de sanctions correspondantes au seuil de

point apparait.

·Choisissez quelles infractions seront liées à la sanction à appliquer en cochant les cases

correpondantes.

·Double-cliquez sur la suggestion de votre choix pour ensuite compléter la fenêtre suivante.

Il est possible de lancer automatiquement l'affectation des sanctions en fonction des infractions saisies

et du seuil de point atteint en cliquant sur le bouton . Attention, le calcul s'appliquera à tous

les apprenants affichés à l'écran.

79La gestion des sanctions

Pour éditer des sanctions

Menu [Apprenant/Sanctions/Édition des sanctions]

Il est possible de générer pour un ensemble d'apprenants les courriers relatifs aux sanctions affectées

en cliquant sur .

Des critères de recherche permettent de sélectionner les apprenants concernés en fonction de la

catégorie de la sanction, de sanctions précises, en fonction des courriers non envoyés ou envoyés, et

pour les apprenants d'une formation précise. Il est possible de filtrer en fonction de la date d'application

saisie sur chaque sanction.

·Cliquez sur le bouton pour afficher le résultat de vos critères. Le type de courrier

(apprenant ou entreprise) peut être sélectionné, la case

permettant d'indiquer le fait que le courrier a été envoyé. La liste des apprenants concernés par vos

critères apparaît. Le nom, le type de sanction, la date d'application saisie ainsi que le nombre

d'infractions rattachés apparaissent. La case Courrier permet de savoir si un courrier a déjà été

envoyé, la case Annuler informe de l'annulation de la sanction.

·Sélectionnez le ou les apprenants en double cliquant dessus ou en utilisant le bouton

·Cliquez sur le bouton pour générer le ou les courriers pour l'ensemble des apprenants

concernés.

9.1 Transformation des sanctions

Il est possible de transformer un groupe d'infraction en sanction.

Menu [Apprenant//Sanction/Transformation des infractions en sanctions]

80La gestion des sanctions

Transformation des sanctions en infractions

La sélection des apprenants peut s'effectuer en fonctions dates d'infractions relevées, de l'initiateur de

l'infraction, de la catégorie ainsi que de la formation.

Il est possible d'ouvrir la fenêtre de paramétrage des types d'infraction par l'icône ainsi que

celle des types de sanction par l'icône .

Pour affecter un ensemble d'infraction à une sanction, sélectionnez dans la liste de droite les

infractions souhaitées. Les sanctions possibles sont suggérées dans .

Vous pouvez utiliser l'icône pour affecter automatiquement la sanction suggérée.

Vous pouvez également choisir manuellement la sanction que vous souhaitez affecter.

10 Le calendrier général

Menu [Apprenant/Calendrier général]

Le calendrier général permet la visualisation de l'ensemble des groupes de formation initiale sur la

période choisie.

Toutes les fonctionnalités inhérentes aux entreprises et aux apprenants peuvent être utilisées à partir

de cette fenêtre.

81Le calendrier général

·Liste des groupes de la période.

·Plages de présence des groupes.

·Informations du groupe.

·Liste des apprenants inscrits dans le groupe.

Vous pourrez notamment:

·Éditer des courriers divers aux apprenants et aux entreprises

·Effectuer la saisie des absences et des retards, les inscriptions aux groupes,

·Éditer les relevés d'absence, les feuilles d'émargement

·Modifier les calendriers du groupe

·Accéder aux fiches apprenants et entreprises et apporter des modifications.

·Exporter un calendrier global des groupes

·Accéder aux plannings en consultation et modification (module Planning du logiciel)

10.1 La barre d'outils du calendrier général

Menu [Apprenant/Calendrier général]

La barre d'outils du calendrier général

L'onglet permet de choisir d'afficher uniquement les groupes en fonction d'un critère:

Par secteur d'activités.

Par formation.

Par calendrier et par groupe.

Par site.

82Le calendrier général

Par semaine.

Par Groupe présent le jj/mm/aa.

Par état du groupe.

Par gestionnaire.

Le bouton permet de choisir une amplitude de dates à afficher

L'onglet permet de choisir quelles valeurs seront affichées dans le calendrier.

Vous pourrez choisir d'afficher dans la partie de droite :

Soit le nombre d'heures calendrier ainsi que le nombre de semaines de présence théorique au

centre de formation.

Soit le nombre d'heures planifiées ainsi que le nombre de semaines de présence théorique au

centre de formation.

Dans la partie centrale de la fenêtre:

Soit le nombre d'heures calendrier par semaine d'alternance au centre de formation.

Soit le nombre d'heures planifiées par semaine d'alternance au centre de formation.

Soit le nombre d'inscrits par semaine d'alternance au centre de formation.

Soit la progression des semaines de présence de chaque groupe.

Aucun affichage permet de ne rien afficher dans les cases. Une zone de recherche de groupe peut

être insérée afin de retrouver rapidement un groupe de formation. Vous pouvez également choisir

d'afficher ou non les groupes commençant sur la période N-1

Le bouton permet d'afficher automatiquement la semaine du jour.

L'onglet permet d'envoyer sous Excel l'écran du calendrier général ainsi que les valeurs

sélectionnées dans le bouton Affichage. Un nom par défaut affiché en titre du document vous est

proposé mais reste modifiable. Vous pouvez également choisir d'afficher les dates de début de

semaine en dessous de chaque intitulé de semaine (ex: S37 - 7 septembre).

10.2 Accéder au menu du Groupe et des Apprenants

Il vous est possible, depuis le calendrier général, d'accéder à un grand nombre de fonctionnalités

présentes dans la barre de menu YPAREO3.0.

Menu [Apprenant/Calendrier général]

Traitement par groupe

Cliquez sur un groupe pour faire apparaître le détail du groupe en bas à gauche de la fenêtre du

calendrier général.

Un clic sur le bouton permet d'ouvrir le menu suivant:

Groupe FI : donne accès à la fiche du groupe.

Voir les apprenants du groupe : propose dans la fenêtre apprenant uniquement les apprenants

fréquentant le groupe et permet la mise à jour.

83Le calendrier général

Inscription par groupe : permet de présélectionner la formation liée au groupe et d'inscrire

rapidement les apprenants sans groupe

Saisie des absences : permet d'accéder rapidement à la fenêtre de saisie des absences et des

retards des apprenants du groupe sélectionné

Contraintes du groupe : permet d'accéder rapidement au calendrier d'alternance du groupe.

Planning semaine (uniquement si vous disposez du module Planning) : permet d'accéder à

l'emploi du temps du groupe et de la semaine sélectionnée.

D'autres menus peuvent vous être proposés en fonction des modules supplémentaires

accessibles.

Le bouton à coté du nom du groupe vous permet d'éditer à l'ensemble des apprenants du

groupe les différents courriers rencontrés dans les menus de YPAREO3.0.

Courrier : permet d'éditer à l'ensemble des apprenants du groupe un courrier divers.

Lettre et relevé : permet d'accéder au menu Lettre et Relevé (Voir Lettres et relevés); La fenêtre

affiche alors automatiquement le groupe sélectionné et se positionne sur la semaine sélectionnée.

Très pratique, il vous évite la sélection manuelle et permet d'éditer rapidement le courrier

d'absence à l'ensemble des apprenants.

De nombreux états de présence sont disponibles et le groupe ou les apprenants du groupe seront

automatiquement sélectionnés en fonction du type d'états de présence choisi.

Émargement : permet d'éditer les listes d'émargement.

D'autres menus peuvent vous être proposés en fonction des modules supplémentaires

accessibles.

Traitement par apprenant

Lorsque vous avez sélectionné votre groupe, les apprenants fréquentant le groupe apparaissent en

bas à droite.

Vous pouvez depuis cet écran supprimer la fréquentation d'un apprenant grâce au bouton.

Le bouton permet d'afficher le nombre d'heures calendrier (ou planifiées) en face de chaque

apprenant, notamment dans le cas de parcours individualisé.

Le bouton permet de visualiser les informations sur l'inscription de l'apprenant, sur son

groupe (avec possibilité de modification) et sur son calendrier.

Le bouton permet d'éditer individuellement pour un apprenant les différents types de courrier

(courriers divers, relevés d'absence, convocations et états de présence).

11 Les requêtes

Menu [Requêtes]

Les requêtes permettent de lister, compter, trier les apprenants, les entreprises de façon simple avec

un système de menus et de cases à cocher.

Les requêtes interrogent le logiciel sur les informations saisies sur la période sur laquelle vous êtes

positionné.

Elles sont de deux types : Apprenant ou Entreprise

Des requêtes GRC existent aussi pour les utilisateurs en possession du module prospection et

permettent d'interroger le logiciel sur les candidats ou les entreprises ayant émis un ou plusieurs

souhaits de formation (voir le guide utilisateur "Généralité concernant la GRC")

Des mailings seront possibles en utilisant les résultats de la requête effectuée.

84Les requêtes

La requête Apprenant

Menu [Requêtes/Apprenant]

Il est très important de se positionner au préalable sur la période de travail que vous souhaitez

analyser (Centre de formation/période)

La fenêtre de requêtes se compose de 3 parties:

Les critères de sélection : permettent d'affiner la recherche par des critères définis en amont.

Exemple : recherche uniquement les apprentis inscrits à la date du 31/12/2014

Le récapitulatif : affiche en résumé les différents critères de sélection retenus. Les requêtes

pouvant s'enchaîner, il affichera également l'ensemble de la requête.

Résultat : affiche à partir d'un tri sélectionné le résultat de la recherche effectuée.

11.1 Critères de sélection

Menu [Requêtes/Apprenant]

La zone de critères requête

La 1ère zone à renseigner est le pré-filtre : il vous permet de choisir quels sont les apprenants à

interroger ; vous pouvez en effet rechercher parmi :

Les inscrits FI : La requête recherche uniquement parmi les apprenants inscrits et non clôturés.

Les inscrits FI + clôturés : La requête recherche parmi l'ensemble des apprenants inscrits et

clôturés sur la période.

Attention à la notion "inscrit en date du" : vous pouvez indiquer ici une date d'inscription comme critère

de recherche.

Vous pouvez retrouver l'ensemble des définitions du pré-filtre dans le chapitre Les fiches des

apprenants

Vous pouvez définir différents critères de recherche.

85Les requêtes

Vous pouvez cumuler des critères de différentes sélections dans la même section (je recherche des

apprentis et des contrats de pro) ou en cumulant la sélection (je recherche des apprentis de 1ère

année)

La zone formation :

Elle reprend l'ensemble des informations liées à l'inscription de l'apprenant; on pourra ainsi rechercher

parmi :

·La ou les semaine de présence au centre : je recherche les apprenants présents au centre en

semaine 37

·Sur les séances : (cf.module planning)

·Un ou plusieurs statuts : je recherche des apprentis uniquement

·Un ou plusieurs sites de formation : je recherche les apprenants inscrits sur le site de CFA YMAG

·D'après un ou plusieurs secteurs d'activités (liés à la formation) : je recherche les apprenants

inscrits dans une formation de type informatique

·Une ou plusieurs formations : je recherche les apprenants inscrits sur une formation de BTS

informatique

·Un ou plusieurs groupes de formation : je recherche les apprenants qui fréquentent le groupe de

BTS INFO 1A

·Selon les années de formation : je recherche les apprenants de 1ère année

·Le ou les diplômes préparés. je recherche les apprenants inscrits à une formation de BTS

·La ou les qualités : je recherche les apprenants internes

·En fonction du résultat aux examens : je recherche les apprenants ayant été admis à leur examen

·Vous pouvez également rechercher en fonction de la date de contrat

La zone âge et sexe:

Vous pouvez définir un critère en fonction de l'âge, la date de naissance et le sexe de l'apprenant

La zone antériorité

Il est possible d'interroger la base de données en fonction de l'antériorité de l'apprenant.

Exemple : je veux interroger les apprenants venant de l'établissement "Lycée le Castel"

Vous pouvez ainsi choisir un ou plusieurs critères parmi :

·La situation avant l'apprentissage

·L'établissement fréquenté avant l'apprentissage

·Le diplôme le plus élevé obtenu

·La situation N-1 (de l'année précédente)

·L'établissement N-1 (fréquenté l'année précédente

·Le dernier diplôme obtenu

La zone géographique

Permet de rechercher en fonction

·du ou des départements

·de la ou les communes

·du ou des bassins

·de la ou les zones kilométriques qui séparent les apprenants de leur site de formation.

86Les requêtes

11.2 Utilisation de la requête

La sélection de critères effectuée, vous pouvez maintenant obtenir votre résultat.

Pour cela, le logiciel a besoin de trier les résultats, afin de les classer et d'avoir un affichage

homogène.

Les tris disponibles sont nombreux (par âge, par date de naissance, par département, par formation,

par groupe, par qualité...)

Vous pourrez également retrouver dans la liste de tri l'ensemble des renseignements paramétrés

obligatoires créés.

Menu [Requêtes/Apprenant]

Pour lancer de la requête

Après avoir effectué votre sélection,

·Cliquez sur le bouton . Le logiciel affiche le résultat de la requête en classant les apprenants

par le tri choisi. Vous retrouvez le nombre d'apprenants répartis en fonction du tri sélectionné. Il est

possible de sélectionner une ou plusieurs lignes du résultat afin d'utiliser un 2ème tri uniquement sur

les lignes sélectionnées.

Exemple : Après avoir effectué un 1er tri, je veux sélectionner uniquement les apprenants de BAC

ELEC 1 et BAC ELEC 1V pour connaître leur département d'origine. La multi-sélection s'effectue à

l'aide de la combinaison Ctrl du clavier et du clic de la souris.

·La sélection du tri est alors possible et le bouton est utilisable. En bas de la fenêtre résultat

apparaît le nombre total d'apprenants comptabilisés par la requête.

Le traitement de la requête

Différents traitements sont disponibles. Une fois le résultat de la requête obtenu, vous pourrez :

·Consulter les fiches et modifier des informations sur les apprenants provenant du résultat de la

requête.

87Les requêtes

Sélectionnez la ligne de votre requête et cliquez sur le bouton puis sélection ; la liste des

apprenants s'affiche.

Ensuite cliquez sur le bouton pour accéder à la fiche des apprenants. A noter qu'il est

possible dans cette liste d'effectuer une sélection parmi les apprenants affichés afin de ne visualiser

que ceux sélectionnés à l'aide de la combinaison Crtl du clavier et du clic gauche.

·Exporter sous Excel la liste des apprenants.

Sélectionnez la ligne de votre requête et cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors sélectionner

un export classique sous Excel avec une liste de champs à sélectionner ou exporter sous forme de

tableau croisé dynamique.

·Éditer un courrier pour l'ensemble des apprenants provenant du résultat de la requête.

Une fois le résultat de votre requête obtenu, vous pouvez rapidement éditer un courrier pour

l'ensemble des apprenants en cliquant sur le bouton puis en sélectionnant votre courrier.

·Affecter en lot une valeur sur les renseignements paramétrés des apprenants (voir le guide

utilisateur "Principe sur les Renseignements paramétrés")

11.3 Enregistrement de la requête

Il est également possible d'enregistrer des requêtes pour éviter la répétition de la sélection des

critères. On pourra ensuite charger la requête enregistrée.

Pour enregistrer de la requête

·Effectuez la sélection en utilisant les critères puis exécutez le tri.

·Une fois le résultat obtenu, cliquez sur le bouton

88Les requêtes

·Saisissez le nom de votre requête, le nom étendu vous permet de donner une définition sur la

requête enregistrée. Un résumé de celle-ci est affiché dans la fenêtre .

·Cliquez sur pour l'enregistrer. La liste de vos requêtes est alors automatiquement affichée

lorsque vous cliquez sur le bouton .Vous pouvez également y accèder à partir du bouton

12 Les traitements périodiques

Menu [Traitements périodiques]

Ce menu regroupe l'ensemble des enquêtes et des traitements à réaliser au cours de l'année pour la

région, les rectorats et autres organismes officiels.

12.1 Enquête SIFA/INCA

Menu [Traitements périodiques/Enquête SIFA/INCA]

La finalité de la remontée via le système d'information sur la formation des apprentis (SIFA) est d’

obtenir un recensement des apprentis afin de connaître l’état de l’apprentissage en France et de

faciliter l’élaboration de prévisions à court terme sur ce sujet.

Cette enquête ne concerne que les apprentis inscrits ayant un contrat valide au 31/12 de l’année

scolaire en cours (exemple : 31/12/2011 pour l’année 2011-2012).

L’enquête se compose de deux fichiers :

·Le fichier concernant les apprenants.

89Les traitements périodiques

·Le fichier concernant les résultats aux examens de l’année scolaire précédente.

Les centres de formation doivent transmettre ces deux fichiers via l’extranet SIFA

(https://dep.adc.education.fr/sifa/) ou par mail à leur rectorat.

Pour réaliser cette enquête, nous vous invitons à télécharger le guide méthodologique à l'adresse

http://www.ymagsupport.com/download/cfa/enquetes/Methodo_SIFA_YPAREO.pdf

12.2 Enquête d'insertion IPA

Menu [Traitements périodiques/Enquête d'insertion IPA]

L’enquête IPA concerne tous les apprentis qui ont quitté votre CFA au cours ou à la fin de l’année

passée et qui étaient présents au 31/12/20xx. Il est important d’interroger les apprentis qui ont rompu

leur contrat. Les ruptures suivies d’un autre contrat signé dans le même CFA ne font pas partie du

champ de l’enquête.

90Les traitements périodiques

Pour réaliser cette enquête, nous vous invitons à télécharger le guide méthodologique à

l'adresse suivante :

http://www.ymagsupport.com/download/cfa/enquetes/Methodo_IPA_YPAREO.pdf

12.3 Enquête CEREQ

Menu [Traitements Périodique/ Enquête CEREQ]

Le CEREQ (Centre d’Étude et de Recherches sur les Qualifications) réalise une enquête tous les deux

ans sur un échantillon de CFA et demande de leur transmettre deux fichiers :

· Le fichier « nomcfa_sort0910 » correspondant à l’ensemble des apprenants sortant en 2010,

c'est-à-dire durant l’année scolaire 2009-2010 et non réinscrit en 2010-2011 pour l’ensemble des

spécialités dispensées en formation initiale.

· Le fichier « nomcfa_insc1011 » correspondant à l’ensemble des apprenants inscrits sur la

période 2010-2011 pour l’ensemble des spécialités dispensées en formation initiale.

Attention : Le CEREQ demande les effectifs sortis deux ans auparavant. Si l’année en cours est

2011-2012, vous devez sortir les effectifs de 2009-2010. Vous devez donc vous positionner sur la

période 2010-2011.

91Les traitements périodiques

Pour réaliser cette enquête, nous vous invitons à télécharger le guide méthodologique à

l'adresse suivante :

http://www.ymagsupport.com/download/cfa/enquetes/Methodo_CEREQ_YPAREO.pdf

12.4 Soutien à l'effort de formation

Menu [Traitements Périodique/ Soutien à l'effort de formation]

Ce traitement permet de calculer le montant de l'aide à l'apprentissage versé aux entreprises par les

régions dans le cadre de la signature d'un contrat avec un apprenti.

Pour percevoir l'intégralité de sa prime, l'entreprise devra être attentive à l'assiduité de l'apprenti au

centre de formation.

En fonction des régions le principe diffère, mais voici un exemple de règle appliquée en Région :

·L'apprenti dépasse les 70 heures d'absences sur l'année scolaire alors l'entreprise ne touchera

pas sa prime ou que partiellement (une commission décidera)

·L'apprenti dépasse un % d'absences sur l'année scolaire (% fixé par les régions) alors

l'entreprise ne touchera pas sa prime ou que partiellement (une commission décidera)

92Les traitements périodiques

Ce module permet de générer des états sur l'assiduité des apprenants au format Word ou Excel.

Ces états permettent de compléter les formulaires à retourner au service des primes de la région

lorsque celle-ci n'est pas informatisée pour ce traitement.

Il est possible par un clic sur le bouton de générer 3 types de fichiers d'assiduité :

·CLEA

·FORAGORA

·NET CR PRIMES (YMAG)

Ces fichiers sont ensuite importés dans les extranets correspondants ou envoyés à la région pour

traitements.

Si vous souhaitez extraire uniquement les apprenants ayant plus de 70 heures d'absence, saisissez 70

dans la case "Seuil de tolérance en heures".

Si vous souhaitez extraire les apprenants ayant au moins 10% d'absence, saisissez 10 dans le seuil en

pourcentage.

Remarque importante : Lors du calcul, seules les absences dont le motif est coché "Déduit de l'aide à

l'apprentissage" seront déduites de l'assiduité.

Les cases à cocher "Justifié" et "assiduité" dans le paramétrage des motifs d'absence ne sont pas

prises en compte dans le calcul de l'aide à l'apprentissage.

Il existe deux méthodes pour calculer le nombre d'heures pour les entrées tardives :

·1er mode : C'est le nombre d'heures entre le 1er créneau vert du calendrier du groupe de

l'apprenant qui commence le plus tôt et la date de début du contrat.

·2ème mode : C'est le nombre d'heures entre le 1er créneau vert du calendrier du groupe de

l'apprenant qui commence le plus tôt et la 1ere date de de début de fréquentation de l'apprenant.

En fonction des régions, on sélectionne le mode adéquat.

Pour générer l'assiduité, sélectionnez vos critères d'extraction telle que :

93Les traitements périodiques

·Les dates de contrat (optionnel),

·L'affiliation entreprise,

·La région,

·Le seuil de tolérance (optionnel)

·La méthode de calcul des heures d'entrées tardives.

·Le statut,

·Le site de formation

·La formation

·Le groupe.

Des cases à cocher sont disponibles pour ne pas prendre en compte les retards, les apprenants

individuels ou les contrats résiliés.

12.5 Transfert des effectifs à la Région

Menu [Traitements périodiques/Transfert des effectifs à la région]

Préambule et nouveautés

Attention : Ce document concerne uniquement les CFA hors Ile-de-France.

Les versions 2010.4.5 et suivantes de YPAREO ont vu la mise en place d'un nouveau format

d'échanges d'effectifs dits "Effectifs Version 3". La grande différence avec le système précédent tient à

l'aspect nominatif des données que vous allez transférer au Conseil Régional (certaines régions

uniquement).

Les aspects nominatifs concernent principalement les noms et coordonnées des apprenants et

représentants légaux. Pour les Régions n'exploitant pas encore les données nominatives, un système

détruit systématiquement les noms pour empêcher toute identification. En Région Pays de la Loire, les

données nominatives sont utilisées pour identifier les jeunes "décrocheurs" puis elles seront détruites

de la base Régionale Win CR Apprentissage au plus tard 12 mois après la campagne de collecte.

94Les traitements périodiques

Principe général de fonctionnement

Le but du processus est d'alimenter périodiquement la base de données Régionale nommée Win CR

Apprentissage avec les apprenants inscrits dans votre CFA. Pour cela, le Conseil Régional met à votre

disposition un portail extranet appelé Net CFA. Sur ce portail, après identification, vous viendrez

déposer un fichier d'effectif contenant vos apprenants, fichier généré automatiquement par YPAREO3.0.

L'envoi des effectifs se déroule en 3 grandes étapes :

95Les traitements périodiques

96Les traitements périodiques

Pour réaliser cette enquête, nous vous invitons à télécharger le guide méthodologique à

l'adresse suivante :

http://www.ymagsupport.com/download/cfa/enquetes/Methodo_Transfert_EffectifsV3_Ypareo.pdf

12.5.1 Enquête rupture

Menu [Traitements périodiques/Transfert des effectifs à la région]

Attention : Cette enquête est réservée à certaines régions uniquement (Pays de la Loire, Poitou-

Charentes, Limousin)

Comme pour les effectifs, l'enquête rupture est un fichier à transmettre au Conseil Régional via le

portail Net CFA.

Cette enquête est activée en fonction du fichier des "tables régionales" que vous importez dans le

logiciel.

Le principe est identique à celui du transfert des effectifs à savoir :

·Importer le fichier Région spécifique à la rupture (étape 3 du transfert des effectifs).

·Paramétrer les nomenclatures Région, notamment les motifs de rupture (étape 4).

·Générer le fichier des ruptures.

Pour réaliser cette enquête, nous vous invitons à télécharger le guide méthodologique à

l'adresse suivante :

http://www.ymagsupport.com/download/cfa/enquetes/Methodo_Transfert_EffectifsV3_Ypareo.pdf

97Les traitements périodiques

12.6 Historique des enquêtes

Ce menu permet de comparer les différentes enquêtes SIFA, INCA et régions sauvegardées.

Le détail de chaque enquête s'affiche dans le premier onglet. Un clic sur le nom de l'apprenant permet

d'afficher sa fiche.

Le bouton permet d'exporter sous format web l'historique sélectionné.

Le bouton permet d'exporter sous Excel l'historique sélectionné.

Le bouton permet de choisir les colonnes à afficher.

Le bouton permet d'afficher la définition des différentes icônes utilisées.

Le bouton permet de supprimer l'historique sélectionné. Ce bouton est rendu accessible dans

les droits des utilisateurs. (Outils / Gestion Utilisateur / Droits / Enquêtes : Suppression d’un historique).

L'onglet Comparaison des enquêtes permet de choisir parmi les enquêtes sauvegardées celles que

l'on souhaite comparer. Il faut double-cliquer ou glisser-déposer sur une date d'extraction pour ajouter

ou retirer une enquête du tableau.

98Les traitements périodiques

Les colonnes affichées permettent de comparer les apprenants envoyés dans chacune d'entre elles.

L'icône s'affiche lorsque l'apprenant est présent dans l’enquête.

L'icône s'affiche lorsque l'apprenant est absent dans l’enquête.

Les informations complémentaires présentent les périodes, les types d'enquêtes, ainsi que les dates

d'effectifs et d'extractions.

La date d’effectif correspond à la date saisie par l’utilisateur. La date d’extraction correspond au jour où

l’enquête a été réalisée.

L'icône s'affiche en face des apprenants présents dans les enquêtes comparées.

L'icône s'affiche en face des apprenants absents sur l'une des enquêtes comparées.

L'icône s'affiche en face des apprenants absents dans plus d'une enquête.

Les mêmes icônes sont accessibles en haut du récapitulatif et permettent de filtrer l'affichage.

Le bouton permet de filtrer les formations, groupes, qualités, situations ou sites.

Le bouton permet d'effacer le tableau récapitulatif.

Les boutons et permettent d'exporter le tableau comparatif.

99Les traitements périodiques

12.7 Comparer enquête SIFA et transfert des effectifs à la Région

Menu [Traitements Périodique/ Comparer enquête SIFA/Transfert des effectifs]

Permet d'avoir un listing sous format html des apprenants comptabilisés dans l'enquête SIFA et dans

le transfert des effectifs.

12.8 Enquête CCCA

L’enquête CCCA concerne les centres de formation du bâtiment et interroge les apprentis présents

dans votre CFA au cours ou à la fin de l’année passée. Il est important d’interroger les apprentis qui

ont rompu leur contrat. Les résultats aux examens sont également demandés.

Les nomenclatures officielles CCCA doivent être importées pour être mise à jour à partir du bouton

Le paramétrage s'effectue à partir du bouton concerne les éléments suivants:

·Cliquez sur

Une fenêtre vous informe des paramètres n'ayant pas de correspondance et vous demande de valider

100Les traitements périodiques

en saisissant OUI.

Les différents liens accessibles après génération vous permettent de visualiser les apprenants extraits,

pris en compte ou en erreur.

Vous pouvez également effectuer un contrôle sous forme Excel en cliquant sur .

La génération du fichier s'effectue en cliquant sur .

12.9 Indemnités des T.H.R.

Ce module permet de calculer les sommes dues aux apprenants dans le cadre du remboursement des

indemnités de transport, d'hébergement et de restauration.

Il ne concerne que la partie Apprentissage et Alternance. En aucun cas, il ne peut être utilisé pour

gérer des apprenants de formation continue.

Selon les Régions, le remboursement des indemnités peut être calculé de différentes façons. C'est

votre Région qui détermine les modalités et le barème de remboursement.

YPAREO3.0 propose 3 méthodes de calcul :

·Forfait Aller/Retour

·Forfait Kilométrique

·Forfait période

101Les traitements périodiques

La méthode que vous choisirez sera appliquée à tous les apprenants pour lesquels vous avez défini

l'option "Par défaut".

12.9.1 Paramètrage

Statut

Pour qu'un apprenant ressorte dans le calcul des indemnités des THR, il doit être lié à un statut

concerné par les indemnités de transport. En général seuls les apprentis sont concernés.

Le paramètrage se fait dans le menu [Centre de formation / Paramètrage des inscriptions / onglet

Statut].

La case doit être cochée pour les statuts concernés

102Les traitements périodiques

Motif d'absence

Le calcul des indemnités de THR prend en compte les absences saisies.

Seules les absences dont le motif est coché "Déduit des transports" seront comptabilisées comme des

absences à déduire.

Commune

Vous pouvez paramètrer à l'avance la distance entre vos différents sites de formation et les communes

des apprenants et/ou entreprises.

103Les traitements périodiques

12.9.2 Calcul des indemnités

Le calcul des indemnités s'effectue à partir du menu [Traitements périodiques / Indemnités des THR].

Pour lancer le calcul des indemnités, vous devez paramètrer :

·La période de calcul.

·L'endroit où l'on va chercher la distance à prendre en compte et le mode de calcul des heures

Le calcul des heures peut s'effectuer sur les heures calendaires (calendrier) ou sur les heures

planifiées (emploi du temps).

Attention toutefois, en heures planifiées, il faut que la totalité des séances soit planifiées avant de

lancer le calcul. Sinon, le volume horaire sera erroné.

Concernant la distance à prendre en compte, vous avez 4 possibilités :

· Prendre la distance entre l'entreprise et le site de formation sur la fiche Commune : commune de

localisation de l'adresse courrier de l'entreprise,

· Prendre la distance entre l'entreprise et le site de formation sur la fiche Apprenant : distance saisie

sur le contrat dans le champ "Distance entreprise - site".

· Prendre la distance entre l'apprenant et le site de formation sur la fiche Commune : commune de

localisation de l'adresse courrier de l'apprenant,

· Prendre la distance entre l'apprenant et le site de formation sur la fiche Apprenant : distance saisie

sur la fréquentation de l'apprenant.

Pour rappel

·Commune de localisation

·Distance de la fiche Commune

104Les traitements périodiques

·Distance entre l'apprenant et le site de formation, sur la fiche de l'apprenant (onglet Coordonnées de

la fiche Apprenant, zone Transport).

Cette zone est renseignée si :

·l'apprenant est lié à un statut concerné par les indemnités de transport,

·il fréquente un groupe,

·sa commune de localisation est saisie.

Pour modifier la distance, il faut cliquer sur le bouton "Distance". Cela vous amène à l'écran suivant qui

récapitule la commune de résidence actuelle et le groupe fréquenté.

Dans le cas de déménagement, vous pouvez accéder à l'historique des communes de résidence de

l'apprenant via le bouton "Commune" de la zone Transport.

·Distance entre l'entreprise et le site de formation, distance saisie sur le contrat

Lancement du calcul des indemnités

Il faut sélectionner les groupes ou situations ou formations pour lesquels vous voulez lancer le calcul.

Cliquer ensuite sur le bouton .

105Les traitements périodiques

Si des calculs ont déjà été effectués, alors les nouveaux calculs seront ajoutés ; cela permet de lancer

un calcul pour un groupe, de vérifier le résultat et de relancer pour les autres groupes sans perdre le

calcul précédent.

Le bouton permet de remettre à zéro tous les calculs déjà lancés.

12.9.3 Indemnité de transport

Le calcul des indemnités de transport peut s'effectuer sur 3 types de forfait :

·Forfait aller/retour.

·Forfait kilométrique.

·Forfait période.

Pour rappel, c'est la Région qui définit le type de forfait à utiliser.

Règles de gestion (commune à tous les modes de calcul)

L'apprenant perçoit une indemnité de transport s'il est inscrit avec un statut concerné par l'indemnité de

transport (cf Paramètrage / Statut) et s'il remplit les 4 conditions suivantes :

·Avoir une commune de localisation de référence.

·Avoir une qualité (externe, demi-pensionnaire ou interne).

·Être sous contrat avec une entreprise, dans la période de sélection.

·Fréquenter au moins un groupe dans la période de sélection.

Un changement dans l'une de ces 4 conditions impliquera une ou plusieurs ligne(s) supplémentaire(s)

dans l'écran de résultat présentant le calcul réalisé.

Forfait aller / retour

Ce mode de calcul permet de fixer les indemnités de transport, de repas et d'hébergement en fonction

du nombre de jours de présence (pour les externes et demi-pensionnaires), ou de semaines de

présence (pour les internes).

Si l'apprenant a été absent plusieurs heures dans la journée, rien ne lui sera décompté s'il a tout de

même effectué un aller / retour. En d'autres termes, il faut que l'apprenant soit absent la journée

complète (pour les externes et les demi-pensionnaires) ou la semaine complète (pour les internes)

pour qu'un aller / retour lui soit décompté.

Le forfait est alloué par aller / retour en fonction de la distance prise en compte et la qualité de

l'apprenant.

Si l'apprenant a connu plusieurs qualités ou plusieurs communes au cours de la période de calcul, le

106Les traitements périodiques

résultat sera proportionnel au temps passé dans chacune d'entre elles.

Options de ce forfait

·Possibilité de plafonner le nombre d'allers / retours en fonction du volume d'heures de la formation et

de la qualité de l'apprenant. Cas de la région Midi-Pyrénées.

Le volume d'heures de la formation pris en compte dépend de l'année de formation de l'apprenant. On

prend le volume d'heures saisi sur la fiche Formation, zone Nombre d'heures pour une formation.

·Possibilité de calculer en forfait kilométrique au-delà d'une certaine distance.

Dans cet exemple, on calculera en forfait kilométrique les apprenants dont la distance prise en compte

est supérieure (strictement) à 70 kms. La distance sera plafonnée à 250 kms.

·Possibilité de compter un aller et retour par semaine pour tous.

On comptera un aller / retour par semaine pour les externes et demi-pensionnaires (équivaut à les

considérer comme internes). En revanche, le forfait pris en compte sera celui de leur qualité (externe

ou D.P.).

·Possibilité de calculer au prorata de leur présence.

On proratise le montant de l'indemnité calculé au pourcentage d'assiduité sur la période d'analyse. Si

l'apprenant est absent 8h pour 100h de présence théorique, il percevra 92% du montant de son

indemnité.

Attention cependant, cette option se cumule avec le calcul de base (journée ou semaine d'absence

complète), l'option du plafonnement du nombre d'allers / retours, ainsi qu'avec l'option de compter un

aller / retour par semaine pour tous.

Forfait kilométrique

Ce mode de calcul prend en compte pour l'indemnisation chaque aller / retour.

L'indemnisation n'est pas basée, comme pour la méthode précédente, sur un forfait par zone

107Les traitements périodiques

kilométrique, mais sur un forfait par kilomètre parcouru dans l'aller / retour.

On calcule un aller / retour par jour pour les externes et demi-pensionnaires, et un aller / retour par

semaine pour les internes.

Le minimum obligatoire pour que ce mode de calcul fonctionne est le forfait kilométrique (dans

l'exemple ci-dessus, 0.06 € / km).

S'il existe une zone non couverte par le remboursement des indemnités, vous pouvez le préciser. Dans

notre exemple, les apprenants dont la distance prise en compte est comprise entre 0 et 10 kms (inclus)

ne percevront aucune indemnité de transport.

Il est également possible de ne comptabiliser qu'un aller / retour par semaine au-delà d'une certaine

distance. Dans notre exemple, on ne comptera qu'un aller / retour par semaine au delà de 70 kms

(strictement).

On peut définir un plafond de kilomètres. Si l'apprenant a une distance prise en compte supérieure, on

ne lui remboursera par aller / retour que le plafond défini.

Options de ce forfait

·Possibilité d'étendre la zone non concernée à l'indemnité de restauration et d'hébergement pour tous

les apprenants.

·Possibilité de considérer les externes et demi-pensionnaires comme des internes au niveau du

calcul de l'indemnité de restauration si la distance prise en compte est supérieure à ? kms.

Forfait période

Ce mode de calcul permet de définir un forfait pour la période d'analyse en fonction de la distance

prise en compte pour l'apprenant ainsi que de sa qualité.

On calcule un pourcentage d'assiduité de l'apprenant sur la période d'analyse.

Exemple : un apprenant est absent 8h pour 100h de présence théorique, il percevra 92% du forfait.

Suivant les Régions, le volume d'horaires par année de formation peut entraîner des forfaits différents

pour une même zone kilométrique et une même qualité.

·Pas de prise en compte du volume horaire par année de formation. Cas des régions Basse-

Normandie, Picardie et P.A.C.A.

Remarques : si l'apprenant a, dans sa période, un changement de contrat, un déménagement, un

changement de groupe, alors il y aura plusieurs lignes de résultat correspondant aux différents forfaits

à appliquer sur chaque période.

108Les traitements périodiques

12.9.4 Indemnité de restauration

Il est possible de calculer une indemnité de restauration. Pour cela, il faut définir le forfait de

remboursement d'un repas.

Le nombre de repas est déterminé par le nombre de jours réels de présence. Les jours complets

d'absence sont donc déduits.

Par défaut, ce calcul s'effectue pour les apprenants ayant la qualité de demi-pensionnaire ou d'interne.

Il est possible de rembourser les apprenants ayant la qualité d'externe en cochant la case adéquate et

en définissant à partir de quelle distance on autorise le remboursement.

Via le bouton "Avancé", il est possible de définir les règles de remboursement des repas d'un

apprenant, suivant s'il n'est présent que le matin, que l'après-midi, ou toute la journée.

L'heure de fin de matinée prise en compte est celle définie sur le calendrier du groupe de l'apprenant.

Dans le cas du forfait kilométrique, il est possible de définir une zone non concernée par cette

indemnité (cf Indemnités de Transport / Forfait kilométrique / Options du forfait).

12.9.5 Indemnité d'hébergement

Il est possible de calculer une indemnité d'hébergement. Pour cela, il faut définir le forfait de

remboursement d'une nuitée.

Le nombre de nuitées est déterminé par le nombre de jours réels de présence. Les jours complets

d'absence sont donc déduits.

Ce nombre de nuitées peut être réduit d'une nuitée par semaine si l'on a défini dans l'interface que le

nombre de nuitées est égal au nombre de repas du midi - 1.

Par défaut, ce calcul s'effectue pour les apprenants ayant la qualité d'interne.

109Les traitements périodiques

Il est possible de rembourser les apprenants ayant la qualité d'externe ou de demi-pensionnaire en

cochant la case adéquate et en définissant à partir de quelle distance on autorise le remboursement.

Dans le cas du forfait kilométrique, il est possible de définir une zone non concernée par cette

indemnité (cf Indemnités de Transport / Forfait kilométrique / Options du forfait).

12.9.6 Profil préchargé

Les modes de calcul qui ont été communiqués à YMAG sont référencés dans le bouton Profils.

Ces modes de calcul sont perpétuellement modifiés par les Régions. Cette liste n'est pas exhaustive

car YMAG n'a pas connaissance de tous les modes de calcul existants et peut ne pas être à jour.

Ce n'est pas parce que vous ne trouvez pas votre Région dans la liste que le module de THR ne

pourra pas les calculer . C'est simplement que nous n'avons pas pré-chargé les paramètres de votre

Région car inconnus au jour de la rédaction de ce document.

Il faudra donc paramètrer manuellement le module THR en fonction de votre mode de fonctionnement.

Ce document est là pour vous y aider.

12.9.7 Modification des résultats

Une fois le calcul effectué, il est possible de consulter et de modifier les résultats obtenus.

Pour accéder à l'écran de modification, il faut cliquer sur le bouton

Voici l'écran de modification des résultats

110Les traitements périodiques

Cet écran récapitule le type de forfait utilisé, l'ensemble des informations prises en compte pour le

calcul (commune, période de sélection, qualité, distance, etc.).

Les apprenants pour lesquels une exception a été définie apparaissent avec une couleur verte dans la

1ère colonne.

Il est possible de modifier unitairement le calcul de chaque apprenant en modifiant les données [A,B,

D]. Pour modifier E , faire clic droit sur la zone. Dans ce cas, la formule n'est pas appliquée.

Ceux pour lesquels on a modifié le résultat obtenu par le calcul effectué par YPAREO3.0 apparaissent

avec une couleur jaune.

12.9.8 Virements

Une fois le calcul des indemnités effectué, il est possible de générer un fichier des virement bancaires -

à la norme CFONB160 - ou un fichier de virements de type Trésorerie Générale (240 caractères pas

virement).

Pour générer ce fichier, il faut cliquer sur le bouton dans l'écran de modification des résultats.

YPAREO3.0 vous propose 3 options :

·fichier de virement bancaire sans CR/LF : c'est à dire sans retour chariot à chaque ligne de

virement,

·fichier de virement bancaire avec CR/LF : c'est-à-dire avec retour chariot à chaque ligne de

virement,

·fichier de virement Trésorerie Générale.

Après avoir sélectionné le type de fichier que vous voulez générer, une fenêtre vous demande à partir

111Les traitements périodiques

de quel compte vous souhaitez effectuer le virement.

Ce Relevé d'Identité Bancaire se saisit sur le site de formation, menu [Centre de formation / Site de

formation / onglet R.I.B.].

IMPORTANT

Les informations du R.I.B. - le code banque, le code guichet, le numéro de compte et la clé R.I.B. -

doivent être saisies.

De même, suivant le type de fichier de virement que vous avez sélectionné (bancaire ou T.G.), le

numéro d'émetteur bancaire ou le code remettant T.G. doit être également saisi.

Enfin, l'établissement bancaire ou de Trésorerie Générale doit être saisi. Vous pouvez accéder à

l'écran de saisie d'établissement via le lien bleu "Code banque" ou via le menu [Centre de formation /

Données de base / Banque].

Après avoir sélectionné le compte à partir duquel effectuer le virement, cliquez sur le bouton "

Enregistrer".

Remarque : seuls les apprenants pour lesquels un R.I.B. aura été saisi seront envoyés dans le fichier

de virement bancaire ou T.G.

Vous pouvez, dans l'écran de modification des résultats, voir la liste des apprenants avec et sans R.I.

B. via le bouton .

112Les traitements périodiques

Pour les apprenants sans R.I.B., vous pouvez, soit compléter leur fiche - onglet Coordonnées, zone R.

I.B. - et re-générer le fichier de virement bancaire ou T.G., soit éditer une lettre chèque via le bouton

de l'écran de modification des résultats.

12.10Inscription examen OCEAN

Menu [Traitements Périodique/ Inscription examen Ocean]

YPAREO3.0 vous permet de générer un fichier à importer dans le portail OCEAN. Il génère la liste des

apprenants concernés par le passage à l'examen, afin de les pré inscrire.

·Sélectionnez les formations.

Le logiciel récupère l'ensemble des apprenants susceptibles de passer l'examen cette année (cf.Le

paramétrage des formations)

Paramètrage

Cliquez sur le bouton afin de saisir le code rectorat de chaque site de formation (

exemple:0542221W), ainsi que la plage de numéros CFA représentant l'identifiant pour l’apprenant.

113Les traitements périodiques

Le numéro CFA est un identifiant pour l’apprenant.

Soit il est établi en automatique par YPAREO3.0 : Mois de naissance + Jour de naissance + Code

apprenant. On prend les 8 derniers chiffres.

Soit l’utilisateur a saisi une plage spécifique : par exemple : de 10000 à 12000

Les numéros CFA seront alors : 10001, 10002… en s’incrémentant de 1 en 1.

Liste des champs exportés

LISTE DES RUBRIQUES

N°

Intitulé

Nat

Valeurs

Code examen

CAP: 500, BEP : 510, MC5 : 01E, BTS : 320

N° Etablissement

Numéro de l'établissement d'origine de l'élève

Type

valeur unique "CFA"

Numéro CFA

Identifiant CFA unique dans le fichier

Titre

titre de civilité de l'élève.

Valeurs: 'M.', 'MME', 'MLLE'

Nom de Naissance

Nom de famille de l'élève

Prénoms

Prénoms de l'élève

Nationalité

10: Français sinon blanc

Date de naissance

JJ/MM/AAAA la valeur '00' est admise pour

JJ et pour MM (si JJ=00).

Département de

Naissance

Département de naissance de l'élève. Il est

compris entre 001 et 095 ou égal à 02A ou égal à

02B ou compris entre 971 et 975 ou compris entre

985 et 988 ou égal à 099 (né à l'étranger)

Commune de naissance

commune de naissance de l'élève

114Les traitements périodiques

120

Arrondissement de

naissance

Obligatoire si département de naissance=075

122

Pays de naissance

Obligatoire si département de naissance=099,

interdit si département de naissance différent de

099

149

Mentions de distribution

appt,bat,résidence de l'adresse

181

Rue,voie

rue, voie de l'adresse

213

Lieu dit

lieu dit de l'adresse. Il faut au moins une zone

de renseignée parmi les 3 suivantes:Mentions de

distribution,Rue voie,Lieu dit.

237

Code postal

code postal de l'adresse

242

Localité d'acheminement

Commune de résidence de l'adresse de l'élève

268

Filler

Non renseigné

13 Les résultats aux examens

Menu [Apprenant/Résultat aux examens FI]

Cet écran permet d'enregistrer les résultats aux examens de chaque apprenant. A l'issue de cette

saisie, il sera possible de générer des statistiques mais également de transférer ces résultats auprès

du rectorat via l'enquête SIFA.

Paramètrage des résultats aux examens

Menu [Centre de formation/Paramétrage des formations]

Avant d'enregistrer les résultats au examens, il est nécessaire de s'assurer que l'onglet "Année de

l'examen" de l'écran paramètrage des formations soit correctement renseigné (voir le chapitre Le

paramètrage des formations ).

Pour appairer les résultats aux examens

Menu [Apprenant/Résultat aux examens FI]

Afin que les résultats puissent être transférés dans l'enquête SIFA, il est important d'appairer les types

de résultats aux examens avec la nomenclature prévue dans l'enquête SIFA.

Depuis l'écran de saisie des résultats,

·Cliquez sur le libellé

115Les résultats aux examens

·Cliquez sur afin de saisir un type de résultat et positionnez vous sur la liste déroulante

Nomenclature Enquête SIFA pour affecter sa correspondance.

Pour saisir résultats aux examens

Menu [Apprenant/Résultat aux examens FI]

·Sélectionnez dans un premier temps la formation correspondante puis le groupe si nécessaire. La

liste des apprenants s'affiche.

·Sélectionnez le ou les apprenants dans la liste, puis sélectionnez le type de résultat.

·Affectez le résultat aux apprenants en cliquant sur le bouton . A noter que la bouton , retire

l'affectation pour l'apprenant sélectionné.

Les apprenants n'étant pas dans une année de passage à l'examen apparaissent dans la zone des

apprenants non pris en compte

116Les résultats aux examens

Statistique résultats aux examens

Menu [Apprenant/Résultat aux examens FI]

Le bouton permet d'extraire un tableau croisé dynamique sur l'ensemble des résultats aux

examens. Il est possible également d'utiliser les tableaux de bord en passant par le menu Requête/

Gestion des tableaux de bord

14 Les réinscriptions

Menu [Apprenant/Réinscription]

Cet écran permet de réinscrire les apprenants d'une période N sur la période N+1. Il existe deux

modes de réinscription, le premier mode par groupe et le second mode par situation.

Remarque: les nomenclatures scolaires doivent être renseignées sur chaque situation (voir le chapitre

Le paramètrage des formations )

Réinscription par groupe

Menu [Apprenant/Réinscription/Groupe]

Le mode de réinscription par groupe permet d'inscrire les apprenants d'un groupe d'une période N

117Les réinscriptions

dans un groupe d'une période N+1. Avant de réinscrire, il est impératif de se positionner sur la période

FI (Menu Centre de formation/Période) sur laquelle on souhaite inscrire les apprenants, c'est à dire la

période N+1. Allez ensuite sur l'écran de réinscription par groupe (Menu Apprenant/Réinscription/

Groupe).

(Exemple : Réinscription des apprenants du groupe BAC ELEC 1 de 2009-2010 en BAC ELEC 2 sur

2010-2011)

Étapes à respecter :

·Sélectionnez dans liste à gauche, le groupe à réinscrire. (Exemple: Bac ELEC 1)

·Cliquez sur le bouton , puis sélectionnez le nouveau groupe (Exemple: BAC ELEC2) dans lequel

iront les apprenants sur la période suivante.

·Validez avec le bouton .

·Sélectionnez la nouvelle situation, c'est-à-dire la situation que les apprenants auront sur la période N

+1.

Remarques :

S'il existe déjà des apprenants dans le groupe à réinscrire sur la période N+1, ceux-ci seront listés

118Les réinscriptions

Les apprenants à réinscrire dans le nouveau groupe de la période N+1 sont également listés.

·Cliquez sur le bouton .

Sur cet écran, il est possible de confirmer la sélection des apprenants à réinscrire (ctrl + clic). Par

défaut, tous les apprenants sont sélectionnés. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer ces

réinscriptions. Un écran apparaît récapitulant le nombre de personnes inscrites sur la période N+1.

Réinscription par situation

Menu [Apprenant/Réinscription/Situation]

Le mode de réinscription par situation permet d'inscrire les apprenants d'une période N et de les

réinscrire sur la période N+1 en fonction de leur situation. Dans ce mode, les apprenants sont

réinscrits sur la période N+1 sans groupe. Il sera ensuite nécessaire d'affecter chaque apprenant à un

groupe.

Avant de réinscrire, il est impératif de se positionner sur la période FI (Menu Centre de formation/

Période) sur laquelle on souhaite inscrire les apprenants, c'est-à-dire la période N+1. Aller ensuite sur

l'écran de réinscription par situation (Menu Apprenant/Réinscription/Situation).

Etapes à respecter:

·Sélectionnez la situation à réinscrire.

·Sélectionnez la nouvelle situation.

·Validez. L''écran suivant apparaît:

119Les réinscriptions

Sur cet écran, il est possible de sélectionner le ou les apprenants. Par défaut, tous les apprenants sont

sélectionnés. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer ces réinscriptions. Un écran apparaît

récapitulant le nombre de personnes inscrites sur la période N+1.

Sur cet écran récapitulatif, il est possible de faire une nouvelle réinscription par situation.

NB: tous les apprenants réinscrits par situation n'auront donc pas de groupe sur la période N

+1. Il sera nécessaire d'affecter un groupe à chaque apprenant. L'écran d'affectation aux

groupes permet d'affecter un groupe à plusieurs apprenants (Cf. Les affectations aux groupes )

15 Les affectations aux groupes

Menu [Apprenant/inscription par groupe]

Cet écran concerne uniquement les apprenants inscrits sans groupe. Il permet d'affecter, par lot, des

apprenants à un groupe FI ou groupe Inter/Intra.

Pour affecter un ou des apprenants à un groupe

·Positionnez-vous sur la période FI (Menu Centre de formation/Période) sur laquelle vous souhaitez

affecter les apprenants.

·Allez sur l'écran d'affectation groupe.

120Les affectations aux groupes

·Sélectionnez la ou les formations.

Tous les apprenants inscrits sans groupe, à cette ou ces formations, seront listés sur la partie

gauche

·Sélectionnez sur la partie droite le groupe dans lequel les apprenants sont affectés.

Par exemple:

·Saisissez la date à laquelle les apprenants intègrent le groupe ou cliquez sur le bouton qui

permet de prendre la date correspondant au premier jour vert postérieur à la date du jour.

121Les affectations aux groupes

·Sélectionnez les apprenants à affecter au groupe puis utilisez le bouton pour glisser votre

sélection sur la partie droite de l'écran. Il est possible d'affecter tous les apprenants (inscrits à la

formation) sur le groupe, avec le bouton . Une fois l'affectation terminée, quittez l'écran.

Remarque:

Dès l'instant où les apprenants sont basculés à droite, ceux-ci sont automatiquement affectés au

groupe. Aucune validation particulière n'est nécessaire.

Le bouton ouvre l'écran de création d'un nouvel apprenant.

Le bouton permet d'afficher sur chaque apprenant les dates de début et de fin de groupe ou

les dates de début et de fin de contrat.

Le bouton permet de visualiser le financement lié au groupe et de le modifier (Voir le guide

utilisateur "Facturation")

16 Les tableaux de bord

Menu [Traitements Périodiques/Gestion des tableaux de bord]

Cet écran permet de générer des tableaux statistiques sur l'ensemble du logiciel. Ces tableaux se

présentent sous forme de tableaux croisés dynamiques.

122Les tableaux de bord

·Les modèles

Cette zone permet de visualiser l'ensemble des tableaux de bord créés par l'utilisateur.

Attention les tableaux de bord sont propres à chaque utilisateur. Si vous souhaitez partager ces

tableaux avec d'autres utilisateurs de l'application il faut utiliser la fonction de publication.

·Les domaines à analyser :

Cette zone permet de sélectionner les tableaux à générer en fonction de leur domaine (exemple :

effectifs, assiduité...etc).

·Les onglets :

Cette zone permet de visualiser par onglet les tableaux de bord générés. On a autant d'onglets que

de domaines sélectionnés.

On accède à un onglet "index", qui regroupe la liste des domaines sélectionnés avec le nom du

document Excel, la date de génération et l'accès rapide, par lien bleu au fichier généré.

·Les filtres :

Cette zone permet de filtrer les données à exporter dans le tableau de bord.

Si rien n'est coché alors le logiciel prend en compte l'ensemble des données lors de la génération.

Comment générer un tableau de bord

Pour générer un tableau de bord dans YPAREO3.0, consultez le guide utilisateur "Principe des tableaux

de bord".

Descriptif des domaines liés à la gestion administrative de la formation initiale

·Effectif permet de générer des statistiques sur les effectifs du centre

·Assiduité permet de générer des statistiques sur l'assiduité des apprenants du centre

·Contrat permet de générer des statistiques sur les ruptures de contrat des apprenants du centre

·Sanction permet de générer des statistiques sur les sanctions et infractions affectées aux

apprenants du centre (module Sanction du logiciel)

·Réussite aux examens permet de générer des statistiques sur les résultats aux examens des

123Les tableaux de bord

apprenants du centre

Gestion Administrative En Formation Initiale (FI) Guide YP FL

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