1 VMS Manual Del Usuario
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MANUAL DEL USUARIO
Scossi Ingeniería Fecha: diciembre de 2008
ÍNDICE DE CONTENIDO
1.- GENERALIDADES ............................................................................................................ 3
1.1.- DESCRIPCIÓN DE LAS PANTALLAS ......................................................................... 3
1.2.- SEGURIDAD E INGRESO A LA APLICACIÓN ........................................................... 8
1.3.- MODULO DE ADMINISTRACIÓN ............................................................................. 11
2.- INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA ................................................................... 22
2.1. - CONSULTAR BITÁCORA ................................................................................... 22
2.2. - ESTRUCTURA DEL OLEODUCTO .................................................................... 22
2.3. - FORMULAS ......................................................................................................... 27
2.4.- INFORMACION BASICA ............................................................................................ 15
3.- PROCESO DIARIO .......................................................................................................... 31
3.1.- ACTUALIZAR INVENTARIOS ................................................................................... 32
3.2.- CONTROL DEL MOVIMIENTO MENSUAL ............................................................... 32
3.3. - GENERAR MOVIMIENTO MENSUAL ....................................................................... 33
3.4.- GENERAR PROCESOS ............................................................................................ 33
3.5.- MOVIMIENTO MENSUAL .......................................................................................... 34
3.6.- MOVIMIENTO DIARIO ............................................................................................... 35
3.7.- ORDEN DE EJECUCION DE LOS PROCESOS ....................................................... 40
3.8.- REPORTES PROCESO DIARIO ............................................................................... 41
4.- BUQUETANQUES ........................................................................................................... 48
4.1.- BUQUES .................................................................................................................... 49
4.2.- SEGUIMIENTO BUQUES .......................................................................................... 50
5.- NOMINACIONES Y PROYECCIONES ........................................................................... 64
5.1.- NOMINACIONES ........................................................................................................ 64
5.2.- PROYECCIONES ....................................................................................................... 73
5.3.- REPORTES Y CONSULTAS ..................................................................................... 81
6.- COMPENSACION VOLUMÉTRICA POR CALIDAD (CVC) ............................................. 89
6.1.- PROCESO COMPENSACIÓN VOLUMÉTRICA POR CALIDAD .............................. 90
6.2.- CONEXIÓN FACTORES SB ...................................................................................... 97
6.3.- CERRAR / ABRIR MESES Y VERSIONES COMPENSADOS ................................. 97
6.4.- INFORMACIÓN BÁSICA ........................................................................................... 98
6.5.- PRODUCTOS .......................................................................................................... 100
6.6.- PROCESOS DE VALORACIÓN .............................................................................. 103
6.7. - ACTUALIZA VOLÚMENES NETOS .................................................................. 106
6.8. - PROCESAR FORMULAS ................................................................................. 106
6.9. - VOL. CVC A TARIFAS ...................................................................................... 107
7.- MEDIDORES ................................................................................................................... 107
7.1.- DESCRIPCION GENERAL DEL MODULO DE MEDIDORES ................................. 109
7.2.- ESTRUCTURA .......................................................................................................... 110
7.3.- OPCIONES MEDIDORES......................................................................................... 110
7.4.- REPORTES Y CONSULTAS ................................................................................... 122
8.- CONSULTA BUQUETANQUES ...................................................................................... 133
8.1. - CONSULTAS BUQUETANQUES ..................................................................... 133
8.2. - CONSULTAS MEDIDORES .............................................................................. 135
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8.3. - CONSULTAS PROCESO DIARIO .................................................................... 135
9.- REPORTES .................................................................................................................... 139
9.1.- GENERACION DE CARTAS ................................................................................... 139
9.2.- REPORTES BUQUETANQUES .............................................................................. 140
9.3.- REPORTES PROCESO DIARIO ............................................................................. 155
9.4.- REPORTES CVC ..................................................................................................... 162
10.- FACTURACIÓN ............................................................................................................. 181
10.1. - CONSULTA FACTURACIÓN ............................................................................ 181
10.2 - FÓRMULAS FACTURACIÓN............................................................................ 182
10.3 - INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................... 184
10.4 - PROCESO DE FACTURACIÓN........................................................................ 201
10.5 - APROBACIÓN ................................................................................................... 230
10.6 - REPORTES ....................................................................................................... 231
11. - LIQUIDACION TANQUES ..................................................................................... 238
11.1. - TABLAS AFOROS TANQUES .......................................................................... 238
11.2. - MUESTRAS ....................................................................................................... 240
11.3. - OPERADORES ................................................................................................. 240
11.4. - LECTURA DE TANQUES ................................................................................. 241
11.5. - ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN CARGUES ................................................ 242
11.6. – LIQUIDACION DE TANQUES .......................................................................... 244
12.- REPORTES EN B.O. PARA PROCESO DIARIO Y BUQUETANQUES ...................... 246
12.1.- CONSULTAS POR ESTACIÓN .............................................................................. 246
12.2.- ANÁLISIS DE PRODUCCIÓN ............................................................................... 246
12.3.- MINISTERIO DE MINAS ........................................................................................ 246
12.4.- T.S.M.A .................................................................................................................. 246
12.5.- BOARD AND FOREST .......................................................................................... 247
12.6.- INFORME ANUAL .................................................................................................. 247
12.7.- GRÁFICAS ANUALES ........................................................................................... 248
12.8.- TOTALES ACUMULADOS .................................................................................... 249
12.9.- ENTREGAS EN CUSTODIA .................................................................................. 249
12.10.- ENTREGAS EN CUSTODIA Y EXPORTACIONES ............................................ 249
12.11.- VOLÚMENES TRANSP POR ODC VS. PRESUPUESTO .................................. 250
12.12.- VISCOSIDAD ....................................................................................................... 250
12.13.- EXPORTACIONES Y BUQUES ........................................................................... 250
12.14.- DISTRIBUCIÓN DE COSTOS OCS_ODC .......................................................... 250
12.15.- BACHES CZ MZ ................................................................................................... 251
12.16.- INFORME CONTRALORÍA .................................................................................. 251
12.17.- VOLÚMENES REALES TRANSPORTADOS ...................................................... 251
12.18.- GRÁFICAS DIARIAS............................................................................................ 251
12.19.- CVC ...................................................................................................................... 252
12.20.- MATRIZ DE BUQUES POR CIA Y ESTACIÓN ................................................... 252
12.21.- REPORTE DIARIO............................................................................................... 252
12.22.- REPORTE DE ZARPE ......................................................................................... 253
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Scossi Ingeniería Fecha: diciembre de 2008
1.- GENERALIDADES
1.1.- DESCRIPCIÓN DE LAS PANTALLAS
Las diferentes funciones ó "pantallas" que pueden ser utilizadas por cada uno de los
módulos del Sistema, están descritas e ilustradas en este manual.
Una función comprende un conjunto de actividades conexas entre sí, que cumplen
con un objetivo.
Cada "forma" o función de un módulo está compuesta de una o más pantallas.
1.1.1.- Descripción General de las Pantallas
Todas las pantallas, con las que el usuario interactúa en SGMV, tienen el
siguiente esquema:
1
2
4
3
TITULO DE IDENTIFICACION DE LA PANTALLA
1
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Extremo izquierdo: Nombre de identificación de la "forma"
CUERPO DE LA PANTALLA
El diseño varía de acuerdo a los objetivos de cada una.
El cuerpo de una pantalla está formado por uno o varios bloques de
información, que aparecen divididos por líneas continuas, como muestra el
ejemplo.
BOTONES PARA MANEJO DE LA INFORMACION DE LA PANTALLA
ACTIVA
Existen dos tipos de botones:
a.- Botones de operación de registros (borrar, insertar, deshacer.)
b.- Botones de desplazamiento.
BOTONES GENERALES DEL SISTEMA
Salir de la Aplicación o mostrar el menú.
Los anteriores son los botones relacionados con el menú principal. Además
de estos existen otra clase de botones que se relacionan con la pantalla
asociada y sus funciones.
Como por ejemplo:
Que son utilizadas en algunas pantallas como Buquetanques.
Todas las pantallas utilizadas en la aplicación SGMV constan de un menú
principal:
2
3
4
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1.1.2.- Tipos de Bloques
Los bloques pueden ser de dos tipos:
Bloque uniregistro o de un solo registro: La información que contiene el
bloque corresponde a una sola ocurrencia de un objeto: Una empresa, un
buque, un punto del oleoducto, etc. Ejemplo:
Un bloque multiregistro o de varios registros: La información que contiene el
bloque corresponde a varias ocurrencias de un objeto: Varias empresas,
movimiento del día, varios puntos del oleoducto, etc. Ejemplo:
1.1.3.- Principales Funciones para el Desplazamiento dentro de las
Pantallas
Para la utilización eficiente de las pantallas, todo usuario del SGMV debe
saber cómo usar las funciones que a continuación se enumeran.
Las siguientes son las principales funciones de desplazamiento del cursor a
través de las pantallas del sistema SGMV:
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Campo siguiente (tabulador):
Permite pasar del campo de captura donde está localizado el cursor, al
siguiente campo de captura. O simplemente con el Mouse
Campo anterior (shift tab):
Permite pasar al campo de captura inmediatamente anterior, al campo de
captura donde está localizado el cursor. O con el Mouse de puede
posicionar en dicho campo con un clic
Salirse de una forma (exit)
Posicionar el Mouse en la equina superior derecha de la ventana
y dar clic.
Adicionar un registro:
Permite en un bloque uniregistro, blanquear todos los campos de
captura para ingresar un nuevo registro. Y en un campo
multiregistro localizarse en una línea en blanco.
Grabar la información:
Permite guardar en la base de datos un registro nuevo o guardar
las modificaciones hechas a la información existente.
Borrar un registro:
Permite eliminar un registro de la base de datos.
Refrescar la información grabada en la base de datos:
Permite, reflejar los datos en la pantalla vigente que se han cambiado en otras
pantallas o sesiones. Para verifica se puede ver la información, recorriendo
con flecha arriba ó flecha abajo.
1.1.4.- Principales Funciones para la Manipulación de la Información.
Creación de un nuevo registro en la base de datos:
Para crear un nuevo registro en la base de datos es necesario:
a.- Para los bloques uniregistro, blanquear todos los campos de captura,
con botón de insertar registro.
b.- Registrar la información solicitada.
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c.- Grabar en la base de datos el nuevo registro, a través del botón de
GRABAR.
NOTA: Si se crean varios registros secuencialmente, sólo es necesario
utilizar el botón GRABAR con el último registro que se crea.
Modificación de la Información de un registro ya existente en la base
de datos
Para modificar la información ya grabada en la base de datos, es necesario:
a.- Localizar el cursor en la información que se va a modificar.
b.-. Registrar la nueva información.
c.-. Grabar la información en la base de datos a través del botón de
GRABAR.
Eliminación de un registro de la base de datos
Para eliminar un registro de la base de datos es necesario:
a. - Localizar el cursor en el campo de identificación del registro: código
de la red, código del contrato, etc.
b. - Borrar el registro a través del botón de BORRAR REGISTRO.
El Sistema, no dejara borrar un registro si existe información que depende
de ella, por ejemplo No se podrá borrar un buque, si este ya tiene cargues
asociados.
Localización del registro de interés
Para buscar y localizar el cursor en el registro que contiene la información
de interés, es necesario:
Si el bloque es uniregistro: Se coloca el cursor en el código de
identificación o en cualquier campo de captura y si la función de búsqueda
está habilitada, se recorren los registros ascendente o descendentemente
con las teclas flecha arriba (-) y flecha abajo (¯) respectivamente. Para
saber si la función está habilitada, es necesario ensayar el movimiento o no
de información, el cual indicará su habilidad o inhabilidad.
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Si el bloque es multiregistro: Se recorren los registros desde cualquier
campo, ascendente o descendentemente con las teclas flecha arriba (-) y
fecha abajo (¯) respectivamente.
Selección de una opción o de un registro de interés
Para seleccionar una opción de un menú o para seleccionar un registro de
información con el que se desea trabajar, es necesario:
a.- Localizarse en el registro de interés.
b. - Seleccionar la opción o registro.
Existen varios casos para efectuar esta selección dependiendo del tipo de
bloque y su disposición dentro de la pantalla.
a. - Si es un bloque multiregistro y el siguiente bloque de información al
que se pasaría después de la selección, está localizado en la misma
pantalla, la selección se hace simplemente dando Clic con en Mouse
en dicho bloque.
b. - Si es un bloque uniregistro y tiene una lista de opciones,
enumeradas horizontalmente, la selección se hace con la tecla flecha
abajo.
1.2.- SEGURIDAD E INGRESO A LA APLICACIÓN
1.2.1.- Sistema de Seguridad.
SGMV tiene un sistema de seguridad propia que permite restringir su uso
únicamente a los usuarios autorizados y controla que la información sea
utilizada solamente por los usuarios dueños de ella.
El sistema de seguridad tiene varios niveles:
° El primer nivel define el conjunto de usuarios que están autorizados a
entrar al sistema SGMV.
° Cada usuario está identificado por su nombre, donde trabaja y su palabra
clave de acceso al sistema.
° El segundo nivel define para cada usuario autorizado, qué módulos del
sistema SGMV está autorizado a utilizar y dentro de cada módulo de qué
opciones o funciones puede hacer uso.
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° Cuando se está accediendo los diferentes menús que permiten escoger
las opciones o funciones de un módulo, estos menús mostrarán
únicamente las opciones a las que el usuario está autorizado.
° El tercer nivel de seguridad restringe el uso de la información registrada
en la base de datos. El usuario únicamente podrá utilizar la información
registrada por el.
1.2.2.- Forma de ingresar a la aplicación.
Para ingresar a la aplicación es necesario haber sido registrado como
usuario del sistema, donde el administrador le asignará un código con su
respectivo password, el cual tendrá un nivel de autorización para navegar
por el sistema. El usuario debe digitar su código de usuario y luego el
correspondiente password.
Al digitar estos requisitos y hacer clic en el botón Aceptar podremos
observar la ventana del menú principal la cual detallaremos a continuación.
Menú
En la ventana del menú principal (estilo árbol) tendremos todas las
diferentes opciones correspondientes a cada una de las funciones de la
aplicación. Es así como al indicar una de estas opciones en la parte
izquierda con ayuda del Mouse, en la parte derecha tendremos los
procesos que hacen parte de esta opción como se observa en la ilustración.
Cabe anotar, que las opciones presentadas en el menú, corresponden
únicamente a las autorizadas por el usuario que está en el sistema.
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A partir de este momento, El Usuario tiene la oportunidad de cambiar su
password presionando el botón donde aparece la llave.
El Sistema le pide la clave anterior, y debe digitar DOS veces la nueva. Una
vez hecho el cambio, El Sistema inhabilita este botón para que la clave de
acceso o password no sea cambiada varias veces en una misma sesión.
Al terminar de hacer el cambio, El Sistema continúa el proceso normal.
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1.3.- MODULO DE ADMINISTRACIÓN
El Sistema consta de un módulo de administración, el cual es utilizado para crear
usuarios que puedan accesar El Sistema, definir las opciones del Sistema, y otros
procesos que se deben realizar en el módulo de administración.
Existe un Usuario Administrador, el cual es el propietario de la Aplicación, este
usuario se encarga de crear los usuarios que estén autorizados a entrar al Sistema,
ya sea como consulta, Registrador de información, o para accesar un módulo en
particular, etc.
Para poder accesar el Sistema, el usuario debe además tener permisos sobre las
tablas con las que trabajará; estos permisos pueden ser de consulta o edición
(Insertar, crear y borrar)
El administrador se encargará de darle a los usuarios, las opciones a las que
puedan tener acceso.
Adicionalmente el Administrador, se encarga de crear las opciones del Sistema, el
cual creará de la manara que sea más conveniente para los usuarios que trabajarán
en la aplicación.
La aplicación SGMV consta de las siguientes opciones de seguridad:
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1.3.1. Opciones de menú
Esta opción permite crear, modificar o borrar una opción que se utilizará en el sistema.
Nombre: Descripción de la opción
Activa: Marcarla, si se encuentra activa la opción
Tipo: Tipo de opción, si es un menú o una opción
Opción Padre: Opción de la que pertenece. la opción padre, debe ser de tipo menú
Clase Relacionada: Programa de La Aplicación que se debe ejecutar cuando se
escoja esta opción. Los nombre de estas clases, debe ser dado por el desarrollador
de la opción. Más adelante se encuentra un cuadro con las opciones creadas hasta
el momento.
Tipo Ejecución: Puede ser ventana o proceso. Para una opción tipo menú, el tipo
de ejecución debe ser ventana, en caso de ser de tipo opción, esta puede ser
Ventana o proceso, es proceso cuando necesita un comando adicional
Icono: Imagen que se debe presentar en el menú al frente de la opción.
Comando: Únicamente se llena cuando el tipo de ejecución es Proceso, y debe ser
dado por el desarrollador de la opción.
En el Anexo se encuentran las opciones con sus programas correspondientes
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1.3.2. Roles a nivel de la Base de Datos
Los Roles a nivel de la base de datos son para que los usuarios puedan tener acceso
a las tablas, vistas, secuencias y procedimientos.
Los Roles tendrán un conjunto de tablas, vistas, secuencias y procedimientos. Esto
Roles serán asignados a los usuarios del Sistema según las opciones a las que
tendrá acceso.
Los permisos sobre los objetos de la Base de datos son:
Tablas: Total, Consultar, Insertar, Actualizar, Alterar o Borrar información
Vistas: Total, Consultar, Insertar, Actualizar, Alterar o Borrar información
Secuencias: Total, Consultar, Insertar, Actualizar, Alterar o Borrar información
Procedimientos: Ejecución
Código: Nombre corto del perfil. Sin espacios.
Descripción: Descripción del Rol.
Publico: Campo para ampliaciones del Sistema en un futuro.
Nombre Menú: Campo para ampliaciones del Sistema en un futuro.
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Tablas Aplicación: En esta ventana, aparecerán todas las tablas, vistas, secuencias
y procedimientos de la aplicación. El administrador se encarga de seleccionar el
objeto deseado y pasarlo a los objetos del Rol (Ventana izquierda) con
el botón:
Para pasar todas las tablas, se debe utilizar el
botón:
Para eliminar del rol Objetos, se deben utilizar los siguientes botones
según sea el caso
Una vez digitada toda la información, se debe dar aceptar o grabar,
para que el sistema cree el rol. En caso de ya existir el rol, y se está
haciendo una modificación, se debe dar reprocesar.
1.3.3. Perfiles a nivel de Menús
Los perfiles a nivel de menús son para que los usuarios puedan tener acceso a las
diferentes opciones de la aplicación.
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Los Perfiles tendrán un conjunto de opciones, el cual será asignado a los usuarios del
Sistema.
Código: Nombre corto del perfil. Sin espacios.
Nombre grupo: Descripción del grupo de opciones.
Área relacionada: Módulo de donde pertenecen las opciones.
Opciones Disponibles: En esta ventana, aparecerán todas las opciones de la
aplicación.
El administrador se encarga de seleccionar la opción deseada y
pasarla a las Opciones del grupo l (Ventana izquierda) con el botón
Para pasar todas las opciones, se debe utilizar el
botón
Para eliminar del grupo opciones, se deben utilizar los siguientes botones
según sea el caso
1.3.4. Usuarios
Permite crear, modificar o borrar un usuario que está autorizado a entrar a la
Aplicación.
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El sistema pide la información básica del usuario como es Nombre, NIT, Dirección y
teléfonos, además, pide el Login o código de acceso, y su contraseña o clave (esto
dos campos obligatorios).
Adicionalmente se le debe asignar uno o varios perfiles o roles de tablas que puede
accesar.
Una vez digitada toda la información, se debe dar aceptar o grabar, para que el
sistema cree el Usuario a nivel de la Base de Datos. En caso de ya existir el Usuario,
y se está haciendo una modificación, se debe dar reprocesar.
La información aquí solicitada, se verá reflejada en los diferentes informes que
genere el usuario.
1.3.5. Asignación de Perfiles
Esta opción, permite asignarles a los usuarios que grupo de opciones u opciones
específicas podrá accesar.
Se pueden asignar las opciones por medio de los grupos antes creados:
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O se pueden asignar por Opción:
Adicionalmente, a las opciones se les puede dar un orden de presentación para
cada usuario. Esta utilidad es opcional, si el orden se deja en ceros, el sistema
ordena las opciones alfabéticamente.
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1.3.6. Locaciones autorizadas por Usuario
En el módulo de Proceso Diario, existen opciones que dependiendo de la localidad
del usuario, NO puede tener acceso a todos los puntos o locaciones del Oleoducto.
Es por esta razón que se tiene esta opción para definirle a cada uno de los usuarios
que tienen acceso al módulo de Proceso Diario, las locaciones a las que puede
tener acceso.
El sistema da la opción de escoger un usuario, y a dicho usuario asignarle las
Locaciones a las que tendrá acceso para crearles, modificarles o borrarle
información.
Pueden existir usuarios que tengan acceso a todas las localidades, por consiguiente
existe un botón para insertar todas las locaciones a dicho usuario.
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1.3.7. Creación de un usuario
Cuando de va crear un usuario, se debe tener antes la siguiente información ya
creada:
1. Opciones de menús.
2. Grupo de opciones para asignar a los usuarios opciones de una manera mas
rápida y teniendo en cuenta que parte del sistema va a tener acceso. (Opcional)
3. Perfiles a nivel de la base de datos para tener permisos sobre las tablas, ya sea
todas o por módulos.
Una vez teniendo esta información, se debe seguir los siguientes pasos:
1. Crear usuario y asignarle los perfiles a nivel de la base de datos.
2. Asignación de opciones (Asignación de perfiles).
3. Definir las locaciones que tiene el usuario autorización para actualizar, en caso
de ser que se requiera.
1.3.8. Ubicación de plantillas
La Aplicación SGMV tiene una Interfaz con Microsoft Word para la generación de
cartas con información proveniente del Sistema. Estas carta, realmente son
plantillas (Archivos de Word tipo dot) que se encargará de ejecutar una macro con la
siguiente función:
Llenar en puntos ya definidos en el documento, con información de la base de
datos de la aplicación, el cual es encontrada en un archivo de tipo texto
(__word2.txt) que es llenado por un procedimiento del Sistema.
Mostrarle al usuario unos cuadros de dialogo, para que llene la información
adicional, que no se encuentra en el Sistema.
Para que el Sistema sepa cuales son estas plantillas y cuales son los
procedimientos que debe ejecutar, se debe actualizar la siguiente pantalla:
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1.3.9. Auditoria
El Sistema cuenta con Pistas de auditorias para poder revisar quien está
accediendo las tablas principales del Sistema, y quien está entrando o intentando
entrar al Sistema.
Las siguientes pantallas despliegan el Seguimiento de los accesos a las tablas y las
conexiones al Sistema.
Seguimiento de conexiones realizadas a tablas del sistema SGMV.
Seguimiento de conexiones realizadas al Sistema.
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1.3.10. Parámetros Generales VMS
Seleccione la opción “Parámetros Generales VMS” la cual mostrara la ventana que
le permitirá modificar los parámetros usados por el VMS para realizar sus diferentes
acciones internas.
Se permite adicionar, eliminar o modificar registros mediante la modificación del
nombre para el parámetro el cual no se debe modificar arbitrariamente sin tener en
cuenta las repercusiones internas que ello acarrearía y además dicho campo
funciona como la llave primaria de la tupla, se cuenta con una columna “valor” la
cual permite establecer un dato asociado al nombre el cual será el dato que el
sistema usara para realizar sus operaciones y finalmente una descripción. Es de
anotar que “valor” es de tipo alfanumérico, por ello se recomienda en la descripción
indicar que tipo de dato es usado por el sistema internamente para evitar así
complicaciones por cambios futuros realizados por otras personas.
Cada parámetro define una funcionalidad interna del sistema a saber a
continuación:
VenceContrasena: permite establecer la cantidad de días para la caducidad
de la contraseña con respecto a la última fecha de cambio de la misma.
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2.- INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA
La opción de INFORMACION GENERAL permite a los usuarios consultar, crear,
modificar y/o eliminar de las tablas donde se define la información básica para el
seguimiento de Buques en Puerto y el Proceso Diario.
2.1. - CONSULTAR BITÁCORA
Permite consultar los procesos o procedimientos almacenados que han sido
ejecutados, agrupados por modulo.
2.2. - ESTRUCTURA DEL OLEODUCTO
Una de las partes más importantes del Sistema, es tener bien definido cómo es la
estructura del oleoducto; donde existen estaciones de bombeo, por cuáles líneas se
conectan cada una de las estaciones, en que puertos o terminales llega el crudo,
etc.
Para poder crear cada una de ellas, es necesario definir las locaciones o puntos,
adicionalmente se debe definir sus conexiones y por último agruparlas por
segmentos para generar los diferentes tipos de reportes necesarios.
Esta opción maneja la información del oleoducto por medio de las funciones
Locaciones, Conexiones entre locaciones y Segmentos de oleoducto.
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2.2.1. Locaciones
Define los diferentes tipos de puntos o locaciones que conforman la estructura
del oleoducto; estos puntos pueden ser estaciones, líneas, terminales
marítimos, o puntos definidos por el usuario. Según el tipo de punto,
donde el sistema pedirá información adicional como lo muestran las
pantallas (de acuerdo a la información seleccionada presenta cada
pantalla) : 2.2.1.1. Estaciones
Permite definir la información básica de la estación y los tanques que contiene
con su capacidad, fecha de operación, tipo de almacenamiento, crudo y si
se encuentra activo.
2.2.1.2. Líneas;
Permite definir la información básica de la línea y su capacidad de bombeo y el
factor de servicio.
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2.2.1.3. Terminales marítimos
Define la información básica del Terminal con sus datos administrativos.
2.2.1.4. Otros
Para los otros tipos de puntos, que no tienen información adicional, la pantalla
se presenta de la siguiente forma:
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2.2.2. Conexiones
Crea o modifica la forma en que se conectan las locaciones.
El proceso a seguir para crear cada una de las conexiones entre los puntos es
la siguiente:
Se debe seleccionar un tipo de locación. Según el tipo de locación, el usuario
escogerá una locación para definir sus conexiones:
Entradas:
Origen: Locación origen
Operación: Tipo de operación que las une.
Creado: Fecha de creación.
Medidor: Si contiene medidor de transferencia en Cusiana,.
Activo: Si se encuentra activo, en cuyo caso, aparecerá en los
movimientos diarios.
Imprime: Se define en cuales informes debe aparecer el
movimiento: D diario, S semanal o M mensual.
Equivalente: En este campo se define si existe otra conexión
que equivale a la misma información, ya sea de entrada o de
salida. En este caso, cuando se está digitando el movimiento
diario, el Sistema se encarga de crear el equivalente
automáticamente, para que no sea digitado dos veces.
Salidas:
Destino: Locación destino.
Los siguientes campos, se manejan de manera similar a los campos de Entrada.
SEGMENTOS DEL OLEODUCTO
Guarda la información correspondiente a los segmentos en que se encuentra
dividido el oleoducto.
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Segmentos
Permite definir los segmentos que conforman los diferentes oleoductos que
conforman la estructura del oleoducto.
Conjunto de Segmentos:
Conjuntos de segmentos: Crea los conjuntos de segmentos correspondientes a
las divisiones del oleoducto.
Locaciones por Segmento
Locaciones por Segmento: maneja la Información correspondiente a las
locaciones que hacen parte de cada segmento.
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Segmentos por conjunto de segmentos
Segmentos por Conjuntos de Segmentos: Asocia los segmentos ordenadamente
a un conjunto. Estos conjuntos son utilizados principalmente en los informes.
A continuación se muestra la lista completa de los segmentos que contiene cada
conjunto de segmentos.
NOTA: El orden de impresión que se le da a los segmentos en la aplicación, será el
orden en que se organizara la información para él modulo en Excel de Tarifas. Por
lo cual se aconseja no realizar cambios en el orden a menos que sea estrictamente
necesario.
2.3. - FORMULAS
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En algunos módulos del sistema como es el caso del Módulo de Proceso Diario y
del Módulo Nominación y Proyecciones, a parte del registro normal del movimiento
que se presenta en el oleoducto, se necesita generar cierta información que puede
cambiar según las necesidades de la empresa. Esta información es generada por
cálculos u operaciones a partir del movimiento diario o las nominaciones y
proyecciones, como es:
Movimiento diario, Nominaciones, o Proyecciones entre conexiones.
Inventario de las estaciones.
Estado de las Líneas
Información calculada a partir de los datos registrados.
En vista de los cambios que puede presentar esta información, además de los
cambios que puede sufrir La Estructura del Oleoducto, El Sistema tiene la opción de
definir las operaciones a seguir según un proceso específico; estas operaciones se
definen por intermedio de formulas, que involucran las tablas que almacenan la
información deseada
A continuación se explican cada una de las opciones que conforman la base para el
cálculo de los procesos definidos por la empresa.
Tablas del Sistema, utilizadas por los procesos y formulas
Los cálculos realizados en Los Procesos definidos por el usuario, se hacen teniendo
en cuenta información almacenada en la Base de Datos del Sistema (Tablas del
Sistema). De la misma forma, este cálculo realizado puede ser almacenado en La
Base de Datos. Para que la ejecución de los procesos se pueda realizar, es
necesario decirle al Sistema cuales son dichas tablas y que campos se deben
recuperar o almacenar.
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Existen tablas principales que son reconocidas por el Sistema, por consiguiente el
usuario no necesita definir sus campos. Estas tablas son:
Información Tabla
Movimiento diario Movimientos_conexion_diarias
Movimiento mensual Movimientos_conexion_mensuales
Mov. Mensual por Cía. Datos_mes_reales
Nominaciones por Cía. Datos_mes_nominaciones
Proyecciones por Cía. Datos_mes_proyecciones
La información que no se encuentra en estas tablas, y que son útiles para ciertos
cálculos en los Procesos, deben ser definidas. Para su definición, se debe registrar
la tabla de donde se va a obtener la información con sus respectivas columnas para
datos GSV y NSV (Proceso Diario) o Actuales y Standard Barrels (Nominaciones y
Proyecciones).
Se deben definir cual es la columna para:
Columna de donde se recupera el Valor GSV o Actuales
Columna de donde se recupera Valor NSV o Standard Barrels
Columna de donde se recupera o se busca la fecha
Columna donde se recupera o se busca el punto o locación
Columna para tipo de crudo
Columna para crudo.
Columna para el mes de Nominación o Proyección.
Columna para el año de Nominación o Proyección.
Columna para la empresa.
Columna para proceso.
Columna para el modulo al que pertenece la tabla
Adicionalmente se le debe dar una descripción a dicha tabla para poder identificar
fácilmente que información se va a almacenar o recuperar en los campos GSV y
NSV.
Los procesos, cuando son ejecutados, se realizan en un rango de fechas. El
manejo de las fechas es diferente para cada una de las tablas según la información
que almacena. Por ejemplo, para el inventario inicial debe tener en cuenta la fecha
inicial del rango dado, y para el inventario final, debe tener en cuanta la fecha final
del rango dado, para otros caso debe tomar la máxima fecha. Es por esta razón que
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existe un campo que se de be llenar para cada una de las tablas donde se defina
como debe manejar las fechas:
Manejo de fechas - Fecha Final (Por defecto si se deja en blanco)
Fecha Inicial.
Máxima fecha.
Las tablas que pueden ser utilizadas en el proceso de formulas son las siguientes:
Nombre del Campo Descripción
BALANCES_DIARIOS
BDP_PTO_CODI Locación
BDP_TCR_CODI Crudo
BDP_PRO_CODI Proceso
BDP_DIA Fecha
BDP_ENT_GSV Entradas GSV
BDP_SAL_GSV Salidas GSV
BDP_INV_INI_G Inventario Inicial GSV
BDP_INV_FIN_G Inventario Final GSV
BDP_BAL_GSV Balance GSV
BDP_ENT_NSV Entradas NSV
BDP_SAL_NSV Salidas NSV
BDP_INV_INI_N Inventario Inicial NSV
BDP_INV_FIN_N Inventario Final NSV
BDP_BAL_NSV Balance NSV
BALANCES_MENSUALES_SEGMENTOS
BMS_SEG_CODI Locación
BMS_TCR_CODI Crudo
BMS_PRO_CODI Proceso
BMS_MES Fecha
BMS_ENT_GSV Entradas GSV
BMS_SAL_GSV Salidas GSV
BMS_INV_FIN_G Inventario Inicial GSV
BMS_INV_INI_G Inventario Final GSV
BMS_BAL_GSV Balance GSV
BMS_VOL_GSV Volumen por segmento GSV
BMS_PNI_GSV Perdidas NO identificables GSV
BMS_INT_GSV Interfaz GSV
BMS_ENT_NSV Entradas NSV
BMS_SAL_NSV Salidas NSV
BMS_INV_FIN_N Inventario Inicial NSV
BMS_INV_INI_N Inventario Final NSV
BMS_BAL_NSV Balance NSV
BMS_VOL_NSV Volumen por segmento NSV
BMS_PNI_NSV Perdidas NO identificables NSV
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BMS_INT_NSV Interfaz NSV
ESTADOS_LINEAS_DIARIOS
ELD_LIN_PTO_CODI Locación
ELD_TCR_CODI Crudo
ELD_DIA Fecha
ELD_VOLU_TOV Volumen GSV/NSV
INVENTARIOS_DIARIOS_TANQUES
IDT_TAN_EST_PTO_CODI Locación
IDT_TCR_CODI Crudo
IDT_DIA Fecha
IDT_VOLU_GSV Volumen GSV
IDT_VOLU_NSV Volumen NSV
INVENTARIO_DIARIO_PUNTO
IDP_PTO_CODI Locación
IDP_TCR_CODI Crudo
IDP_DIA Fecha
IDP_VOL_INI Volumen Inicial GSV
IDP_VOL_FIN Volumen Final GSV
IDP_VOL_INI_NSV Volumen Inicial NSV
IDP_VOL_FIN_NSV Volumen Final NSV
VOLUMENES_TOTALES
VOL_CJS_CODI Locación
VOL_MES Fecha
VOL_ENT_GSV Entradas GSV
VOL_SAL_GSV Salidas GSV
VOL_INV_FIN_G Inventario Inicial GSV
VOL_INV_INI_G Inventario Final GSV
VOL_PNI_GSV Perdidas NO identificables GSV
VOL_VOL_GSV Volumen por segmento GSV
VOL_ENT_NSV Entradas NSV
VOL_SAL_NSV Salidas NSV
VOL_INV_FIN_N Inventario Inicial NSV
VOL_INV_INI_N Inventario Final NSV
VOL_PNI_NSV Perdidas NO identificables NSV
VOL_VOL_NSV Volumen por segmento NSV
VOLUMEN_POR_SEGMENTOS
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VPS_SEG_CODI Locación
VPS_MES Fecha
VPS_VOL_GSV Volumen GSV
VPS_DELTA_GSV Delta GSV
VPS_VOL_NSV Volumen NSV
VPS_DELTA_NSV Delta NSV
En el Anexo No. 9.2 se puede observar la definición de las tablas que ya se
encuentran en el Sistema
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Definición de formulas
En esta opción, se definen las operaciones que se pueden hacer con los datos
registrados en el sistema.
Una formula consta de las operaciones básicas como son:
+, -, *, /, %, # (pasar dato del campo GSV al campo NSV multiplicado por un
valor).
G (pasa dato del campo NSV al campo GSV multiplicado por un valor).
Las operaciones se deben ejecutar en el orden que da el usuario a la formula. El
usuario puede seleccionar información de varias tablas de la base de datos, y
también puede hacer operaciones con constantes.
Una formula puede conformarse, obteniendo los datos de las cuatro ventanas que
aparecen en la pantalla anterior, a continuación se explica cada una de estas.
Las Formulas manejan estados de abierto o cerrado, cuando se encuentra abierta la
formula puede ser modificada y aparecerá en modo edición de lo contrario
aparecerá inactiva y bloqueada.
Nota: Para eliminar una formula se deben primero eliminar todas los parámetros y
subformulas que la conforman y por ultimo se elimina la parte de la formula que
contiene la observación.
Parámetros
Parámetros por tipo de operación entre conexiones. Esta Información se obtiene de
las tablas principales (ver punto No. 2.3.1) propia de los movimientos Diarios,
Nominados y proyectados. El Sistema tomará la sumatoria de todos los movimientos
que contenga la operación registrada en dicha formula.
Parámetros para Conexiones
Movimiento específico.
Información específica de un movimiento dado, es decir de una entrada, una salida
y un tipo de operación. Esta información se encuentra en las tablas principales para
la ejecución de los procesos.
Subfórmulas.
Cálculos resultantes de otras formulas.
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Otros parámetros.
Información que no se encuentra en el movimiento de conexiones (tablas principales
para los procesos).
Esto datos pueden tomarse de una tabla de La Base de Datos (tabla que debe estar
definida en la opción Tablas de procesos punto No. 2.3.1. de donde se va a obtener
la información con sus respectivas columnas para datos GSV y NSV), un valor
constante, o una función del Sistema. Las funciones definidas son:
D Número de Días del mes procesado.
H Número de Horas del mes procesado.
A Número de días del año procesado.
M Meses del año.
L Locación actual en el proceso
V Valoriza los barriles según la valoración de corrientes y la de grupos
## Número del parámetro que se recibe al ejecutar el proceso que contiene
dicha formula.
El Sistema no permite en una sola línea o registro, recuperar información de una
tabla, una constantes y una función. Solo permite uno de estos datos por registro.
Adicionalmente se pueden hacer condiciones en el Sistema de formulas:
Parámetros condicionales
En ellos se definen las formulas o procesos que se realizarán dependiente del
resultado de la condición
Una condición puede realizarse comparando valores, funciones, datos de tablas o
resultados de formulas.
Cuenta con una serie de sub-ventanas en la parte superior del menú las cuales
son:
Crear una nueva Fórmula: crea una nueva formula a partir de las ya
existentes
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Permite seleccionar las formulas con su respectiva fecha de creación, haciéndose
obligatorio el ingreso de un nuevo nombre y una observación.
Nueva versión Formulas : Crea una nueva versión de la formula seleccionada.
En la parte superior se presentara el listado de procesos que utilizan esta
formula y al seleccionarlos pasaran a manejar la nueva versión.
En la parte inferior se presentara el listado de formulas que utilizan esta formula y al
seleccionarlas pasaran a manejar la nueva versión. Cuando una formula se
encuentra cerrada creara una nueva versión de esta y pasara a utilizar la nueva
versión de la formula seleccionada.
Consultar procesos: Selecciona los procesos que llaman la formula
seleccionada.
Consultar Formulas : Selecciona las formulas que utilizan la formula
seleccionada.
Ver Formula Detallada: presenta la información de la fórmula con sus
respectivos códigos.
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Control Formulas
Esta opción permite abrir las formulas que se encuentran cerradas, y solo se
habilitara al Administrador del Sistema
Nombre Proceso.
Da el nombre relacionado a los diferentes procesos utilizados por la aplicación. Un
proceso puede ser utilizado por otro proceso utilizando las formulas condicionales
(Punto 2.3.2.5)
La información a llenar en la creación de un proceso, es la siguiente:
Código identificable del proceso.
Descripción del proceso
Periodo: Proceso para ser corrido diariamente (D), semanalmente (S),
mensualmente (M), etc.
Desplegar: Si se debe mostrar en la opción de generar procesos. Un proceso puede
no mostrarse porque puede ser un subproceso que se corre desde una formula
condicional.
Sin empresa: Util para procesos que utilizan empresas, como es el caso de
Nominaciones. Se puede querer que el resultado sea la suma de las empresas que
cumplen con las especificaciones de las formulas, es decir registrar el total por
empresas; en cuyo caso sería un proceso Sin empresa, de lo contrario sería un
proceso con empresas:
Sin empresas:
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Con empresas:
Cerrado S/N: Refleja el estado actual del proceso, cerrado
(1), abierto (0).
Tabla principal: Donde se debe tomar y registrar los datos de los movimientos.
(Proceso Diario, Nominaciones, Proyecciones). Si no se coloca nada, el Sistema
asumirá la tabla principal de Proceso Diario: Movimientos_conexion_diarias.
Adicionalmente, se pueden mandar parámetros a un proceso, el cual son utilizados
como se explicó en el punto otros parámetros de las formulas. La información a
registrar es:
Secuencia: debe coincidir con el número que se dió en las formulas.
Nombre del parámetro
Valor, el cual puede ser alfanumérico.
Los procesos manejaran estado de abierto y cerrado, cuando se encuentra abierto
podrá ser modificado su contenido de lo contrario no.
Definición Proceso.
Para poder ejecutar cada una de las fórmulas, es necesario crear los procesos, el
cual ha sido definido en el punto anterior. Cada proceso contendrá un grupo de
fórmulas, que serán ejecutadas en un orden definido por el usuario y los valores
calculados serán almacenados en las tablas seleccionadas por el.
En caso de no seleccionar ninguna tabla, el sistema mantendrá estos cálculos
durante el proceso, por si son utilizadas por una fórmula siguiente.
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Los Campos a llenar son los siguientes:
Secuencia: Orden en que deben ser ejecutadas las fórmulas.
Formula o Proceso: nombre de la Formula o proceso a ejecutar.
General: Marcarlo si la formula o proceso se va a ejecutar sobre todo un tipo
de punto. No se debe marcar si es para un punto específico.
Medidor: Marcarlo si debe tener en cuenta únicamente los puntos que tienen
medidor.
S/N: Marcarlo si se debe tener en cuenta únicamente los movimientos que fueron
marcados como SI
Tipo Locación: Existen varios tipos de locación como se especificó anteriormente.
Los tipo de locaciones van involucrando otros tipos de locaciones el cual generan
niveles. Estos niveles son:
Conjunto de segmentos
Segmentos
Otros tipos (Estaciones, líneas, terminales marítimos, etc.)
En esta campo, se define sobre qué tipo de locación se debe ejecutar la formula
Locación: Se debe llenar con la locación, si NO se marcó el campo general
Tipo crudo: Sobre que tipo de crudo se debe ejecutar la fórmula o proceso.
Crudo: Sobre que crudo se debe ejecutar la fórmula.
Almacenar en crudo: Se debe llenar esta campo se quiere que el valor resultante
con un crudo especifico, quede con otro.
Por empresa, total o no acumulable: Cuando se ejecuta un proceso, el sistema
realiza una iteración por todos los meses que se encuentran en el rango dado, y
después pasa por cada empresa que se encuentra en la información procesada. La
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información calculada en los procesos, puede ir por empresa, total sin dejar los
cálculos por empresa, o una vez calculado el primer valor, no siga calculando este
valor en el proceso. Esta opción se utiliza para los casos en que el proceso se
ejecuta por empresa y el valor a calcular es el mismo para cualquier empresa (Ej.
Capacidad disponible Seg 3.) Si no se da la opción de NO acumulable, el Sistema
sumará cada valor calculado por empresa y dejara un resultado erróneo.
Si este campo se deja en blanco, El sistema lo toma como total.
Con NEF: Se debe marca si se debe tener en cuenta únicamente los datos de los
NON EXISTING FIELD.
Almacenar información en:
El dato calculado por la formula debe ser almacenado en una tabla. En caso de no
encontrar tabla, El Sistema lo deja en memoria, por si otra fórmula necesita dicho
valor (Ejecución de dicha formula como subformula de otra).
Tabla: Tabla donde se debe guardar la información calculada.
Conexión: Si la tabla es:
MOVIMIENTO_ CONEXIÓN_DIARIAS
MOVIMIENTO_CONEXION_MENSUALES
DATOS MES NOMINACIONES
DATOS MES PROYECCIONES
DATOS MES REALES
Entonces, sobre qué conexión se quiere almacenar la información.
Nota: La secuencia puede venir salteada, en el caso de tener que insertar una
nueva formula y no tener que cambiar toda la numeración secuencial.
En los Anexos se pueden ver todas las formulas y los procesos actualmente
cargados.
Cuenta con una serie de sub-ventanas en la parte superior del menú las cuales
son:
Ver Formula Detallada : presenta la información de la fórmula
seleccionada con sus respectivos códigos.
Copiar Proceso: Permite copiar todo o parte del contenido de un
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proceso abierto o cerrado a otro obligatoriamente abierto.
El procedimiento a seguir es el siguiente, al abrir esta ventana el trae en el proceso
origen por defecto el proceso que se tiene seleccionado en la pantalla anterior, y si
este se encuentra abierto también estará en el proceso destino de lo contrario en
cualquiera de las dos listas puede seleccionarse otro proceso.
Luego se debe ingresar la secuencia inicial , la secuencia final y la secuencia inicial
destino, las cuales indican desde que secuencia hasta que secuencia del proceso
origen y desde cual secuencia se realizara la copia al proceso destino.
Al no ingresarse la secuencia inicial se copiara todo el contenido del proceso origen
en la parte inicial destino.
Al no ingresarse la secuencia final se copiara todo el contenido del
proceso origen en la parte final destino.
Al no ingresarse la secuencia inicial destino se copiara todo el proceso origen
iniciando en la secuencia uno.
Copiar nueva versión proceso: crea una nueva versión del proceso
seleccionado con la fecha elegida.
Luego se seleccionan las formulas que se requiere hagan parte de la nueva versión.
Si la versión de la formula no existe se creara una nueva automáticamente.
Consultar Procesos: Seleccionan los procesos que utilizan la
formula seleccionada
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Proceso llamado por otros procesos: Lista los
Procesos que llaman el proceso que se encuentra seleccionado
Procesos en que almacena la misma información: Lista los procesos
que almacenan la misma información que tiene el proceso
seleccionado.
Empresas en procesos: Lista los procesos que se encuentran en la
empresa que se encuentre seleccionada o según la empresa que se
seleccione en la lista.
Presenta la secuencia en que se encuentra la empresa y si se encuentra en el
campo como Empresa Sin , Empresa solo y/o empresa.
Renumerar Procesos: Renumera la columna de orden con un incremento de
diez en diez.
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Formulas que llaman este proceso: Lista las formulas que en
parámetros condicionales llaman el proceso que se encuentra en el
listado de procesos seleccionado
Proceso llamado por otros procesos: Lista los procesos que llaman al
proceso que se encuentra en el listado de procesos únicamente.
Control Procesos
Esta opción permite abrir los procesos que se encuentren cerrados y solo se
habilitara para el Administrador del Sistema.
Orden Ejecución Procesos
Maneja el Orden en que se deben ejecutar los procesos distribuyéndose por grupos.
Manejando un proceso inicial obligatorio para cada grupo y un orden lógico para su
ejecución.
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Seguimiento de Procesos
Presenta el seguimiento de los procesos que se ejecuten. Permitiendo
relacionar las formulas que se ejecuten.
2.4.- INFORMACION BASICA
La información básica maneja las tablas de referencia, que son utilizadas en los
módulos del Sistema, esta información debe ser creada en primera instancia para el
buen funcionamiento de la aplicación. La información básica es esencialmente la
opción que permite crear o modificar los datos que se necesitan para poder ejecutar
los diferentes procesos que son necesarios para los usuarios del SGMV.
Borra el Proceso y su
numero de ejecución que se
encuentre seleccionado
Despliega los
procesos que han
sido ejecutados y el
número de
ejecución que se le
asigne
Borra el registro de todos los
procesos que se han
ejecutado
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Crudos.
Empresas.
Bajo este nombre están todo los items que se relacionan de una u otra manera con
la definición de empresas para las diferentes actividades del oleoducto.
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Campos
Listado de Campos específicos para una empresa existentes en la Base de Datos.
Campos Empresas
Listado de Campos específicos por empresa.
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Empresas
Existe una opción en el sistema para registrar la información concerniente a una
empresa. Dentro del SGMV se manejan diferentes tipos de empresa como lo son:
Operadora.
Initial Shipper.
Inspector de puerto.
Inspector independiente.
Agente marítimo.
Consignatario.
Para reportes.
La empresa exportadora, es un campo utilizado para los initial shipper y terceros, y
corresponde a la empresa con la que se tiene un acuerdo común para la
exportación del crudo.
Grupos de Empresas.
Las empresas petroleras se asocian en grupos para la exportación del crudo. En
esta operación, se registra el grupo y el tipo de crudo que manejan, el Estado, y un
rango de fechas en que existe. Si el grupo aún esta activo, la fecha final debe ser
nula.
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Empresas por Grupos de Empresas.
Una vez creados los grupos, esta opción permite definir las empresas que lo
conforman. El % de participación corresponde al % de crudo que tiene la empresa
dentro del grupo. Dado que una empresa puede decidir cambiarse de grupo, se
tiene el rango de fecha y su estado.
Empresas por locaciones.
En esta opción, se permite registrar las empresas que tienen crudo en las diferentes
estaciones, con el fin de llevar un inventario detallado por estación y por empresa.
Hay que tener en cuenta, que para la actualización de las diferentes pantallas que
interactúan con las empresas, es necesario que existan ya, es decir deben ser
registradas en la pantalla de información básica de empresas.
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Existe una pantalla para la creación de locaciones, las cuales es necesario crearlas
antes de pasar a esta pantalla.
Inspectores del terminal.
En esta pantalla se registran las empresas del terminal
. Parámetros.
La opción de Parámetros está dividida por los módulos que conforman la aplicación,
esto quiere decir que la información aquí almacenada, es utilizada únicamente por el
módulo al que pertenece, sin embargo, dicha información puede ser utilizada en un
futuro por nuevos módulos que sean instalados en el Sistema SGMV. En la
actualidad, la opción Parámetros permite almacenar la información para manejar los
movimientos de los Buquetanques y del proceso diario.
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Tipos Buquetanques
La opción tipos Buquetanques permite visualizar todas las características que son
de manejo necesario para la utilización de la opción BUQUETANQUES.
Banderas
Permite registras las diferentes banderas o países de donde pertenecen los buques
con el respectivo código que tiene asignada la superintendencia de puertos.
Etapas
Esta opción permite crear los diferentes pasos o etapas que debe seguir un buque
cuando es nominado y llegan a cargar. Estas etapas tienen un orden y pueden ser
obligatorias o no. Cada una de las etapas pertenece a un estado (PROGRAMADO,
NOMINADO, FONDEO, CARGUE O ZARPE).
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Nombre Campos
Los Nombres de los campos, pueden ser cambiados por nombres que sean de total
entendimiento para los usuarios y serán utilizados en los reportes.
Parámetros
Estos parámetros son útiles para saber qué estaciones pueden mantener crudo en
sus tanques para cargar a los buques y el directorio y secuencia para la generación
de los archivos planos para la Superintendencia de Puertos
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Puertos
Crea o modifica los diferentes puertos marítimos a los que se dirigen los buques, es
necesario crear estos puertos marítimos para completar la información de los
buques en los destinos del cargue.
Tipos de calificación
Permite crear los tipos de calificación que son usados en la ventana seguimiento
buques y está relacionada con los incidentes, si se presentan se selecciona
CONSULTE, si no NO CONSULTE o NO TIENE calificación.
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Tipos de características Buque
Crea las características que son relevantes de los datos básicos de los Buques,
determinando el número de enteros, de decimales y un orden para la aplicación.
Tipos de Estado de Buque
Para llevar un control ordenado de los diferentes estados por los que pasa un buque
en los terminales marítimos, es necesario por medio de esta opción crearlas,
determinando su orden cronológico; para este caso desde Programado hasta Zarpe.
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Tipos de Incidente
Crea los incidentes que pueden generar demora en los terminales marítimos con su
respectivo código de la superintendencia portuaria.
Tipos de valor
Datos del buque que son nuevos y no dependen de ninguna fecha.
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Tipos Proceso Diario
Permite crear y modificar la base de información necesaria para el manejo del
Movimiento de las operaciones diarias. Al abrir esta opción, el usuario tiene la
posibilidad de mantener la información básica actualizada para un desempeño
optimo en el Modulo de Proceso Diario.
Tipos de crudo
Crea los diferentes tipos de crudo usados por el oleoducto.
Tipos de dato Calidad
Determina los datos de calidad del crudo con un código y una descripción.
Tipos de empresa
Para ordenar todas las diferentes empresas que tienen directa relación con el
oleoducto es necesario determinar varios tipos de empresas para especificar
el tipo de actividad de ellas.
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Tipos de Estado
Permite ingresar los tipos de estado de los buques.
Tipos de Estructura del Oleoducto
El Oleoducto está conformado por diferentes puntos o locaciones, que a su
vez se asocian en segmentos y en conjuntos de segmentos:
Tipos de Operación
Permite crear o modificar los tipos de operación que se realizan a diario entre
las locaciones.
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Tipos de Tanque
Permite definir o modificar el tipo de tanques que se manejan en las estaciones
Requerimientos del puerto
Posee la información necesaria para los terminales marítimos. Permite crear o
modificar las diferentes características – tomadas de las características de los
buques - necesarias para el arribo y atraque de Los Buquetanques en los
terminales marítimos.
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Distribuciones
Permite adicionar los tipos de distribución según las empresas y además
crear las distribuciones por empresa de acuerdo a la distribución vigente.
Tipos de Distribución
Maneja los tipos de Distribución con su respectiva sigla, las cuales se manejan en el
proceso de compensación volumétrica por calidad.
Crear vista Dinámica: Crea la vista que contiene la información de los tipos de
distribucion.
Formulas por Tipo de Distribucion : Lista las formulas que manejan el tipo de
distribucion seleccionado
Distribuciones por Empresa
Permite insertar las compañías por las cuales se desea realizar la distribución de
acuerdo a la distribución vigente, el tipo de distribución y el tipo de crudo.
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Al realizar el proceso de distribución que se encuentra en la parte inferior, la fecha
debe ser mayor a la fecha vigente.
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3.- PROCESO DIARIO
La Gerencia de Servicios de Transporte recibe un informe diario de cada uno de los
puntos del Oleoducto (estaciones, líneas). El Sistema consolida esta información, la
valida y genera a su vez varios informes que le permiten llevar un control de las
operaciones, detectar y corregir problemas.
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3.1.- ACTUALIZAR INVENTARIOS
El sistema se encarga de mantener actualizados los inventarios por estación
y línea, cada vez que un dato de los tanques o líneas es almacenado. Sin
embargo se pueden presentar problemas externos que no alcance a
actualizar los inventarios, en esta caso, se debe ejecutar esta función.
3.2.- CONTROL DEL MOVIMIENTO MENSUAL
Cuando ya se oficialicen las cifras de determinado mes, para una mayor
confiabilidad del sistema y para evitar que un usuario cambie alguna cifra de un mes
anterior, se puede proteger toda la información del movimiento diario con esta
pantalla, basta únicamente señalar el mes que se quiere cerrar, también la pantalla
cuenta con la posibilidad de abrir un mes ya oficializado por si se detectó algún
error.
A esta pantalla sólo tiene acceso el usuario al cual se le asigne la responsabilidad
de oficializar cifras.
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3.3. - GENERAR MOVIMIENTO MENSUAL
El Sistema se encarga de acumular el movimiento diario que se encuentra en
el rango de la fecha inicial hasta la fecha final.
Cuando el usuario presione el botón, actualizar, el sistema actualizará el
movimiento mensual, el cual puede verse en la consulta de movimiento
mensual.
3.4.- GENERAR PROCESOS
MANUAL DEL USUARIO
Al escoger uno de los procesos de la lista dando las fechas de inicio y fin,
llenar los parámetros si los hay, y hacer clic sobre el botón para procesar, El
sistema actualizará tablas con la información calculada aquí y serán
mostrados en las consultas y reportes. Con el botón de ayuda que aparece
en las diferentes pantallas donde se utilizan procesos el usuario se puede
dar cuenta del orden de ellos, como por ejemplo primero son los diarios,
luego los semanales, mensuales etc.
Todos estos procesos, son definidos por el usuario. Para mayor información,
consulte el Capitulo II - Fórmulas
Estos procesos deben ser ejecutados en un orden lógico para que el Sistema
arroje datos reales según sus datos almacenados.
Dependiendo del tipo de proceso a ejecutar, ya sea diario, semanal o
mensual, el sistema calculará los datos de la siguiente manera:
Proceso tipo diario: Para cada uno de los días dados en el rango, el sistema
calculará los datos.
Proceso tipo mensual: Según el rango dado de fechas, el sistema se
encargará de acumular todo el valor calculado y lo almacenará con la fecha
final.
3.5.- MOVIMIENTO MENSUAL
Permite consultar la información correspondiente al movimiento mensual de
la locación elegida completando al igual que en la ventana movimiento diario
los aspectos correspondientes a Mes, Año, Tipo de Locación y Locación.
MANUAL DEL USUARIO
La información aquí presentada, corresponde al movimiento diario
acumulado por mes; desplegando como en el movimiento diario, sus
entradas y salidas; cada una de ellas con su punto origen o destino según el
caso, su tipo de operación y sus valores acumulados. Los datos de la
columna calculada, se obtienen por medio de los procesos de fórmulas
definidos por el usuario.
Los datos de calidad son calculados utilizando una formula incorporada en el
sistema, tomando todos los datos del mes para dicho movimiento.
3.6.- MOVIMIENTO DIARIO
Esta opción se utiliza para ingresar los datos correspondientes al movimiento
diario de las locaciones, acumulando así la información que se refleja en
todos los balances generados en el módulo.
MANUAL DEL USUARIO
Para manejar la opción de Movimiento Diario, es necesario registrar tres datos:
La fecha del movimiento, el Tipo de locación y la locación.
Al especificar estos tres datos, se abren en la pantalla los datos existentes para
este día en la locación elegida, si la necesidad del usuario es digitar la
información del día actual debe simplemente verificar la fecha operacional
y luego con la ayuda de los botones en la parte superior de la pantalla
elegir insertar en ENTRADAS o SALIDAS dependiendo de la operación.
Los registros mostrados una vez escogidos los datos principales, se ven en la
pantalla siguiente:
La información a registrar en el Movimiento Diario, es la siguiente:
MANUAL DEL USUARIO
ENTRADAS
Crudo que llega al punto seleccionado.
Origen: Locación de donde viene el crudo.
Operación: Tipo de operación por la que llegó el crudo.
GSV: Barriles que entraron en GSV.
NSV: Barriles que entraron en NSV.
Bache: Identificación del bache en que vino el crudo (Opcional).
Orden: En que orden llegaron los baches
Cargue: Código del cargue al que pertenece este crudo (Opcional).
S/N: Marcar el campo si se debe tener en cuenta para los reportes.
Crudo: Crudo que se transportó.
SALIDAS
Crudo que sale del punto seleccionado. La información a digitar, es la misma
que se llena en entradas.
Por cada movimiento, se puede crear una observación:
Existen dos botones adicionales que se activan dependiendo del tipo de
locación seleccionada:
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Líneas: Estaciones:
Estados en Líneas: Permite almacenar el contenido de las líneas
dependiendo de la fecha operacional seleccionada y la línea contenida en la
lista.
Información a registrar:
Orden Bache: Orden en que entraron los baches a la línea.
Consecutivo Bache: Código asignado al bache por el Oleoducto.
Crudo: Crudo transportado.
Tov: Barriles transportados.
Estados en Tanques: Permite digitar el movimiento de los Tanques
dependiendo de la fecha registrada y la Estación seleccionada.
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Información a registrar:
Tanque: Código asignado al tanque, perteneciente a la estación
seleccionada.
Tipo de crudo: Tipo de crudo almacenado en el tanque.
GSV: Barriles GSV.
NSV: Barriles NSV.
S/N: Se debe marcar el campo, si se debe tener en cuanta para los
inventarios de la estación.
Dentro de la información requerida por la aplicación existen ciertos datos de
calidad que son manejados por las locaciones y los tanques de las
estaciones, estos son enviados diariamente para controlar la calidad del
crudo que se está manejando. Dentro de la ventana Movimiento Diario y
Existencias en Tanques, se debe completar esta información pulsando sobre
los botones llamados Datos de Calidad.
Una vez pulsado este botón, El sistema desplegará una ventana que permitirá al
usuario almacenar los datos de calidad de dicho movimiento o tanque
según sea el caso.
MANUAL DEL USUARIO
Nota: Si se ve en algún momento que cualquiera de las ventanas descritas
anteriormente, no deja editar ningún dato, y sus registros están de color
gris es porque el mes que esta consultando ya se oficializaron sus cifras y
solo está en modo consulta (para más información ver mas adelante la
explicación de la pantalla control del movimiento mensual.
3.6.1.- MOVIMIENTO DIARIO GENERAL
Esta ventana cumple las mismas tareas que cumple la ventana de
Movimiento diario, pero a diferencia de la anterior, en su parte de abajo trae
un reporte adicional que nos indica, de acuerdo al mes elegido y a la
locación, los datos de NSV y GSV de cada punto, y más abajo nos trae el
total de cada punto en el mes. Este reporte es de solo consulta y el usuario
no puede modificar datos sobre él, a medida inserta o actualiza un valor NSV
o GSV y lo guarda en la base de datos, el reporte se irá actualizando
automáticamente
Por cuestiones de espacio, a diferencia de la ventana de Movimiento diario,
El usuario no vera las entradas y salidas al mismo tiempo, estará un botón el
cual indicara si la operación es de entrada o salida.
También insertará automáticamente los movimientos de cada punto, cada
vez que el usuario elija una locación en determinada fecha.
A diferencia de lo anterior, todo lo demás es igual al funcionamiento de la
ventana de movimiento diario.
3.7.- ORDEN DE EJECUCION DE LOS PROCESOS
Como se dijo anteriormente, los procesos deben ser ejecutados en un orden
lógico para que el Sistema arroje datos reales según sus datos
almacenados. Según los procesos ya definidos por el usuario, los procesos
deben ser ejecutados en el siguiente orden:
1. Actualizar inventarios EN CASO de ser necesario (Actualizar inventarios).
2. Si existen procesos que actualizan el movimiento diario (Ejemplo
Actualizar equivalentes días), se deben correr en este punto.
3. Si va a generar un proceso tipo mensual, debe generar primero el proceso
que actualiza el movimiento mensual (Generar movimiento mensual).
4. Generar los procesos según su tipo:
Primero los diarios.
Semanal
Quincenal
Mensual
Ya en forma específica se tendrá lo siguiente:
MANUAL DEL USUARIO
Los procesos que se utilizan en la parte de generar procesos son los siguientes:
Actualizar Equivalentes día, Balance Diario, Balance Mensual Ocensa, Balance
Mensual ODC.
El proceso de Actualizar Equivalentes día, se ejecuta diariamente, aunque en el
movimiento diario cuando adicionamos un movimiento, o lo actualizamos,
automáticamente se me genera un equivalente (si lo tiene dicho movimiento), hay
casos en que necesitamos equivalentes adicionales, y es en esta parte donde los
generamos. Si se nota que por algún motivo los inventarios no se actualizaron, es el
momento de ejecutar el proceso actualizar inventarios, descrito con anterioridad.
Para generar el proceso Balance Diario ya se tiene que haber ejecutado
obligatoriamente el proceso Actualizar Equivalentes día, el proceso de Balance
diario se ejecuta para generar el reporte diario y semanal.
Para ejecutar el proceso Balance Mensual Ocensa y Balance Mensual ODC,
OBLIGATORIAMENTE se debe correr con anterioridad el proceso de Actualizar
Equivalentes Día y Balance Diario, para cada uno de los días que abarque ese mes.
Luego de haber generado estos dos procesos, se debe generar el movimiento
mensual (descrito con anterioridad), y luego si se puede generar el Balance Mensual
Ocensa y Balance Mensual ODC, para el reporte mensual Ocensa y el Reporte
mensual ODC, respectivamente.
3.8.- REPORTES PROCESO DIARIO
El sistema genera varios reportes, con base a la información del proceso diario. En
esta sección se describen cada uno de los reportes.
MANUAL DEL USUARIO
3.8.1.-REPORTE DIARIO
Para el conjunto de segmentos u oleoducto seleccionado, se presenta la siguiente
información:
MANUAL DEL USUARIO
Entregas: Diario, acumulado hasta la fecha, promedio diario, nominado y
porcentaje de cumplimiento
Despachos Diario, acumulado hasta la fecha, promedio diario, nominado y
porcentaje de cumplimiento
Inventarios Bombealble y remanente.
Estados de líneas Cada uno de los baches en el orden que entran en la
línea.
Todos estas datos son clasificados por los segmentos que pertenecen al conjunto
de segmentos u oleoducto
Adicionalmente, se presentan los Datos de Calidad con la información de buques.
Con las observaciones digitadas al principio de la pantalla del informe.
MANUAL DEL USUARIO
Hoja de Presentación
La hoja de presentación, despliega el grupo de empresas definido en la pantalla que
genera el informe
En el encabezado de la presentación, queda registrado el usuario que genero el
informe con su datos básicos.
MANUAL DEL USUARIO
3.8.2.-REPORTE SEMANAL:
Incluye los mismos datos del informe diario consolidado hasta la fecha dada.
MANUAL DEL USUARIO
3.8.3.- REPORTE MENSUAL:
Incluye los mismos datos del informe diario consolidado para el mes, mas el balance
por los segmentos que pertenecen al oleoducto o conjunto de segmentos.
MANUAL DEL USUARIO
3.8.4.- REPORTES BALANCES DEL MES:
MANUAL DEL USUARIO
4.- BUQUETANQUES
El objetivo principal de este módulo es soportar el proceso de aprobación o rechazo
de los Buquetanques nominados por los diferentes exportadores, generar los
reportes para la Superintendencia de Puertos y generar reportes internos tales
como la nominación del buque, ordenes de carga y reportes de zarpe.
Consolida la información de los Buquetanques que han realizado operaciones en los
puertos.
Adicionalmente es la fuente de información para el Proceso Diario en lo
concerniente a los buques programados, buques en puerto y buques en carga.
El módulo, consta de dos funciones llamadas Buques y Seguimiento de Buques las
cuales analizaremos paso a paso a continuación.
MANUAL DEL USUARIO
4.1.- BUQUES
Permite crear o modificar los buques que arriban a los terminales marítimos del
oleoducto. Es indispensable completar toda la información del buque desde las letras
de llamado hasta las características del este mismo, para ingresar un registro nuevo,
basta pulsar con ayuda del Mouse el botón del menú Insertar para abrir un espacio
nuevo en la pantalla y luego digitar toda la información solicitada por la aplicación.
MANUAL DEL USUARIO
Esta es la forma de ingresar la bandera correspondiente al buque que se esta
creando, esta lista debe ser alimentada por la forma, Información Básica,
Bandera.
Al igual que la bandera las características del buque tienen la misma forma, una
lista que posee todas las características que hacen relación a dicho buque,
luego de escoger la característica se debe digitar el valor de la misma para
completar los datos.
4.2.- SEGUIMIENTO BUQUES
Después de crear los buques es necesario completar la información correspondiente al
movimiento de dicho buque y del crudo que va a transportar este mismo, por lo que debe
abrirse en el menú Buquetanques la ventana correspondiente a Seguimiento buques que
es la que permite digitar dicha información. Al abrir esta ventana se encuentra en blanco y
se deben elegir ciertas características para hacer posible la operación correspondiente.
MANUAL DEL USUARIO
Existen dos formas de relacionar la información eligiendo Buscar por: Buques o
Cargue, al elegir Cargue como en la ilustración, observamos dos opciones más que
hacen referencia a los Tipos de crudos del cargue.
Al elegir en la ventana Buscar por: Buques, se abre en la pantalla una lista de buques
existentes que ya tienen un cargue, o pulsar el botón Nuevo en la pantalla para elegir
un buque y relacionar un nuevo cargue a el.
MANUAL DEL USUARIO
Se debe completar toda la información haciendo clic sobre la flecha que
despliega la lista correspondiente al dato que se está digitando.
Luego elegir guardar para activar las casillas correspondientes al cargue.
Son dos los Tipos de crudo que maneja el oleoducto, Cusiana y Mezcla, en
la ventana de Seguimiento Buques se relacionan de manera diferente los
cargues para cada tipo de crudo. Por ejemplo para Cusiana C-312 y para
Mezcla V-213.
MANUAL DEL USUARIO
La siguiente es la manera como debe quedar la información del buque; con
su respectivo cargue, como se puede observar en la ilustración toda la
información debe quedar completa para que los registros estén debidamente
guardados.
MANUAL DEL USUARIO
Además de la Información básica correspondiente al buque, también se debe
completar la información del cargue y sus datos de calidad, tiempos
operacionales de trabajo en cada terminal marítimo para cada buque,
cantidades, etc.
Para completar la información ya mencionada existen en la pantalla de
seguimiento buques, una serie de botones que ayudan a agilizar la operación
de digitalización de la información. Dichos botones están divididos en dos
partes:
Información básica del Buque que se activa eligiendo la primera parte de
la pantalla o ventana principal
Información básica de Cargues que se activa eligiendo los cargues del
buque.
4.2.1.- PARA INFORMACION BASICA BUQUE
4.2.1.1.- Hoja de tiempos
Controla el tiempo correspondiente a cada una de las etapas en las que se
encuentra el buque seleccionado.
Actualiza la hoja de tiempos
MANUAL DEL USUARIO
4.2.1.2.- Incidentes
Controla los incidentes que ocasionan retardo en la operación del
buque. Actualiza los incidentes del buque en el proceso de cargue
MANUAL DEL USUARIO
Al desplegar la lista se pueden observar los tipos de incidentes
aceptados por la Superintendencia de Puertos y por Ocensa, la
diferencia entre estos dos incidentes es que los de la
superintendencia aparecen numerado en la parte derecha, para
completar la información se debe actualizar la fecha del incidente y
las correspondientes observaciones.
4.2.1.3.- Historia de incidentes
Consulta los Incidentes y la Historia de Tiempos que hacen relación
al buque seleccionado con su respectivo cargue.
Consulta de los buques.
4.2.1.4.- Historia de tiempos
MANUAL DEL USUARIO
En esta pantalla se presentan el total de tiempo laborado, no laborado y de
pilotaje de determinado buque, el usuario puede consultar más no cambiar
estos valores.
MANUAL DEL USUARIO
4.2.2.- INFORMACION BASICA DE CARGUES
MANUAL DEL USUARIO
4.2.2.1.- Otros Valores
Aquí se insertan valores tales como el calado del buque, y datos
tales como destino y servicio que son necesarios para los reportes
de la superintendencia.
4.2.2.2.- Parcelas
Para diferenciar a las empresas poseedores del crudo que
transportan los Buquetanques es necesario completar la información
de las Parcelas, para accesar a esta opción basta pulsar el botón
correspondiente en el menú.
MANUAL DEL USUARIO
Para crear la información se elige el botón insertar en el menú y
luego al desplegar la lista se observan las empresas relacionadas
en la opción consignatarios y consignadores.
4.2.2.3. - Consignatarios y consignadores
MANUAL DEL USUARIO
Hace referencia a las empresas que están directamente
relacionadas con el crudo correspondiente al cargue.
4.2.2.4. - Perdidas identificables
Controla las perdidas que corresponden a cada una de las
empresas relacionadas con el cargue.
4.2.2.5. - Calidad de Cargues
MANUAL DEL USUARIO
Califica por medio de algunas características el cargue que se esta
tratando, dichas características están contenidas en la lista como
se muestra en la ilustración.
4.2.2.6. - Distribución de Cargues por tanque
Permite relacionar la distribución del crudo dividiendo este en
diferentes tanques.
4.2.2.7. - Historia de Cargues
La utilidad de esta pantalla radica cuando un buque carga durante
mas de un día, para realizar el reporte de Retiros TLU por
compañía.
MANUAL DEL USUARIO
4.2.2.8. - Destinos del Cargue
Permite por medio de la lista en la que se encuentran diversos
puertos marítimos, definir el destino del cargue sobre el que se esta
trabajando.
4.2.2.9. - Retornar a seguimiento buques
Esta opción no esta ligada directamente con la aplicación y permite
retornan a la ventana principal de seguimiento Buques, después de
estar ubicado en una de las ventanas anteriores.
MANUAL DEL USUARIO
5.- NOMINACIONES Y PROYECCIONES
El Sistema maneja las nominaciones mensuales y proyecciones a corto plazo de las
entregas y despacho en el Oleoducto.
5.1.- NOMINACIONES
El proceso de nominaciones de OCENSA y ODC se lleva a cabo bajo una base
mensual con el fin de definir los volúmenes promedio día calendario (en volúmenes
totales y por compañía) a movilizar en cada segmento de acuerdo con la capacidad
disponible.
Este proceso se realiza en el Sistema por pasos, correspondiéndole a cada uno de
ellos una fecha específica.
Proceso a seguir en Nominaciones
Recibir la siguiente información:
Capacidades mecánicas por segmentos
Información de Capacidad Máxima del Sistema: Esta información, calculada por el
área de ingeniería, es entregada en un formato.
Factores de capacidad, por puntos de entrada. Los factores de conversión a SB, se
calculan en el mismo ejercicio por ingeniería para el mes en cuestión.
Factor de Servicio: Este factor es actualmente del 90% y en caso de revisión esta
información será reportada por el Gerente del área.
Shutdowns programados en cada uno de los segmentos.
Información de Paros Programados: El encargado del comité de transporte, avisa al
programador la duración de los paros programados para el mes a nominar.
Alivios Obligados del sistema: El programador obtiene esta información del
supervisor de cuarto de control o ingeniería.
Envío de Capacidad Máxima del mes. Según el calendario se envían a cada
shipper:
los volúmenes correspondientes de las capacidades (mecánica y disponible) de
cada uno de los segmentos de OCENSA, al igual que las de ODC
Factores de capacidad
A cada tercero
Factores de capacidad
Recepción de Nominaciones: Recibir las nominaciones de cada shipper para
OCENSA y ODC. Teniendo en cuenta modificaciones, adiciones y/o cambios. (A
más tardar el once día).
Información de Volúmenes Nominados: Cada compañía usuaria del sistema envía a
OCENSA los volúmenes a transportar en cada segmento, distinguiéndolos por tipo
de crudo (mezcla, cusiana, cupiagua), así como el punto y cantidad donde desea
retirar sus volúmenes.
MANUAL DEL USUARIO
Asignación de Capacidad Recibida la información de nominaciones por shipper, se
genera el proceso de Nominación y se realizan las cartas para cada shipper donde
se consigna los volúmenes de nominación aceptados y Capacidad en exceso.
Esta asignación se realiza teniendo en cuenta las siguientes prioridades.
Las prioridades escritas en los acuerdos (una vez terminado el proyecto de
OCENSA 56.0 Kb de mezcla)
El orden de prioridad de acuerdo con:
56.0 Kb de crudo Mezcla
Volúmenes de crudo Cusiana
Volúmenes restantes de crudo mezcla (EF)
Volúmenes de shippers
Volúmenes de crudo mezcla NEF
Para generar los volúmenes de Segmento tres y crudo cusiana de ODC se tiene en
cuenta el número de baches que se programa recibir en Vasconia, con el fin de
generar los volúmenes de la interfaz día (5.0 KB por bache), de igual manera se
realiza el cálculo de los alivios obligados de crudo cusiana. El volumen que llegan a
ODC por AO y FCN se reparte por compañía según el porcentaje de participación
OCENSA.
Recepción de solicitudes sobre asignación de capacidad en exceso A más tardar el
12 de cada mes se recibe las solicitudes sobre asignación de capacidad en exceso,
y se genera la asignación de dicha capacidad.
Generar la asignación de dicha capacidad en exceso
Información a Tarifas
Durante los primeros diez días de cada mes se envía a tarifas la información de
nominación del mes anterior.
Alrededor del día 18 de cada mes se envía a tarifas la nominación de ODC del mes
siguiente con el fin de que sea incluida en el proceso de CC.
MANUAL DEL USUARIO
5.1.1 OPCIONES
5.1.1.1 Información General
5.1.1.1.1 Equivalentes para nominaciones
Esta opción permite insertar los diferentes equivalentes que se manejaran tanto en
la parte de nominación como en proyecciones.
Para mayor facilidad del usuario de Nominaciones y Proyecciones, cuando se va a
registrar las nominaciones por compañía, tendría que colocar una descripción, que
sería equivalente a una operación del oleoducto.
Cada descripción está asociada a una operación del oleoducto, esta asociación se
defina utilizando los siguientes campos:
Entrada o Salida (E/S)
Locación de Entrada
Locación de Salida.
Tipo de Operación
Factores de conversión
Non Existing Field (NEF)
Debe imprimirse en el informe de Nominación S/N
Debe imprimirse en el informe de Proyección S/N
Se debe desplegar para la nominación o proyección por compañía S/N
5.1.1.1.2 Parámetros
MANUAL DEL USUARIO
Existe información básica que es importante, para el funcionamiento del módulo,
estos parámetros, serán utilizados en todos los procesos de Nominación y
proyecciones. Dentro de la opción de parámetros se puede actualizar la siguiente
información:
Prioridad Mezcla en Ocensa (Bbls): Por convenio, en este parámetro se da el
valor de los barriles mínimos tipo Mezcla, que se deben transportar por el
Oleoducto Central.
Interfaz por bache (Bbls): Número de barriles que pasan a ser mezcla en cada
bache que se realiza.
Utiliza ODC: indica si es permitido que crudo del Oleducto Central se vaya por ODC
o no.
Equivalentes especiales: Movimiento a definir como alivios obligados y frentes de
contaminación, así como el segmento en el cual se aplicará
Capacidad de Buques: Por último se detalla la capacidad de crudo que tiene cada
buque ( por lo general el valor de la capacidad es de 550.000 Bbls. ó 1.000.000 de
Bbls) en el campo denominado valor, así como el crudo que maneja
Si se desea efectuar algún cambio en determinado parámetro, se debe dar click en
el botón Cambio de parámetros, ubicado en la parte inferior, para poder actualizar la
información existente e insertar los cambios que se hagan, con una nueva fecha.
5.1.1.1.3 Distribución de empresas por segmento
MANUAL DEL USUARIO
En esta pantalla se puede apreciar el porcentaje de participación que tiene cada una
de las empresas en determinado segmento, así como si se encuentra activa o no y
la fecha desde la cual empezó a tener participación.
En la parte inferior de la ventana, se observa una validación adicional que no
permite que la suma de los porcentajes supere el 100.00%.
5.1.1.2 Nominaciones
5.1.1.2.1 Capacidades mecánicas
MANUAL DEL USUARIO
Una vez se tiene la información básica, el primer paso a realizar en la Nominación
cada mes, es dar la capacidad mecánica por cada segmento del oleoducto, y así El
Sistema se encargará de calcular su capacidad disponible.
En esta ventana se puede distinguir los siguientes aspectos:
Cuadro de lista que permiten seleccionar el Año, mes y segmento a nominar.
Factores de conversión que se utilizaran en el respectivo mes y año de nominación,
para cada equivalente, cabe destacar que esta parte es independiente del segmento
que seleccione el usuario.
Bloque principal donde se registra la capacidad mecánica, para que El Sistema
calcule su capacidad disponible. Son los datos correspondientes a cada segmento
en el mes y año de nominación elegido, como son:
Mes y año de la información
Capacidad mecánica
Factores de contingencia
Paros programados
Número de baches
Utiliza ODC (opcional)
Capacidad Disponible (Calculada por el Sistema)
Capacidad Disponible Post-bacheo (Calculada por el Sistema)
DRA: Si se utiliza DRA el Sistema cuando calcula la información asume como
capacidad disponible el DRA registrado.
Adicionalmente, se calcula la capacidad Post-Bacheo, la cual se defina como la
capacidad disponible multiplicada por el factor de bacheo.
MANUAL DEL USUARIO
La información Alivios Obligados y Utiliza ODC es información que se utiliza en la
elaboración de cálculos sobre cada segmento.
Son las observaciones que puedan darse para cada registro creado en el numeral 3.
Este botón, se encarga de calcular la capacidad disponible y capacidad Post-
Bacheo.
5.1.1.2.2 Nominación Mensual
Esta opción permite registrar las nominaciones promedio día por cada punto del
oleoducto de una forma manual, o modificar la nominación que realizó el Sistema.
Esta información esta totalizado por Operación sin tener en cuenta La Empresa, y
es utilizado en Proceso Diario.
Para ingresar los datos es necesario seleccionar el mes y año de la nominación, el
tipo de locación y la locación.
Al especificar estos tres datos, se abren en la pantalla los datos existentes para ese
mes en la locación elegida, y luego con la ayuda de los botones en la parte superior
de la pantalla elegir insertar en ENTRADAS o SALIDAS dependiendo de la
operación.
Los registros mostrados una vez escogidos los datos principales, se ven en la
pantalla siguiente:
La información a registrar en la Nominación, es la siguiente:
MANUAL DEL USUARIO
ENTRADAS
Correspondiente al volumen que ingresa al punto seleccionado.
Origen: Locación de donde viene el crudo.
Operación: Tipo de operación por la que llega el crudo.
GSV: Barriles nominados promedio diario en GSV.
Crudo: Tipo de crudo nominado (MZ, CUS, otros).
SALIDAS
Correspondiente al volumen que se despacha del punto seleccionado. La
información a digitar, es la misma que se llena en entradas.
5.1.1.2.3 Nominaciones por compañía
9.580 Bdc de crudo
MZ proveniente de
Santiago.
Despacho de 324.500
Bdc de crudo cusiana
a la Línea Porvenir –
Vasconia.
MANUAL DEL USUARIO
En esta pantalla se registran las nominaciones de cada compañía, de acuerdo al
mes y año nominado.
Dentro de los datos correspondientes a cada compañía se encuentran:
La descripción de los recibos/entregas nominados así como el crudo y la cantidad
de Barriles día,
Adicionalmente se indica el mes y el año que corresponde los datos, junto con la
fecha en que se esta insertando la información.
Una vez registrada, revisada toda la información nominada, se deber dar click en el
botón PASO DE INFORMACION, para llenar determinadas tablas de trabajo que
son las que finalmente se utilizan para ejecutar los procesos de Nominación.
MANUAL DEL USUARIO
5.2.- PROYECCIONES
La información general o básica que es utilizada para el proceso de proyecciones,
es la misma utilizada para nominaciones y se puede encontrar en el numeral 5.1.1.
La funcionalidad de las pantallas de proyecciones es similar al proceso de
nominaciones, por consiguiente para evitar confusiones, las ventanas de
proyecciones tienen la siguiente figura:
El proceso de proyecciones que se realiza en esta área contempla la proyección
mensual del año en curso y el promedio día de los siguiente dos años. En la
proyección del mes de septiembre, además de tener la proyección mensual del año
en curso y el promedio día de los siguientes dos años, se tiene la información
promedio mensual del año siguiente y los promedios de los dos años posteriores.
El proceso de Proyecciones también cuenta con su propio calendario, y puede
resumirse como la nominación específica a futuro.
Proceso a seguir en Proyecciones
Envío a los shippers del consolidado para cada uno de ellos de los volúmenes
proyectados, de acuerdo con el formato.
La información que se genera sólo podrá ser modificada por la persona autorizada
para tal fin, pero deberá poderse consultar por las diferentes áreas de la compañía,
permitiendo que puedan generarse reportes y cifras finales que puedan ser
manipuladas fácilmente por los usuarios finales.
MANUAL DEL USUARIO
Se envía a cada Shipper para cada mes proyectado la información correspondiente
a:
Los Recibos de cada uno de sus volúmenes, diferenciando tanto el tipo de crudo
como el punto de entrega del mismo al oleoducto.
Las respectivas entregas de sus volúmenes recibidos a otros oleoductos adyacentes
o retiros del sistema.
El proceso que se realiza el mes de Septiembre, adicionalmente cuenta con una
salida especial, que es la generación del forecast oficial de OCENSA para el
siguiente año, este archivo debe identificarse de una manera especial, puesto que
contra él se realizarán posteriores comparaciones con los volúmenes reales.
Casos
En esta ventana se incluyen los casos para cada mes y año, colocando por default
las descripciones de éstos así:
PROYECCION A CORTO PLAZO
VOLUMENES PROYECCION CASO BASE
VOLUMENES PROYECCION CASO OPTIMISTA
Buques proyectados por mes
En esta parte se proyecta el número de buques por cada mes y año dependiendo de
su tipo.
MANUAL DEL USUARIO
Capacidades mecánicas
Una vez se tiene la información básica, el primer paso a realizar en la Proyección,
es dar la capacidad mecánica por cada segmento del oleoducto por cada mes que
se va a proyectar, para que el sistema se encargue de calcular su capacidad
disponible.
Datos reales por Compañía
MANUAL DEL USUARIO
Esta pantalla informa lo que realmente se transportó en el oleoducto, qué empresas
llevaron a cabo dicha operación y que crudo. Aparece el volumen que se transporto
en el mes junto con el promedio diario de transporte y el valor Standard Barrels que
se obtiene de multiplicar el factor SB por el promedio diario.
Distribución de exceso de volumen
En esta pantalla se puede apreciar la manera como se agrupan las compañías en
determinado segmento, así como si se encuentra activa o no dicha agrupación y la
fecha desde la cual empezó.
No se permite que dos empresas agrupen la misma compañía, en el mismo
segmento.
Esta información es utilizada para los cálculos de volúmenes en exceso de cada
compañía en el segmento indicado.
Proyecciones por compañía
Datos calculados
MANUAL DEL USUARIO
En esta pantalla se despliegan datos por compañías, de acuerdo al mes y año
proyectado, teniendo en cuenta el caso, cuando se selecciona el mes y año a
proyectar el sistema verifica si existen casos para este mes de no ser así los
incluye automáticamente, teniendo en cuenta los default que maneja la ventana de
casos.
Dentro de los datos correspondientes a cada compañía se encuentran:
La descripción de los recibos/entregas proyectados así como el crudo, la cantidad
de Barriles, si este movimiento fue insertado o modificado en extranet.
La funcionalidad de esta pantalla es similar a las Nominaciones por Compañía
realizando los mismos controles como inhabilitar el registro si la fecha límite es
menor a la fecha actual de acuerdo al calendario, mostrando mensaje si el valor
digitado excede al máximo permitido en equivalentes, ésta se diferencia de la de
Nominaciones por la figura que se encuentra en la ventana.
Para agilizar el proceso de eliminación e inserción de registros se crearón éstas dos
opciones:
1 2
Copiar Movimiento
Permite seleccionar el mes, año y caso que se desea copiar y el mes, año y caso al cual se
va a copiar la información.
MANUAL DEL USUARIO
Eliminar Movimiento
Teniendo en cuenta el mes, año y caso se elimina el movimiento asociado a dicho mes.
Crear Movimientos Proyecciones por compañía (General)
Para agilizar el proceso de inserción de registros se diseño esta pantalla cuyo
funcionamiento es:
Se selecciona el mes, año y caso a proyectar y el mes y año a partir del cual se va a
actualizar, en el momento que se diligencian estos parámetros la ventana muestra los
movimientos para cada compañía que se incluyeron en Movimientos por empresas para los
siete meses o años siguientes Al igual que la ventana de movimientos por proyecciones
controla la fecha límite y el valor máximo digitado. Además maneja dos opciones en el menú
encargados de ordenar por equivalente o por empresa según desee el usuario.
MANUAL DEL USUARIO
Parámetros Informe Proyecciones
MANUAL DEL USUARIO
Se maneja la información relacionada con los informes generados en Business
Objects para proyecciones.
Esta tabla relaciona de acuerdo a los informes existentes
NOMBRE INFORME
NOMBRE CORTO
Proyección 7 años
RECETOR
PROYCIA
PROYCIAREC
Proyección 7 años ODC
PROYODC
Proyección 7 años Externo
PROY
Proyección 7 años Interno
PROY7
MANUAL DEL USUARIO
5.3.- REPORTES Y CONSULTAS
Todo los reportes que son utilizados en El Módulo de Nominaciones, fueron
realizados en Business Objects (B.O.).
Para la ejecución de los reportes se deben hacer los siguientes pasos:
Ejecutar B.O.
Para ejecutar B.O. se debe hacer uno de los siguientes pasos:
Dando doble click sobre el icono ubicado en el escritorio.
Por el botón de START – PROGRAMS – BUSINESS OBJECTS – BUSINESS
OBJECTS.
Buscando por el explorador la siguiente ruta:
Program Files -- BUSINESS OBJECTS y dando doble click sobre el archivo
Busobj.exe
Recuperar reportes del Repositorio (Primera vez)
La primera vez que se requiere consultar o imprimir un reporte, El Usuario debe
recuperarlo del repositorio de la siguiente manera:
Abrir el menú desplegable File
Seleccionar Retrieve from y escoger Repository
Una vez seleccionado Repository, El Sistema despliega una pantalla donde sale la
lista de todos los reportes que han sido realizados, y que están disponibles a los
usuarios:
MANUAL DEL USUARIO
NOTA:
Los cuatro primeros reportes corresponden a la parte de Nominaciones, pero el
repositorio nos permite ver los reportes correspondientes a los otros modulos..
Se selecciona el reporte deseado y se debe dar Retrieve; donde el archivo
queda guardado en el directorio que muestra el campo Save In, (Equipo del
usuario), el cual puede ser cambiado presionando el Botón Browse
Abrir reportes de Medidores (Segunda vez)
Si el reporte ya fue bajado del repositorio, este reporte puede ser abierto como se
hace comúnmente ( File - Open).
En caso de que el reporte haya sido modificado y no se desea de dicha forma,
entonces se debe volver a bajar.
Refrescar la información que presente el reporte.
Una vez, el reporte ha sido abierto, B.O. mostrará el reporte con la información con
que fue salvado por última vez.
Para la actualización del reporte se debe ir por las opciones de menú: Data –
Refresh, o por el botón refresh ubicado en la barra de herramientas estándar:
MANUAL DEL USUARIO
Seleccionar información que se desea presentar en el reporte.
Dependiendo del reporte seleccionado, B.O. mostrará los parámetros que necesita
para su ejecución.
A medida que se desplaza campo a campo se puede activar o desactivar él ultimo
botón de los cuatro que se observan en la pantalla anterior denominado values. Por
lo general este botón se activará en los campos donde se puede escoger una
información de la Base de Datos. Por medio de este botón se puede cambiar el
campo deseado. Ejemplo:
5.3.1 Nominación OCENSA.
Consulta/Reporte según los siguientes parámetros:
Fecha a nominar.
- Meses a consultar.
Donde debe mostrar:
- Segmento.
- Capacidad disponible.
- Factor de capacidad del equivalente.
- Nombre de las compañías que se encuentran para nominar en ese segmento
Así como datos de: Nominación actual, factor de capacidad, Standard barrels,
scheduled
MANUAL DEL USUARIO
standard y capacidad actual
5.3.2 Nominación ODC.
Nominación del transporte en ODC teniendo en cuenta la descripción de los
equivalentes, así como el crudo y la empresa.
Parámetros a pedir:
Fecha de nominación.
Mes a consultar.
Donde debe mostrar:
- Descripción unido con el crudo.
- Empresa.
- G.S.V ( Kbdc) Nominado.
MANUAL DEL USUARIO
5.3.3 Tarifas.
Parámetros a pedir:
Fecha a nominar.
Meses a consultar.
Datos a desplegar:
Por Segmento:
Available capacity.
Compañías con el respectivo Scheduled standard y Capacity actual.
MANUAL DEL USUARIO
5.3.4 Proyecciones por compañía.
En este reporte se observan las proyecciones de la empresa escogida, desde el
mes seleccionado por el usuario en el parámetro mes proyectado, hasta diciembre,
en cada uno de los segmentos y con el respectivo tipo de crudo.
Parámetros a pedir:
Año (yyyy).
Empresa.
Mes proyectado (MM)
Datos a mostrar:
Por cada mes:
Valor estandar
- Valor actual.
MANUAL DEL USUARIO
En cada uno de los segmentos.
5.3.5 Proyecciones anuales.
En este reporte se pueden observar por segmento, tanto los volúmenes definitivos,
como los volúmenes en exceso en los segmentos 0,1, 2,3 y ODC. Así como los
volúmenes definitivos de cada empresa en el segmento 2 y ODC.
En el final del reporte se puede observar un resumen de los buques que zarparon
por TLU1 Y TLU2 con diferentes datos estadísticos:
Parámetros a pedir:
Año a consultar(yyyy).
Información a mostrar:
Por cada segmento en determinado mes del año consultado
Valor estándar y valor actual.
Capacidad disponible.
En la parte de buques, se observa por cada TLU en determinado mes del año
consultado
- Numero de buques de 500.000 Bbls y de 1000000 de Bbls.
- Volumen transportado.
MANUAL DEL USUARIO
MANUAL DEL USUARIO
6.- COMPENSACION VOLUMÉTRICA POR CALIDAD (CVC)
Este modulo contiene los procesos necesarios para realizar el proceso de
compensación volumétrica por calidad.
El proceso de compensación volumétrica por calidad se hace de la siguiente
manera.
MANUAL DEL USUARIO
6.1.- PROCESO COMPENSACIÓN VOLUMÉTRICA POR CALIDAD
PROCESO
C.V.C
Existen Precios
por
Producto
Existe en Crudo
Y la corriente
Crear el precio
del producto
N
s
N
Crear la
corriente
Actualiza el SB
Actualiza archivo
de valoración
Proceso de
valoración
Archivo de
valoración Excell
Genera
Valoración
Grupos
Valoración
Corrientes
Verificar
Información
Movimiento
Mensual x Cía
Actualizar cierto movimiento que
no genera por fórmula y verifico
información
Precios Buques
por Cía
Generar Proceso
C.V.C.
Procedimiento que actualiza los
precios de buques por cía
s
COMPENSACION VOLUMÉTRICA POR COMPAÑÍA
En el Proceso Diario generar el
proceso definido como C.V.C.
1
2
MANUAL DEL USUARIO
6.1.1. Movimiento mensual por compañía
Para obtener información se debe seleccionar del mes, año y versión.
Movimiento
Mensual por Cía
Movimiento
Mensual por Cía
Movimiento
Mensual por Cía
Proceso
satisfactorio
1
Crea Nueva
Versión
Termina el proceso
Crear nueva
versión
2
VERIFICACION DE INFORMACION
Realizar el proceso de
verificación en cada una
de los proceso, y ajustes
si es necesario
MANUAL DEL USUARIO
1
Los movimientos mensuales por compañía , presenta las empresas de entrada,
salidas , tipo de operación y tipo de crudo.
Al ubicarse en una empresa trae en la parte inferior toda la información del GSV y
NSV compensado y el GSV y NSV no compensado de todas las empresas que
hicieron parte del movimiento.
6.1. 2. Inventario Mensual
1
MANUAL DEL USUARIO
Permite realizar una selección del mes, año, versión, locación y tipo de crudo .
El inventario mensual por compañía contiene la información del GSV y NSV inicial y
final del volumen compensado, con el precio inicial y final.
Balance Mensual por compañía
MANUAL DEL USUARIO
Permite realizar una selección del mes, año, versión, conjunto, segmento y tipo de
crudo .
Permite filtrar la información de acuerdo al GSV Y NSV sin compensar , GSV y NSV
compensado o el valor.
El balance al utilizar este filtro presenta la información de la compañía, el valor de
entrada, el valor de salida, valor de inventario inicial , balance, volumen , perdidas
no identificable, perdidas identificables , y el valor de la interfaz.
Precios Buques por compañía
Genera los precios para los buques de manera mensual, teniendo encuenta la
versión.
6.1.5. Valoración Grupos
MANUAL DEL USUARIO
Contiene la información mensual de los grupos de corriente, con sus respectivas
constantes B0, B1 y B 2.
6.1.6. Valoración Corrientes
MANUAL DEL USUARIO
Contiene la información mensual de las corrientes , con el valor y Api respectivo.
6.1.7. Proceso de Valoración
Genera el archivo de valoración al mes que se haga referencia en la información a
seleccionar el recuadro superior.
Luego se ejecuta el archivo que se genera en Excel y se realiza el proceso que este
requiere.
MANUAL DEL USUARIO
6.2.- CONEXIÓN FACTORES SB
Maneja la información de las Locaciones y de los tipo de locación de forma mensual
.
Contiene el origen , el tipo de operación, tipo de crudo y el valor de esa locación.
Permite copiar un mes a otro mes, seleccionándolo en cada uno de los
desplegables.
6.3.- CERRAR / ABRIR MESES Y VERSIONES COMPENSADOS
Permite realizar el cierre de los mese y versiones compensadas.
MANUAL DEL USUARIO
6.4.- INFORMACIÓN BÁSICA
Corrientes
6.4.1.1 Corrientes
Contiene las corrientes con sus respectivos grupos de corrientes , mezclas y tipo
corriente.
Corrientes por Interfase
MANUAL DEL USUARIO
Contiene las interfaces existentes con su respectiva corriente.
Empresas por conexión
Permite seleccionar las corrientes de entrada, de salida y el tipo de operación y se
obtienen las empresas que están relacionadas.
Grupos de Corrientes
MANUAL DEL USUARIO
Contiene la información acerca de los grupos de corrientes existentes.
Mezclas de Corrientes
Contiene la información de la corriente, el grupo corriente y el tipo de crudo .
6.5.- PRODUCTOS
Precios por Producto
Contiene la información de los valores neto y valores por barril de los productos de
manera mensual.
MANUAL DEL USUARIO
Productos
Contiene la información de los productos existentes con su respectiva unidad de
medida.
MANUAL DEL USUARIO
Unidades de Medida
Contiene la descripción y la sigla de las unidades de medida que se manejan.
Automáticamente me genera una copia de la versión existente.
Inventarios Disponibles PSA
MANUAL DEL USUARIO
Presenta la información total para los GSV y NSV de acuerdo a el año, la locación,
mes , y crudo.
6.6.- PROCESOS DE VALORACIÓN
MANUAL DEL USUARIO
Archivos de Valoración
Contiene el listado de los archivos de valoración, que son generados mensualmente
con su respectiva descripción.
Versiones
Lista por mes y año las versiones existentes. Cuando inserto otra versión el
automáticamente me genera una copia de la versión existente.
Informes por Compañía
Permite ingresar los registros de los informes por Compañía y los chequeos
verticales, agrupándolos por un tipo de informe ejm (OCS) y orden, clasificándolos
por tipo de tabla así: Balance, Movimiento, Inventario, Remanentes, Tanques,
teniendo en cuenta para cada tabla que datos se deben incluir.
MANUAL DEL USUARIO
Reportes Bussines Objects
Permite ingresar los informes con su respectiva ruta, el nombre que se utilizará en
los archivos. BAT, los cuales se utilizan en el encadenamiento de los informes,
éstos se encuentran agrupados en OCS y ODC, así mismo desde la ventana
Generar Informes CVC BO
Ejecución Informes CVC
Permite ejecutar BussinesObjects y abrir los informes correspondientes a la Compensación
solicitando para cada uno los parámetros, (Año, Mes, Versión)
MANUAL DEL USUARIO
6.7. - ACTUALIZA VOLÚMENES NETOS
Permite modificar los valores de los volúmenes netos de los buques de acuerdo a
un rango de fecha especifico, a una locación y crudo Permitiendo manejar una
compañía principal una de ajuste y un cargue especifico.
La compañía elegida como principal será en la que se realizara la modificación
automáticamente y no podrá ser modificada de forma manual, y la compañía
seleccionada como de ajuste será editable para realizar el ajuste correspondiente en
los volúmenes.
6.8. - PROCESAR FORMULAS
Ejecuta los procesos de forma mensual, presentando el listado de procesos con su
respectiva fecha de creación, permitiendo seleccionar el mes y el año que se desea
ejecutar.
Además se debe ingresar la observación la cual es obligatoria para la información
que se manejara como bitácora de ejecucucion de los procesos.
MANUAL DEL USUARIO
6.9. - VOL. CVC A TARIFAS
Permite consultar la información que se genera en los procesos REAL TTE TO TARIFAS y
REAL TO TARIFAS.
7.- MEDIDORES
Este Módulo contiene los procesos necesarios para llevar un control estadístico de
los medidores que se encuentran en cada una de las estaciones.
A continuación se podrá encontrar la siguiente información:
1) Actualizar información básica
a) Tipos de medidores
b) Provers
c) Muestreadores
d) Patines
e) Medidores
2) Hallar Límites de Control
a) Entra turbina nueva o está recién reparada
b) Corrida de calibración
c) Aceptar los factores de las corridas para definir límites de control, ya sea
como porcentaje de desviación o desviación estándar (mínimo 25 corridas)
d) Generar las cartas de control
i) Sacar promedio
Permite consultar la información de la
tabla movimiento_cvc_tarifas y
balance_mes_tarifas
MANUAL DEL USUARIO
ii) Determinar desviación estándar
iii) Límites inferior y superior
iv) Otros datos
3) Corridas de verificación de calibración
a) Corrida de calibración
b) Verificación de la corrida
c) Corridas de verificación dentro del límite de control
i) Actualizar históricos
d) Corridas de verificación fuera del límite de control
i) No se acepta, pero es registrado para tenerlo en cuenta en los históricos
ii) Se debe hacer limpieza del medidor y hacer de 5 a 10 corridas y volver
generar límites de control (paso 2).
iii) Reparación del medidor y volver al paso 2)
4) Programación mensual de corridas
5) Informes y consultas
MANUAL DEL USUARIO
7.1.- DESCRIPCION GENERAL DEL MODULO DE MEDIDORES
Para cada medidor se debe hacer el siguiente trabajo:
Hallar los límites de control, cuando el medidor es nuevo o está recién reparado, el
cual se obtiene haciendo mínimo unas 25 corridas aproximadamente; cada una de
estas corridas, se hace a diferente rata de flujo; este proceso arroja un promedio y
una desviación estándar * 3, el cual da los límites de control; el límite de control
puede ser el promedio +/- 0.15% ó 0.25% dependiendo del tipo de medidor, o el
promedio +/- la desviación estándar * 3. Los datos que NO estén en dicho rango,
NO se deben tener en cuenta. El usuario debe seleccionar con cual límite de control
desea trabajar.
Los medidores deben calibrarse quincenalmente para verificar su funcionamiento y
detectar a tiempo cualquier problema que se puede presentar ya que si el factor de
calibración se sale de rango es un indicio de que el medidor está sucio o presenta
algún problema mecánico.
La verificación de los medidores, se debe según una programación definida para cada
medidor, este factor de calibración debe dar dentro del rango establecido para dicho
medidor (límites de control). En caso de dar por fuera de los límites de control, NO se
debe aceptar y debe tener una observación el cual especifica que tipo de
mantenimiento se debe hacer al medidor (limpieza o cambio de rodamientos); en caso
de limpieza, se debe hacer de 5 a 10 corridas para revisar si los factores dan dentro
del rango; en caso de cambio de rodamiento u otro cambio mecánico, se debe hacer
de nuevo el primer paso.
Las corridas de calibración se hacen con un Prover. Los provers se deben calibrar
cada 5 años.
Data Sheet Descripción o Carta de Control. Se debe generar cada vez que se
generan los Límites de Control.
MANUAL DEL USUARIO
7.2.- ESTRUCTURA
Estación
Grupos de medidores (Skid o Patín)
Medidores
Tipo de medidor
Turbina. Porcentaje de desviación 0.15%
Desplazamiento Positivo. Porcentaje de
desviación 0.25%
Límites de control. Los medidores pueden recibir
varios tipos de productos (mezcla y crudo), esto
significa que puede tener varios límites de control
de acuerdo al tipo de combustible recibido.
Factor de calibración
Hoja de vida
Qué tipo de combustible mide cada patín
Muestreadores
Especificaciones del muestreador
Historia de comentarios
PROVERS Calibradores maestros
Volúmenes
7.3.- OPCIONES MEDIDORES
7.3.1. Información Básica
Proceso de Medición
Datos Básicos
de los
medidores
Programación
de los
medidores
Corridas de calibración
Reportes y Consultas
de medidores
ESTACIONES
Información Básica
Correr según
programación
Alarmas de
programación
Informes
y Consultas
Información
MANUAL DEL USUARIO
7.3.1.1. Tipos de Medidor
En esta opción sabemos que tipo de medición es cada uno de los instrumentos que
componen el sistema. Para los medidores es necesario un porcentaje de desviación
que cambia según el tipo de medidor.
MANUAL DEL USUARIO
7.3.1.2. Medidores
Conceptos Básicos
Un medidor pertenece a un Patín o Skid, el cual pertenece a una estación.
Todos los tipos de medidores de flujo líquido se pueden clasificar como medidores
directos o de interferencia.
Interferencia: Estos medidores deducen la tasa de flujo volumétrico midiendo alguna
propiedad dinámica de la corriente de flujo. Ej. Los medidores de turbina.
Directo: Son aquellos que miden el flujo volumétrico directamente, separando
(aislando) continuamente la corriente de flujo en segmentos volumétricos discretos
para contarlos. Ej. Los medidores de desplazamiento positivo.
En el campo petrolero se pueden utilizar medidores de desplazamiento positivo
(P.D.) o turbina, la determinación de utilizar medidores de turbina o P.D. depende de
las propiedades del crudo que se desea medir.
Medidores De Turbina
Los medidores de turbina deducen la tasa de flujo midiendo el movimiento rotativo
(velocidad angular) de un rotor de alabes, o impulsor que está suspendido en la
corriente de flujo, por eso, son necesarios dos niveles de interferencia para obtener
la tasa de flujo volumétrico de un medidor de turbina.
MANUAL DEL USUARIO
1. Tasa de flujo Volumétrico (proporcional) velocidad media de la corriente
2. Velocidad media de la corriente (proporcional) velocidad angular del rotor
El grado hasta el cual estas dos hipótesis básicas sean correctas determina la
precisión del medidor de turbina.
Especificaciones de Rendimiento
Las características de rendimiento más usuales son la exactitud de la Repetibilidad
y la precisión de la linealidad.
Exactitud de la Repetibilidad: Es la especificación de la capacidad del medidor para
reproducir su curva de calibración (factor K) para una serie constante de
condiciones definidas de operación.
Precisión de la linealidad: Es la especificación de la capacidad del medidor para
mantener un factor de medidor casi constante por toda una gama especifica de
flujos.
7.3.1.3. Muestreadores
Esta opción contiene información básica que, adicionalmente lleva un histórico de
procesos llevados al muestreo dando la fecha con su respectiva observación, estos
datos no son información relevante para el proceso de la medición.
MANUAL DEL USUARIO
7.3.1.4. Patines
Un patín pertenece a una Estación y esta compuesto de varios medidores.
Un patín para hallar los límites de Control y verificación de una corrida se hace por
intermedio de un prover.
Descripción de los campos
Información básica
Campos de consulta
7.3.1.5. Provers
Los Provers se encargan de verificar que los medidores de los patines estén en
óptimas condiciones.
2
1
2
1
MANUAL DEL USUARIO
7.3.2. Activa Corridas de Calibración
Esta opción permite verificar los medidores, el cual se hace por Estación, Patín,
Medidor y tipo de crudo.
El usuario debe seleccionar la Estación que desea verificar.
Una vez seleccionada la estación, el sistema le permite escoger un Patín que
pertenece a dicha estación, y así poder consultar la programación de los medidores
que pertenecen a dicho Patín.
La información que despliega el Sistema, es la siguiente
MANUAL DEL USUARIO
Medidor
Desde: Fecha inicial del rango donde se realiza la programación del medidor.
Hasta: Fecha final del rango donde se realiza la programación del medidor.
Estados de las corridas: Presenta la relación de los estados de las corridas que
son disponible, aceptado y rechazado.
7.3.3. Activar límites de Control
Esta opción permite verificar los medidores, el cual se hace por Estación, Patín,
Medidor y tipo de crudo.
El usuario debe seleccionar la Estación que desea verificar.
Una vez seleccionada la estación, el sistema le permite escoger un Patín que
pertenece a dicha estación, y así poder consultar la programación de los medidores
que pertenecen a dicho Patín.
La información que despliega el Sistema, es la siguiente
Fecha de Calculo : fecha limite para el calculo de medidores.
Estados de las corridas: Presenta la relación de los estados de las corridas que
son disponible, aceptado y rechazado.
7.3.4. Programación de Medidores
MANUAL DEL USUARIO
Esta opción permite hacer la programación de verificación de los medidores, el cual
se hace por Estación, Patín y sus medidores.
El usuario debe seleccionar la Estación que desea programar.
Una vez seleccionada la estación, el sistema le permite escoger un Patín que
pertenece a dicha estación, y así poder crear o consultar la programación de los
medidores que pertenecen a dicho Patín.
La información que despliega el Sistema, es la siguiente
Medidor
Desde: Fecha inicial de un rango donde debe se debe hacer la programación del
medidor.
Hasta: Fecha final de un rango donde debe se debe hacer la programación del
medidor.
Fecha de calibración: Despliega la fecha en que se hizo la calibración
correspondiente a dicho rango de fechas. Esta información únicamente es de
consulta, y se actualiza en opción de Factores de calibración.
Realiza (Si/No): El sistema da la opción de que el usuario pueda deshabilitar una
programación desmarcando este campo. Cuando se desmarca este campo, el
Sistema pide una observación obligatoria para explicar porqué ya NO se tiene en
cuanta en la programación, como por ejemplo que el medidor entra en
mantenimiento, y por esta razón No puede verificarse su calibración en este periodo
de tiempo.
7.3.5. Hallar Límites de Control
MANUAL DEL USUARIO
1
2
3
4
6
5
Esta opción permite hallar o consultar los Limites de Control de los medidores
nuevos o recién reparados, el cual se hace por Estación, Patín y el medidor
deseado.
El usuario debe seleccionar la Estación donde se encuentra el Patín que contiene el
medidor
Una vez seleccionada la estación, el sistema le permite escoger un Patín que
pertenece a dicha estación, y así poder crear o consultar los Límites de Control del
medidor deseado el cual pertenece a dicho Patín.
EL proceso para hallar o consultar un Límite de Control es el siguiente:
Fecha de Cálculo:
El cursor se posiciona en dicho bloque, donde el Sistema desplegará las últimas
fechas donde se definieron Límites de Control para dicho medidor, dándole la
posibilidad al usuario de consultar límites de Control anteriores, desplegando su
información en los bloques Corridas (2), Observaciones (3) y Límites (5). En caso
de querer crear un nuevo Límite de control, el Usuario debe insertar una nueva
fecha dejando los demás bloques en blanco.
Corridas
Una vez dada la fecha de cálculo, el usuario debe proceder a insertar las corridas
que hicieron parte de la creación del Límite de Control, dando la siguiente
información:
Corrida: Número de corrida.
Fecha: Fecha de la corrida generalmente es la misma de fecha de calculo.
MANUAL DEL USUARIO
Factor
API
Rata o flujo
Tipo de crudo utilizado: Se desplegarán los diferentes tipos de crudos que se
encuentran en el sistema.
Aceptado: Si la corrida fue aceptado o no, en caso de No ser aceptada, se debe
insertar una observación.
Observaciones
En caso de ser necesario, se puede tener una observación por cada corrida.
Calcular Limites de control
Al terminar de crear todas las corridas, el usuario puede proceder a calcular los
Limites de control, presionando este botón, donde el sistema desplegara al cálculo
de los Limites de control que serán desplegados en el bloque 5.
Limites de control
El Sistema desplegará los Limites de control calculados desplegando los limites
tanto para Porcentaje como desviación Estándar.
El usuario, puede Aceptarlos, rechazarlos o corregir las corridas; este último,
presionando el botón Volver a fecha de cálculo o corregir datos.
En caso de ser aceptados los Límites de Control, se debe escoger unos Limites, ya
sea por Porcentaje o por desviación estándar.
Una vez aceptada o rechazada la información, YA NO se podrá modificar.
Volver a fecha de cálculo o corregir datos
El usuario puede corregir la información o volver a la fecha de calculo, si el cálculo
se mantiene en calculado, y se presiona este botón. El cual activa el bloque de
corridas, para que sea modificada, creada o borrada la información deseada y volver
a hacer el cálculo.
MANUAL DEL USUARIO
7.3.6. Factores de Calibración
Esta opción permite verificar o consultar las Corridas de Calibración de los
medidores, el cual se hace por Estación, Patín y el medidor deseado.
El usuario debe seleccionar la Estación donde se encuentra el Patín que contiene el
medidor
Una vez seleccionada la estación, el sistema le permite escoger un Patín que
pertenece a dicha estación, y así poder crear o consultar las Corridas de verificación
del medidor deseado el cual pertenece a dicho Patín.
EL proceso para hallar o consultar una Corrida de Verificación es el siguiente:
Fecha de Cálculo:
El cursor se posiciona en dicho bloque, donde el Sistema desplegará las últimas
fechas donde se verificaron corridas para dicho medidor, dándole la posibilidad al
usuario de consultar Corridas de verificación anteriores, desplegando su información
en los bloques Asignación al programa(2), Corridas (3) y Cálculo de los factores
de calibración (5). En caso de querer crear una nueva Corrida de verificación, el
Usuario debe insertar una nueva fecha dejando El Sistema los demás bloques en
blanco para su utilización.
1
2
3
4
6
5
MANUAL DEL USUARIO
Asignación al programa
Cada fecha de cálculo debe ser asignada a una fecha de programación de dicho
medidor, simplemente escogiendo el rango de fechas al cual corresponde dicha
Corrida de Verificación.
Corridas
Una vez dada la fecha de cálculo y asignado al programa de corridas de
verificación, el usuario debe proceder a insertar las pruebas que hicieron parte de la
Corrida de verificación, dando la siguiente información:
Corrida: Número de prueba de la corrida.
Fecha: Fecha de la prueba.; generalmente es la misma de fecha de calculo.
Pulsos completos
Temperatura del medidor
Temperatura del Prover
Presión del Medidor
Presión del Prover
Rata o flujo
Corrida F.M.
Verificar
Al terminar de almacenar todas las pruebas de la corrida, el usuario puede proceder
a verificar la corrida, presionando este botón, donde el sistema desplegara al cálculo
de los Factores de Calibración que serán desplegados en el bloque 5.
Calculo de los factores de calibración
El Sistema desplegará los factores de la corrida de verificación dando la opción de
modificar el factor calculado del medidor a condiciones de prueba, por problemas de
aproximaciones.
El usuario, puede Aceptarla, rechazarla o corregir las pruebas de la corrida de
verificación; este último, presionando el botón Volver a fecha de cálculo o corregir
datos.
Una vez aceptada o rechazada la información, YA NO se podrá modificar.
En caso de ser necesario, se puede tener una observación por La Corrida de
verificación.
Volver a fecha de cálculo o corregir datos
El usuario puede corregir la información o volver a la fecha de calculo, si el cálculo
se mantiene en Disponible, y se presiona este botón. El cual activa el bloque de
corridas, para que sea modificada, creada o borrada la información deseada y volver
a hacer el cálculo.
MANUAL DEL USUARIO
7.4.- REPORTES Y CONSULTAS
Todos los reportes que son utilizados en El Módulo de Medidores, fueron realizados
en Business Objects (B.O.).
Para la ejecución de los reportes se deben hacer los siguientes pasos:
Ejecutar B.O.
Para ejecutar B.O. se debe hacer uno de los siguientes pasos:
Dando doble clic sobre el icono ubicado en el escritorio.
Por el baton de START – PROGRAMS – BUSINESS OBJECTS – BUSINESS
OBJECTS.
Buscando por el explorador la siguiente ruta:
Program Files -- BUSINESS OBJECTS y dando doble clic sobre el archivo
Busobj.exe
Recuperar reportes del Repositorio (Primera vez)
La primera vez que se requiere consultar o imprimir un reporte, El Usuario debe
recuperarlo del repositorio de la siguiente manera:
Abrir el menú desplegable File
Seleccionar Retrieve from y escoger Repository
Una vez seleccionado Repository, El Sistema despliega una pantalla donde sale la
lista de todos los reportes que han sido realizados, y que están disponibles a los
usuarios:
MANUAL DEL USUARIO
NOTA:
La Gráfica muestra únicamente los reportes de medidores para evitar confusiones,
pero actualmente B.O. contiene mas reportes.
Se selecciona el reporte deseado y se debe dar Retrieve; donde el archivo
queda guardado en el directorio que muestra el campo Save In, (Equipo del
usuario), el cual puede ser cambiado presionando el Botón Browse
Abrir reportes de Medidores (Segunda vez)
Si el reporte ya fue bajado del repositorio, este reporte puede ser abierto como se
hace comúnmente ( File - Open).
En caso de que el reporte haya sido modificado y no se desea de dicha forma,
entonces se debe volver a bajar.
Refrescar la información que presente el reporte.
Una vez, el reporte ha sido abierto, B.O. mostrará el reporte con la información con
que fue salvado por última vez.
Para la actualización del reporte se debe ir por las opciones de menú: Data –
Refresh, o por el botón refresh ubicado en la barra de herramientas estándar:
MANUAL DEL USUARIO
Seleccionar información que se desea presentar en el reporte.
Dependiendo del reporte seleccionado, B.O. mostrara los parámetros que necesita
para su ejecución.
A medida que se desplaza campo a campo se puede activar o desactivar él ultimo
botón de los cuatro que se observan en la pantalla anterior denominado values. Por
lo general este botón se activara en los campos donde se puede escoger una
información de la Base de Datos. Por medio de este botón se puede cambiar el
campo deseado:
NOTA:
En los campos fecha, el formato es: (DD/MM/YYYY) Ejemplo: 01/06/1999 para el
primero de Junio de 1999.
MANUAL DEL USUARIO
7.4.1 Alarmas de la programación de calibración de los medidores.
Consulta/Reporte según los siguientes parámetros:
Fecha del sistema
Numero de días por vencerse
Donde debe mostrar:
Estación
Patín
Medidor
Rango de fechas de la programación
Días vencidos o por vencerse según fecha final del rango
7.4.2 Histórico de medidores.
Resumen histórico de un medidor
Parámetros a pedir:
MANUAL DEL USUARIO
Medidor
Rango de fechas
Imprimir corridas: todas/Aceptadas/No aceptadas
Información a mostrar:
Corrida
Fecha de la corrida
Rata
Factor
API
Pulsos
Temperatura Medidor
Temperatura Prover
Presión Medidor
Presión Prover
Límites de control
Aceptada Si/No
Y su gráfica:
MANUAL DEL USUARIO
7.4.3 Programación.
Se genera un reporte de la programación por un intervalo de tiempo:
Mes Inicial
Mes Final
Datos a desplegar:
Por Estación:
Patín
Medidor
Rango de fechas donde se debe hacer la calibración
Fecha real de Calibración
Observaciones
MANUAL DEL USUARIO
7.4.4 Factores vigentes (últimos) por medidores.
Datos a mostrar:
Por cada estación:
Patín
Medidor
Factor
Factor máximo a aceptar
Factor mínimo a aceptar
Fecha última calibración.
Fecha última verificación.
MANUAL DEL USUARIO
7.4.5 Carta de control por medidor.
Carta de control del medidor y gráfica según ultima calibración:
Parámetros a pedir:
Patín
Medidor
Información a mostrar:
Estación, Patín, Medidor
Por cada una de las 25 corridas debe desplegar:
Factor
Rata o flujo
Tipo de crudo
API
MANUAL DEL USUARIO
Promedio factor
Desviación Estándar
API promedio
Factor máximo a aceptar DS y %
Factor mínimo a aceptar DS y %
MANUAL DEL USUARIO
7.4.6 Verificación Corridas
MANUAL DEL USUARIO
MANUAL DEL USUARIO
8.- CONSULTA BUQUETANQUES
8.1. - CONSULTAS BUQUETANQUES
Como su nombre lo indica esta opción visualiza la información de los buques,
información tal como: Incidentes e Historial de los Buques.
8.1.1. Consulta de Buques
Es la opción que permite visualizar la información de la historia de
incidentes y de tiempos de cada buque; al seleccionar el buque y el
cargue correspondiente.
MANUAL DEL USUARIO
8.1.2. Historial buques
Esta opción permite consultar rápidamente información como Letras de
llamado, bandera y otras características de los buques.
MANUAL DEL USUARIO
8.2. - CONSULTAS MEDIDORES
Diferencias Medidores
Permite consultar las estaciones y una vez seleccionada, el sistema permite escoger
un patín perteneciente a dicha estación y tipo de crudo, presentando la fecha en que
se realizó la corrida, tipo de medidor, factor, diferencia acumulada y mensaje.
8.3. - CONSULTAS PROCESO DIARIO
La opción consultas de proceso diario es la forma que deja ver de manera rápida el
movimiento del oleoducto, ya que podemos realizar una exploración de los
Balances, de los inventarios, etc.
MANUAL DEL USUARIO
8.3.1. Balance Diario
Consulta seleccionando la fecha, y el proceso que genera la información del
balance.
Balance mensual
Consulta los balances mensuales por segmento.
8.3.2. Balance Diario por Mes
Consulta el movimiento de las locaciones mensualmente.
MANUAL DEL USUARIO
Consulta Inventarios
Seleccionando la fecha dd/mm/aaaa/ consulta los inventarios de las
estaciones por crudo, y volúmenes.
MANUAL DEL USUARIO
Volúmenes Totales
Consulta el dato final del movimiento mensual por segmento.
MANUAL DEL USUARIO
9.- REPORTES
9.1.- GENERACION DE CARTAS
Como se explicó anteriormente, (Generalidades, Ubicación de plantillas numeral
1.3.8), El Sistema tiene una Interfaz con Microsoft Word para la generación de
cartas. En Nominación existen plantillas que se encargan de generar las cartas para
cada una de las empresas que interactuan con Nominación. Estas cartas pueden
ser realizadas en esta opción, dando como parámetros el mes de nominación y la
empresa o grupo de empresas a las que se le va a mandar la carta.
MANUAL DEL USUARIO
9.2.- REPORTES BUQUETANQUES
Contiene los reportes que hacen referencia a las operaciones correspondiente al
movimiento de los Buquetanques, al igual que las exigencias realizadas por la
superintendencia de puertos.
9.2.1.- EMBARQUE DE CRUDO (Cinco Días)
Permite visualizar los buques que se encuentran programados, hace
referencia a los cinco días programados para que el buque arribe al
terminal.
MANUAL DEL USUARIO
Con el botón preview se permite cambiar las márgenes de impresión para
este reporte.
Dentro de esta ventana existe la posibilidad de editar dicho reporte para
poder consultar la información que se va a registrar en el reporte. Basta
con pulsar el botón editar reporte ubicado en la parte superior de las
pantallas para poder realizar la consulta mencionada. Al realizar la
operación de editar reporte se observa en la pantalla la información de la
siguiente manera:
MANUAL DEL USUARIO
Los campos que se pueden editar son: cancelar cargue y %; el primero
como su nombre lo indica, se tiene la posibilidad de cancelar un cargue y
en el último campo editar el porcentaje de la cantidad de (BBLS).
Para salir de la edición del reporte basta con elegir el botón en la pantalla
fin de Edición reporte (cabe recordar que si el usuario quiere guardar los
cambios que dígito tiene que salvar la información antes de hacer clic
sobre este botón).
Para imprimir el reporte también debe usarse el botón correspondiente.
MANUAL DEL USUARIO
Como se explicó anteriormente, (Generalidades, Ubicación de plantillas
numeral 1.3.8), El Sistema tiene una Interfaz con Microsoft Word para la
edición de reportes. Este es uno de los tres reportes ( junto con el reporte
embarque de dos días y orden de cargue) que se puede enviar a
Microsoft Word y esto se realiza con el botón.
MANUAL DEL USUARIO
9.2.2.- Ventana de dos días
Al igual que el anterior reporte este De Ventana De dos días también
consta de las mismas opciones de edición, impresión y envío a Microsoft
word.
MANUAL DEL USUARIO
9.2.3.- Reporte Aceptación de Buque
Como su nombre lo indica este reporte hace referencia a la aprobación
que realiza el oleoducto para los buques que están por llegar a los
terminales marítimos del mismo.
MANUAL DEL USUARIO
Para completar la información de este reporte se debe escoger un buque
en la lista indicada, su respectivo cargue y la información de empresa,
persona y fax ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla.
También el usuario tiene la posibilidad de seleccionar únicamente el
cargue, dependiendo si es Cusiana o Mezcla.
MANUAL DEL USUARIO
9.2.4.- Reporte de Zarpe
Al igual que el anterior reporte el reporte de Zarpe también necesita la
información básica, el objetivo de este reporte es controlar la información
del buque al momento del zarpe, información tal como; Cantidad, calidad,
tiempos, destino y exportadores.
MANUAL DEL USUARIO
9.2.5.- Reporte de orden de cargue
Este reporte posee la información correspondiente a la orden que expide
el programador de BITs al Terminal, indicando la información para la
documentación del cargue e instrucciones especiales.
Los campos necesarios para realizar el reporte, es el buque y el cargue
que lleva dicho buque, si el usuario escoge la opción buscar por: buques y
únicamente será necesario el cargue si escoge buscar por: cargue.
Al elegir toda la información necesaria el reporte se observa de la
siguiente forma, y si el usuario esta seguro de dicha información y lo
desea puede imprimir el reporte eligiendo el botón correspondiente.
MANUAL DEL USUARIO
9.2.6.- Reportes Superintendencia
Esta opción permite imprimir, generar archivos planos y consultar todos los
reportes que son exigidos por la superintendencia de puertos para cumplir con
los requisitos legales que esta exige.
Dentro de esta misma opción existen seis reportes más que explicaremos a continuación:
MANUAL DEL USUARIO
9.2.6.1.- Estadística Portuaria:
Reporta los aspectos generales de las operaciones del oleoducto en el periodo
de tiempo seleccionado desde la fecha inicial hasta la fecha final y luego
imprimir dicho reporte.
MANUAL DEL USUARIO
9.2.6.2.- Carga por Producto SIG-05:
Reporta toda la información correspondiente a los cargues que se crearon en el
periodo de tiempo seleccionado.
Al imprimir el reporte, El sistema genera el archivo plano para La
Superintendencia de Puerto, el cual queda ubicado en el directorio
que se especificó en los parámetros iniciales de Buquetanques. (ver
punto 2.1.3.1.4 )
9.2.6.3.- Tiempo Operacional SIG-06:
MANUAL DEL USUARIO
Reporta tanto el tiempo laborado como no laborado y de pilotaje de
las diferentes embarcaciones en un tiempo determinado, contiene
otros datos como lo son el calado, servicio, letras de llamado, etc.
Al imprimir el reporte, El sistema genera el archivo plano para La
Superintendencia de Puerto, correspondiente a este informe.
MANUAL DEL USUARIO
9.2.6.4.- Tiempo No Operacional SIG-07:
En este reporte, únicamente se despliegan los buques que tengan
tiempo no laborado en el periodo dado.
MANUAL DEL USUARIO
9.2.6.5.- Arribo de embarcaciones SIG-09:
Reporta a la superintendencia de puertos la información de los
buques que arriban al puerto marítimo del oleoducto TLU-2.
Al imprimir el reporte, El sistema genera el archivo plano para La
Superintendencia de Puerto, correspondiente a este informe.
MANUAL DEL USUARIO
9.2.6.6.- Relación de Carga SIG-10:
Este reporte nos muestra la relación de toneladas entradas y
toneladas salidas en un mes determinado.
Al imprimir el reporte, El sistema genera el archivo plano para La
Superintendencia de Puerto, correspondiente a este informe.
9.3.- REPORTES PROCESO DIARIO
El sistema genera varios reportes, con base a la información del proceso diario. En
esta sección se describen cada uno de los reportes.
MANUAL DEL USUARIO
9.3.1. - REPORTE DIARIO
Para el conjunto de segmentos u oleoducto seleccionado, se presenta la siguiente
información:
Entregas: Diario, acumulado hasta la fecha, promedio diario,
nominado y porcentaje de cumplimiento
Despachos Diario, acumulado hasta la fecha, promedio diario,
nominado y porcentaje de cumplimiento
Inventarios Bombeable y remanente.
Estados de líneas Cada uno de los baches en el orden que entran
en la línea.
Todos estas datos son clasificados por los segmentos que pertenecen al
conjunto de segmentos u Oleoducto
Adicionalmente, se presentan los Datos de Calidad con la información de
buques. Con las observaciones digitadas al principio de la pantalla del
informe.
MANUAL DEL USUARIO
MANUAL DEL USUARIO
Hoja de Presentación
La hoja de presentación, despliega el grupo de empresas definido en la
pantalla que genera el informe.
En el encabezado de la presentación, queda registrado el usuario que genero el
informe con sus datos básicos.
MANUAL DEL USUARIO
9.3.2.- REPORTE SEMANAL
Incluye los mismos datos del informe diario consolidado hasta la fecha
dada.
MANUAL DEL USUARIO
9.3.3.- REPORTE MENSUAL
Incluye los mismos datos del informe diario consolidado para el mes, más el balance
por los segmentos que pertenecen al oleoducto o conjunto de segmentos.
9.3.4.- REPORTE BALANCES DEL MES
MANUAL DEL USUARIO
9.3.5.- REPORTE TLU POR COMPAÑIA
Este reporte genera la información de los buques que zarparon en el intervalo
de fechas digitado por el usuario,
Nos presenta datos tales como: nombre del cargue, TLU por la que carga,
dato calidad API y %S, las diferentes empresas a la que pertenece el crudo
exportado y la cantidad que le corresponde a cada una de ellas.
El botón de verificar datos lo único que hace es mostrar en la parte de
empresas el cargue que se lleva el buque o no, dependiendo si el usuario lo
quiere imprimir.
MANUAL DEL USUARIO
9.4.- REPORTES CVC
9.4.1 OCENSA
9.4.1.1 Balance Volumétrico crudo Mezcla para el segmento
2(CVC_OCS_RESUMEN_MZ)
Descripción General
Presenta la información por empresa del movimiento de los crudos para el
segmento dos que comprenden el inventario inicial, las entregas, balances,
remanentes y perdidas identificables.
Parámetros:
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
Parte Interna
Para su creación se maneja una vista (VISTA_CVC_SEG_2_MZ), con
un solo data providers (Seg 2 MZ) que provienen del universo cvc_s.
9.4.1.2. Perdidas no Identificable (CVC_OCS_PNI)
MANUAL DEL USUARIO
Descripción General
Presenta el volumen transportado por segmento en el mes y las perdidas
identificables del sistema por segmento.
Parte interna
Maneja data providers de tipo Free-Hand SQL con las tablas
(BALANCES_MENSUALES_SEGMENTOS,SEGMENTOS,CONJUNTOS_DE_SEG
MENTOS_SEGMENT, TIPOS_DE_CRUDO)
Parámetros
Fecha (DD/MM/YYYY)
9.4.1.3. Compensación volumétrica por calidad segmento 2 Crudo Mezcla
CVC_OCS_SEG_2_MZ
Descripción General
Contiene la información de la compensación volumétrica por calidad del segmento
dos .
La información se encuentra por compañía con el inventario inicial y final porvenir,
inventario inicial línea , entregas retiros, movimientos neto balance, volumen
disponible , perdidas identificables y perdidas no identificables.
Parte Interna
Para su creación se maneja una vista (VISTA_CVC_SEG_2_MZ), con
data providers de tipo Free-Hand SQL y universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.1.4. Inventario línea el porvenir Vasconia Segmento 2 (CVC_OCS_INV_L2)
Descripción General
Contiene la información de los inventarios línea El porvenir – vasconia para el
segmento numero dos mensualmente .
MANUAL DEL USUARIO
La información es presentada por compañía entre la existencia inicial en línea y la
existencia final en línea.
Parte Interna
Para su creación se utilizaron data providers de tipo Free-Hand SQL utilizando las
tablas INV_MENSUAL_PTO_X_CIAS,EMPRESAS EMPRESAS4,
TIPOS_DE_CRUDO y universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.1.5 Contabilidad crudo cusiana (CVC_OCS_CS_0_1)
Descripción General
Contiene la información de la contabilidad del crudo cusiana de forma mensual .
Presenta la información de distribución de las entregas por compañía, los balances
uno, dos, tres , balance línea 30‟‟ vasconia –coveñas, terminal coveñas Ocensa.
Parte Interna
Para su creación se manejan las siguientes vistas (VISTA_BAL_SEG_0_CS,
VISTA_BAL_SEG_1_CS, VISTA_BAL_SEG_2_CS, VISTA_BAL_SEG_3_CS,
VISTA_BAL_SEG_4_CS) con data providers de tipo Free-Hand SQL y universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.1.6 Contabilidad crudo cusiana (CVC_OCS_CS_2_3)
Descripción General
Contiene la información de la contabilidad del crudo cusiana de forma mensual .
Presenta la información de distribución de las entregas por compañía, Inventario
inicial el porvenir, entregas el porvenir, retiros combustible EP, Movimiento neto
MANUAL DEL USUARIO
Balance, Fondos de tanques, Volumen disponible para bombeo, despacho total a
seg 2, despacho a vasconia ODC, Perdidas Identificables y No identificables,
interfase, inventario inicial y final linea, inventario final el provenir.
Parte Interna
Para su creación se manejan las siguientes vistas (VISTA_BAL_SEG_2_CS,
VISTA_BAL_SEG_3_CS) con data providers de tipo Free-Hand SQL y universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.1.7 COMPENSACION VOLUMETRICA POR CALIDAD TERMINAL COVEÑAS
- CRUDO CUSIANA (CVC_OCS_CS_4)
Descripción General
Contiene la información de la contabilidad del crudo Cusiana de forma mensual.
Presenta la información de distribución de las entregas por compañía, Inventario
inicial, entregas de segmento 3, entregas de línea ODC, Transferencia de ODC,
Transferencia de CUP a CUS, Exportaciones, Perdidas Identificable, Perdidas no
Identificables, desplace línea submarina, desplace línea submarina despachos.
Parte Interna
Para su creación se manejan las siguientes vistas (VISTA_BAL_SEG_4_CS) con
data providers de tipo Free-Hand SQL y universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.1.8. CONTABILIDAD BATCHING CRUDO CUPIAGUA (CVC_OCS_CP)
Descripción General
MANUAL DEL USUARIO
Presenta la información de la contabilidad del crudo cupiagua, que comprende
desde el segmento 1 al segmento 4.
Parte Interna
Para su creación se manejan las siguientes vistas (VISTA_BAL_SEG_1_CP,
VISTA_BAL_SEG_2_CP, VISTA_BAL_SEG_3_CP , VISTA_BAL_SEG_4_CP) con
data providers de tipo Free-Hand SQL y universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.1.9. INFORMACION IMPUESTO DE TRANSPORTE VOLUMENES
TRANSPORTADO (CVC_OCS_IMPTO TTE)
Descripción General
Maneja la información del impuesto del Transporte de barriles Netos por compañía.
Parte Interna
Para su creación se manejan la vista (VISTA_VOL_SIN_COMPENSAR) con data
providers de tipo universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.1.10 BALANCE PARA TRANSPORTE DE SEGMENTOS No 1 Y 2
CVC_OCS_BAL_TTE_SEG_2
Descripción General
Contiene la información del transporte del segmento 2 para el crudo mezcla y
cusiana.
MANUAL DEL USUARIO
La información se encuentra organizada por el balance crudo cusiana segmento 1,
balance crudo cusiana segmento 2, distribución de volúmenes en vasconia ,
conversión de GSV y las tarifas de transporte a ODC por compañía.
Parte Interna
Para su creación se manejan la vista (VISTA_BAL_SEG_2_CS,
VISTA_TRANSPORTE_SEG_2, VISTA_VOL_SIN_COMPENSAR) con data
providers de tipo universe y free Hand SQL.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.1.11 RESUMEN DE VOLUMENES SIN COMPENSAR PARA IMPUESTOS Y
TARIFA DE TRANSPORTE (CVC_OCS_VOL_SC)
Descripción General
Presenta la información de los volúmenes GSV y NSV, por compañía y por
cupiagua, cusiana, segmento 1, segmento 2, segmento 3 y segmento 4..
Parte Interna
Para su creación se manejan la vista (VISTA_VOL_SIN_COMPENSAR) con data
providers de tipo universe y free Hand SQL.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.1.12 RETIROS COMBUSTIBLE EL PORVENIR Y MIRAFLORES
(CVC_OCS_COMBUSTIBLE)
Descripción General
Contiene la información de los retiros de combustible el porvenir y miraflores,
presenta los barriles totales , el valor del retiro y Titron Colombia INC..
La información se presenta divido por las empresas Ecopetrol, BP, INAQUIMICAS
,TEPMA, y TRITON .
MANUAL DEL USUARIO
Parte Interna
Para su creación se realizaron data providers tipo universe y Free Hand SQL.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.1.13. INFORMACION IMPUESTO DE TRANSPORTE VOLUMENES
TRANSPORTADO (CVC_OCS_IMPTO_TTE)
Descripción General
Contiene la información del impuesto de transporte por trimestre de los volúmenes
transportados ( N.S.V.), y se distribuye por crudos de la siguiente manera Cupiagua
- Cusiana , Cusiana – El Porvenir, El Porvenir – Vasconia, Vasconia – Coveñas,
Vasconia – Coveñas.
Parte Interna
Para su creación se realizaron data providers tipo universe, utilizando la vista
VISTA_VOL_SIN_COMPENSAR.
Parámetros
Año(YYYY)
Versión
9.4.1.14 VOLUMENES DEFINITIVO COBRO TARIFA DE TRANSPORTE
FLOREÑA , RECETOR y SANTIAGO DE LAS ATALAYAS
(CVC_OCS_COMBUSTIBLE_TTE_FLOREÑA,
CVC_OCS_COMBUSTIBLE_TTE_RECETOR,
CVC_OCS_COMBUSTIBLE_TTE_SDLA)
Descripción General
Presenta la información mensual de los segmento 1, 2,3,4 y mezcla.
Parte Interna
Para su creación se realizaron data providers tipo universe y Free Hand SQL.
MANUAL DEL USUARIO
Parámetros
Año(YYYY)
Campo
Mes(MM)
Versión
9.4.1.15 VOLUMENES DEFINITIVO COBRO TARIFA DE TRANSPORTE
Descripción General
Presenta la información mensual de los campos Floreña, Recetor y Santiago de la
Atalayas distribuidos para los segmento 1, 2,3,4 y mezcla.
Parte Interna
Para su creación se realizaron data providers tipo universe y Free Hand SQL.
Parámetros
Año(YYYY)
Campo
Mes(MM)
Versión
9.4.1.16 EXPORTACIONES CRUDO CUSIANA Y CUPIAGUA
Descripción General
Presenta la información mensual de los campos Floreña, Recetor y Santiago de la
Atalayas distribuidos para los segmento 1, 2,3,4 y mezcla.
Parte Interna
Para su creación se realizaron data providers tipo universe y Free Hand SQL.
Parámetros
Año(YYYY)
Campo
Mes(MM)
Versión
MANUAL DEL USUARIO
9.4.1.17. BALANCE VOLUMETRICO CRUDO MEZCLA (
CVC_OCS_SEG_3_4_MZ)
Descripción General
Contiene la información de la compensación volumétrica por calidad del segmento
tres y terminal coveñas.
La información se encuentra por compañía con el inventario inicial y final,
inventario inicial línea , entregas S2 a S3, Salidas a Coveñas ODC,.Perdidas
identificables y no identificables
Parte Interna
Para su creación se maneja una vista (VISTA_CVC_SEG_2_MZ), con
data providers de tipo Free-Hand SQL y universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.1.18. RETIROS A EXPORTACION MATRIZ DE BUQUETANQUES ESTACION
COVEÑAS OCENSA (CVC_OCS_MATRIZ DE BUQUES)
Descripción General
Se encuentra divido en dos pestañas u hojas donde la primera maneja la matriz
total y la otra por compañías .
Para la hoja de Matriz total la información se encuentra por fecha, TLU, crudo ,
buque, API, S.G, %S, Volumen, ECOPETROL, BP, TOTAL, TRITON, Total BLS.
Para la hoja de Matriz por Compañías se discrimina la información API, S.G, %S,
por buque y por crudo se distribuye por TLU, crudo , buque, API, S.G, %S, Volumen,
ECOPETROL, BP, TOTAL, TRITON, Total BLS.
Parte Interna
Para su creación se maneja una las tablas (MATRIZ_BUQUES), con
data providers de tipo Free-Hand SQL y universe.
Parámetros
Fecha (MM/YYYY)
9.4.2. INFORMES ODC
MANUAL DEL USUARIO
9.4.2.1 RESUMEN INVENTARIO FINAL ESTACIONES ODC (CVC_ODC_IF_MZ)
Descripción General
Contiene la información mensual del resumen del inventario final ODC , esta
distribuido por el inventario final vasconia y el inventario final coveñas por compañía.
Parte Interna
Para su creación se realizaron data providers tipo universe y Free Hand SQL,
utilizando la vista (VISTA_CVC_VASCONIA_II).
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.2.2 EXISTENCIA EN LÍNEA Vasconia – COVEÑAS CRUDOS MEZCLA Y
CUSIANA (CVC_ODC_IF_LÍNEA)
Descripción General
Contiene la información de la existencia en el Oleoducto de Colombia de los crudos
mezcla y cusiana , mensual y por compañía .
Parte Interna
Para su creación se realizaron data providers tipo universe utilizando la viasta
VISTA_LÍNEA_ODC.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.2.3. RESUMEN COMPENSACIÓN CALIDAD CRUDO MEZCLA
(CVC_ODC_RESUMEN_MZ)
Descripción General
Contiene la información de la compensación por calidad del Balance volumétrico del
crudo mezcla; se ha distribuido por Vasconia II, línea ODC y coveñas por concepto
MANUAL DEL USUARIO
de inventario inicial, entregas, balance, barriles equivalentes, remanentes tanques ,
barriles disponibles, despachos, perdidas identificables, inventario final , inventario
final disponible y perdidas no identificables.
Parte interna
Para su creación se manejan las siguientes vistas (VISTA_CVC_VASCONIA_II,
VISTA_LINEA_ODC, VISTA_CVC_COVENAS) con data providers de tipo universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
COMPENSACION VOLUMETRICA POR CALIDAD PARA VASCONIA II
(CVC_ODC_VII_MZ)
Descripción General
Contiene la información de la compensación volumétrica por calidad para Vasconia
II, la cual se distribuye por entregas , inventario inicial, total entregas, movimiento
neto balance, fondos de tanques , volumen disponible para bombeo , despacho a
coveñas , perdidas identificables, inventario final y perdidas no identificables.
Parte Interna
Para su creación se manejan la vista (VISTA_CVC_VASCONIA_II) con data
providers de tipo universe y Free Hand SQL.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.2.4. BALANCE VOLUMETRICO LINEA ODC CRUDO MEZCLA
(CVC_ODC_LINEA_MZ)
Descripción General
Contiene la información del ajuste de entregas en coveñas, distribuida por
despachos vasconia, interfase, inventario inicial, inventario final, perdidas
identificables, perdidas no identificables y entregas a coveñas por compañía.
MANUAL DEL USUARIO
Parte Interna
Para su creación se manejan la vista (VISTA_LINEA_ODC) con data providers de
tipo universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.2.6 CONTABILIDAD CRUDO CUSIANA (CVC_ODC_CS)
Descripción General
Contiene la información de la contabilidad crudo cusiana, esta se distribuye por
Balance estación Vasconia, balance Línea ODC, Balance estación coveñas
conteniendo los movimientos de inventario inicial , entregas a vasconia II , interfase
de cusiana a mezcla , despacho a coveñas, inventario final, perdidas identificables y
no identificables.
Parte Interna
Para su creación se manejan las siguientes vistas (VISTA_BALANCE_VASCONIA,
VISTA_BALANCE_LINEA_ODC, VISTA_BALANCE_COVENAS) con data
providers de tipo universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.2.7 COMPENSACION VOLUMETRICA POR CALIDAD PARA COVEÑAS
(CVC_ODC_COV_MZ)
Descripción General
Contiene la información volumétrica por calidad para coveñas, se maneja el
inventario inicial, entregas vasconia, entregas L30‟‟ OCENSA, transferencia de
OCENSA, aporte a cusiana a mezcla, retiros para exportación por TLU , Movimiento
neto balance, entregas mes anterior , línea submarina, inventario final , remanentes
de tanques, inventario final disponibles y perdidas no identificables por compañía.
Parte Interna
MANUAL DEL USUARIO
Para su creación se manejan la vista (VISTA_CVC_COVENAS), con data
providers de tipo universe y Free Hand SQL.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.2.8. INFORMACION IMPUESTO DE TRANSPORTE MENSUAL OLEODUCTO
DE COLOMBIA (CVC_ODC_IMPTO TTE)
Descripción General
Contiene la información del impuesto de transporte distribuidos por los grupos de
corriente O.A.M., llanos, mezcla y cusiana.
Parte Interna
Para su creación se realizaron data providers tipo universe y Free Hand SQL.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.2.9 INFORMACION VOLUMENES TARIFA DE TRANSPORTE OLEODUCTO
DE COLOMBIA (CVC_ODC_TTE)
Descripción General
Contiene la información del transporte Oleoducto de Colombia distribuidos por
mezclas, cusiana, total llanos, O.A.M., Total ODC.
Parte Interna
Para su creación se realizaron data providers tipo universe y Free Hand SQL.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
MANUAL DEL USUARIO
9.4.2.10. RETIROS COMBUSTIBLE CAUCASIA (CVC_ODC_COMBUSTIBLE)
Descripción General
Contiene la información de los retiros de combustible Cusiana y se encuentra divido
por empresas en diferentes pestañas.
Parte Interna
Para su creación se realizaron data providers Free Hand SQL y tipo universe.
Parámetros
Año(YYYY)
Mes(MM)
Versión
9.4.2.11Impuesto de Transporte ODC Trimestre (CVC_ODC_IMPTO_TTE_TRI)
Descripción General
Contiene la información del impuesto de transporte del oleoducto de Colombia con
respecto a los barriles netos, por grupos de corrientes y se presenta de forma
trimestral.
Parte Interna
Para su creación se realizaron data providers Free Hand SQL.
Parámetros
Año(YYYY)
Versión
9.4.2.12. RETIROS A EXPORTACION MATRIZ DE BUQUETANQUES ESTACION
COVEÑAS ODC (CVC_ODC_MATRIZ DE BUQUES)
Descripción General
Se encuentra divido en dos pestañas u hojas donde la primera maneja la matriz
total y la otra por compañías .
Para la hoja de Matriz total la información se encuentra por fecha, TLU, crudo ,
buque, API, S.G, %S, Volumen, ECOPETROL, BP, TOTAL, TRITON, Total BLS.
Para la hoja de Matriz por Compañías se discrimina la información API, S.G, %S,
por buque y por crudo se distribuye por TLU, crudo , buque, API, S.G, %S, Volumen,
ECOPETROL, BP, TOTAL, TRITON, Total BLS.
MANUAL DEL USUARIO
Parte Interna
Para su creación se maneja la tablas (MATRIZ_BUQUES), con
data providers de tipo Free-Hand SQL y universe.
Parámetros
Fecha (MM/YYYY)
9.4.3. REPORTES POR COMPAÑIA
9.4.3.1 OCENSA
9.4.3.1.1. REPORTE MENSUAL POR COMPAÑIA (CVC_OCS_MENSUAL_X_CIA)
Descripción General
Presenta el resumen mensual por compañía de los movimientos de la empresa,
segmentos 0, segmento 1, segmento 2, segmento 3, teminal Coveñas y Chequeo
por compañía.
Parte Interna
Para su creación se maneja la vista (VISTA_REPORTE_X_CIA)
Parámetros
Año (YYYY)
Empresa
Mes (MM)
Versión
9.4.3.1.2. REPORTE ANUAL POR COMPAÑIA (CVC_OCS_ANUAL_X_CIA)
Descripción General
Presenta la información anual por compañía de los segmentos 0, segmento 1,
segmento 2, segmento 3, teminal Coveñas y Chequeo por compañía.
La información se distribuye por los tipos de crudo Cusiana, Cupiagua y Mezcla.
Parte Interna
Para su creación se maneja la vista (VISTA_REPORTE_X_CIA_ANUAL)
Parámetros
MANUAL DEL USUARIO
Año (YYYY)
Empresa
9.4.3.1.3. GRUPO POR COMPAÑIA (CVC_OCS_GRUPO_CIA)
Descripción General
Presenta la información anual por compañía de los segmentos 0, segmento 1,
segmento 2, segmento 3, teminal Coveñas y Chequeo por compañía.
La información se distribuye por los tipos de crudo Cusiana, Cupiagua y Mezcla.
Parte Interna
Para su creación se maneja la vista (VISTA_REPORTE_X_CIA) con data providers
de tipo universe
Parámetros
Año (YYYY)
Grupo Empresa
Mes (MM)
Versión
9.4.3.1.4. CONTABILIDAD CAMPO RECETOR (CVC_OCS_CAMPO_TC)
Descripción General
Presenta la información anual por compañía de la distribución entregas por
compañía a Ocensa, Balance segmento 0, Balance segmento 1, Balance segmento
2, Balance 30 „‟ Vasconia – Coveñas, terminal Coveñas Ocensa.
La información se distribuye por los tipos de crudo Cusiana, Cupiagua y Mezcla.
Parte Interna
Para su creación se maneja la vista (VISTA_REPORTE_X_CIA) con data providers
de tipo universe
Parámetros
Año (YYYY)
Grupo Empresa
Mes (MM)
MANUAL DEL USUARIO
Versión
9.4.3.1.5. CONTABILIDAD CAMPO RECETOR (CVC_OCS_X_CAMPO)
Descripción General
Presenta la información por compañía de la distribución de entregas recetor ,
distribución por compañía , entregas a Ocensa, retiros de Vasconia a Ecopetrol,
perdidas identificables y no identificables, inventario final, retiros de combustible,
exportaciones, entregas a ODC por cross – over en caucasia, despachos a ODC
por cross – over en caucasia, entregas a ODC línea 24 „, Transferencia a ODC de
Ocensa, Despacho a ODC, salida desplace línea submarina.
La información se distribuye por los tipos de crudo Cusiana, Cupiagua y Mezcla.
Parte Interna
Para su creación se maneja la vista (VISTA_REPORTE_X_CIA) con data providers
de tipo universe
Parámetros
Año (YYYY)
Grupo Empresa
Mes (MM)
Versión
9.4.3.1.6. CONTABILIDAD CAMPO ANUAL (CVC_OCS_X_CAMPO_ANUAL)
Descripción General
Presenta la información anual de la distribución de entregas recetor , distribución por
compañía , entregas a Ocensa, retiros de Vasconia a Ecopetrol, perdidas
identificables y no identificables, inventario final, retiros de combustible,
exportaciones, entregas a ODC por cross – over en caucasia, despachos a ODC
por cross – over en caucasia, entregas a ODC línea 24 „, Transferencia a ODC de
Ocensa, Despacho a ODC, salida desplace línea submarina.
La información se distribuye por los tipos de crudo Cusiana, Cupiagua y Mezcla.
Parte Interna
Para su creación se maneja la vista (VISTA_REPORTE_X_CIA) con data providers
de tipo universe
Parámetros
MANUAL DEL USUARIO
Año (YYYY)
Grupo Empresa
Mes (MM)
Versión
9.4.3.2 INFORMES ODC
9.4.3.2.1. REPORTE MENSUAL POR COMPAÑIA (CVC_ODC_MENSUAL_X_CIA)
Descripción General
Presenta el resumen mensual por compañía de los movimientos de la empresa,
distribuidos por Vasconia ODC, Coveñas ODC, Línea ODC Y Chequeo por
compañía.
Parte Interna
Para su creación se maneja la vista (VISTA_REPORTE_X_CIA)
Parámetros
Año (YYYY)
Campo
Mes (MM)
Versión
9.4.3.2.2. REPORTE ANUAL POR COMPAÑIA (CVC_ODC_ANUAL_X_CIA)
Descripción General
Presenta el resumen mensual por compañía de los movimientos de la empresa,
distribuidos por Vasconia ODC, Coveñas ODC, Línea ODC Y Chequeo por
compañía.
La información se distribuye por los tipos de crudo Cusiana y Mezcla.
Parte Interna
Para su creación se maneja la vista (VISTA_REPORTE_X_CIA_ANUAL)
Parámetros
Año (YYYY)
Empresa
MANUAL DEL USUARIO
9.4.3.2.3. GRUPO POR COMPAÑIA (CVC_ODC_GRUPO_CIA)
Descripción General
Presenta el resumen mensual por compañía de los movimientos de la empresa,
distribuidos por Vasconia ODC, Coveñas ODC, Línea ODC Y Chequeo por
compañía.
La información se distribuye por los tipos de crudo Cusiana y Mezcla.
Parte Interna
Para su creación se maneja la vista (VISTA_REPORTE_X_CIA) con data providers
de tipo universe
Parámetros
Año (YYYY)
Grupo Empresa
Mes (MM)
Versión
MANUAL DEL USUARIO
10.- FACTURACIÓN
La estructura del menú de Facturación: el modulo de facturación para creación,
actualización y eliminación de facturas consta de los menús de
Formulación Facturación: El cual contiene la información de las fórmulas y
procesos que se ejecutan para el manejo de información.
Información Facturación Básica: Maneja toda la información de configuración
para la generación de facturas.
Proceso de Facturación: permite la creación de facturas, nota crédito y revisión de
la información generada a partir de los procesos que se ejecutan.
10.1. - CONSULTA FACTURACIÓN
En esta opción se consultan las facturas que se han creado. Se cuenta con
tres tipos de Filtro:
Cliente: aparece un listado con los clientes a los que se les ha facturado
luego de ser seleccionado este se despliega una lista con las facturas que
tiene asociadas, ahí se selecciona y la información de la factura aparecerá
para su revisión.
No. de Factura: presenta un listado con los números de las facturas creadas,
ahí se selecciona la factura y la información se presenta para su respectiva
revisión.
Tipo de Factura: despliega un listado con los diferentes tipos de facturas, al
seleccionar alguno se despliegan las facturas que han sido creado para este,
luego se selecciona la factura y se presenta la información.
MANUAL DEL USUARIO
Para visualizar la factura en su formato de impresión, en la parte
superior de la ventana aparece una opción de vista previa de la factura,
ésta puede ser impresa pero está identificada como copia no valida
para facturación.
10.2 - FÓRMULAS FACTURACIÓN
En este modulo se definen todas las fórmulas y procesos que se utilizan en la
facturación.
10.1.1. Definición Procesos Facturación
Permite la definición y administración de los procesos que se van a incluir en
el proceso de facturación. (la descripción de cómo crear Formulas y
Procesos se encuentra en el capitulo 2 Información General del sistema
pagina Numeral 2.2.4 pagina 43 )
Para el proceso de facturación se manejan dos columnas adicionales las
cuales son:
Concepto: Lista los conceptos creados en la opción conceptos
secundarios para facturación (ver 12.3.5).
Dec: se ingresa el número de decimales que se tomaran para
determinado proceso. Este campo por defecto es nulo.
10.1.2. Fórmulas Facturación
En este punto se definen y administran las fórmulas que se van a utilizar en
la facturación. (la descripción de cómo crear Formulas y Procesos se
encuentra en el capitulo 2 Información General del sistema pagina Numeral
2.2.4 pagina 32)
MANUAL DEL USUARIO
Para la formulas en facturación se manejan algunas opciones que son:
1. Tipos de Tarifas: define el tipo de tarifa que se manejara en la formula.
o Tipo: lista los tipos de tarifas existentes (impuesto de transporte,
inicial shipper, etc.)
o Operación: se define el tipo de operación que realizará. (+,*,/,x)
o Orden: define el orden en que se ejecutaran cada una de las
líneas
o Tabla : de donde tomara la información
2. Otros parámetros: se diferencia del otro proceso de formulación:
o Concepto: el cual permite definir el concepto donde se realizara
el proceso.
3. Movimiento: presenta el listado de los equivalentes que se crean para
cada uno de los movimientos dentro del sistema VMS.
Al seleccionar la opción “ver fórmula detallada”, se abrirá una nueva ventana
en la cual se podrá visualizar el contenido de la fórmula:
10.1.3. Nombre Proceso Facturación
1
2
3
MANUAL DEL USUARIO
En esta opción se administran los diferentes nombres de los procesos, con
sus respectivos parámetros para el procedimiento de facturación. (la
descripción de cómo crear Formulas y Procesos se encuentra en el capitulo
2 Información General del sistema pagina Numeral 2.2.4 pagina 41)
10.3 - INFORMACIÓN BÁSICA
Maneja los parámetros básicos para el proceso de facturación.
10.3.1 Porcentajes costo capital y VOC por Segmento
El usuario de facturación debe adicionar la información que se utilizará en el
proceso de cierre y cálculo del Tariff Posting de Initial Shipper. En la primera
columna está la lista de los segmentos, luego está la vigencia (el sistema
pondrá por defecto fecha actual pero ésta podrá ser modificada), luego se
encuentra la información referente al Porcentaje de costo, que está dividido
en 3 columnas, la primera corresponde al % Costo de Capital, la segunda al
% de Costos Variables y una tercera con Otros %. Para los cierres
semestrales y de fin de año se tienen las mismas 3 opciones que se deben
diligenciar en su momento.
10.3.2 Asociados Impuestos y conceptos
Se debe seleccionar el concepto principal al cual se le asignará un impuesto, si
este no existe debe ingresarlo en la opción Concepto Principal Fact(Apr), luego
en la primera columna selecciona los impuestos o deducciones que se han
ingresado en la opción Inputs Impuestos y Deducciones, una vez aprobado el
concepto, en las columnas siguientes aparecerá el estado de aprobación, el
nombre del aprobador y la fecha en que se aprobó.
MANUAL DEL USUARIO
Cuando se asigna uno o mas impuestos a un concepto principal, en el
momento de la generación de la factura ya sea en proceso manual o a través
de procesos de facturación, se calcula automáticamente el descuento sobre el
valor que se este manejando.
10.3.3 Concepto Asociado a tipo de facturación
Esta opción se utiliza para asociar un concepto principal (ver 12.3.4) a un
tipo de factura, esto se hace para que al momento de generar una factura el
sistema pueda diferenciar cada uno de los tipos de estas que se manejen.
La creación de un registro se debe hacer de la siguiente manera, en la
primera columna se seleccionan los conceptos principales de facturación que
han sido aprobados, en la segunda columna se repite automáticamente el
mismo concepto de la primera donde esta será la información que se
presentara en la facturación y podrá ser modificada si es el caso, la última
columna especifica el tipo de factura al cual corresponde cada uno de los
conceptos. Para asociar conceptos principales a tipo de facturación se debe
incluir una fila, seleccionar el concepto y asociarlo al tipo de factura
correspondiente.
En la parte inferior de la opción se asocian los conceptos a la información de
encabezados o pie de página específicos que debe llevar la factura, esto no
aplica para las facturas de Initial Shippers y Terceros.
Se envía un mail al
encargado de
aprobación
realizando la solicitud
Seleccionar el concepto, si no está activo
entonces adicionarlo.
Seleccionar el concepto y asociarlo al tipo
de factura que corresponde.
MANUAL DEL USUARIO
10.3.4 Conceptos Principal Fact(Apr)
Un concepto principal es aquel es aquel creado para ser manejado en el
encabezado o detalle de la factura, este es un concepto que debe pasar por
el proceso de aprobación para poderse utilizar.
Nombre de la Cuenta: Se debe digitar el concepto a crear.
Código contable: Este código es el código equivalente que maneja este
concepto en SAP.
Concepto ppal Asociado: Contiene el listado de todos los conceptos
principales, y se debe asignar cuando el concepto a crear será utilizado en el
detalle de la factura, esto con el fin de poder vincular a este con el concepto
que va en el encabezado de la factura.
Códigos equivalentes: son los códigos que permiten realizar agrupaciones
de información para procesos en VMS. Esta información se actualiza en la
opción descripción códigos equivalentes, no se debe diligenciar cuando el
concepto que se está creando se utilizará en facturación Varios.
Tipos de dato: son las diferentes formas en las que se puede utilizar el
concepto. Para los tipos de dato se tiene:
Cálculos: clasifica el concepto para permitir que realice cálculos en
facturas en encabezado y detalle.
Facturación: se maneja cuando el concepto se debe manejar en
impuestos y deducciones.
No totaliza: se maneja cuando el concepto no debe hacer parte una
sumatoria.
Cuando se solicita la aprobación se despliega la ventana del correo con la
información del concepto a aprobare y se debe agregar el destinatario
Si se modifica alguna información
automáticamente queda desaprobado
MANUAL DEL USUARIO
Imprimir esta opción se debe activar si el concepto será utilizado en la
factura.
Nivel: Para los conceptos principales este campo debe ir en blanco, pues el
asume por defecto que es nivel 1.
Activo: esta casilla debe estar activa si el concepto se encuentra activo para
facturación.
Orden de impresión: este campo define el orden que debe llevar el
concepto cuando se maneja más de uno en el detalle o parte inferior de la
factura.
Solicitud aprobación: En este paso el usuario realiza el siguiente proceso:
1. Al dar clic aparecerá la ventana de envío d correo con la información
del concepto que se desea aprobar, entonces el usuario de
facturación envía un mail al usuario aprobación de conceptos.
2. El usuario de aprobación revisa el concepto y si es aceptado el
sistema activa una ventana para envió de mail confirmando la
aprobación del concepto.
3. El concepto aparecerá aprobado.
10.3.5 Conceptos Secundarios de Facturación
Permite crear los conceptos generales que no requieren aprobación, según
los niveles de seguridad.
Nombre de la Cuenta: contiene el nombre del concepto que se va a crear
Código Contable: Este campo se utiliza si el concepto maneja un código
contable especial
Totaliza en: Se debe seleccionar el concepto principal de facturación, es
decir este concepto es el que aparecerá en el listado de la factura.
Códigos equivalentes: son los códigos que permiten realizar agrupaciones
de información para procesos en VMS. Esta información se actualiza en la
opción descripción códigos equivalentes, no se debe diligenciar cuando el
concepto que se está creando se utilizará en facturación Varios.
Tipos de dato: son las diferentes formas en las que se puede utilizar el
concepto. Para los tipos de dato se tiene:
MANUAL DEL USUARIO
Cálculos: clasifica el concepto para permitir que realice cálculos en
facturas en encabezado y detalle.
Facturación: se maneja cuando el concepto se debe manejar como
adicional al encabezado y detalle de la factura.
No totaliza: se maneja cuando el concepto no debe hacer parte una
sumatoria.
P&G: se utiliza cuando el concepto debe ser utilizado para P&G.
Deuda: se utiliza cuando el concepto debe ser manejado para algún
proceso que tenga la distinción de deuda.
Nota: actualmente los tipos de datos P&G y Deuda no están siendo
utilizados pero no se eliminaran del sistema por si son requeridos en
procesos posteriores.
Imprimir: esta opción se debe activar si el concepto será utilizado en la
factura.
Nivel: este campo se definirá dependiendo del nivel de presentación del
concepto en la factura. Cuando el concepto debe aparecer fuera del
encabezado o detalle el nivel deberá ser 99.
Orden de impresión: este campo define el orden que debe llevar el concepto
cuando se maneja más de uno en el detalle o parte inferior de la factura.
10.3.6 Consecutivos Facturación
Esta opción esta diseñada para actualizar el número de consecutivo de la
factura o nota crédito que se emitirá. Adicionalmente maneja dos parámetros
para el proceso de ejecución de la información.
1. Consecutivo Factura: Corresponde al consecutivo de facturación que
se va a imprimir.
2. Consecutivo Nota Crédito: Corresponde al consecutivo de Nota Crédito
que se va a imprimir.
3. Número de consecutivos por reserva fin de año: Cantidad de facturas
para dejar disponibles para fin de año.
4. Proceso de Cierre: contiene una lista la cual maneja reales o
nominados. Al seleccionar nominados toma la información nominada del
1
4
2
3
4
5
MANUAL DEL USUARIO
ultimo mes del semestre así ya exista el dato real para dicho mes, de lo
contrario toma la información existente.
5. Tener en cuenta ajuste año anterior para cierre esta opción permite
que al ejecutarse los procesos se tenga en cuenta la información del
ajuste del año anterior. Por defecto debe estar deshabilitada.
10.3.7 Cuentas Bancarias
Permite ingresar cuentas bancarias que se utilizarán en facturación.
.
Empresa: Lista todas las empresas que se manejan en Ocensa, se debe
seleccionar la que tenga relacionada el número de la cuenta a crear
Cuenta No.: Se ingresa el número de la cuenta a crear
Banco: se ingresa el banco al que pertenece la cuenta a crear
Nacional o int: Se especifica si la cuenta es de manejo nacional o
internacional
Ciudad: se especifica la ciudad a la que pertenece la cuenta.
Dirección: se especifica la ubicación a la que pertenece la cuenta
Aba: Codificación mundial de la cuenta.
Tipo: especifica el tipo de cuenta (ahorros, corriente o fiducia)
Referido: Debe decir OCENSA
País: especifica el país en el cual se encuentra la cuenta
Atención: Persona contacto de dicha cuenta
Solicitud aprobación: En este paso el usuario realiza el siguiente proceso:
1. Al dar clic aparecerá la ventana de envío d correo con la
información de la cuenta bancaria que se desea aprobar,
entonces el usuario de facturación envía un mail al usuario
aprobación de cuentas bancarias.
2. El usuario de aprobación revisa la cuenta bancaria y si es
aceptado envía un mail de aceptación
3. La cuenta bancaria aparecerá aprobada.
Si se modifica alguna parte
de la información se
desaprobara
automáticamente
Se debe solicitar
aprobación a través de un
mail
MANUAL DEL USUARIO
10.3.8 Descripción Códigos Equivalente
Estos códigos permiten agrupar los conceptos por tipo de información para
los cálculos a realizar en un proceso. Para su creación se ingresa en la
primera columna la información del código a manejar en la agrupación y en
la segunda la descripción de dicho código. Esta información se maneja en
las opciones Conceptos Principal Fact (Apr) (Ver 12.3.4), Conceptos
Secundarios Fact (Ver 12.3.5) y Listado de conceptos secundarios (ver
12.3.16) en las columnas de código equivalente 1, código equivalente 2 y
código equivalente 3.
10.3.9 Descripciones aprobación
Esta opción se utiliza para definir cuantas instancias de aprobación tienen
los diferentes procesos que lo requieren, como por ejemplo las facturas
requieren tres aprobadores. Para su diligenciamiento, en la primera columna
se agrega el código y en la segunda se asigna la descripción para los tipos
de procesos existentes (facturación, impuestos, conceptos). Estos se
utilizan en la opción usuarios por aprobación la cual pertenece al menú de
seguridad que asigna el usuario administrador total del sistema, esta opción
permite asigna un usuario a cada una e las diferentes instancias para que
pueda realizar dicho proceso.
10.3.10 Empresas Facturación
MANUAL DEL USUARIO
Permite actualizar y/o agregar la información de las empresas a las que se
hace referencia en las facturas.
Si se requiere agregar más de un encargado en la parte inferior se puede
hacer junto con la dirección que corresponda.
10.3.11 Inclusión de Tarifas
Esta información será utilizada para los cálculos de los diferentes procesos
de facturación dependiendo del tipo de tarifa que se maneje (impuesto de
transporte, terceros) y de acuerdo al segmento que se requiera calcular
información. Para el ingreso de información en la primera columna se
despliega el listado de segmentos existentes, en la segunda columna se
asigna por defecto la fecha actual y puede ser modificada según sea
necesario, seguida la tercera columna va el valor de la tarifa, en la ultima se
asigna el tipo de tarifa. (Impuesto de transporte, terceros).
10.3.12 Inclusión de Monedas
Esta información aparece en el listado del encabezado de la factura, y
permite definir el tipo de moneda con el cual se facturará. En la primera
columna se incluye el nombre de la moneda y en la segunda se adiciona la
sigla que se tiene predeterminada.
MANUAL DEL USUARIO
10.3.13 Inputs cierre semestral
En la parte superior del encabezado aparece un menú el cual despliega las
siguientes opciones
Esta información se utiliza para los procesos de cierre semestral o anual, a
continuación se describirá la funcionalidad de cada uno de los íconos y su
forma de diligenciamiento.
Extracontables
Datos para
BMI
ROFE
Distribución
Accionistas
MANUAL DEL USUARIO
Extracontables
En esta opción se debe diligenciar los valores no incluidos en la contabilidad
que se deben tener en cuenta en el proceso de cierre, para diligenciarlos, se
debe seleccionar en la parte superior derecha (Concepto) el concepto al cual
se le va a incluir el valor extracontable, una vez seleccionado se debe agregar
una fila la cual por defecto tendrá la primera columna diligenciada. En la
segunda columna se presenta el listado de las empresas a las cuales le debo
incluir el valor, normalmente esta columna va en blanco (para que se distribuya
el valor entre todas) a menos que el valor se deba dirigir a una empresa
específica. En la tercera columna se debe diligenciar el valor en pesos y en la
cuarta en dólares, según corresponda, por último, en la columna observación,
se debe hacer una breve descripción de a que corresponde este valor.
Datos para BMI
Esta información es utilizada en los procesos de cierre, la cual maneja una
vigencia, donde si esta es modificada se deben volver a crear los cuatro
registros con la nueva información. Para su ingreso en la primera columna se
presenta el listado de los cuatro trimestres del año, seguida por la vigencia de
la información, luego se tiene el rango donde comienza el trimestre y sigue el
que finaliza, luego el numero de días que comprende dicho trimestre, en la
siguiente columna se ingresa la tasa BMI, luego va el valor del balance y
seguida la columna de intereses manejados para dicho periodo y finalmente la
observación que es la información guía del registro.
ROFE
Esta información es utilizada en los procesos de cierre, la cual maneja una
vigencia, donde si esta es modificada se deben volver a crear los registros con
la nueva información. Para el ingreso de la información en la primera columna
se encuentra el listado de conceptos para definir el requerido, seguida se
MANUAL DEL USUARIO
encuentra la fecha de vigencia de dicha información, luego se ingresa el valor
del concepto, y finaliza la observación la cual contiene la información guía del
registro.
Distribución Accionistas
Esta información es utilizada en los procesos de cierre, la cual maneja una
vigencia, donde si esta es modificada se deben volver a crear los registros con
la nueva información. Para el ingreso de la información en la primera columna
se encuentra el listado de conceptos para definir el requerido, seguida se
encuentra la fecha de vigencia de dicha información, luego se ingresa el valor
de la acciones, seguido se define si maneja dividendos y finaliza la
observación la cual contiene la información guía del registro.
10.3.14 Inputs Impuestos y Deducciones
Esta información será utilizada en las opciones de facturación en la parte de
impuestos y deducciones y en la opción de Asociados impuestos por
conceptos (ver 12.3.2.), esta información maneja la vigencia por si se
requiere en algún momento volver a procesar información anterior se hagan
con los datos vigentes en dicho periodo.
Para su actualización en la primera columna de despliega el listado de los
conceptos secundarios creados en la opción de Conceptos Secundarios Fact
y se debe seleccionar los que apliquen como impuesto o como deducción,
en la segunda columna se tiene la fecha de vencimiento la cual tiene por
defecto la fecha actual y esta puede ser modificada según criterio, en la
tercera columna va el valor asignado según criterios de facturación, en la
cuarta columna se define el tipo de operación de acuerdo a parámetros
preestablecidos, y en la ultima columna se adiciona si esa información ira
ligada a un segmento especifico de lo contrario puede dejarse en blanco.
MANUAL DEL USUARIO
10.3.15 lnputs mensuales ARR-ROE-VOC
Se debe ingresar la información que pertenece al ROE o al ARR Y VOC, de
forma mensual según valores preestablecidos en el área de Finanzas.
Para la opción “FACTURACION ROE” se debe seleccionar en la columna
Concepto la opción “ROE” y en la columna “Vlr USD” incluir el valor del ROE
del mes que se vaya a facturar.
Para la opción “TOTAL ARR y VOC”, en la columna “Concepto” se deben
seleccionar las opciones “Revenue Requirement ($US 000‟s)” y “Variable
Operating Cost ($US 000‟s)”. En la columna “Vlr USD” se debe diligenciar el
valor de cada uno de estos conceptos para el mes de facturación. Estos
datos deben ser diligenciados en miles de dólares.
10.3.16 Listado de Conceptos Secundarios
Esta opción es igual a la opción de “Conceptos Secundarios Fact”, lo único
que las diferencia es la forma como se visualiza la información, en esta
opción los conceptos están listados en una tabla donde se detalla cada uno
de sus componentes, en la otra opción estos conceptos se pueden ver solo
de a uno en uno.
10.3.17 Municipios ICA
MANUAL DEL USUARIO
Se agrega el nombre de cada uno de los municipios manejados en
facturación. Esto es para alimentar la información que aparecerá en la
primera columna de Porcentajes municipios ICA.
10.3.18 Parámetros cargue SAP
Contiene los parámetros para poder ejecutar el proceso Cargue SAP (Proceso
de Facturación/Cargue SAP), donde en la columna “Descripción” define como se
llamara el tipo de información a cargar, la siguiente columna “ejecuta archivo” es
la ruta en la que se encuentra el archivo con extensión ctl el cual se encarga de
tomar la información del archivo de SAP, al columna “ruta archivo .Log” es
donde quedara almacenado el seguimiento paso a paso de cada ejecución, en
la columna “proceso ejecuta SAP” se define cual será el proceso que realizara la
ejecución para cargar la información a VMS, en la columna “proceso vinculado”
se listan los procedimientos almacenados que cargan la información que se
despliega en la opción información SAP. Esta tabla la diligencia el usuario
experto de VMS.
10.3.19 Paso de información SAP
Esta opción permite cargar la información que sale de SAP, que es utilizada
para los procesos de cierre, para que se realice el proceso de forma adecuada
primero se debe configurar el tipo de información a cargar y todos sus
componentes en la opción Parámetros cargue SAP (Ver 12.3.17).
Se debe bajar de SAP la información que hará parte del proceso de
facturación de cierre, esta información debe almacenarse en una carpeta que
previamente se creada en el disco C o D del usuario, esta carpeta así como
MANUAL DEL USUARIO
los archivos no debe poseer ningún espacio, los archivos deben quedar con
formato .txt (c:/nombrecarpeta).
En esta opción se debe realizar el siguiente proceso:
1. Seleccionar el tipo de información a cargar (debe haberse previamente
configurado en la opción parámetros cargue SAP)
2. Luego se debe seleccionar el archivo de SAP con extensión .txt
(aparece la ventana de selección de archivo y se busca en la ruta
estipulada por el usuario), cuando este proceso se realiza la ruta del
archivo se muestra y se ejecuta una ventana de comandos la cual se
cierra automáticamente.
3. Luego se deberá seleccionar el mes, año y versión en el que se cargará
la información.
4. Se ejecutan los procesos vinculados previamente configurados en la
opción de parámetros cargue SAP y se carga la información en
información SAP verificando que la integridad de la información se
mantenga.
10.3.20 Porcentaje Municipios ICA
Mediante esta opción es posible configurar el porcentaje que le
corresponden los municipios por segmento donde al sumar dicha distribución
debe corresponder al 100% , esto se utiliza para cálculos de facturación y en
los Anexos ICA, para la actualización en la primera columna aparecerá el
listado de municipios, si no existe el municipio a asignar se deberá dirigir a la
opción Municipios ICA, en la segunda columna se tiene la vigencia del
porcentaje que tendrá por defecto la fecha actual pero puede ser modificada
según criterio, en la tercera columna se agrega el valor del porcentaje , en la
cuarta columna se agregan los volúmenes en Barriles, en la quinta columna
ira el porcentaje del valor de los volúmenes, en la sexta columna se asigna el
valor de la inversión en dólares, en la séptima columna se tendrá el
porcentaje de la inversión en dólares, y en la ultima columna se desplegara
el segmento al que pertenece el municipio y la información asignada.
1
2
3
4
MANUAL DEL USUARIO
10.3.21 Tasas Representativas
Maneja todos los tipos de tasas a utilizar en los procesos de facturación
(Inicial Shipper, terceros, impuesto de transporte y cierres).
Al adicionar un registro en la primera columna se presentará la información
de la fecha de vencimiento de vigencia de la tasa representativa, la cual
tendrá por defecto la fecha actual pero podrá ser modificada según criterio,
en la segunda columna aparecerá el listado de los diferentes periodos de
vigencia de las tasas que se manejan en el sistema, las cuales son
previamente establecidas para su manejo y en la ultima columna se asigna
el valor de la tasa.
10.3.22 Textos incluidos en Facturas
Esta opción contiene la información de cada uno de los textos
predeterminados que aparecerán en la factura, estos pueden ser en el
encabezado, detalle o pie de página. Para diligenciar esta información, en la
primera columna se asigna la información que aparecerá en la factura, la
cual deberá ser clara y definida según los criterios de facturación, en la
segunda columna se define el orden de presentación, será la organización
que tendrá la descripción si hay más de una en la misma posición, en la
tercera columna se define la zona de la factura en la que deberá ir es decir si
la información debe aparecer en el encabezado, detalle o pie de pagina de la
factura, en la cuarta columna se define la posición si irá antes o después de
MANUAL DEL USUARIO
la información según la zona que se haya asignado, en la quinta columna se
habilita si la descripción requiere un recuadro, la sexta columna se habilita si
la información debe ir por defecto en la impresión de la factura (si esta
opción queda seleccionada aparecerá en todas las facturas de lo contrario
se deberá adicionar en la opción concepto asociado a tipo Fac.), la última
columna contiene la fecha de vencimiento de la resolución, si esta fecha es
inferior a la fecha actual no se tomará así este por defecto la descripción.
10.3.23 Tipos de Tarifas
En esta opción se debe diligenciar los diferentes tipos de tarifas que utiliza el
sistema.
Al adicionar un registro se debe describir el nombre de la tarifa a adicionar y
detallar el código que se le asignará dentro del sistema. Actualmente los
códigos existentes son:
MME: Tarifa del Ministerio de Minas y Energía.
I.S.: Tarifa de Inicial shippers. Esta tarifas son utilizadas en lo
proceso Facturación Tariff Posting y Cierre Tarif Posting.
Otros: Tarifa para facturación Otros.
Portuarios: Tarifa servicios Portuarios.
10.3.24 Títulos Resultados Proc. Facturación
MANUAL DEL USUARIO
Esta opción sirve para definir los títulos de las seis columnas que aparecerán
en la opción resultados de procesos de facturación, al seleccionar un
proceso.
Para actualizar esta opción se debe tener en cuenta que las primeras 5
columnas de la opción Resultados Procesos de Facturación están
determinadas por defecto, a partir de la sexta columna se pueden modificar
por medio de esta opción.
En la primera columna seleccionar el proceso al cual se le va a definir los
títulos, en la segunda columna se ingresa el título de la sexta columna de la
opción de resultados de procesos facturación y así sucesivamente hasta la
columna décima.
10.3.25 Versiones Facturación
Esta opción permite adicionar la(s) versión(es) que se manejarán durante un
mes y año, permitiendo copiar la información de una versión a otra. Esta
información se almacenará en las opciones de resultados procesos
facturación, Inputs cierre semestral (extracontables) e Información SAP para
el mes, año y versión que se haya seleccionado.
Esta información se actualiza de forma mensual, para adicionar un registro en
el primer campo se agrega automáticamente el número de la versión, si ésta
es la primera, pondrá por defecto original y podrá ser modificada, si por el
contrario ya existe una primera versión, el campo queda en blanco y debe ser
diligenciado, seguido se define si es oficial esto implica que será la información
que se tomará en todos los reportes que recuperen información que maneje
versión, si es el primer registro tendrá por defecto activa la opción como oficial
de lo contrario se deberá elegir cual de las versiones existentes pasará a ser la
oficial. En la última columna se define si la versión es cerrada o no, esto será
utilizado para control de información, esta opción debe ser activada una vez se
determine que dicha versión no será modificada.
MANUAL DEL USUARIO
Para copiar una versión se da clic en , se despliega una ventana donde
se presenta una lista con una versión origen que siempre tendrá por defecto
la versión anterior (si es requerida otra versión se puede cambiar la
selección) y una versión destino que será la ultima versión que se creó, que
será donde se copiará la información de la versión origen. Cuando se elige
se desplegará un mensaje de advertencia donde se aclara que
toda la información existente en la versión destino (si la hay) será eliminada
y se reemplazará por la información de la versión origen, si no es lo
requerido el usuario puede detener el proceso, de lo contrario se realizará la
copia de información para la versión destino.
10.4 - PROCESO DE FACTURACIÓN
Anular Facturas
Esta opción permite anular las facturas que se han creado. Se cuenta con
tres tipos de Filtro:
Cliente: aparece un listado con los clientes a los que se les ha facturado
luego de ser seleccionado este se despliega una lista con las facturas que
tiene asociadas, ahí se selecciona y la información de la factura aparecerá
para su revisión.
No. de Factura: presenta un listado con los números de las facturas creadas,
ahí se selecciona la factura y la información se presenta para su respectiva
revisión.
Tipo de Factura: despliega un listado con los diferentes tipos de facturas al
seleccionar alguno se despliegan las facturas que han sido creado para este,
luego se selecciona la factura y se presenta la información.
Luego de tener seleccionada la factura se va al final de la opción y se
encuentra el botón Anular Factura el cual al dar clic presenta una
confirmación de anulación y si es aceptado anula la que se encuentre activa
en pantalla.
MANUAL DEL USUARIO
Para verificar que la información de la factura a anular sea la correcta, en
la parte superior de la ventana aparece una opción de vista previa de la
factura, ésta puede ser impresa pero está identificada como copia no valida
para facturación.
Distribución de Empresas por Municipio
Esta opción permite consultar la información que se calcula en los procesos
de Inicial shipper y cierre que se define en Municipios ICA (12.3.17), la cual
es utilizada de forma mensual para los procesos de Inicial Shipper o para los
de cierre por semestre.
Se pueden realizar la consulta de acuerdo al mes, año, etc. De la consulta,
se podrá visualizar el segmento, el municipio y el valor.
10.4.1 Información SAP
Lista la información que proviene de SAP, la cual ha sido cargada previamente
en la opción Paso información SAP (ver 12.3.18) y es utilizada para los
procesos de cierre. Esta información puede ser consultada por mes, año,
versión y proceso vinculado.
Esta opción permite hacer ordenaciones por
concepto, por código sap, por fecha o por observación.
MANUAL DEL USUARIO
Resultado Proceso de Facturación
Visualiza los resultados de los diferentes procesos de facturación (Terceros,
IS, Impuesto de Transporte, Cierre). Se debe elegir el mes, año, versión y el
proceso del que se desea obtener los datos. Los nombres desde la columna
cuatro en adelante varían de acuerdo al proceso seleccionado y a la
configuración que se le pre-establezca en la opción Títulos Resultados Proc.
Facturación. Esta opción permite realizar ordenaciones por concepto, por
empresa o por segmento.
Facturación
10.4.1.1 Proceso de creación Facturación Varios:
1. Ingrese a la opción Proceso de Facturación/ Facturación y seleccione
en tipo de factura la opción “Facturación Varios” en el listado que se
despliega.
1
Elimina la factura que se encuentre
seleccionada
El número de la factura aparecerá
cuando el usuario imprima la factura
MANUAL DEL USUARIO
Una vez seleccionada la opción se puede seleccionar facturas existentes o crear
nuevas. Si ya existe, se debe seleccionar en la opción “Facturas Pendientes” el
status de la misma de la siguiente manera:
Aprobadas: son aquellas que ya se encuentran aprobadas en su totalidad
listas para impresión
No aprobadas: son las que están en proceso de aprobación
Desarrollo: estas aún no se encuentran listas para aprobar.
Todas: muestra todas las facturas en sus diferentes estados.
Luego se despliega el Encabezado, detalle e Impuestos que tendrá la factura.
2. En el encabezado se debe verificar que el cliente exista, de lo
contrario se debe dirigir a la opción Inf. Facturación
Básica/Empresas Facturación (ver 12.3.10). Si el cliente ya
existe, una vez seleccionado, al lado derecho de la pantalla se
desplegará el listado de los encargados con sus direcciones, sino
se ha creado ninguno adicional, el sistema tomará el que se halla
ingresado como principal en el detalle de la empresa.
3. Luego aparecerá la Fecha de la factura y la fecha de vencimiento,
por defecto la primera será la fecha actual y la segunda tendrá
aumento de treinta días, si dichas fechas no corresponden a la
información requerida, éstas pueden ser modificadas.
2
3
Permite ingresar encargados y
direcciones adicionales a la
predeterminada para utilizar en
la factura (ver 12.3.10).
4
5
6
MANUAL DEL USUARIO
4. Aprobación: Muestra el status de aprobación que tiene la factura,
el último usuario de aprobación debe ser el Líder de Finanzas (se
especificara más adelante en el proceso aprobación (ver 12.5)
5. Moneda: siempre aparecerá por defecto Pesos Colombianos pero
esta opción puede ser modificada buscando en la lista que se
despliega. Si la moneda no existe deberá ser creada en la opción
Inf. Facturación Básica /Inclusión Monedas (12.3.12)
6. Cargue: Esta opción no aplica para facturación varios,
corresponde a Facturación Portuarios y se presenta inhabilitada
para selección.
7. Cuenta Bancaria: En esta opción se encuentra el listado de las
cuentas bancarias que se han ingresado en la opción Inf.
Facturación Básica / Cuentas Bancarias, si no se encuentra se
debe crear en dicha opción (Ver 12.3.7).
8. Concepto Facturación: Esta línea contiene el concepto principal
de la factura. En caso de no existir el concepto se debe crear
siguiendo el proceso descrito a continuación.
a. Creación del proceso
Se debe crear el concepto en la opción Inf. Facturación Básica
/Concepto Principal Fact (apr)
Mediante esta opción la aplicación permite crear los conceptos
referentes a facturación que requieren aprobación.
Nombre de la Cuenta Se debe digitar el concepto a crear.
Código contable: Este código es el código equivalente que maneja
este concepto en SAP.
Concepto ppal Asociado: Contiene el listado de todos los conceptos
principales, y se debe asignar cuando el concepto a crear será
utilizado en el detalle de la factura, esto con el fin de poder vincular a
este con el concepto que va en el encabezado de la factura.
7
8
Cuando se solicita la aprobación se despliega la ventana del correo con la
información del concepto a aprobare y se debe agregar el destinatario
Si se modifica alguna información
automáticamente queda desaprobado
8
MANUAL DEL USUARIO
Códigos equivalentes son los códigos que permiten realizar
agrupaciones de información para procesos en VMS. Esta
información se actualiza en la opción descripción códigos
equivalentes.
Tipos de dato son las diferentes formas en las que se puede utilizar
el concepto. Para los tipos de dato se tiene:
Cálculos: clasifica el concepto para permitir que realice
cálculos en facturas en encabezado y detalle.
Facturación: se maneja cuando el concepto se debe
manejar como adicional al encabezado y detalle de la
factura.
No totaliza: se maneja cuando el concepto no debe hacer
parte una sumatoria.
Imprimir esta opción se debe activar si el concepto será utilizado en
la factura.
Nivel: Para los conceptos principales este campo debe ir en blanco,
pues el asume por defecto que es nivel 1.
Activo esta casilla debe estar activa si el concepto se encuentra
activo para facturación.
Orden de impresión: esta casilla debe estar activa si el concepto se
encuentra activo para facturación.
Solicitud aprobación: En este paso el usuario realiza el siguiente
proceso:
1. Al dar clic aparecerá la ventana de envío d correo con la
información del concepto que se desea aprobar, entonces
el usuario de facturación envía un mail al usuario
aprobación de conceptos.
2. El usuario de aprobación revisa el concepto y si es
aceptado envía un mail de aceptación El concepto
aparecerá aprobado.
b. Concepto asociado a tipo de Facturación
La creación de un registro se debe hacer de la siguiente manera, en
la primera columna se seleccionan los conceptos principales de
facturación que han sido aprobados, en la segunda columna se repite
automáticamente el mismo concepto de la primera donde esta será la
información que se presentara en la facturación y podrá ser
modificada si es el caso, la última columna especifica el tipo de
factura al cual corresponde cada uno de los conceptos. Para asociar
conceptos principales a tipo de facturación se debe incluir una fila,
seleccionar el concepto y asociarlo al tipo de factura correspondiente.
En la parte inferior de la opción se asocian los conceptos a la
información de encabezados o pie de página que debe llevar la
factura, esto no aplica para las facturas de Initial Shippers y Terceros.
Seleccionar el concepto, si no está activo
entonces adicionarlo.
Seleccionar el concepto y asociarlo al tipo
de factura que corresponde.
MANUAL DEL USUARIO
Nota: en la opción Info Facturación Básica/ Asociados
impuestos y conceptos se asocia el concepto principal a
impuestos o deducciones para que se calculen automáticamente
en la factura (ver 12.3.2.).
9. Descripciones: Estas son descripciones adicionales que irán en
la factura debajo del concepto principal (textos adicionales
requeridos).
10. Descripciones en valores del detalle: permite ingresar los
valores que irán en el encabezado de cada columna del detalle de
la factura.
11. Ítem: Numera los registros que se ingresen por factura.
12. Concepto: Lista todos los conceptos que se han ingresado en la
opción info. Facturación Básica/Conceptos secundarios fact.
13. Valor – Operaciones: Permite el ingreso del valor a manejar en
la factura, si el segundo y tercer valor es mayor a cero se realiza
la operación indicada en la opción de operaciones, la cual trae por
defecto multiplicación, de lo contrario pone en el subtotal la
información del primer valor.
14. Subtotalizar: Subtotaliza el valor de la factura incluido en la
sección “Detalle Factura”.
15. Impuestos – Deducciones: Lista los impuestos y deducciones
existentes en el sistema. Estos se pueden cargar por defecto si
se han asignado al concepto principal o se pueden agregar de
forma manual según se haya establecido en la opción Asociación
Impuestos y Conceptos (ver 12.3.2.).
16. Valor Base: Valor que se ingresa para realizar el cálculo del
impuesto según información pre- establecida.
17. Totalizar : este botón totaliza la factura.
12
13
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15
16
17
MANUAL DEL USUARIO
18. Confirmar Factura: La factura debe ser confirmada cuando toda
la información se encuentre correcta y verificada por el usuario
. Cuando se solicita la aprobación el sistema activa
la ventana de envío de mail con la información de la factura que
se requiere confirmar, el cual debe enviarse a los usuarios
establecidos para aprobación, indicándoles que la factura está
lista para ser aprobada. Cuando el proceso se complete
exitosamente la opción de imprimir será activada .
Para verificar que la información de la factura sea correcta,
en la parte superior de la ventana aparece una opción de vista
previa de la factura, ésta puede ser impresa pero está
identificada como copia no valida para facturación.
19. Aprobación de Facturas: Este proceso se realiza siguiendo los
pasos descritos en la Tabla No 1. Proceso de Aprobación
Facturas.
MANUAL DEL USUARIO
PROCESO APROBACION FACTURAS
Usuario Facturacion Aprobacion Cuentas BancariasAprobación ConceptosAprobación Factura
OBSERVACIONPROCESO
Cuenta bancaria
correcta
Aprobado
Factura correcta
No aprobadoConceptos correctos
Aprobado
No aprobado
No aprobado
El usuario
envia mail
para solicitar
aprobacion
usuario aprobacion
cuentas bancarias
revisa la informacion
Inicio
usuario aprobacion
conceptos e
impuestos revisa la
informacion
usuario aprobación
información factura
total
Aprobado
S
S
S
N
N
El usuario de facturación revisa toda la
información de la factura y envía el mail. En
caso que no sea aprobado debe volver a
revisar el proceso
El usuario de aprobación revisa en la opción
Aprobar facturas, si la información de la
cuenta bancaria se encuentre correcta. Si es
así se aprueba de lo contrario se rechaza y el
usuario facturación debe realizar la revisión y
cambios necesarios
El usuario de aprobación revisa en la opción
Aprobar facturas, si la información del
concepto se encuentre correcta. Si es así se
aprueba de lo contrario se rechaza y el
usuario facturación debe realizar la revisión y
cambios necesarios
N
El usuario de aprobación revisa en la opción
Aprobar facturas, si la información total de la
factura se encuentre correcta. Si es así se
aprueba de lo contrario se rechaza y el
usuario facturación debe realizar la revisión y
cambios necesarios
Imprimir factura Cuando la factura ya ha sido aprobada por los
tres usuarios de aprobación, se activa el botón
de imprimir factura y el usuario de facturación
podrá realizar la impresión de la factura .
fin
20. Imprimir Factura: Esta opción permite la generación de la
factura, la cual tomará el código que se encuentre en la opción de
Info. Facturación Básica/Consecutivos Facturación (Ver 12.3.6.),
éste consecutivo se incrementará automáticamente cada vez que
se genere una factura.
Al hace clic sobre el botón aparecerá un mensaje
de confirmación de generación de la factura, si se presiona
cancelar lo dejará en la opción de construcción de la factura. De
lo contrario se generará la factura con su respectivo consecutivo.
Tabla No 1. Proceso de Aprobación Facturas
MANUAL DEL USUARIO
Una vez aceptada la creación de la factura, ésta se genera con su
respectivo consecutivo permitiendo realizar la impresión, las
facturas contienen la estructura que se detalla en la “Gráfica 1
impresión de factura”.
Grafica 1 Impresión de Factura
10.4.1.2 Proceso de creación de Facturación Impuesto Transporte:
1. Para poder generar las facturas de Impuesto de Transporte se debe
diligenciar la tasa representativa del mercado promedio del trimestre a
calcular, una vez actualizada la información se debe ejecutar el proceso
FACTURA IMPUESTO DE TRANSPORTE, el cual se encuentra en la ruta
Menú / Generar Procesos Mensual.
Descripción parte
inferior de la
factura
Cuentas
bancarias
Consecutivo de
la factura
Información de la
empresa
Descripciones de
encabezado arriba
Concepto principal
y /o descripciones
Detalle de la factura
Presenta la lista de
impresoras que
tenga el sistema
creado
Textos adicionales incluidos en
las facturas.
MANUAL DEL USUARIO
2. Ingrese a la opción Proceso de Facturación/ Facturación y seleccione el tipo
de factura Impuesto de Transporte en el listado
En la opción proceso selección FACTURA IMPUESTO DE TRANSPORTE
que se ejecutará teniendo como parámetros de ejecución la información del
mes, año y versión del sistema, al igual que al momento de correr el proceso
se debe seleccionar el mes M+2 siendo M el último mes del trimestre para el
cual se va a generar la factura, seleccionar el año y por último poner en
versión “original”.
Al seleccionar la lista de versión, se abrirá una ventana de confirmación
donde indica que se ejecutará el proceso y se generará(n) la(s) factura(s)
temporal(es) con la información que se encuentra seleccionada.
Seleccionar el proceso
a correr FACTURA
IMPUESTO DE
TRANSPORTE
Seleccionar el mes
M+2 siendo M el último
mes del trimestre que
se va a procesar la
factura
Poner Original
Breve descripción de lo
que se está corriendo
Digitar los valores cobrados
por el Ministerio de Minas y
Energía en la liquidación del
Impuesto de Transporte del
trimestre anterior. Dicha
información va por segmento.
MANUAL DEL USUARIO
Una vez seleccionada la opción se puede seleccionar facturas existentes o
crear nuevas. Si ya existe, se debe seleccionar en la opción “Facturas
Pendientes” el status de la misma de la siguiente manera:
Aprobadas: son aquellas que ya se encuentran aprobadas en su
totalidad listas para impresión
No aprobadas: son las que están en proceso de aprobación
Desarrollo: estas aún no se encuentran listas para aprobar.
Todas: muestra todas las facturas en sus diferentes estados.
Luego se despliega el Encabezado, detalle e Impuestos que tendrá la
factura.
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2
3
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6
7
8
1. Cliente: Esta línea está diligenciada por defecto.
2. Fecha: Aparecerá la Fecha de la factura y la fecha de vencimiento, por
defecto la primera será la fecha actual y la segunda tendrá aumento de
treinta días, si dichas fechas no corresponden a la información requerida,
éstas pueden ser modificadas.
3. Moneda: Esta opción también está diligenciada por defecto, no se debe
modificar.
4. Aprobación: Muestra el status de aprobación que tiene la factura, el
último usuario de aprobación debe ser el Líder de Finanzas (se
especificara más adelante el proceso aprobación)
5. Cuenta Bancaria: En esta opción se encuentra el listado de las cuentas
bancarias que se han ingresado en la opción Inf. Facturación Básica /
Aparecerá cuando el usuario
imprima la factura
Elimina la factura que se encuentre
seleccionada
MANUAL DEL USUARIO
Cuentas Bancarias, si no se encuentra se debe crear en dicha opción.
(12.3.7)
6. Concepto Facturación: Esta línea viene diligenciada por defecto.
7. Descripciones: Se debe detallar el trimestre que se está facturando así
como el año al cual corresponde el mismo.
8. Descripciones en valores del detalle: Para estas opciones los campos
deben ir en blanco.
9. La sección “Detalle Factura”, viene diligenciada por defecto, no se debe
modificar ni agregar ningún dato.
10. Totalizar : este botón totaliza y calcula el valor del ajuste a la decena.
11. Ajuste: visualiza el valor del ajuste a la decena realizado en la factura.
12. Confirmar Factura: La factura debe ser confirmada cuando toda la
información se encuentre correcta y verificada por el usuario
. Cuando se solicita la aprobación el sistema activa la
ventana de envío de mail con la información de la factura que se requiere
confirmar, el cual debe enviarse a los usuarios establecidos para
aprobación, indicándoles que la factura está lista para ser aprobada.
Cuando el proceso se complete exitosamente la opción de imprimir será
activada .
Para verificar que la información de la factura sea correcta, en la
parte superior de la ventana aparece una opción de vista previa de
la factura, ésta puede ser impresa pero está identificada como copia
no valida para facturación.
13. Aprobación de Facturas: Este proceso se realiza siguiendo los pasos
descritos en la Tabla No 1. Proceso de Aprobación Facturas.
14. Imprimir Factura: Esta opción permite la generación de la factura, la
cual tomará el código que se encuentre en la opción de Info Facturación
Básica/Consecutivos Facturación, éste consecutivo se incrementará
automáticamente de a uno en uno.
Al hacer clic sobre el botón aparecerá un mensaje de
confirmación de generación de la factura, si se presiona cancelar lo
9
1
0
1
1
1
2
MANUAL DEL USUARIO
dejará en la opción de construcción de la factura. De lo contrario se
generará la factura con su respectivo consecutivo.
Una vez aceptada la creación de la factura, ésta se genera con su
respectivo consecutivo permitiendo realizar la impresión, las facturas
contienen la estructura que se detalla en la “Gráfica 1 impresión de
factura”.
10.4.1.3 Proceso de creación de Factura Tarifa Portuaria:
Ingrese a la opción Proceso de Facturación/ Facturación y seleccione el
tipo de factura Tarifa Portuaria en el listado que se presenta.
Desplegar las opciones de Cargues y seleccionar el número del buque
que se va a facturar, se creará una factura temporal con la información
del cargue teniendo como parámetros de ejecución la información del
mes, año y versión del sistema.
Elimina la factura que se encuentre
seleccionada
Seleccionar
Numero del
cargue que se
va a facturar
Aparecerá cuando el usuario
imprima la factura
MANUAL DEL USUARIO
Una vez seleccionada la opción se puede seleccionar facturas existentes
o crear nuevas. Si ya existe, se debe seleccionar en la opción “Facturas
Pendientes” el status de la misma de la siguiente manera:
Aprobadas: son aquellas que ya se encuentran aprobadas en su
totalidad listas para impresión
No aprobadas: son las que están en proceso de aprobación
Desarrollo: estas aún no se encuentran listas para aprobar.
Todas: muestra todas las facturas en sus diferentes estados.
Una vez seleccionada la factura se despliega el Encabezado, Detalle e
Impuestos que tendrá la factura.
1. C
argue: cargue seleccionado en la factura.
2. Aprobado – Usuario Aprob: Muestra el status de aprobación que
tiene la factura, el último usuario de aprobación debe ser el Líder de
Finanzas (se especificará más adelante el proceso aprobación)
3. Cliente: Esta línea está diligenciada por defecto.
4. Fecha: Fecha de la factura y la fecha de vencimiento. Por defecto la
primera será la fecha actual y la segunda tendrá aumento de treinta días,
si dichas fechas no corresponden a la información requerida, éstas
pueden ser modificadas.
5. Moneda: Esta línea viene diligenciada por defecto.
6. Cuenta Bancaria: En esta opción se encuentra el listado de las
cuentas bancarias que se han ingresado en la opción Inf. Facturación
Básica / Cuentas Bancarias (ver 12.3.7).
7. Concepto Facturación: Este concepto viene diligenciado por
defecto.
8. Descripciones: En este campo de detalla los días del cargue,
inicialmente estos datos vienen diligenciados sin embargo se recomienda
revisar con los datos de la autoliquidación enviada por el agente marítimo
encargado del buque.
1
2
3
4
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6
7
8
9
MANUAL DEL USUARIO
9. Descripciones en valores del detalle: Estos vienen diligenciados
por defecto.
10. La sección “Detalle Factura”, viene la información definida en
transporte, la cual debe ser revisada con los datos de la autoliquidación y
modificarla si es el caso. Si es necesario modificar la tarifa remitirse al
numeral 12.3.11 y seguir los pasos indicados. La opción realiza
los cálculos de la información diligenciada.
11. Totalizar : Este botón totaliza el valor de la factura.
12. Confirmar Factura: La factura debe ser confirmada cuando toda la
información se encuentre correcta y verificada por el usuario.
Cuando se solicita la aprobación el sistema activa la
ventana de envío de mail con la información de la factura que se requiere
confirmar, el cual debe enviarse a los usuarios establecidos para
aprobación, indicándoles que la factura está lista para ser aprobada.
Cuando el proceso se complete exitosamente la opción de imprimir será
activada .
Para verificar que la información de la factura sea correcta, en la
parte superior de la ventana aparece una opción de vista previa de la
factura, ésta puede ser impresa pero está identificada como copia no
valida para facturación.
13. Aprobación de Facturas: Este proceso se realiza siguiendo los
pasos descritos en la Tabla No 1. Proceso de Aprobación Facturas.
14. Imprimir Factura: Esta opción permite la generación de la factura, la
cual tomará el código que se encuentre en la opción de Info Facturación
Básica/Consecutivos para Facturas (ver numeral 12.3.6), éste consecutivo
se incrementará automáticamente de a uno en uno.
Al hacer clic sobre el botón aparecerá un mensaje de
confirmación de generación de la factura, si se presiona cancelar lo dejará
10
11
12
MANUAL DEL USUARIO
en la opción de construcción de la factura. De lo contrario se generará la
factura con su respectivo consecutivo.
Una vez aceptada la creación de la factura, ésta se genera con su
respectivo consecutivo permitiendo realizar la impresión, las facturas
contienen la estructura que se detalla en la “Gráfica 1 impresión de
factura”.
MANUAL DEL USUARIO
10.4.1.4 Proceso de creación de Facturación Transporte Terceros:
Para poder generar las facturas de Terceros se debe ejecutar el proceso
FACTURA TRANSPORTE TERCEROS, el cual se encuentra en la ruta: Menú /
Generar Procesos Mensual. Una vez se abre la pantalla se debe seguir el
proceso descrito a continuación.
1. Ingrese a la opción Proceso de Facturación/ Facturación y seleccione el tipo
de factura “Transporte de Terceros” en el listado que se despliega.
Al seleccionar ésta lista se despliega el proceso FACTURA TRANSPORTE
DE TERCEROS que se ejecutará teniendo como parámetros de ejecución la
información del mes, año y versión del sistema.
Al seleccionar la lista de versión se presentara una ventana donde se
confirma que se ejecutará el proceso Factura Transporte de Tercero y se
generarán la(s) factura(s) temporales con la información que se encuentra
seleccionada.
Seleccionar el proceso a
correr FACTURA
TRANSPORTE TERCEROS
Seleccionar el mes a
facturar
Poner Original
Breve descripción de lo
que se está corriendo
Una Vez
diligenciado hacer
clic en procesar y
se generará una
transacción
exitosa
MANUAL DEL USUARIO
Una vez seleccionada la opción se puede seleccionar facturas existentes o
crear nuevas. Si ya existe, se debe seleccionar en la opción “Facturas
Pendientes” el status de la misma de la siguiente manera:
Aprobadas: son aquellas que ya se encuentran aprobadas en su
totalidad listas para impresión
No aprobadas: son las que están en proceso de aprobación
Desarrollo: estas aún no se encuentran listas para aprobar.
Todas: muestra todas las facturas en sus diferentes estados.
Luego se despliega el Encabezado, detalle e Impuestos que tendrá la
factura.
1. Cliente: Esta línea está diligenciada por defecto.
2. Fecha: Fecha de la factura y la fecha de vencimiento. Por defecto la
primera será la fecha actual y la segunda tendrá aumento de treinta días,
si dichas fechas no corresponden a la información requerida, éstas
pueden ser modificadas.
3. Moneda: Esta opción también está diligenciada por defecto, no se debe
modificar.
4. Aprobación: Muestra el status de aprobación que tiene la factura, el
último usuario de aprobación debe ser el Líder de Finanzas (se
especificará más adelante el proceso aprobación)
5. Cuenta Bancaria: En esta opción se encuentra el listado de las cuentas
bancarias que se han ingresado en la opción Inf. Facturación Básica /
Cuentas Bancarias (ver 12.3.7).
6. Concepto Facturación: Esta línea viene diligenciada por defecto.
Aparecerá cuando el usuario
imprima la factura
Elimina la factura que se encuentre
seleccionada
1
2
3
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6
MANUAL DEL USUARIO
7. Descripciones: Este campo viene diligenciado por defecto, sin embargo
se recomienda revisar que el mes descrito corresponda efectivamente al
que se está facturando, al igual que el año.
8. Descripciones en valores del detalle: Permite ingresar los valores que
irán en el encabezado de cada columna del detalle de la factura, estas
líneas deben quedar en blanco.
9. La sección “Detalle Factura”, viene la información definida en el proceso
ejecutado, la cual debe ser revisado y validado ya que el sistema debe
calcular el valor exacto a facturar, de encontrarse inconsistencias en la
información se debe volver a correr el proceso hasta garantizar que la
información es la correcta. La opción muestra el valor total de
la factura.
10. Totalizar : Es importante hacer clic en este botón ya que el valor que
quede acá es el valor que la factura toma como total.
11. Confirmar Factura: La factura debe ser confirmada cuando toda la
información se encuentre correcta y verificada por el usuario
. Cuando se solicita la aprobación el sistema activa la
ventana de envío de mail con la información de la factura que se requiere
confirmar, el cual debe enviarse a los usuarios establecidos para
aprobación, indicándoles que la factura está lista para ser aprobada.
Cuando el proceso se complete exitosamente la opción de imprimir será
activada .
Para verificar que la información de la factura sea correcta,
en la parte superior de la ventana aparece una opción de vista
previa de la factura, ésta puede ser impresa pero está
identificada como copia no valida para facturación.
12. Aprobación de Facturas: Este proceso se realiza siguiendo los pasos
descritos en la Tabla No 1. Proceso de Aprobación Facturas.
13. Imprimir Factura: Esta opción permite la generación de la factura, la
cual tomará el código que se encuentre en la opción de Info Facturación
9
1
0
1
1
MANUAL DEL USUARIO
Básica/Consecutivos para Facturas, éste consecutivo se incrementará
automáticamente de a uno en uno.
Al hace clic sobre el botón aparecerá un mensaje de
confirmación de generación de la factura, si se presiona cancelar lo
dejará en la opción de construcción de la factura. De lo contrario se
generará la factura con su respectivo consecutivo.
Una vez aceptada la creación de la factura, ésta se genera con su
respectivo consecutivo permitiendo realizar la impresión, las facturas
contienen la estructura que se detalla en la “Gráfica 1 impresión de
factura”.
10.4.1.5 Proceso de creación de Facturación Transporte de I.S. :
Para poder generar las facturas de I.S. se debe ingresar la información de
ARR y ROE del Mes. Para la opción “FACTURACION ROE” se debe
seleccionar en la columna Concepto la opción “ROE” y en la columna “Vlr
USD” incluir el valor del ROE del mes que se vaya a facturar. Para la opción
“TOTAL ARR y VOC”, en la columna “Concepto” se deben seleccionar las
opciones “Revenue Requirement ($US 000‟s)” y “Variable Operating Cost
($US 000‟s)”. En la columna “Vlr USD” se debe diligenciar el valor de cada
uno de estos conceptos para el mes de facturación. Estos datos deben ser
diligenciados en miles de dólares.
1. Una vez diligenciada la información se procede a ejecutar el proceso
FACTURA CALCULO TARIFF POSTING el cual se encuentra en la ruta
Menú / Generar Procesos Mensual. Una vez se abre la pantalla se debe
seguir el proceso descrito a continuación:
Seleccionar el proceso
a correr FACTURA
CALCULO TARIFF
POSTING
MANUAL DEL USUARIO
2. Luego se procede a ejecutar el proceso FACTURA TRANSPORTE de I.S., el
cual se encuentra en la ruta Menú / Generar Procesos Mensual. Una vez se
abre la pantalla se debe seguir el proceso descrito a continuación.
3. Para crear la factura resultante del proceso, ingrese a la opción: Proceso de
Facturación/ Facturación y seleccione el tipo de factura “Transporte de I.S.”
en el listado que se despliega.
Al seleccionar ésta lista se activa la opción de seleccionar el proceso, mes,
año y versión con la cual se desea generar las facturas.
1
Seleccionar el proceso
a correr FACTURA
INITIAL SHIPPER
Seleccionar el mes a
facturar
Poner Original
Breve descripción de lo que
se está corriendo
Seleccionar el mes a
calcular
Seleccionar la versión
en la que se realiza el
calculo
Breve descripción de lo
que se esta corriendo
Revisar que sea el
año a calcular
Una Vez
diligenciado hacer
clic en procesar y
se generará una
transacción
exitosa
Revisar que sea el
año a calcular
Una Vez
diligenciado hacer
clic en procesar y
se generará una
transacción
exitosa
MANUAL DEL USUARIO
Al seleccionar la lista de versión se presentara una ventana donde se
confirma que se ejecutará el proceso Factura Transporte de I.S. y se
generará(n) la(s) factura(s) con la información que se encuentra
seleccionada.
Una vez seleccionada la opción se puede seleccionar facturas existentes o
crear nuevas. Si ya existe, se debe seleccionar en la opción “Facturas
Pendientes” el status de la misma de la siguiente manera:
Aprobadas: son aquellas que ya se encuentran aprobadas en su
totalidad listas para impresión
No aprobadas: son las que están en proceso de aprobación
Desarrollo: estas aún no se encuentran listas para aprobar.
Todas: muestra todas las facturas en sus diferentes estados.
Luego se despliega el Encabezado, Detalle e Impuestos que tendrá la
factura.
1. Cliente: Esta línea está diligenciada por defecto.
Aparecerá cuando el
usuario imprima la factura
Elimina la factura que se encuentre
seleccionada
1
2
3
4
5
7
8
6
MANUAL DEL USUARIO
2. Fecha: La Fecha de la factura por defecto será la fecha actual y la fecha
de vencimiento tendrá aumento de treinta días, si dichas fechas no
corresponden a la información requerida, éstas pueden ser modificadas.
3. Moneda: Esta opción también está diligenciada por defecto, no se debe
modificar.
4. Aprobación: Muestra el status de aprobación que tiene la factura, el
último usuario de aprobación debe ser el Líder de Finanzas (se
especificará más adelante el proceso aprobación).
5. Cuenta Bancaria: En esta opción se encuentra el listado de las cuentas
bancarias que se han ingresado en la opción Inf. Facturación Básica /
Cuentas Bancarias, si no se encuentra se debe crear en dicha opción. (ver
numeral 12.3.7)
6. Concepto Facturación: Esta línea viene diligenciada por defecto.
7. Descripciones: Este campo viene diligenciado por defecto, sin embargo
se recomienda revisar que el mes descrito corresponda efectivamente al
que se está facturando, al igual que el año.
8. Descripciones en valores del detalle: Permite ingresar los valores que
irán en el encabezado de cada columna del detalle de la factura, estas
líneas deben quedar en blanco.
9. La sección “Detalle Factura”, viene la información definida en el proceso
ejecutado, la cual debe ser revisado y modificar si es el caso. En la opción
se realizan los cálculos de dicha información.
10. Información sobre pago: Esta información corresponde a las
instrucciones que se le dan al banco para la distribución del valor de la
factura entre las cuentas Proceeds y la Common, dicha información viene
diligenciada por defecto, sin embargo se debe revisar para garantizar que
no tiene errores, de lo contrario se debe volver a correr hasta que esté
correcta.
11. Totalizar : Este botón totaliza la información de la factura.
12. Confirmar Factura: La factura debe ser confirmada cuando toda la
información se encuentre correcta y verificada por el usuario
. Cuando se solicita la aprobación el sistema activa la
ventana de envío de mail con la información de la factura que se requiere
confirmar, el cual debe enviarse a los usuarios establecidos para
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MANUAL DEL USUARIO
aprobación, indicándoles que la factura está lista para ser aprobada.
Cuando el proceso se complete exitosamente la opción de imprimir será
activada .
Para verificar la información de la factura sea correcta en la
parte superior de la ventana aparece una opción de vista previa de
la factura, esta puede ser impresa pero esta identificada como copia
no valida para facturación.
13. Aprobación de Facturas: Este proceso se realiza siguiendo los
pasos descritos en la Tabla No 1. Proceso de Aprobación Facturas.
14. Imprimir factura: Esta opción permitirá la generación de la factura, la
cual tomara el código que se encuentre en la opción de Info Facturación
Básica/Consecutivos para Facturas e incrementara automáticamente en
uno dicho valor.
Al hacer clic sobre el botón “Imprimir Factura” aparecerá un mensaje de
confirmación de generación de la factura, si se presiona cancelar lo dejará
en la opción de construcción de la factura. De lo contrario se generará la
factura con su respectivo consecutivo.
Una vez aceptada la creación de la factura, ésta se genera con su
respectivo consecutivo permitiendo realizar la impresión, las facturas
contienen la estructura que se detalla en la “Gráfica 1 impresión de
factura”.
10.4.1.6 Pasos para la creación de Facturación Cierre o una Nota Crédito:
Para poder generar las facturas de Cierre se deben incluir los Datos para BMI
(ver 12.3.13), la información del ROFE (ver 12.3.13), la información de los
extracontables (ver 12.3.13), la información del % Costo Capital y Costo Variable
(ver 12.3.1), las tasas representativas: Dividendos y Cierres (ver 12.3.21),
revisar los datos de SAP (ver 12.4.3), las tarifas (12.3.11) y verificar la versión a
utilizar (ver 12.3.25). Luego de realizar los pasos anteriores se ejecuta el
proceso CIERRE TOTAL INVOICE (AJUST) O CIERRE TOTAL (Esto se detalla
en el manual de formulas), el cual se encuentra en la ruta: Menú / Generar
Procesos Mensual y una vez se abre la pantalla se debe seguir el proceso
descrito a continuación.
CIERRE SEMESTRAL
Seleccionar el proceso
a correr CIERRE
TOTAL INVOICE
/AJUST)
MANUAL DEL USUARIO
CIERRE ANUAL
Ingrese a la opción: Proceso de Facturación/ Facturación y seleccione el tipo
de factura Cierre en el listado que se presenta
En la opción proceso selección CIERRE TOTAL INVOICE (AJUST) que se
ejecutará teniendo como parámetros de ejecución la información del mes,
año y versión del sistema , luego se hace la selección del mes, año y por
último poner en versión la que corresponda como oficial.
Seleccionar el último
mes del año
Poner versión que
corresponda
Breve descripción de lo
que se está corriendo
Seleccionar el año al
cual corresponde el
ajuste
Seleccionar el proceso
a correr CIERRE
TOTAL
Seleccionar el último
mes del año
Poner versión que
corresponda
Breve descripción de lo
que se está corriendo
Seleccionar el año al
cual corresponde la
información a calcular
MANUAL DEL USUARIO
Al seleccionar la lista de versión, se abrirá una ventana de confirmación del
proceso que se ejecutará y se generará(n) la(s) factura(s) temporal(es) con
la información que se encuentra seleccionada.
Una vez seleccionada la opción se puede seleccionar facturas existentes o
crear nuevas. Si ya existe, se debe seleccionar en la opción “Facturas
Pendientes” el status de la misma de la siguiente manera:
Aprobadas: son aquellas que ya se encuentran aprobadas en su
totalidad listas para impresión
No aprobadas: son las que están en proceso de aprobación
Desarrollo: estas aún no se encuentran listas para aprobar.
Todas: muestra todas las facturas en sus diferentes estados.
El sistema identifica si el ajuste resultante es Nota Crédito o Factura, en el
primer caso, el documento queda creado en la opción Nota Crédito, en el
segundo caso el documento queda en la opción Cierre.
Luego se despliega el Encabezado, detalle e Impuestos que tendrá la
factura.
Aparecerá cuando el usuario
imprima la factura
Elimina la factura que se encuentre
seleccionada
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MANUAL DEL USUARIO
1. Cliente: Esta línea está diligenciada por defecto.
2. Fecha: La Fecha de la factura por defecto será la fecha actual y la fecha
de vencimiento tendrá aumento de treinta días, si dichas fechas no
corresponden a la información requerida, éstas pueden ser modificadas.
3. Moneda: Esta opción también está diligenciada por defecto, no se debe
modificar.
4. Aprobación: Muestra el status de aprobación que tiene la factura, el
último usuario de aprobación debe ser el Líder de Finanzas (se
especificará más adelante el proceso aprobación).
5. Cuenta Bancaria: En esta opción se encuentra el listado de las cuentas
bancarias que se han ingresado en la opción Inf. Facturación Básica /
Cuentas Bancarias, si no se encuentra se debe crear en dicha opción. (ver
numeral 12.3.7)
6. Concepto Facturación: Esta línea viene diligenciada por defecto.
7. Descripciones: Este campo viene diligenciado por defecto, sin embargo
se recomienda revisar que corresponda a lo que se requiere.
8. Descripciones en valores del detalle: Permite ingresar los valores que
irán en el encabezado de cada columna del detalle de la factura, estas
líneas deben quedar en blanco.
9. La sección “Detalle Factura”, viene la información definida en el proceso
ejecutado, la cual debe ser revisada y validada. La opción
como su nombre lo indica subtotaliza el valor a facturar.
10. Totalizar : Este botón totaliza la factura.
11. Confirmar Factura: La factura debe ser confirmada cuando toda la
información se encuentre correcta y verificada por el usuario
. Cuando se solicita la aprobación el sistema habilita una
ventana del correo con la información correspondiente a la factura o nota
crédito, permitiendo mandar un mail a los usuarios establecidos para
aprobación, indicándoles que la factura o nota crédito está lista para ser
aprobada. Cuando el proceso se complete exitosamente la opción de
imprimir será activada .
Para verificar que la información de la factura o nota crédito sea
correcta, en la parte superior de la ventana aparece una opción de
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MANUAL DEL USUARIO
vista previa de la factura, ésta puede ser impresa pero está
identificada como copia no valida para facturación.
12. Aprobación de Facturas: Este proceso se realiza siguiendo los
pasos descritos en la Tabla No 1. Proceso de Aprobación Facturas.
13. Imprimir Factura: Esta opción permite la generación de la factura o
nota crédito, la cual tomará el código que se encuentre en la opción de
Info Facturación Básica/Consecutivos para Facturas, éste consecutivo se
incrementará automáticamente de a uno en uno.
Al hacer clic sobre el botón aparecerá un mensaje de
confirmación de generación de la factura, si se presiona cancelar lo dejará
en la opción de construcción de la factura. De lo contrario se generará la
factura con su respectivo consecutivo.
Una vez aceptada la creación de la factura, ésta se genera con su
respectivo consecutivo permitiendo realizar la impresión, las facturas
contienen la estructura que se detalla en la “Gráfica 1 impresión de
factura”.
MANUAL DEL USUARIO
10.5 - APROBACIÓN
Las opciones de aprobación solo la tendrán asignadas los usuarios que
han sido previamente asignados en el modulo de seguridad.
A continuación se describe el proceso para las aprobaciones de
Conceptos, impuestos y cuentas bancarias.
12.5.1 Aprobación Conceptos Facturación
Aparecerá el listado de los conceptos que han sido solicitados para
aprobación, en el costado derecho se deberá seleccionar los que se
aprobarán, el usuario con el perfil de aprobación conceptos decidirá sobre el
proceso.
Solicita
aprobación el
usuario
Aprobado
Aprobación por
el usuario
asignado para
este proceso.
Si
No se aprueba el
proceso
Inicio
Fin
No
Envío de mail
a usuario
facturación
Envío de mail
a usuario
facturación
MANUAL DEL USUARIO
12.5.2 Aprobación Cuentas Bancarias
Se aprueban o desaprueban las cuentas bancarias que se administran en
esta opción. El usuario con el perfil de aprobación cuentas bancarias
decidirá sobre el proceso.
12.5.3 Aprobación Impuestos por Conceptos
Se aprueban o desaprueban los impuestos relacionados a cada concepto de
factura. El usuario con el perfil de aprobación Impuestos decidirá sobre el
proceso.
12.5.4 Usuarios Aprobación Facturación
Esta opción se encuentra en el modulo de seguridad y solo puede ser
asignado por el usuario administrador del sistema. En la parte superior
aparece el listado de los tipos de aprobación y en la parte inferior se le
relacionan los usuarios que podrán realizarlas.
10.6 - REPORTES
Se envía un mail al
encargado de aprobación
MANUAL DEL USUARIO
A continuación se listan los reportes relacionados con el proceso de cierre,
con cada uno de los filtros que contienen los cuales aparecen al actualizar la
información:
MANUAL DEL USUARIO
REPORTE
DESCRIPCION
(1) Anexo Inputs
(entradas)
Este reporte contiene toda la información de entradas del cierre.
A continuación se relaciona la información de los filtros y su
contenido
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Seleccione Fecha de Vigencia TRM: Se debe ingresar la
fecha de la vigencia de la tasa representativa del
mercado con el siguiente formato dd/mm/yyyy.
Título TRM Real/Proyectada pago dividendos 1er Sem:
Título de la información TRM Real/Proyectada pago
dividendos 1er Sem
Valor TRM Real/Proyectada pago dividendos 1er Sem :
Valor del TRM Real/Proyectada pago dividendos 1er
Sem
Valor2 TRM Real/Proyectada pago dividendos 1er Sem:
Fecha Real/Proyectada del pago de dividendos del 1er
Semestre.
Título TRM Real/Proyectada pago dividendos 2do Sem:
Título de la información TRM Real/Proyectada pago
dividendos 2do Sem
Valor TRM Real/Proyectada pago dividendos 2do Sem :
Valor del TRM Real/Proyectada pago dividendos 2do
Sem
Valor2 TRM Real/Proyectada pago dividendos 2do Sem:
Fecha Real/Proyectada del pago de dividendos del 2do
Semestre.
Titulo PAAG: Se debe diligencia PAAG.
Valor PAAG: Valor del PAAG
Fecha de Facturación: Fecha en que se realiza la
Facturación
Ingrese mes reales: Mes hasta el cual se tienen
volúmenes reales.
(2) Anexo Calculo ARR
Contiene el resumen de la información del ARR semestral.
A continuación se relacionan los filtros:
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Ingrese titulo reporte: Se debe colocar el titulo que tendrá
el reporte.
(3) Anexo
Distribucion_ARR_shipper
Contiene la información de la distribución del ARR por Shipper
A continuación se relacionan los filtros:
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Semestre: Si se desea recuperar información solo del
primer semestre se debe diligenciar 1, si se desea
recuperar información del 2 semestre o total año, se
debe diligenciar 2.
(4) Anexo Resumen Vols.
por crudo
Contiene la información de los volúmenes anuales por Shipper
A continuación se relacionan los filtros:
MANUAL DEL USUARIO
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Semestre: Si se desea recuperar información solo del
primer semestre se debe diligenciar 1, si se desea
recuperar información del 2 semestre o total año, se
debe diligenciar 2.
(5) Anexo Tariff Posting
Año
Contiene la información de las tarifas manejadas para los Inicial
Shipper.
A continuación se relacionan los filtros:
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Ingrese la vigencia de % Costo de Capital
(DD/MM/YYYY): Fecha vigente del % Costo de Capital.
Ingrese titulo del reporte: Título del reporte.
Seleccione fecha de la vigencia de tarifas terceros
(DD/MM/YYY): Fecha de vigencia de la tarifa del MME
que se desea revisar.
Semestre: Si se desea recuperar información solo del
primer semestre se debe diligenciar 1, si se desea
recuperar información del 2 semestre o total año, se
debe diligenciar 2.
(6) Anexo combustible
Presenta la información mensual del consumo de crudo tanto en
volumen como en dólares.
A continuación se relacionan los filtros:
Año: Año del cual desea recuperar la información.
(7) Anexo BMI
Presenta la anual del BMI
A continuación se relacionan los filtros:
Año: Año del cual desea recuperar la información.
(8) Anexo Ajuste BMI
Presenta la información anual del Ajuste de BMI
A continuación se relacionan los filtros:
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Semestre: Si se desea recuperar información solo del
primer semestre se debe diligenciar 1, si se desea
recuperar información del 2 semestre o total año, se
debe diligenciar 2.
(9) Anexo Facturación
Resume toda la facturación del año.
A continuación se relacionan los filtros:
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Fecha información a excluir del reporte: Diligenciar la
fecha de la información del ajuste del año anterior.
Ingrese fecha de Primer Cierre: Cuando se tienen ajustes
anuales adicionales al que se está corriendo se debe
diligenciar la fecha en la cual se realizó el ajuste en el
sistema.
Ingrese fecha de Segundo Cierre: Idem anterior pero con
la fecha del segundo ajuste.
Ingrese titulo del reporte: Título del reporte.
Seleccione la fecha de la TRM diciembre: Se debe
seleccionar la fecha de la TRM que se requiere
MANUAL DEL USUARIO
actualizar.
(10) Anexo Costo Neto por
Segmento
Contiene la información de los costos netos por segmento
A continuación se relacionan los filtros:
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Ingrese título del reporte: Título del reporte.
Semestre: Si se desea recuperar información solo del
primer semestre se debe diligenciar 1, si se desea
recuperar información del 2 semestre o total año, se
debe diligenciar 2.
(11) Anexo Facturación
por concepto
Resume toda la facturación mensual por concepto.
A continuación se relacionan los filtros:
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Ingrese título del reporte: Título del reporte.
(12) Anexo Volúmenes
año
Resume toda la información de volúmenes del año por Shipper y
por segmento
A continuación se relacionan los filtros:
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Ingrese título del reporte: Título del reporte.
(13) Anexo ARR Año
Resumen de la información del ARR anual
A continuación se relacionan los filtros:
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Ingrese título del reporte: Título del reporte.
Ingrese título de la columna: Título de la segunda
columna.
Semestre: Si se desea recuperar información solo del
primer semestre se debe diligenciar 1, si se desea
recuperar información del 2 semestre o total año, se
debe diligenciar 2.
(14) Anexo ICA cierre
Contiene la información de la distribución por compañía
discriminada por segmentos
Digite Año: Año del cual desea recuperar la información.
Digite Mes: Mes del cual desea recuperar la información.
Digite Versión: Versión de la cual desea recuperar la
información.
Ingrese título de anexo: Título del reporte
Seleccione empresa: Se selecciona la empresa de la que
se desea recuperar la información.
Anexo Factura Transp.
Tax
Contiene la información del impuesto de transporte por trimestre
(Se utiliza como anexo para la Facturación de Impuesto de
transporte)
Seleccione segmento(s): Se selecciona el segmento del
cual se desea recuperar la información.
Seleccione fecha de la vigencia de la tarifa: Se
selecciona la fecha de la tarifa vigente para el proceso.
Trimestre: Se selecciona el trimestre del cual se desea
recuperar información
MANUAL DEL USUARIO
Versión: Se selecciona la versión de la información que
se desea recuperar
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Anexo ICA IS
Contiene la información del ICA por municipio (Se utiliza
como anexo para la Facturación de Inicial shipper)
Digite Año: Año del cual desea recuperar la información.
Digite Empresa: Se selecciona la empresa de la cual se
desea recuperar la información
Digite mes: Mes del cual desea recuperar la información.
Digite Versión: Versión de la cual desea recuperar la
información
Anexo Terceros
Contiene la información facturada para terceros. (Se utiliza
como anexo para la Facturación de Terceros)
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Mes: Mes del cual desea recuperar la información.
Seleccione proceso: Seleccione el proceso que se
ejecuto en la aplicación para cálculo de la información a
recuperar.
Seleccione Empresa: Se selecciona la empresa de la
cual se desea recuperar la información
Versión: Versión de la cual desea recuperar la
información
Cargo Preferencial
Contiene la información del cargo preferencial de forma
mensual con sus tarifas (Se utiliza como anexo para la
Facturación de Inicial shipper)
Mes: Mes del cual desea recuperar la información.
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Seleccione fecha de la vigencia del porcentaje: Se
selecciona la fecha de la tarifa vigente del porcentaje
costo capital.
Seleccione Versión: Versión de la cual desea recuperar
la información
Seleccione el mes sobre el que se realiza el corte: Se
ingresa el mes hasta el cual se desea visualizar la
información.
Interim vs. Final
Contiene la información de los volúmenes y los valores
facturados. (Se utiliza como anexo para la Facturación de Inicial
shipper)
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Mes: Mes del cual desea recuperar la información
Seleccione Empresa: Se selecciona la empresa de la
cual se desea recuperar la información
Seleccione proceso: Seleccione el proceso que se
ejecuto en la aplicación para cálculo de la información a
MANUAL DEL USUARIO
recuperar.
Versión: Versión de la cual desea recuperar la
información
IS Invoice
(Se utiliza como anexo para la Facturación de Inicial shipper)
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Mes: Mes del cual desea recuperar la información
Seleccione Empresa: Se selecciona la empresa de la
cual se desea recuperar la información
Seleccione proceso: Seleccione el proceso que se
ejecuto en la aplicación para cálculo de la información a
recuperar.
Versión: Versión de la cual desea recuperar la
información
TARRIF POSTING
(Se utiliza como anexo para la Facturación de Inicial shipper)
Año: Año del cual desea recuperar la información.
Mes: Mes del cual desea recuperar la información
Seleccione fecha Costo (DD/MM/YYYY): Se selecciona
la fecha de la tarifa vigente del porcentaje costo capital.
Versión: Versión de la cual desea recuperar la
información
MANUAL DEL USUARIO
11. - LIQUIDACION TANQUES
Este Módulo contiene los procesos necesarios para realizar la liquidación de los
tanques, de acuerdo a una serie de requerimientos previamente definidos.
A continuación se detallara el proceso y orden a seguir:
11.1. - TABLAS AFOROS TANQUES
Esta pantalla permite incluir todos la información de las tablas de aforo, las cuales se
manejan de acuerdo al tanque, temperatura y API.
Para complementar la información sobre este tanque se debe ir al menú que tiene
esta pantalla, el cual adicional a los botones generales, tiene uno que permite
seleccionar la información del cuerpo del cilindro y el otro presenta la información de
la calibración para el tanque seleccionado.
11.1.1. Cilindros tanques
Boton Cilindros Tanques, Botón
Fondo tanques
Detalle del tanque incluido.
API de calibración, temperatura, API
de referencia, barriles a sumar y
restar, altura de referencia y
ultima Fecha de actualización
Estación y
Tanque
MANUAL DEL USUARIO
Permite ingresar la información de la altura que se debe adicionar únicamente en
centímetros (cm) con su volumen de acuerdo a la tabla de aforo que pertenezca el
tanque seleccionado.
11.1.2. Calibración de Fondo
Permite ingresar la información de la altura la cual se debe adicionar únicamente en
milímetros (mm) con su volumen e incremento de acuerdo a la tabla de aforo que
pertenezca el tanque seleccionado.
Altura (cm) y
Volúmenes (Bls)
Información del tanque
seleccionado
Altura (mm) ,
Volúmenes
(Bls)
incremento
(Bls)
Información del
cargue
seleccionado
MANUAL DEL USUARIO
11.2. - MUESTRAS
Esta pantalla permite incluir las muestras existentes en todas las estaciones, además
se debe especificar si maneja cargue esto con el fin de realizar la validación de la
muestra y el tipo de operación equivalente a la muestra el cual siempre debe ser
incluido.
11.3. - OPERADORES
Esta pantalla permite incluir los operadores encargados de tomar la lectura de los
Descripción de la
muestra y Tipo de
Operación
Campo que obliga
a la muestra a
manejar cargue
MANUAL DEL USUARIO
tanques existentes por estación. Se incluyen con el fin de controlar quienes fueron los
encargados de tomar la muestra
11.4. - LECTURA DE TANQUES
Esta pantalla permite incluir la lectura realizada a los tanques seleccionando la
estación el tanque y la Fecha en que se realizo la lectura, dicha lectura deberá ser
inicial, parcial o final siendo como mino obligatorio de cumplir el ciclo inicial - final ,
permitiendo calcular los valores de TOV, FWV,AP Obs. ,Techo, GOV, VCF,GSV,NSV,
de acuerdo a los valores de SAAB,Nivel de Cinta, FWL ,T.
Se debe incluir la Fecha y hora para detallar la muestra, este proceso siempre debe
arrancar con una lectura inicial, si existe una lectura anterior traerá los datos por
defecto (crudo, operador), se debe seleccionar los datos de hora, operación, lectura,
crudo, inventario (solo una vez),cargue, operador. Luego se ingresan los valores de
SAAB,Nivel de Cinta, FWL ,T. y los datos de calidad los cuales se obtienen al dar click
en el botón de calidad estos traerán los datos si se ha ingresado información
anteriormente.
Permite realizar el calculo de los valores
TOV, FWV,AP Obs. ,Techo, GOV,
VCF,GSV,NSV y afectar el inventario.
Actualiza Inventarios
Existencia Tanques
Ayuda en Línea
MANUAL DEL USUARIO
Luego de esto se va al botón de procesar y se realizan los cálculos presentado los
valores de TOV, FWV,API Obs. ,Techo, GOV, VCF,GSV,NSV.
Si los valores entregados no son precisos se pueden modificar en cada una de las
casillas y este realiza de nuevo el proceso para determinar los nuevos valores.
Para el inventario solo se puede seleccionar una vez y este será el que afectara en
inventario de tanques, cada vez que se seleccione se debe volver a reliquidar.
Actualiza Inventario: Permite actualizar los inventarios, del dia anterior a la fecha y la
estacion seleccionada, estos pueden ser consultados en el boton de existencia
tanques,tambien se encuentra la información en la opcion de Consulta/Consulta
Proceso diario/Consulta Inventarios.
Existencia Tanques: Permite consultar los tanques que se encuentran en el inventario,
de acuerdo a la fecha y estacion que se tenga selleccionada.
11.5. - ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN CARGUES
Para ingresar información del archivo plano que contiene la información de las
lecturas a los tanques , se debe hacer de la siguiente manera:
En el botón buscar se debe ubicar el archivo de extensión. TXT.
Este archivo siempre debe siempre presentarse separado por comas(,) cada valor, y
debe contener los siguientes registros con su respectivo tamaño:
CAMPO
TAMAÑO
DESCRIPCION
CODIGO
VARCHAR2(25
Debe ser un código único por registro
MANUAL DEL USUARIO
)
CEROS
NUMBER(10)
Son generados por la lectura
ESTACION
VARCHAR2(10
)
Se debe manejar con respecto a la tabla
estaciones
TANQUE
NUMBER(38)
Se debe manejar con respecto a la tabla
tanques
FECHA/HORA
DATE
Siempre deberá llevar el formato mm/dd/yy
hh:mm
MUESTRA
NUMBER(10)
Se debe manejar con respecto a la Tabla Tipo
de muestra
LECTURA
VARCHAR2(1)
Tipo de lectura (I = inicial , F = final)
CRUDO
NUMBER(38)
Se debe manejar con respecto a la Tabla de
Crudos
CARGUE
VARCHAR2(20
)
Se debe manejar con respecto a la tabla
información básica cargues
NUM. LECTURA
NUMBER(10)
Numero de la lectura realizada
SAAB
NUMBER(18,2)
Se debe tener encuenta la longitud del campo
NIVEL CINTA
NUMBER(6)
Se debe tener encuenta la longitud del campo
FWL
NUMBER(6)
Se debe tener encuenta la longitud del campo
TEMPERATURA
NUMBER(5,2)
Se debe tener encuenta la longitud del campo
API
NUMBER(18,2)
Se debe tener encuenta la longitud del campo
AGUA Y
SEDIMENTO
NUMBER(18,2)
Se debe tener encuenta la longitud del campo
SAL
NUMBER(18,2)
Se debe tener encuenta la longitud del campo
AZUFRE
NUMBER(18,2)
Se debe tener encuenta la longitud del campo
Luego se debe ejecutar la opción de Leer archivo y esta realizara el proceso de
inserción a la tabla lectura_tanques y calidad_lectura_tanques las cuales son
manejadas en la ventana anterior.
Nota: El proceso realiza la validación de los campos que están relacionadas con
otras tablas, cuando se encuentre un error, el registro será incluido y presentara la
información de errores automáticamente se presenten a través de una ventana la cual
puede también se consultada en el menú en el botón de búsqueda .
La ventana que contendrá los errores, se actualizara cada vez que se corra un
proceso, esto se podrá hacer en el botón Limpiar de la misma.
MANUAL DEL USUARIO
11.6. - LIQUIDACION DE TANQUES
Al dar click en la opción de liquidación tanques, la cual está ubicada en el menú
correspondiente a tanques, tenemos la siguiente pantalla inicial, la cual nos traerá siempre
por default los encabezados correspondientes a estación COVEÑAS OCENSA con
operación DESPACHO TLU 2 y la fecha actual del sistema, en la parte inferior
seleccionamos los tanques a liquidar y procedemos a dar click en el botón procesar.
Nota: si ya hemos digitado información, con anterioridad, el sistema nos traerá
automáticamente los datos generados, como observamos a continuación.
En la segunda pantalla, destacamos las siguientes secciones:
Seleccionamos los tanques a
liquidar en la parte izquierda y
damos click en procesar
Datos digitados con
anterioridad.
MANUAL DEL USUARIO
Datos no editables por el
usuario que vienen de la
pantalla anterior, más el
consecutivo que da el
sistema.
Botón que permite la
actualización de la
descripción, cargue y
consecutivo del usuario.
Información a ser digitada
por el usuario con respecto
a la lectura de cada tanque
Con este botón calculamos
la información por cada
lectura de tanques y
adicionalmente realiza los
ponderados de los tanques
Si deseamos adicionar
alguna observación a la
liquidación realizada, la
digitamos en esta parte.
En esta parte observamos
información correspondiente a
la lectura de tanques,
podemos editar el campo
ultimo buque teniendo en
cuenta que solo podemos
digitar el valor para un solo
tanque.
Visualizamos la información
correspondiente a los ponderados de
los tanques, podemos editar lo
correspondiente a Calidad de línea,
TKS ponderado y buquetanques.
MANUAL DEL USUARIO
12.- REPORTES EN B.O. PARA PROCESO DIARIO Y BUQUETANQUES
12.1.- CONSULTAS POR ESTACIÓN
Descripción General
Se pueden apreciar los diferentes movimientos diarios en G.S.V y N.S.V que
suceden en determinada estación; con un crudo, tipo de operación y punto de
destino determinado así como las calidades para cada uno de ellos, en un rango de
fechas determinado, que por lo general es el primer y ultimo día de determinado
mes.
Parámetros:
Crudo, Estaciones, Fecha Final (DD/MM/YYYY), Fecha Inicial (DD/MM/YYYY),
Operaciones, Punto destino.
12.2.- ANÁLISIS DE PRODUCCIÓN
Descripción General
Este reporte se consulta a diario y se da como parámetros la fecha inicial del mes y
como fecha final, la fecha a la que se requiere el reporte, trae el comportamiento de
entregas y de producción en relación con nominaciones, así como las entregas a
ODC y los inventarios de la estación TENAY , cabe decir que al refrescar el reporte,
antes de pedir los parámetros, solicita lo relacionado con el contexto que va a
hacer referencia, al cual le asignamos el contexto diario, pues toma información del
día a día.
Parámetros:
Fecha Final (DD/MM/YYYY), Fecha Inicial (DD/MM/YYYY)
12.3.- MINISTERIO DE MINAS
Descripción General
Reporte correspondiente a los buquetanques que iniciaron cargue en el mes del
cual se solicita la información, contiene datos como: el cargue, los Bls netos y sus
respectivas calidades.
Parámetros:
Fecha (MM/YYYY)
12.4.- T.S.M.A
Descripción General
Este reporte contiene tres sub-reportes que son:
1.- El T.S.M.A como tal.
MANUAL DEL USUARIO
Trae las perdidas no identificables , la interface y la eficiencia de la segregación
tanto de ocensa, como de odc de los meses transcurridos en el año que se le da
como parámetro.
2.- La gráfica anual correspondiente a las perdidas no identificables mes a mes.
3.- La gráfica anual correspondiente a la eficiencia de la segregación ocensa mes a
mes.
Parámetros:
Año(YYYY)
12.5.- BOARD AND FOREST
En este informe hay 3 subreportes, los dos primeros de ellos tienen que ver con el
reporte de Board Throughput perf y por ultimo el tercero se refiere al Forest vs. real.
1. Board Throughput perf
Descripción General
Contiene datos con respecto a lo nominado, programado y transportado para las
estaciones Cupiagua Cusiana y el Porvenir, esta ultima en los puntos Apiay,
Araguaney y Santiago, para Ocensa y para ODC en las locaciones Cusiana, Llanos
y O.A.M.
2. Forest Vs. Real
Descripción General
Trae la información de lo programado Vs. lo real en el Oleoducto Ocensa, para las
locaciones Cupiagua, Cusiana y El porvenir, de el Porvenir, toma los puntos Apiay,
Araguaney y Santiago.
Parámetros Generales:
Para refrescar los 3 subreportes los parámetros son:
Digite el Oleoducto: que nos trae una serie de valores correspondientes al oleoducto
que se quiere consultar, para el reporte de Board si consulta el reporte Ocensa, sus
resultados se pueden apreciar en el primer subreporte correspondiente a OCENSA,
si se quiere consultar el reporte ODC, se apreciara en el segundo subreporte
llamado oleoducto de Colombia.
Fecha Final (DD/MM/YYYY) y Fecha Inicial (DD/MM/YYYY): utilizados para
restringir la consulta a un rango de fechas determinadas, por lo general el reporte de
Board se consulta para el intervalo de 3 meses, ej: 01/03/1999 hasta 15/05/1999 y el
Forest entre el primer y ultimo día de cada mes.
12.6.- INFORME ANUAL
MANUAL DEL USUARIO
Descripción General
Este reporte esta dividido en dos partes, el nombre de los archivos son:
Informe anual parte A e Informe anual parte B.
1.- Informe anual parte A
Corresponde al acumulado mensual tanto del Oleoducto de Colombia como del
Oleoducto Central en cuanto a movimientos de crudo, entregas, recibos y variación
de inventarios.
Parámetros:
Digite el Oleoducto: que nos trae una serie de valores correspondientes al oleoducto
que se quiere consultar. Ejemplo:
Reporte Ocensa.
Reporte ODC.
Segmento 0-3-
Fecha Final (DD/MM/YYYY) y Fecha Inicial (DD/MM/YYYY): para digitar el rango en
el que se requiere el acumulado anual.
1.- Informe anual parte B
Corresponde al acumulado mensual tanto del Oleoducto de Colombia como del
Oleoducto Central ordenado por segmentos, cada uno de estos oleoductos se
puede apreciar respectivamente en los subreportes identificados como sistema ODC
y sistema Ocensa .
Parámetros:
Fecha fin (MM/YYYY) y Fecha ini (MM/YYYY): para digitar el rango en el que se
requiere el acumulado anual.
12.7.- GRÁFICAS ANUALES
A continuación se generaràn las gráficas realizadas en la herramienta Business
Objects y los archivos en los cuales se encuentran:
Transporte Cusiana – Mezcla Segmento 2 (Gráficas anuales.rep)
Volúmenes transportados segmento dos (Gráficas anuales.rep)
Recibos de crudo cusiana (Gráficas anuales.rep)
Recibos de crudo mezcla (Gráficas anuales.rep)
Volumen exportado por la TLU2 (Gráfica exp TLU2.rep)
Perdidas no identificables (TSMA.rep referenciada con anterioridad en el reporte No-
4)
Eficiencia de la segmentación ocs (TSMA.rep referenciada con anterioridad en el
reporte No-4)
1.- Gráficas anuales
Descripción General
En este archivo se encuentran 4 gráficas repartidas en 3 subreportes que son:
Segmento dos crudo mezcla, recibos crudo cusiana y transporte segmento dos cs-
mz.
MANUAL DEL USUARIO
Cada subreporte tiene el mismo nombre de la gráfica que contiene, únicamente en
el ultimo subreporte (transporte segmento dos cs-mz), están dos gráficas, las
referentes a Transporte Cusiana – Mezcla Segmento 2 y Volúmenes transportados
segmento dos
Parámetros:
AÑO (YYYY)
2.- Gráfica exp TLU2
Descripción General
Gráfica correspondiente al numero de buquetanques por mes que cargaron por la
TLU2 divididos en los que cargaron como promedio 550 kb o 1000 kb.
Parámetros:
AÑO (YYYY)
12.8.- TOTALES ACUMULADOS
Descripción General
Reporte correspondiente a los totales acumulados en GSVs en las estaciones
Vasconia I, Vasconia II, Coveñas ODC y Coveñas OCS.
Parámetros:
Fecha fin (MM/YYYY) y Fecha ini (MM/YYYY)
12.9.- ENTREGAS EN CUSTODIA
Descripción General
Informa sobre las entregas por segmento en forma general que se hicieron en un
rango de fechas determinado en GSV.
Parámetros:
Fecha fin (MM/YYYY) y Fecha ini (MM/YYYY)
12.10.- ENTREGAS EN CUSTODIA Y EXPORTACIONES
Descripción General
Informa sobre las entregas por segmento en forma particular que se hicieron en un
rango de fechas determinado en GSV, además trae las exportaciones tanto de
crudo mezcla como de crudo cusiana que se hicieron por TLU1 y TLU2.
Parámetros:
Fecha fin (MM/YYYY) y Fecha ini (MM/YYYY)
MANUAL DEL USUARIO
12.11.- VOLÚMENES TRANSP POR ODC VS. PRESUPUESTO
Descripción General
Especifica los volúmenes en GSV transportados por ODC y los compara con lo
presupuestado mes a mes, al mismo tiempo que gráfica esta información
Parámetros:
AÑO (YYYY)
12.12.- VISCOSIDAD
Descripción General
Reporte correspondiente a las viscosidades en las locaciones de Cusiana y el
Porvenir en los recibos de Cupiagua, Cusiana, Apiay, Araguaney y Santiago.
Sé gráfica la información para los recibos de Cusiana, Apiay, Araguaney y Santiago
con respecto a la calidad de 30 DEG C.
Parámetros:
Digite el Oleoducto: que nos trae una serie de valores correspondientes al oleoducto
que se quiere consultar.
Fecha Final (DD/MM/YYYY) y Fecha Inicial (DD/MM/YYYY): para digitar el rango en
el que se requiere las viscosidades.
12.13.- EXPORTACIONES Y BUQUES
Descripción General
Reporte que especifica las exportaciones tanto de crudo mezcla como de crudo
cusiana que se hicieron por TLU1 y TLU2, así como el conteo de los buquetanques
de TLU1 Y TLU2 y los buques que transportaron en determinado rango de fecha el
promedio de un millón de crudo cusiana.
Parámetros:
Fecha fin (MM/YYYY) y Fecha ini (MM/YYYY)
12.14.- DISTRIBUCIÓN DE COSTOS OCS_ODC
Descripción General
Especifica la distribución de costos mensuales para la estación Vasconia II y el
segmento 3
Parámetros:
Fecha (MM/YYYY)
MANUAL DEL USUARIO
12.15.- BACHES CZ MZ
Descripción General
Reporta el manejo de Baches tanto de crudo mezcla como para crudo cusiana
según reporte diario, Contiene dos subreportes uno para Baches Mezcla y otro para
Baches Cusiana.
Parámetros:
Fecha Final (DD/MM/YYYY) y Fecha Inicial (DD/MM/YYYY)
12.16.- INFORME CONTRALORÍA
Descripción General
Contiene el informe de metas trazadas en el oleoducto Vasconia – Coveñas, con
respecto a lo cumplido vs. lo presupuestado.
Parámetros:
Fecha fin (MM/YYYY) y Fecha ini (MM/YYYY)
12.17.- VOLÚMENES REALES TRANSPORTADOS
Descripción General
Este reporte especifica el promedio de entregas tanto de crudo cusiana en la
estación Cupiagua y CPF, así como de crudo mezcla en la estación El Porvenir.
También da a conocer las perdidas identificables en las líneas cusiana el porvenir, el
porvenir Vasconia y Vasconia Coveñas 30”, las perdidas no identificables y la
eficiencia de segregación; estos dos últimos cálculos son los mismos calculados
para el reporte No. 4 llamado TSMA.
Parámetros:
Fecha fin (MM/YYYY) y Fecha ini (MM/YYYY)
12.18.- GRÁFICAS DIARIAS
Descripción General
En este reporte se gráfica las calidades de Gravedad API, Porcentaje de agua,
Contenido de sal y punto de fluidez, que se arrojan en el reporte de consultas por
estación (No. 1)
Parámetros:
Los mismos que en el reporte de consultas por estación
MANUAL DEL USUARIO
12.19.- CVC
Descripción General
Este reporte por lo extenso se dejo en cuatro archivos que son:
CVC TERM COV: Comprende tanto las entregas como las salidas en la estación
Coveñas Ocensa, así como sus respectivas calidades, además de sus inventarios,
perdidas identificables y no identificables.
CVC CUP – COV: Comprende tanto las entregas como las salidas en la estación El
Porvenir y Vasconia Ecopetrol, así como sus respectivas calidades, además de sus
inventarios, perdidas identificables y no identificables.
CVC COVENAS ODC: Comprende tanto las entregas como las salidas en la
estación Coveñas ODC, así como sus respectivas calidades, además de sus
inventarios, perdidas identificables y no identificables.
CVC VASCONIA: Comprende tanto las entregas como las salidas en las estación
Vasconia Ecopetrol y Vasconia ODC, así como sus respectivas calidades, además
de sus inventarios, perdidas identificables y no identificables.
Parámetros:
Los parámetros para cada uno de estos reportes corresponden al mes que se
quiere consultar, en el siguiente formato (DD/MMMM)
12.20.- MATRIZ DE BUQUES POR CIA Y ESTACIÓN
Descripción General
Reporte encargado de traer los buques que cargaron por Coveñas OCS y Coveñas
ODC y sus respectivos Bls teniendo en cuenta la reparticion por parcelas que posea
cada cargue
Parámetros:
Fecha (MM/YYYY): Mes que se quiere consultar
12.21.- REPORTE DIARIO
Descripción General
Este reporte se encuentra dividido en dos subreportes que son:
Reporte Diario:
Contiene información de cada segmento del oleoducto referente al transporte de
crudo diariamente, comparándolo con el promedio, lo nominado y lo acumulado.
MANUAL DEL USUARIO
También despliega información referente a las entregas Totales, estado de líneas,
inventarios y buques que zarparon el día en el cual se consulta el reporte.
Calidades:
Tiene que ver con la parte referente a las calidades de cada movimiento en el
respectivo segmento y estación.
Parámetros:
Digite el Oleoducto: que nos trae una serie de valores correspondientes al oleoducto
que se quiere consultar. Ejemplo:
Reporte Ocensa.
Reporte ODC.
Segmento 0-3-
Fecha Fin (DD/MM/YYYY), Fecha Final (DD/MM/YYYY): Fecha del día en que se
quiere consultar el reporte, existen dos fechas porque una tiene que ver para el
universo de buquetanques y la otra para el de proceso diario
Fecha Inicial (DD/MM/YYYY): El primer día del mes que se quiere consultar.
Por ejemplo si se quiere consultar el reporte diario al 23 de Marzo de 1999, los
parámetros de fecha irían de la siguiente manera:
Fecha Fin (DD/MM/YYYY): (23/03/1999)
Fecha Final (DD/MM/YYYY): (23/03/1999)
Fecha Inicial (DD/MM/YYYY): (01/03/1999)
12.22.- REPORTE DE ZARPE
Descripción General
En este reporte se aprecia información referente al buque que esta en estado de
zarpe como por ejemplo: cargue que contiene, repartición de las parcelas, calidades
del cargue, tiempos en las diferentes etapas y puerto de destino.
Parámetros:
Digite Cargue, Digite Consecutivo: Aquí se digita el cargue que se quiere consultar,
para esta parte es recomendable que primero el usuario se ubique en el campo de
Digite Consecutivo y por medio de la lista de valores que aparece seleccione el
cargue, luego si se ubique en Digite cargue y escriba lo mismo que aparece en el
campo de Digite Consecutivo
Digite el grupo: El usuario selecciona del grupo de valores, el grupo de empresa
correspondiente.
