GESTION DE INVENTARIOS Manual
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Versión 2.5 “Innovando tu futuro” LOGIN: Es el inicio de Sesión del sistema, cada tipo de usuario se configura con sus respectivos permisos para operar la aplicación. Alertas: Si el Usuario y Contraseña son correctos, Mensaje de Bienvenida Página 1 Mensaje de Error si el Usuario y Contraseña son Incorrectos www.softwys.com PANTALLA PRINCIPAL Visualización General de cada uno de los Módulos que están disponibles en esta versión del sistema. Además de datos Financieros Generalizados por día de los procesos más usuales como: cobros (Cuentas por Cobrar), Pagos (Cuentas por Pagar), Ventas y compras. Página Menú Principal del Sistema conformado por cada uno de los Módulos Disponibles 2 Información de Operaciones Financieras (Generadas del día) www.softwys.com CONFIGURACIONES GENERALES A. CONFIGURACION DE DATOS DE LA EMPRESA. Luego de Cambiar la Información y el logo con la Ventana Modal click en Guardar, listo ya están actualizado los datos de la Empresa. www.softwys.com 3 Menú Administración Empresa. Click en el Botón Verde para Cambiar la Información Página 123- B. AGREGAR NUEVA SUCURSAL 123- Menú Administración Almacenes. Click en el Botón Verde para Agregar uno nuevo En el formulario usted puede configurar los formatos de números teléfonos, documentos y nombre de los mismos utilizando la máscara con el numero “9” Editar y Eliminar Alamcen Página 4 Nota: Los almacenes son independientes uno de otro en una misma empresa. www.softwys.com C. AGREGAR UN NUEVO CARGO DE USURIOS. 123- Menú Administración Cargos. Click en el Botón Verde para Agregar uno nuevo Página 5 Configuración de los permisos para cada Cargo que se agregue www.softwys.com D. GAREGAR UN NUEVO USUARIO. 12- Menú Administración Cargos. Click en el Botón Verde para Agregar uno nuevo Página 6 Asignaciones de Permisos para cada usuario, simplemente dando un click sombre el botón color verde de la página de permisos www.softwys.com MODULO DE ARTICULOS 1- Menú Artículos. En este módulo usted tiene el control de los artículos del inventario como también la organización de los mismos. a) CATEGORIAS. Esta opción permite organizar el inventario por grupos y tener un mayor control he información de reportes bien estructurados y saber con detalle en que categoría hay más movimientos y en cuáles no. b) UNIDADES. Permite agregarles a los artículos una unidad de medida para un mayor control a la hora de las asignaciones de precios y inventario. c) ARTICULOS. Cuando agregamos Artículos a la empresa en general, pero no a un almacén determinado, esto último se hace cuando ya está creado el articulo d) INVENTARIO. Es el inventario del actual almacén que me asignaron como usuario, allí están los artículos que pertenecen a este Página 7 e) BAJA EXISTENCIA. Muestra todos los artículos que se han quedado con cero existencias o con la mínima, esto sirve para avisar que es necesario ingresar nuevas compras y mayor control. www.softwys.com ARTICULOS Agregar un Nuevo Articulo Podemos signar este articulo a varios almacenes de la empresa por medio de este botón, aquí es donde agregamos los precios y las existencias. Página 8 Asignaciones de Varios Proveedores al articulo www.softwys.com INVENTARIO Agregar un Nuevo Articulo directamente desde aquí tambien Editar Existencias, por seguridad son el administrador del sistema Página 9 Tarjeta Kardex de Artículos www.softwys.com MODULO DE VENTAS El sistema puede realizar dos tipos de ventas: Consumidor Final, los clientes que son contribuyentes (crédito Fiscal) y ticket. Agregar Nuevo Cliente Visualización de Existencias Ver facturas emitidas 1 2 3 4 www.softwys.com Página 1. Asignación de cliente a la futura: Elegir el cliente y luego [ Intro] para cargarlo a la factura. 10 Formas de Impresión 2. Asignación de artículos a la factura: Elegir el articulo y luego [ Intro] para cargarlo a la factura. 3. Click en el botón para cambiar la cantidad del artículo. 4. Click en el botón para cambiar el Precio del artículo. MODULO DE VENTAS Efectivo Recibido Elegir la forma de pago de la Venta Página 11 Visualizamos la pantalla cuando la venta ya ha sido guardada y nos muestra los detalles del ticket y factura de acuerdo a nuestra elección de facturación www.softwys.com Nueva Venta Página 12 Imprimir la factura o ticket www.softwys.com MODULO COMPRAS Agregar Nuevo Proveedor Visualiza las compras realizadas 1 2 3 4 Guardar la Compra www.softwys.com Página 1. Asignación de Proveedor a la futura: Elegir el Proveedor y luego [ Intro] para cargarlo a la factura. 2. Asignación de artículos a la factura: Elegir el articulo y luego [ Intro] para cargarlo a la factura. 3. Click en el botón para cambiar la cantidad del artículo. 4. Click en el botón para cambiar el Costo del artículo. 13 Elegir la forma de pago de la compra MODULO COTIZACIONES Visualizamos existencias Agregamos Nuevo cliente 1 4 2 2 Procesamos la Cotización www.softwys.com Página 1. Asignación de artículos a la factura: Elegir el articulo y luego [ Intro] para cargarlo a la factura. 2. Click en el botón para cambiar la cantidad del artículo. 3. Click en el botón para cambiar el Precio del artículo. 4. Click en el botón para aplicar descuento al artículo. 14 Seleccionamos el Cliente MODULO COBROS Y PAGOS En este Módulos visualizamos todas transacciones que se han realizado en ventas y compras, si las ventas o compras fueron al crédito se nos activara un botón para sus respectivos abonos en cuentas por cobrar y pagar. Ver Caja del día Nueva Transacción* Filtros para Visualizar Información *Son gastos pequeños pero que requieren retirar fondos en efectivo de la caja chica, se puede utilizar si fuere necesario. www.softwys.com Página Donde Entradas son las ventas y salidas son las compras 15 NOTA: Para visualizar correctamente la información se requieren del buen huso de los filtros de búsqueda en este caso fecha de inicio, fecha final y el tipo de transacción para que el resultado sea efectivo. MODULO CAJA CHICA El módulo de caja chica es completamente diferente al de cobro y pagos, aquí las ventas y compras no tiene nada que ver. Aquí solo se lleva un control minucioso del dinero con que cuenta caja chica flujo de efectivos pequeños. La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo. Nuevo Movimiento Página 16 Filtros para Visualizar Información www.softwys.com MODULO CLIENTES Con este módulo puede gestionar (crear, editar, borrar, listar) sus pedidos de clientes. También podrá convertir los pedidos de clientes en facturas. Un Cliente es aquella persona que a cambio de un pago recibe servicios de alguien que se los presta por ese concepto. Contenedor de Edición de clientes Página 17 Agregar Nuevo Cliente www.softwys.com MODULO PROVEEDORES Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta. Agregar Nuevo Proveedor Contenedor de Edición de Proveedores Página 18 Ver Contacto de Proveedor www.softwys.com RESPALDO DE DATOS Página 19 Una copia de seguridad, copia de respaldo o también llamado backup (su nombre en inglés) en tecnologías de la información e informática es una copia de los datos originales fuera de la infraestructura que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su pérdida. www.softwys.com REPORTES Página 20 El sistema cuanta con una variedad de reportes financieros y de inventarios visualizados por filtros de fechas y tipo de transacciones. www.softwys.com
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