Manual ADMIN WEB De Usuario
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Manual de Usuario Sistema ADMIN-Web Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Contenido Introducción ........................................................................................................................................ 3 Objetivo ........................................................................................................................................... 3 Conceptos Generales ...................................................................................................................... 3 Navegador WEB........................................................................................................................... 3 ADMIN-WEB ................................................................................................................................ 3 ADMIN-APP ................................................................................................................................. 3 Entrar al sistema / LOGIN .................................................................................................................... 4 Mis Requisiciones Solicitadas .............................................................................................................. 5 Crear una requisición ...................................................................................................................... 5 Agregar Categorías a una Requisición (Estimación) ........................................................................ 7 Editar Categorías de una Requisición. ............................................................................................. 7 Eliminar Categorías de una Requisición. ......................................................................................... 8 Generar Requisición ........................................................................................................................ 8 Insuficiencia Presupuestaria para Generar la requisición ............................................................... 9 Autorización de Requisición ............................................................................................................ 9 Rechazar Requisición..................................................................................................................... 11 Eliminar Requisiciones .................................................................................................................. 11 Mis Requisiciones de Viaje ................................................................................................................ 12 Consultar el Contenido de una Requisición de Viaje / Informe .................................................... 13 Captura / Registro de gastos ......................................................................................................... 13 Editar gastos .................................................................................................................................. 15 Agregar/Cargar Comprobantes Al Gasto ...................................................................................... 15 Ver Comprobantes Del Gasto........................................................................................................ 16 Eliminar Comprobante Del Gasto.................................................................................................. 16 Eliminar Gasto ............................................................................................................................... 16 Agregar Otros Gastos / Propina .................................................................................................... 17 Agregar Factura Adicional ............................................................................................................. 17 Confrontación................................................................................................................................ 18 Enviar A autorización..................................................................................................................... 20 Enviar Requisiciones de Viaje a ADMIN-ERP / Autorizar................................................................... 20 gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 2 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Introducción Objetivo El presente documento contiene la explicación rápida, para poder hacer uso del sistema ADMINWEB. Conceptos Generales A continuación, se describen algunos conceptos que son importantes para comprender los aspectos básicos de uso. Navegador WEB La tecnología del sistema es WEB, y para el uso es necesario disponer de un navegador WEB de reciente generación y tecnología Java. Se recomienda el uso de Google Chrome. ADMIN-WEB Sistema para la administración de requisiciones de viaje y gastos. ADMIN-APP Aplicación móvil complemento de ADMIN-WEB, disponible para sistemas Android y iOS. gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 3 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Entrar al sistema / LOGIN Como ADMIN-WEB es un software basado en web, puede entrar a él en diferentes ubicaciones y/o dispositivos sin ninguna configuración complicada, simplemente introduzca la dirección https://gapp.elpotosi.com.mx/ en el navegador, y el sistema se abrirá. Al ingresar enviara a la siguiente página LogIn. Los datos solicitados, son los mismos que se otorgaron para entrar al sistema ADMIN-ERP. Proceso 1. Ingresamos nuestro usuario y contraseña. 2. Presionamos el botón [Entrar]. Si alguno de los datos introducidos es incorrecto, el sistema nos arroja el siguiente mensaje: Corregimos los datos y presionamos nuevamente [Entrar], si los datos son correctos el sistema nos enviara a la página Mis Requisiciones de Viaje: gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 4 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB 3 1 2 4 6 5 Componentes / Detalles de la página “Mis Requisiciones de Viaje” 1. 2. 3. 4. 5. 6. Menú Principal. Nombre de la página. Notificaciones del sistema ADMIN-ERP. Botón para actualizar el listado de requisiciones de viaje. Listado de requisiciones de viaje generadas por el usuario. Botón para cerrar el panel principal de “Mis Requisiciones de Viaje”. Mis Requisiciones Solicitadas Crear una requisición Una vez dentro del sistema web, deberás hacer lo siguiente: 1. Click en el botón [Mis requisiciones solicitadas]. 2. Se presentará una pagina similar a “Mis requisiciones de viaje”, el panel principal contendrá un listado de requisiciones en estatus captura, rechazadas o pendientes de autorizar: 3. Click en botón [Nuevo]. 4. Se abre la siguiente venta: gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 5 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Llenamos la información solicitada, para crear la cabecera de la requisición. Ingresamos la justificación del viaje o el motivo de crear la requisición*. Seleccionamos el tipo de requisición*. Seleccionamos el tipo de gasto*. Seleccionamos el centro*. Seleccionamos la oficina*. Seleccionamos el sub-ramo*. Indicamos el periodo de inicio y fin de viaje (este dato indicara el periodo en que se podrán registrar gastos, o hacer uso del recurso solicitado) *. *Datos Obligatorios. 13. Tenemos 2 opciones de guardado. a. Click en el botón [Guardar]. b. Click en la pestaña “Estimación” ( ). 14. Una vez guardada la cabecera de la requisición agregamos las categorías (en que se gastara el recurso) de la requisición. 15. La pestaña “Estimación”, nos presenta el siguiente contenido. gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 6 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Un listado de las categorías agregadas a la requisición. Una sección para agregar categorías. Agregar Categorías a una Requisición (Estimación) Dentro de la pestaña de “Estimación” debemos hacer lo siguiente: 1. Seleccionar la categoría a agregar . 2. Indicar el importe necesario para el viaje 3. Click en el botón [Guardar] . (Importe mayor a cero) . Editar Categorías de una Requisición. Para editar una categoría esta ya debe estar agregada a nuestra requisición. Se editarán una a la vez, y se debe hacer lo siguiente: 1. Identificar la categoría a editar. 2. Posicionarnos sobre el campo a modificar, nos permitirá modificar la cantidad y el importe. 3. Cambiamos los valores que deseemos (ambos deben ser mayor a cero). 4. Al cambiar los datos estos se guardarán en automático, nos arrojara el siguiente mensaje. gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 7 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Eliminar Categorías de una Requisición. Al final de cada categoría registrada existirá el botón [Eliminar] ( siguiente: ), se debe hacer lo 1. Identificar la categoría a eliminar. 2. Presionar el botón [Eliminar] que corresponda a la categoría a eliminar. 3. Nos arrojara el siguiente mensaje: 4. 5. Nos indicara la categoría a eliminar y a qué requisición pertenece. 6. Si estamos de acuerdo presionamos el botón [Si]. 7. La categoría se borrará y nos presentará el siguiente mensaje de confirmación: Generar Requisición Para generar una requisición, es necesario al menos tener una categoría agregada a la requisición, si se cumple con esa condición únicamente es necesario hacer lo siguiente: 1. Dentro de la requisición se habilitará el botón [Genera Requisición]. 2. Presionamos el botón [Genera Requisición]. 3. Nos presentara el siguiente mensaje de confirmación: 4. Nos indica el número de requisición a generar y si estamos descuerdo presionamos el botón [Si]. 5. Al presionar el botón [Si], el sistema validará que exista suficiente presupuesto y en caso afirmativo, se generará la requisición y se presentará el siguiente mensaje gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 8 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB 6. La requisición pasa a un estatus “REQUISICIÓN”, y entrará al proceso de autorización. Insuficiencia Presupuestaria para Generar la requisición Si al generar la requisición no hubiese suficiente presupuesto asignado a la cuenta respectiva se presentará una ventana indicando que no hay suficiencia presupuestaria existiendo la posibilidad de realizar un traspaso entre cuentas. 1. Nos presenta en pantalla un mensaje con la(s) cuenta(s) sin presupuesto y con la pregunta de si deseamos colocar una solicitud de traspaso* 2. Si estamos de acuerdo, presionamos el botón [Si]. 3. La requisición pasara a un estatus “Solicitando Traspaso” *. *La solicitud de traspaso se trabaja en el sistema ADMIN-ERP, una vez procesada la solicitud, la requisición pasara a un estatus “REQUISICIÓN” y entrara al proceso de autorización. Autorización de Requisición Una vez generada la requisición, y al consultarla nuevamente, estará habilitada la pestaña “Flujo”: Si presionamos sobre la pestaña “Flujo”, podremos ver quién tiene que autorizar la requisición: gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 9 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Para que un autorizador, pueda autorizar una requisición debe hacer lo siguiente: 1. En el menú principal hacer click sobre “Requisiciones por autorizar” 2. Se abrira la siguiente página y en el panel principal contendrá un listado de las requisiciones pendiente de autorizar del usuario que accesó al sistema. 3. En la lista de requisiciones por autorizar, al final de cada registro, se presentan los siguientes controles: Ver (Consultar la requisición en modo solo lectura) Autorizar Rechazar Selección múltiple. 4. Identificamos la requisición a autorizar. 5. Presionamos el botón [Autorizar] ( 6. Nos muestra un mensaje de confirmación: ). 7. Si estamos de acuerdo presionamos el botón [Si], y nos mostrara el siguiente mensaje: 8. Una vez autorizada la requisición, esta desaparecerá del listado de requisiciones por autorizar. gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 10 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Rechazar Requisición En caso de que no se desee autorizar una requisición y lo que se requiere es rechazar, se debe hacer lo siguiente: 1. En la lista de requisiciones pendientes de autorizar, identificar la requisición que se requiere rechazar. 2. Presionamos el botón [Rechazar] ( ). 3. Nos muestra un mensaje de confirmación y nos pregunta el motivo de rechazo: 4. Indicamos el motivo de rechazo (campo obligatorio). 5. Si estamos de acuerdo presionamos el botón [Si] y nos presenta el siguiente mensaje: 6. Una vez que se rechaza la requisición, esta desaparecerá del listado de requisiciones por autorizar, y regresará al usuario solicitante con un estatus “Rechazada”. Eliminar Requisiciones Únicamente se pueden eliminar requisiciones en estatus “Captura” o “Rechazada”, para eliminar se debe hacer lo siguiente: 1. Click en el botón [Mis requisiciones solicitadas]. 2. Del listado de requisiciones que se presentan, identificamos la requisición a eliminar. 3. Si la requisición seleccionada esta en estatus “Captura” o “Rechazada” se habilitara el botón [Eliminar] ( ) lo presionamos y nos mostrara un mensaje de confirmación: 4. Nos indica la requisición a eliminar, y si todo es correcto presionamos el botón [Si]. 5. La requisición se borrará del listado, y nos mostrará una notificación de eliminación. gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 11 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Mis Requisiciones de Viaje En esta página podremos registrar y administrar los gastos que generemos durante el viaje y/o periodo de uso del recurso indicado al solicitar la requisición. Para entrar a esta página se requiere hacer click en el botón [Mis Requisiciones de Viaje]. Dentro del panel principal, muestra un listado de las requisiciones que se están trabajando , al final de cada registro se encuentra el botón [Ver] ( ) el cual según el estatus de la requisición de viaje presentara la información como solo lectura o escritura. La lista de requisiciones presenta la siguiente información: gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx No. Requisición No. De Informe Fechas de inicio y fin del viaje (DEL - A) Proyecto / Justificación Importe Autorizado (de la requisición) Importe Capturado: Gastos registrados desde ADMIN-APP o ADMIN-WEB Importe Comprobado: Gasto que ya cuenta con un comprobante Importe Disponible: Diferencia del importe autorizado menos lo gastado. Responsable: Nombre del usuario que hizo la solicitud de la requisición. Estatus: Proceso o estatus del informe/Requisición de Viaje 12 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Consultar el Contenido de una Requisición de Viaje / Informe El contenido de una requisición de viaje o informe puede ser consultado desde ADMIN-APP o ADMIN-WEB, para el caso de ADMIN-WEB se requiere hacer lo siguiente: 1. De la lista de requisiciones seleccionamos a cuál le registraremos gastos. 2. Ya identificada la requisición/Informe, presionamos el botón [Ver], se presentará la siguiente pantalla. 3. Esta pantalla la dividiremos en tres secciones: a. Opciones disponibles para usar. i. Editar: datos generales del informe/requisición de viaje ii. Excel: exportar a un documento Excel. iii. Agregar Gasto iv. Confrontar b. Información General del Informe/Requisición de Viaje. c. Lista de Gasto. i. Numero de gasto ii. Día en que se realizó el gasto iii. Justificación del gasto iv. Proveedor (nombre del negocio) v. Importe Capturado vi. Forma de pago (actualmente definida en la solicitud de la requisición). vii. Opción para cargar o ver comprobante CFDI (XML). viii. Opción para cargar o ver comprobante CFDI (PDF). ix. Opción para cargar o ver comprobante imagen / fotografía. x. Importe comprobado xi. Categoría: la cuente en la que se cargara el gasto-. xii. Objetivo del gasto. Captura / Registro de gastos La captura o registros de los gastos puede ser por medio de ADMIN-APP o ADMIN-WEB, pero solo en estatus “Nuevo” o “Activo” y sin haber generado la confrontación, para el caso de ADMIN-WEB se requiere hacer lo siguiente: gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 13 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB 1. Dentro de la requisición de viaje / informe, presionar el botón [Agregar Gasto] ( ). 2. Al hacer click sobre el [Agregar Gasto] se abrirá la siguiente ventana de captura: 3. Ingresar la siguiente Información: a. Fecha del gasto*. b. Hora del gasto. c. Justificación del gasto*. d. Proveedor (nombre del negocio o establecimiento) *. e. Importe Capturado ($ Monto) *. f. Forma de pago (actualmente definida en la solicitud de la requisición) *. g. Categoría: Cuenta de aplicación del gasto*. h. Datos Adicionales i. Nombre de comensales (Si aplica para consumos). ii. RFC del proveedor iii. Contacto del proveedor iv. Teléfono del proveedor v. Correo electrónico del proveedor vi. Objetivo del gasto. i. Opción para cargar el comprobante (imagen / fotografía). *Datos Obligatorios 4. Una vez llenado al menos los datos obligatorios click en [Guardar] ( ). 5. El gasto será guardado, agregado a la lista de gastos, se enviará la siguiente notificación en pantalla: gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 14 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Editar gastos El proceso de editar gastos se puede hacer en ADMIN-APP y ADMIN-WEB y solo en estatus “Nuevo” o “Activo” y sin haber generado la confrontación, para el caso de ADMIN-WEB se requiere hacer lo siguiente. 1. 2. 3. 4. 5. Una vez dentro de una requisición de viaje o informe. Identificamos el gasto a editar. Nos posicionamos sobre el campo o dato a modificar. Hacemos el cambio requerido Este cambio se guardará en automático. Agregar/Cargar Comprobantes Al Gasto El proceso de agregar comprobantes al gasto se puede hacer solo en estatus “Nuevo” o “Activo” y sin haber generado la confrontación, para el caso de ADMIN-APP solo se pueden cargar fotografías o imágenes y en ADMIN-WEB se pueden incluir archivos XML y PDF, el proceso de carga en ADMIN-WEB es el siguiente. 1. 2. 3. 4. Click en el botón [Examinar] ( ), que corresponde al tipo de comprobante a cargar. Buscar y seleccionar el archivo a cargar. Click en el botón [Abrir]. El archivo se cargará y ligará al gasto. 5. El botón [Examinar] ( gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx ), cambiara a un botón para consultar . 15 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Ver Comprobantes Del Gasto 1. Click en el botón [Ver] ( ), que corresponde al tipo de comprobante del gasto que se quiere ver. 2. Se abre una venta que contiene el comprobante XML, PDF o Imagen. Eliminar Comprobante Del Gasto 1. Click al botón [Eliminar] ( ), dentro de la ventana comprobante. 2. Nos pedirá una confirmación para eliminar: 3. Click en [Si] y el comprobante será borrado. Eliminar Gasto El proceso de eliminar gastos se puede hacer en ADMIN-APP y ADMIN-WEB y solo en estatus “Nuevo” o “Activo” y sin haber generado la confrontación, para el caso de ADMIN-WEB se requiere hacer lo siguiente. 1. Una vez dentro de una requisición de viaje o informe. 2. Identificamos el gasto a eliminar. 3. Presionamos el botón que se encuentra al final de cada registro (gasto). 4. Nos presenta el siguiente mensaje: gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 16 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB 5. Si estamos de acuerdo presionamos [Si] y el gasto será borrado. Agregar Otros Gastos / Propina Para agregar gastos adicionales como las propinas se necesita hacer lo siguiente: 1. Entramos a la requisición de viaje o informe. 2. Identificamos el gasto al cual agregaremos un gasto adicional ej. propina. 3. Presionamos el botón que se encuentra al inicio de cada registro (gasto). 4. Se desglosarán las siguientes opciones: 5. Seleccionamos “Agregar Otros Gastos y/o Propina al Gasto”. 6. Nos aparecerá la siguiente alerta: 7. La cual nos preguntar el importe del nuevo gasto. 8. Indicamos el importe y presionamos [Si] y el nuevo gasto se agregará con la información del principal. Agregar Factura Adicional Para agregar facturas adicionales se necesitar hacer lo siguiente: 1. Entramos a la requisición de viaje o informe. 2. Identificamos el gasto al cual agregaremos otra factura. 3. Presionamos el botón que se encuentra al inicio de cada registro (gasto). 4. Se desglosarán las siguientes opciones: gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 17 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB 5. Seleccionamos “Cargar Factura Adicional”. 6. Buscamos, seleccionamos el CFDI (XML o PDF) y presionamos [Abrir] o [Aceptar]. 7. Nos aparecerá la siguiente alerta: 8. La cual nos pide una confirmación para agregar la factura al gasto. 9. Si estamos de acuerdo presionamos [Si] y la factura se agregará al gasto. Confrontación Una vez que tenemos anexados todos los comprobantes a los gastos correspondientes y todos los gastos registrados, es necesario hacer la confrontación del estado de cuenta TOKA y los gastos registrados, esto se hará de la siguiente forma: 1. Una vez dentro de una requisición de viaje o informe. 2. Presionamos el botón [Confrontación], ubicado en la parte superior de la ventana actual. 3. Se mostrará la siguiente ventana: 4. En caso de que no existan movimientos previamente cargados, nos dirigimos a la pestaña “Carga Edo. Cuenta”. 5. En caso de no tener el estado de cuenta de TOKA ya en la computadora, seguimos las instrucciones descritas en pantalla. gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 18 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Presionamos el botón [Cargar Movimientos] ( ). Seleccionamos y abrimos el estado de cuenta. Nos presenta el listado de movimiento en el estado de cuenta. Click en [Guardar]. Regresamos a la pestaña “Confrontación”. Presionamos el botón [Actualizar]. El sistema hará una relación automática entre los gastos capturados y los movimientos en el estado de cuenta. 13. Si estamos de acuerdo, click en el botón [Confrontar Informe]. 14. Nos pedirá una confirmación para aceptar la confrontación, click en [Si]. 15. Se bloquearán todos los gastos confrontados para que ya no puedan ser editados. gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 19 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB Enviar A autorización Una vez realizado el proceso de confrontación, y si estamos de acuerdo con toda la relación de gastos, el siguiente paso es enviar la requisición de viaje o informe a autorización, para lo cual se realizan los siguientes pasos: 1. Una vez dentro de una requisición de viaje o informe. 2. Dar click en el botón [Enviar a Autorización]. 3. Nos pedirá confirmar el enviar a autorización, si estamos de acuerdo click en [Si], la requisición de viaje o informe cambia a estatus “Por autorizar”. Antes, se debe cumplir que: Todos los gastos deben tener como mínimo un comprobante. El importe Gastado debe ser igual al importe a Comprobar en la requisición (solicitada). Requisición (solicitada) en estatus “Fondo retirado”. Enviar Requisiciones de Viaje a ADMIN-ERP / Autorizar Una vez que se envía la requisición de viaje o informe a autorizar, esta deberá ser validada o autorizada para que se envié la información al sistema ADMIN-ERP, lo cual se puede hacer de la siguiente forma: 1. Click en el botón [Autorizaciones de Requisiciones de viaje], ubicado en el menú principal del sistema ADMIN-WEB. 2. Se abrirá la siguiente página y como panel principal se enlistan los informes por autorizar. 3. De la lista de requisiciones seleccionamos a cuál le registraremos gastos. 4. Ya identificada la requisición/Informe, presionamos el botón [Ver], se presentará la siguiente pantalla. 5. Presionamos el botón [Enviar a comprobación] ( gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx ) 20 Manual de Usuario Sistema ADMIN-WEB 6. Nos pedirá una confirmación, presionamos [Si] y la requisición se enviara al sistema ADMIN-ERP. 7. Al terminar nos notificara en pantalla que “El informe fue enviado a comprobación”. 8. Con esto termina el proceso en ADMIN-WEB y continua en ADMIN-ERP. gapp.elpotosi.com.mx www.elpotosi.com.mx 21
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File Type : PDF File Type Extension : pdf MIME Type : application/pdf PDF Version : 1.5 Linearized : No Page Count : 21 Language : es-MX Tagged PDF : Yes Title : Manual ADMIN-WEB Author : 2 Creator : Microsoft® Word 2016 Create Date : 2018:03:27 16:07:41-06:00 Modify Date : 2018:03:27 16:07:41-06:00 Producer : Microsoft® Word 2016EXIF Metadata provided by EXIF.tools