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MANUAL DE OPERACIÓN DEL COMITÉ DE SELECCIÓN DOCUMENTAL DEL
MUNICIPIO DE TOLUCA
PRESENTACIÓN
La Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México,
Publicada en la Gaceta del Gobierno el 14 de mayo del 2014, norma y regula la
Administración de Documentos Administrativos e Históricos de los Poderes del
Estado, Municipios y Organismos Auxiliares, asimismo en su artículo 8 se
establece que los documentos de contenido administrativo de importancia, serán
conservados por 20 años, y si el documento se vincula con las funciones de 2 o
más sujetos públicos, deberá transmitirse la información correspondiente, para el
efecto, del proceso o vaciado en otros documentos. Ningún documento podrá ser
destruido, a menos, que, por escrito, lo determine la instancia facultada para ese
efecto, en términos de la presente Ley. En este sentido a través de los
Lineamientos por los que se establecen las políticas y criterios para realizar la
selección de los documentos y expedientes de trámite concluido existentes en los
archivos de las Unidades Administrativas de los poderes del Estado y Municipios,
que expide la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos; así como
inciso c) del artículo 31 de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del
Estado de México, publicados en la Gaceta del Gobierno el 04 de diciembre de
2013, en el artículo 33 se otorga la facultad a las dependencias del Poder
Ejecutivo y en cada uno de los Poderes Legislativo y Judicial, los Municipios, los
Tribunales Administrativos y los Organismos Auxiliares de carácter estatal y
municipal para establecer un Comité que será el encargado de validar que la
selección preliminar o final de los expedientes de trámite concluido se haya
realizado con apego a lo establecido en los Lineamientos, los Dictámenes y el
Catálogo de Disposición Documental. Asimismo lo establecido en la Gaceta
Municipal del Ayuntamiento de Toluca 26/2014, de fecha 14 de julio de 2014,
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mediante la cual se publica la Guía Técnica para la Transferencia de Documentos
al Archivo de Concentración, que emite la Dirección de Administración.
Es por ello que el Municipio de Toluca, a través de la Dirección de Administración
y de conformidad con lo establecido en el artículo 3.27 fracción IV del Código
Reglamentario Municipal 2014, mediante el cual se otorga a la o el titular de la
Dirección de Administración, la atribución de coordinar el Archivo Administrativo
del Municipio, salvaguardando la información en términos de las disposiciones
legales, se crea el Comité de Selección Documental, el cual queda constituido
plena y legalmente el día 22 de septiembre del año 2014.
Siendo la selección documental una tarea de suma relevancia en la administración
pública municipal, pues permite establecer el valor científico-cultural de los
documentos y su vigencia legal y administrativa. Una práctica adecuada en esta
materia, evita la eliminación prematura de documentos y/o la acumulación masiva
de aquellos que carezcan de valor actual y resulta en una utilización apropiada de
los recursos materiales, humanos, de tiempo y espacio.
Este Municipio, consciente de lo trascendental y complejo de la función del
Comité, considera oportuno dotarlo de una herramienta metódica para el
cumplimiento de su cometido, a fin de decidir sobre la eliminación o conservación
de documentos, razón por la cual se establecen los lineamientos para la operación
y funcionamiento del Comité de Disposición Documental del Municipio de Toluca.
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CAPÍTULO PRIMERO
De las Disposiciones Generales
Artículo 1.El presente Manual tiene como finalidad establecer las directrices y
criterios para realizar la selección preliminar y final de los documentos,
expedientes y series de trámite concluido existentes en los archivos de las
diferentes unidades administrativas que conforman el municipio de Toluca, con el
objeto de contribuir a la adecuada administración y conservación de patrimonio
documental.
Artículo 2. El contenido del presente Manual es de observancia obligatoria para
las unidades administrativas que conforman el Ayuntamiento.
Artículo 3. La interpretación técnica del presente Manual, corresponde al Comité.
Artículo 4. Para los efectos del presente Manual, se entenderá por:
I. Acta de Asesoría: Acta de Asesoría Técnica del Comité.
II. Acta de Baja: Acta de Baja Documental.
III. Acuerdo: Acuerdo de Autorización de Baja Documental.
IV. Asesor Técnico: Asesor Técnico del Comité.
V. Ayuntamiento: Ayuntamiento de Toluca.
VI. Baja Documental: Eliminación física de la documentación que haya
prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y
que no contenga valores históricos, conforme a la normatividad emitida
por el Comité.
VII. Comisión: Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.
VIII. Comité: Comité de Selección Documental del Municipio de Toluca.
IX. Dependencias: Órganos Centrales, Órganos Desconcentrados y
Unidades Administrativas de Presidencia del Municipio de Toluca.
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X. Expediente de Trámite Concluido: Unidad documental constituida por
uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados con un
mismo asunto y cuyo trámite ha concluido debido a la emisión de una
resolución por parte de la unidad administrativa con competencia para
ello y por lo cual ya no es consultado frecuentemente.
XI. Inventario: Inventario de Archivo de Concentración.
XII. Lineamientos: Lineamientos por los que se establecen las políticas y
criterios para realizar la selección de los documentos y expedientes de
trámite concluido existentes en los archivos de las unidades
administrativas de los Poderes del estado y de los Municipios.
XIII. Manual: Manual de Operación del Comité de Selección Documental del
Municipio de Toluca.
XIV. Plazo de Conservación Precaucional: Periodo de guarda de la
documentación en el Archivo de Concentración.
XV. Relación: Relación de Tipos, Expedientes o Series Documentales
Seleccionados para Baja.
XVI. Selección Documental: Proceso archivístico que consiste en la
identificación y separación de los documentos que pueden darse de baja
por su irrelevancia, de los expedientes o series de trámite concluido, de
los que deben conservarse por el valor de su información.
XVII. Unidad Administrativa: Unidades administrativas, áreas, órganos o
equivalentes pertenecientes al Ayuntamiento, en términos de las
disposiciones legales aplicables y de las estructuras de organización bajo
las cuales operan.
XVIII. Valor Documental: Condición de los documentos que les confiere
características administrativas, legales, fiscales o contables en los
Archivos de Trámite o Concentración (valores primarios); o bien,
evidenciales, testimoniales e informativas en los Archivos Históricos
(valores secundarios).
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XIX. Vigencia Documental: Periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores primarios.
CAPÍTULO SEGUNDO
Del establecimiento del Comité de Selección Documental
Artículo 5. El municipio de Toluca contará con un Comité que será el encargado
de validar que la selección preliminar o final de los expedientes de trámite
concluido se haya realizado con apego a lo establecido en los lineamientos,
dictámenes y el catálogo de disposición documental, con el propósito de tramitar
ante la Comisión la autorización de baja de los mismos.
Artículo 6. El Comité se integrará de la siguiente forma:
I. Un Presidente, quien será el superior jerárquico del Archivo de
Concentración;
II. Un Secretario Técnico, quien será el titular del Archivo de Concentración;
III. Un primer vocal, quien será el titular de la Secretaría del Ayuntamiento; o
en su caso quien designe de manera directa;
IV. Un segundo vocal, quien será el titular de la Contraloría Municipal; o en
su caso quien designe de manera directa;
V. Tres vocales, quienes dependerán de manera directa del Archivo de
Concentración.
Todos los miembros del Comité contarán con voz y voto, a excepción del
Secretario Técnico y Segundo Vocal, quienes tendrán solo voz. El
desempeño de los miembros del Comité será honorífico.
Artículo 7.El Comité tendrá las siguientes funciones:
I. Coordinar las acciones que en materia de selección documental realicen
las unidades administrativas;
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II. Otorgar asesoría técnica y supervisar que las unidades administrativas
realicen la selección preliminar o final de sus documentos de trámite
concluido, conforme a la normatividad establecida por la Comisión;
III. Establecer una coordinación permanente con la Comisión, a efecto de
que sus integrantes se mantengan actualizados respecto de la
normatividad que rige el proceso de selección documental;
IV. Otorgar el Visto Bueno al proceso de selección preliminar o final aplicado
a los expedientes de trámite concluido por las unidades administrativas;
V. Tramitar ante la Comisión la validación del proceso de selección
documental realizado y en su caso, la autorización para proceder a la
baja de los tipos o series documentales seleccionados; y
VI. Asistir al acto de destrucción de los documentos autorizados para su baja
por la Comisión.
Artículo 8.Son facultades y obligaciones del Presidente:
I. Presidir las sesiones del Comité;
II. Asignar las actividades a los integrantes del Comité;
III. Modificar, en los casos que considere debidamente justificados, las fechas
programadas para la celebración de sesiones;
IV. Convocar a través del Secretario Técnico, en los casos que sea necesario,
a sesiones extraordinarias;
V. Autorizar la orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias;
VI. Someter a consideración del Comité los asuntos a tratar; y
VII. Proveer la ejecución de los acuerdos del Comité.
VIII. Evaluar las actividades y determinar las acciones que permitan el
adecuado funcionamiento del Comité.
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Artículo 9. Son facultades y obligaciones del Secretario Técnico:
I. Suplir al Presidente en sus ausencias y auxiliarlo en sus funciones.
II. Convocar a los integrantes del Comité a sesiones ordinarias; y en su
caso con la autorización del Presidente a sesiones extraordinarias;
III. Proponer el calendario de sesiones ordinarias;
IV. Elaborar la orden del día e integrar la carpeta con la documentación que
soporte los asuntos a tratar en la sesión;
V. Coordinar el funcionamiento del Comité;
VI. Solicitar a la Comisión la asesoría técnica necesaria en materia de
selección documental;
VII. Dar el Visto Bueno al proceso de selección preliminar o final aplicado a
los expedientes de trámite concluido por las unidades administrativas;
VIII. Tramitar ante la Comisión la validación del proceso de selección
realizado y en su caso, la autorización para proceder a la baja de los
tipos o series documentales seleccionados;
IX. Llevar el control y el archivo de los “Acuerdos” expedidos por la Comisión
a las unidades administrativas; y
X. Elaborar los informes en materia de selección documental.
Artículo 10. Son facultades y obligaciones de los Vocales:
I. Recopilar la normatividad emitida por la Comisión y mantenerla
actualizada;
II. Otorgar la asesoría técnica requerida por las unidades administrativas en
materia de selección documental; con excepción de la Contraloría
Municipal, quien llevará a cabo las revisiones correspondientes;
III. Revisar el proceso de selección preliminar o final realizado por las
unidades administrativas o informar de ello al Secretario Técnico para su
aprobación; y
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IV. Asistir al acto de destrucción de los documentos en representación del
Comité.
CAPÍTULO TERCERO
De los Lineamientos operativos del Comité
Artículo 11. Para el adecuado funcionamiento del Comité, se deberán acatar las
siguientes disposiciones:
I. El Comité es un órgano de carácter oficial, por lo que es indispensable que
las convocatorias para sesionar se realicen de manera obligatoria, al
menos una vez cada tres meses en caso de tratarse de sesiones
ordinarias y, en forma extraordinaria, tantas veces como sea necesario.
II. En ningún caso los suplentes de los integrantes del Comité podrán
designar a otra persona para que asista en su lugar a las reuniones
convocadas.
III. Las personas que participen en calidad de suplentes, deberán tener pleno
conocimiento de los asuntos a tratar en la reunión, a fin de aportar
soluciones y aceptar cualquier encomienda que sea asignada, de acuerdo
al ámbito de su competencia. En todo caso, deberán contar con la
preparación, los elementos y facultades decisorias suficientes y
adecuadas para actuar en nombre del titular en las sesiones
correspondientes, pues comprometerán con su voto la decisión de dicho
titular.
IV. En el caso de que concurran a una misma sesión el titular y el suplente de
la misma representación, este último lo hará con carácter de invitado, por
lo que sólo podrán ejercer un voto en forma conjunta.
V. En caso de que el Presidente no asista a la sesión, será el Secretario
Técnico quien lo supla y auxiliará al Presidente en sus funciones. Cuando
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el Presidente sea suplido, no podrán decidirse en la sesión asuntos
prioritarios que requieran la necesaria presencia del titular.
VI. Los miembros del Comité podrán proponer la participación de terceros que
no formen parte del mismo, cuando los asuntos a tratar así lo requieran.
Los nombres de los terceros participantes deberán ser remitidos al
Secretario Técnico, quien a su vez informará a los integrantes del Comité
sobre dicha intervención.
Artículo 12. Las convocatorias para que sesione el Comité, deberán realizarse
conforme a lo siguiente:
I. Las sesiones ordinarias se llevarán a cabo mediante convocatoria por
escrito del Secretario Técnico, dirigida a los integrantes del Comité, la cual
será emitida en un término no mayor a cinco días hábiles de anticipación;
la convocatoria deberá ir acompañada del orden del día y de la
documentación correspondiente como soporte de los asuntos a tratar.
II. El Comité sesionará de manera extraordinaria en cualquier tiempo, a
solicitud de la mitad más uno de sus integrantes o a requerimiento del
Presidente de este Comité, debiendo ser convocada por el Secretario
Técnico del mismo, cuando se trate de asuntos que a juicio de los
convocantes tengan carácter de extraordinarios y de urgente atención la
convocatoria se hará con un plazo mínimo de 48 horas de antelación.
Artículo 13.Las sesiones del Comité se realizarán atendiendo lo siguiente:
I. Las sesiones del Comité sólo podrán celebrarse con la asistencia de la
mayoría, es decir, la mitad más uno, de los miembros con derecho a voto.
II. En caso de que al inicio de la sesión no se reúna el quórum requerido, se
dará una tolerancia de 15 minutos. Pasado ese tiempo, de no contar con
la presencia de la mitad de los integrantes más uno, se suspenderá la
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sesión y el Secretario levantará una constancia de hechos y se convocará
a una nueva reunión.
III. Al inicio de cada reunión se registrará la asistencia para determinar el
quórum y posteriormente se recabarán las firmas de los participantes en el
acta correspondiente.
IV. Los asuntos presentados ante el Comité estarán sustentados por los
análisis cuantitativos y cualitativos correspondientes, así como por los
aspectos normativos y legales que conciernan, a efecto de garantizar el
desahogo y adopción adecuados de los acuerdos tomados.
V. Los acuerdos que se emitan serán votados por los integrantes presentes
con derecho a ello; el Presidente tendrá el voto de calidad en caso de
empate.
VI. El Presidente podrá conceder el uso de la voz a los suplentes en caso de
que acompañen al titular, invitados y participantes que asistan a las
sesiones para proporcionar o aclarar información de los asuntos a tratar.
No contarán con derecho a voto; sin embargo, podrán formar parte de
comisiones especiales cuando así lo determine el Comité, a solicitud de
alguno de sus integrantes.
Artículo 14. La orden del día, será realizada conforme a lo siguiente:
I. La orden del día será autorizada por el Presidente del Comité y se
elaborará por el Secretario Técnico, a fin de remitirla en tiempo y forma,
cinco días antes de la sesión, a cada uno de los integrantes.
II. Cualquiera de los miembros del Comité podrá proponer modificaciones a
la orden del día, siempre y cuando sean entregadas de manera escrita y
entren dentro de la competencia de la misma, dichas modificaciones
deberán ser remitidas y aprobadas por la mayoría de los integrantes
igualmente de manera escrita.
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III. Las sesiones del Comité se apegarán a la orden del día aprobada al inicio
de la sesión.
IV. La orden del día deberá tener al menos los siguientes apartados:
a) Lista de asistencia y verificación de la existencia del quórum;
b) Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior;
c) Informes o proposiciones del Presidente del Comité;
d) Informes del Secretario del Comité;
e) Seguimiento de acuerdos del Comité;
f) Informes y comisiones del Comité;
g) Asuntos generales
V. Salvo situación de extrema urgencia y a juicio del Presidente del Comité,
no podrá presentarse un asunto que no haya sido previamente conocido
por los integrantes.
Artículo 15. Las actas de las sesiones tendrán las siguientes características:
I. Por cada sesión del Comité, se levantará un acta en la que se consignen
los nombres y cargos de los asistentes, los asuntos tratados y los
acuerdos de las sesiones que fueron aprobados.
II. Se elaborará el proyecto del acta correspondiente, la cual contendrá un
resumen de los asuntos tratados, así como un compendio de los
comentarios u opiniones vertidos por los integrantes del Comité y en su
caso, seguidos por el acuerdo que al efecto se dicte.
III. Los documentos en los cuales consten los antecedentes se consideran
apéndices y se identificarán con una letra distintiva.
IV. El Secretario Técnico remitirá copia del proyecto de acta a los asistentes a
las sesiones para su revisión, en un plazo no mayor de cinco días hábiles
contados a partir de la fecha de su celebración.
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V. En caso de existir observaciones al proyecto de acta por parte de los
integrantes, se notificarán por escrito al Secretario en un plazo no mayor
de cinco días hábiles a partir de su recepción.
VI. De no recibir observaciones en el plazo señalado, el acta se considerará
como aprobada, a no ser que en la sesión inmediata siguiente un
integrante justifique la necesidad de corregirla, lo cual se hará a juicio del
pleno del Comité.
VII. El acta será firmada por todos los integrantes asistentes a la reunión
correspondiente.
VIII. El Secretario Técnico deberá mantener un control de las actas de las
sesiones, las cuales deberán estar debidamente foliadas.
IX. Las actas de las sesiones estarán a disposición de los Integrantes del
Comité, quienes tendrán en todo tiempo libertad de acceso a las mismas.
Artículo 16. La difusión de los acuerdos se realizará conforme a lo siguiente:
I. El Secretario Técnico deberá asegurarse de que los acuerdos tomados
por el Comité, según sea el caso, tengan la adecuada difusión y sean del
conocimiento de quienes deban ejecutar o desarrollar los acuerdos
tomados, debiendo notificar su contenido a los integrantes del Comité.
II. El Comité determinará otras formas de difusión de los acuerdos.
Artículo 17. La carpeta de las sesiones tendrá las siguientes características:
I. La carpeta se proporcionará a cada uno de los integrantes del Comité
junto con la orden del día, en un plazo no menor de cinco días hábiles de
sesiones anteriores a la fecha de la sesión ordinaria, y con un mínimo de
48 horas de antelación para una sesión extraordinaria, recabando firma de
acuse de recibo en ambos casos. Si alguno de los miembros no ha
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recibido la carpeta en ese tiempo, deberá solicitarla de manera inmediata
al Secretario Técnico del Comité.
II. Para las sesiones del Comité, las personas encargadas de exponer el
tema a discutir en la sesión, prepararán y rubricarán la información
documental sobre los asuntos que se abordarán, debiendo
responsabilizarse de la veracidad, amplitud, actualización y contenido de
la misma y deberán remitirla al Secretario Técnico a más tardar hasta
cinco días hábiles anteriores a la fecha de la sesión.
III. La información contenida en la carpeta, así como la que se discuta en las
sesiones se hará pública en el momento en que se dicten resoluciones.
TRANSITORIOS
PRIMERO. Las disposiciones establecidas en el presente Manual entrarán en
vigor al día siguiente de su publicación en la Gaceta Municipal del Ayuntamiento
de Toluca; para su debida observancia.
SEGUNDO. Las disposiciones establecidas en este Manual no derogan aquellas
disposiciones en materia de guarda y plazos de conservación de los documentos
contenidos en la legislación vigente en el Estado de México.
Así lo aprobó por unanimidad el Comité de Selección Documental del Municipio de
Toluca, el día 15 de octubre de dos mil catorce.
