Manual
User Manual: Pdf
Open the PDF directly: View PDF 
.
Page Count: 20
Sistem Monitoring Kegiatan Terpadu
SIMKET version 2.0
( Modul Monitoring )
Melakukan monitoring suatu kegiatan merupakan salah satu tahapan penting agar kegiatan
dapat berjalan dengan baik sesuai prosedur yang ditentukan. Proses monitoring juga dapat
digunakan untuk penilaian kinerja masing-masing unit kerja.
BPS Provinsi Sumatera Selatan telah melakukan proses monitoring di setiap kegiatan untuk
memantau kualitas kegiatan yang dilakukan. Dari proses monitoring ini lah BPS Provinsi
Sumatera Selatan melakukan penilaian dan pemeringkatan kepada unit kerja yang terlibat
dalam suatu kegiatan seperti BPS Kabupaten/kota atau bidang dan seksi. Namun dalam
prosesnya masih banyak ditemui kendala dalam melakukan monitoring kegiatan antara lain :
- Tidak semua bagian/seksi rajin mencatat atau mendokumentasikan progres kegiatan
- Masih ada proses penilaian kab/kota atau bidang dilakukan secara manual/feeling
- Perkembangan kinerja kab/kota atau bidang tidak dapat dilihat semua pihak
Melihat kendala yang dihadapi selama proses monitoring, BPS Provinsi Sumatera Selatan
melakukan pengembangan “Sistem Monitoring Kegiatan (SIMKET)” yang saat ini sudah dirilis
hingga versi 2.0. SIMKET diharapkan dapat membantu proses monitoring dimana sistem yang
dibangun harus memiliki fungsi :
- Sistem monitoring terintegrasi antara semua kegiatan di BPS Provinsi Sumatera Selatan.
- Dapat dilihat semua pihak/transparan (Provinsi maupun kabupaten/kota) sebagai
evaluasi dan pembanding masing-masing pihak.
- Penilaian secara otomatis, transparan dan objektif.
- Mewajibkan setiap seksi /bagian melaporkan progress setiap kegiatan.
- Selalu menampilkan progress terbaru dan realtime.
Selain kebutuhan monitoring, SIMKET versi 2.0 juga dikembangkan untuk kebutuhan pengisian
Surat Tugas untuk membantu proses administrasi di BPS Sumatera Selatan.
Panduan dan Tata Cara Penggunan Sistem Monitoring Kegiatan
SIMKET dapat diakses pada alamat https://webapps.bps.go.id/sumsel/simket/. Halaman utama
SIMKET menampilkan halaman berikut :
Pada halaman utama terlihat dashboard yang menampilkan sebagian resume kegiatan BPS se-
Provinsi Sumatera Selatan. Dengan alasan keamanan, SIMKET menerapkan proses autentikasi
dan autorisasi. Artinya setiap pengguna SIMKET hanya dapat mengakses halaman sesuai
levelnya.
LOGIN
Pengguna dapat melakukan proses login dengan menekan menu login pada sisi kanan atas
halaman. Halaman login terlihat seperti berikut:
Setelah melakukan proses login, menu dibagian kiri akan bertambah sesuai level seperti
berikut :
MENU “MONITORING KEGIATAN”
Menu monitoring kegiatan berisi serangkaian sub-menu yang berkaitan dengan pengisian
progress kegiatan dan tagihan kerja kegiatan. Submenu yang dimiliki adalah:
1. Tagihan Kerja
Melihat seluruh kegiatan yang telah melewati batas waktu dan belum selesai.
2. Kalender Kegiatan
Melihat seluruh kegiatan berdasarkan tanggal yang disajikan dalam bentuk kalender
agar lebih mudah dipahami.
3. Submenu per bidang
Submenu yang menampilkan halaman daftar kegiatan masing-masing bidang per tahun.
TAGIHAN KERJA
Halaman tagihan kerja menampilkan daftar pekerjaan yang telah melewati batas waktu dan
belum diselesaikan. Pengguna dapat melihat daftar tagihan kerja per tahun dengan memilih
menu tahun yang dipilih pada bagian atas halaman.
KALENDER KEGIATAN
Halaman ini menampilkan seluruh kegiatan (khusus kegiatan di atas tahun 2017) di unit kerja
BPS se-Sumatera Selatan dalam bentuk kalender.
- Navigasi 1 digunakan untuk melihat bulan sebelum atau sesudah.
- Navigasi 2 untuk melihat kalender pada tanggal saat ini.
- Navigasi 3 untuk merubah tampilan kalender dalam bentuk bulanan, mingguan atau
harian.
MENU PER BIDANG
Halaman ini menampilkan daftar kegiatan per bidang selama satu tahun dikelompokkan
berdasarkan seksi/subbagian.
Pada bagian kiri tabel terdapat warna yang menggambarkan status kegiatan. Berikut arti dari
masing-masing warna :
- Merah : kegiatan telah melewati batas waktu dan belum selesai dilaksanakan
- Kuning : kegiatan sudah mendekati batas waktu dan belum selesai dilaksanakan.
- Hijau : Warna ini dapat menggambarkan dua jenis kondisi, bisa jadi batas waktu
kegiatan tersebut masih cukup lama dan bisa juga kegiatan tersebut telah selesai
dilaksanakan.
Tidak hanya melihat kegiatan pada tahun ini, pengguna juga dapat melihat kegiatan pada tahun
lain untuk bahan evaluasi.
PROGRES KEGIATAN
Untuk melihat progress detail suatu kegiatan, pengguna dapat langsung memilih pada kegiatan
yang ingin dilihat. Berikut tampilan halaman kegiatan detail:
Keterangan navigasi:
1. Tombol untuk melakukan input pengiriman dan penerimaan serta cetak surat.
2. Daftar pengiriman dokumen yang diinput kabupaten/kota.
3. Persentase penyelesaian kegiatan berdasarkan pengiriman beserta nilai/point (jumlah
bintang berwarna kuning merupakan point yang didapat dari ketepatan waktu
pengiriman)
4. Daftar penerimaan dokumen yang diinput SM BPS Provinsi.
5. Persentase penyelesaian kegiatan berdasarkan penerimaan beserta nilai/point (jumlah
bintang berwarna kuning merupakan point yang didapat dari ketepatan waktu
pengumpulan)
Halaman progres kegiatan memiliki dua tab utama, yaitu tab “Progress” dan tab “Anggaran”.
Tab progress menampilkan progres pencapaian suatu kegiatan, tab anggaran menampilkan
target dan realisasi suatu kegiatan per kabupaten/kota.
Tab progres menampilkan daftar kabupaten beserta target pekerjaan yang harus diselesaikan
pada kegiatan tersebut. Baik pengguna kabupaten/kota maupun Subject Matter BPS Provinsi
harus aktif menginput progres kegiatan pada halaman ini. Adapun alur pengisian progres
kegiatan adalah sebagai berikut:
BPS Kabupaten/Kota harus melakukan input pengiriman dengan memilih tombol “Tambah
Pengiriman” (lihat gambar halaman pada navigasi 1). Proses ini dilakukan jika BPS
Kabupaten/Kota telah menyelesaikan suatu progres kegiatan sehingga perlu memberitahukan
BPS Provinsi melalui SIMKET. Gambar berikut adalah tampilan form pengiriman yang dilakukan
BPS Kabupaten/Kota:
Operator kabupaten/kota wajib mengisi tiga isian diatas kemudian menekan tombol “Save
changes” untuk menyimpan data. Form terdiri dari isian tanggal pengiriman, jumlah
dokumen/data yang dikirim serta keterangan jalur pengiriman yang dilakukan (khusus akun
kabupaten/kota hanya dapat memasukkan data pengiriman pada kabupaten/kotanya masing-
masing.
Input pengiriman juga dapat dilakukan oleh BPS Provinsi untuk semua data kabupaten/kota
(dalam hal ini penanggung jawab bidang atau admin) dengan tampilan sedikit berbeda seperti
berikut:
Data pengiriman yang telah disimpan akan tampil pada rincian progres:
Pada gambar terlihat nama unit kerja, target beserta rincian progres. Tabel ini juga
menunjukkan % Response rata yang telah dicapai beserta point yang didapat berdasarkan
response rate dan ketepatan waktu pengumpulan tugas.
Setelah melakukan input pengiriman, BPS Provinsi harus melakukan input konfirmasi
penerimaan pekerjaan. Pilih menu “Konfirmasi Penerimaan” yang tersedia, akan muncul popup
seperti berikut:
Setelah proses konfirmasi penerimaan dilakukan, akan muncul progress penerimaan pada tabel
progress:
Suatu kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan jika total konfirmasi penerimaan mencapai
100%. Pada SIMKET data pengiriman digunakan kabupaten/kota melaporkan progres kegiatan
sedangkan data penerimaan adalah data akhir yang telah dikonfirmasi BPS Provinsi dan
digunakan untuk perhitungan point serta nilai BPS Kabupaten/Kota.
Proses input data pengiriman dan penerimaan hanya dapat dilakukan oleh akun yang sudah
divalidasi. Ketentuan akun yang dapat melakukan proses ini adalah sebagai berikut:
- Akun BPS Kabupaten/kota hanya dapat memasukkan progress pengiriman untuk
kabupatennya sendiri.
- Akun BPS Provinsi yang bertindak sebagai penanggung jawab kegiatan (misal kegiatan
pengolahan susenas dimana bidang IPDS seksi IPD yang bertanggung jawab atas
kegiatan tersebut) dapat memasukkan progress pengiriman dan penerimaan tetapi
terbatas untuk kegiatan yang dibawahinya saja.
- Operator masing-masing bidang dapat memasukkan progress pengiriman dan
penerimaan pada semua seksi di bidang tersebut.
- Admin dapat melakukan pengiriman dan penerimaan di semua kegiatan dan semua
kabupaten/kota.
Bagaimana cara perhitungan point yang di dapat?
Penentuan point diambil dari response rate dokumen dan ketepatan waktu. Setiap kegiatan memiliki
perhitungan yang berbeda tergantung jenis kegiatan (bulanan, tahunan, semester, dll). Point setiap
kegiatan akan diakumulasi dengan kegiatan lainnya dimana hasil akhir dari perhitungan akan menjadi
skor untuk kabupaten/kota tersebut.
Selain tab “progress” halaman ini juga menampilkan tab anggaran yang digunakan untuk
memantau progress anggaran pada setiap kegiatan. Berkut tampilan tab anggaran:
MASTER DATA
Menu master data mengakomodir proses modifikasi data master pada SIMKET mulai dari
proses penambahan data baru, pembaharuan data, melihat detail data hingga menghapus data.
Menu ini sangat terbatas untuk pengguna tertentu karena data ini memiliki banyak relasi
dengan data lain. Menu master data terdiri dari beberapa sub menu antara lain:
1. User : mengelola account pengguna SIMKET
2. Pegawai: mengelola data pegawai se-Sumatera Selatan
3. Unit Kerja Kab/Kota : data daftar unit kerja di Kabupaten/kota. Halaman ini jarang
mengalami perubah kecuali ada perubah struktur unit kerja di kabupaten/kota.
4. Kegiatan: mengelola data kegiatan. Data kegiatan adalah induk dari data monitoring
kegiatan.
5. Unit kerja: data unit kerja BPS Sumatera Selatan. Data ini terbatas pada data hingga
eselon II dan III.
Karena banyak master data yang hanya dikelola oleh admin, dokumentasi ini hanya akan
membahas pengelolaan master data pegawai dan kegiatan.
PEGAWAI
Data pegawai adalah data yang berisi data profil singkat pegawai di lingkungan BPS Sumatera
Selatan. Halaman ini dapat diakses oleh Admin dan admin kabupaten/kota. Berikut adalah
tampilan dari data pegawai:
Halaman di atas menampilkan daftar pegawai di seluruh unit kerja BPS se-Sumatera Selatan.
Data ini dikelola oleh penanggung jawab masing-masing unit kerja yang artinya data pegawai di
kabupaten/kota dikelola admin kabupaten/kota sedangkan data pegawai provinsi dikelola
admin/operator di provinsi. Masing-masing admin dibatasi untuk mengelola data pegawai di
lingkungan unit kerjanya sendiri. Untuk menambah pegawai baru, silahkan klik tombol “Tambah
Pegawai” yang tersedia pada bagian atas.
Lengkapi form di atas kemudian klik tombol “Create” untuk menyimpan data. Selain
penambahan data, pengguna juga dapat memodifikasi atau menghapus data yang ada.
KEGIATAN
Data kegiatan hanya dapat dikelola oleh operator BPS Provinsi. Halaman utama dari menu
kegiatan adalah seperti berikut:
Pengguna dapat memilih tahun data kegiatan yang ingin dilihat. Halaman kegiatan
menyediakan fitur untuk melakukan penambahan data, pembaharuan data, melihat progres
atau detail data, serta menghapus data. Khusus menu pembaharuan atau hapus data, hanya
dapat dilakukan oleh operator yang membuat data itu sebelumnya atau oleh admin. Langkah
ini dilakukan agar tidak ada operator yang dapat memodifikasi data yang telah dibuat operator
lain. Halaman tambah data kegiatan menampilkan form berikut:
Form di atas terdiri dari field berikut:
- Kegiatan : diisi nama kegiatan
- Unit Kerja : unit kerja penanggung jawab kegiatan
- Tanggal Mulai : tanggal kegiatan dimulai
- Tanggal berakhir : tanggal batas akhir kegiatan
- Target : diisi target kegiatan per kabupaten/kota. Misal kegiatan
SUSENAS field target diisi jumlah Blok Sensus yang harus dikerjakan kab/kota tersebut.
Jika ada kab/kota yang tidak memiliki target, boleh dikosongkan.
- Anggaran : Field anggaran diisi dengan target anggaran yang digunakan
kab/kota untuk kegiatan tersebut.
Peringkat dan Nilai
Salah satu fitur utama dari SIMKET adalah melihat peringkat kabupaten/kota berdasarkan
progres kerja yang dilakukan di seluruh kegiatan. SIMKET mengakomodir untuk melihat 2 jenis
peringkat, yaitu Peringkat Tahunan dan Bulanan. Peringkat tahunan adalah peringkat yang
dihasilkan dari semua kegiatan yang ada pada satu tahun, sedangkan peringkat bulanan
diperoleh dari kegiatan di suatu bulan. SIMKET juga menyediakan fitur untuk melihat nilai
kabupaten/kota secara series untuk keperluan evaluasi.
PERINGKAT TAHUNAN
Halaman peringkat tahunan akan menampilkan daftar kabupaten dan progres yang diurutkan
berdasarkan peringkatnnya:
Halaman ini mengizinkan pengguna melihat peringkat berdasarkan tahun sebelumnya dan
berdasarkan bidang. Akan terlihat daftar nama kabupaten/kota diurutkan berdasarkan
peringkat. Pengguna juga dapat melihat peringkat berdasarkan pekerjaan di masing-masing
bidang dengan memilih pilihan yang terdapat pada bagian atas tabel kemudian klik tombol
“Tampilkan” setelah memilih bidang yang ingin dilihat.
PERINGKAT BULANAN
Halaman peringkat bulanan menampilkan daftar kabupaten/kota diurutkan berdasarkan
nilainya pada suatu bulan tertentu.
Halaman ini mengizinkan pengguna melihat peringkat berdasarkan bidang, tahun kegiatan dan
bulan kegiatan.
NILAI BPS KABUPATEN/KOTA
Halaman ini menampilkan laporan nilai dari kabupaten/kota selama satu tahun:
Halaman di atas menunjukkan data kinerja dari bulan ke bulan pada kabupaten/kota tersebut.
Selain itu juga diperlihatkan daftar pekerjaan yang dimiliki kabupaten/Kota beserta target dan
point yang telah diraih kabupaten/kota pada kegiatan tersebut.
LAPORAN
Untuk memudahkan proses evaluasi pimpinan, SIMKET menyediakan fitur laporan. Halaman
laporan menampilkan resume seluruh progres kegiatan setiap tahun dan dapat diunduh ke
dalam format excel. Laporan kegiatan terdiri dari dua submenu yaitu “Per Kegiatan” dan
“Bulanan”. Submenu per kegiatan menampilkan laporan lengkap seluruh kegiatan pada suatu
bidang, sedangkan bulanan menampilkan progres pencapaian kegiatan per bulan.
PER KEGIATAN
Halaman ini menampilkan seluruh kegiatan pada suatu bidang pada satu tahun.
Halaman ini menampilkan daftar semua kegiatan pada bidang beserta status kegiatan tersebut
di masing-masing kabupaten/kota. Pengguna diizinkan mengunduh data tersebut dalam format
excel.
BULANAN
Halaman ini menampilkan laporan kegiatan berdasarkan bulan. Berikut tampilan halaman
bulanan:
Halaman ini mengizinkan pengguna mengunduh data ke dalam format excel.
SCORING
Penilaian setiap kabupaten/kota dihitung secara otomatis oleh SIMKET berdasarkan response
rate dan ketepatan waktu pengumpulan tugas yang dimiliki oleh kabupaten/kota tersebut.
Tata cara scoring berbeda-beda tergantung jenis kegiatannya (Bulanan, triwulan, semester,
tahunan dan subround). Kabupaten/kota bisa mendapatkan point jika telah menyelesaikan
tagihan dokumen 100%, jumlah point yang di dapat tergantung ketepatan penyelesaian tugas.
Berikut aturan dalam scoring untuk masing-masing jenis kegiatan :
BULANAN
Keterangan
Point
Mengumpulkan 100% lebih cepat dari deadline
5
Mengumpulkan 100% tepat pada deadline
4
Mengumpulkan 100% terlambat kurang dari 3 hari
3
Mengumpulkan 100% terlambat 3 hingga 5 hari
2
Mengumpulkan 100% terlambat lebih dari 5 hari
1
TRIWULANAN
Keterangan
Point
Mengumpulkan 100% lebih cepat dari deadline
5
Mengumpulkan 100% tepat pada deadline
4
Mengumpulkan 100% terlambat kurang dari 6 hari
3
Mengumpulkan 100% terlambat 6 hingga 14 hari
2
Mengumpulkan 100% terlambat lebih dari 14 hari
1
SEMESTER
Keterangan
Point
Mengumpulkan 100% lebih cepat dari deadline
5
Mengumpulkan 100% tepat pada deadline
4
Mengumpulkan 100% terlambat kurang dari 10 hari
3
Mengumpulkan 100% terlambat 10 hingga 18 hari
2
Mengumpulkan 100% terlambat lebih dari 18 hari
1
TAHUNAN
Keterangan
Point
Mengumpulkan 100% lebih cepat dari deadline
5
Mengumpulkan 100% tepat pada deadline
4
Mengumpulkan 100% terlambat kurang dari 12 hari
3
Mengumpulkan 100% terlambat 12 hingga 21 hari
2
Mengumpulkan 100% terlambat lebih dari 21 hari
1
SUBROUND
Keterangan
Point
Mengumpulkan 100% lebih cepat dari deadline
5
Mengumpulkan 100% tepat pada deadline
4
Mengumpulkan 100% terlambat kurang dari 7 hari
3
Mengumpulkan 100% terlambat 7 hingga 16 hari
2
Mengumpulkan 100% terlambat lebih dari 16 hari
1
Tabel di atas menunjukkan point yang dapat diperoleh di masing-masing kegiatan oleh BPS
Kabupaten/Kota. Nilai yang sudah masuk ke BPS Kabupaten/Kota akan di total secara
keseluruhan per Kabupaten/Kota. Sebagai contoh pada kabupaten OKU Timur tercatat
kegiatan sebagai berikut :
BPS KABUPATEN OKU TIMUR
Pendataan Lapangan Susenas Semester I
4
Pengolahan Susenas Semester I
5
Pembuatan Poster ST2013
3
Perekrutan Petugas PBDT2015
4
Maka point akhir dari kabupaten OKU Timur adalah : Penjumlahan seluruh point/jumlah
kegiatan (4+5+3+4)/4=4. Untuk penilaian di masing-masing bidang hanya akan menghitung nilai
yang kegiatannya termasuk ke dalam bidang tersebut.
