Manual
User Manual:
Open the PDF directly: View PDF 
.
Page Count: 22
| Download | |
| Open PDF In Browser | View PDF |
คู่มือการใช้งานระบบ Electronic Quotation สารบัญ หน้า 1. การเข้าสู่ระบบ 2. การจัดการ Account 2.1. การสร้าง Account 2.2. การกาหนดสิทธิ์การเข้าถึง 2.3. สร้างใบอนุมัติ 2.4. การอนุมัติ 2.5. การแก้ไข Account 2.6. การลบ Account 2.7. การเปลี่ยนรหัสผ่าน 3. การจัดการข้อมูลพื้นฐานภายในระบบ 3.1. การสร้างข้อมูลพื้นฐาน 3.2. การลบข้อมูลพื้นฐาน 3.3. การแก้ไขข้อมูลพื้นฐาน 3.4. การจัดการสินค้า 3.4.1.การเพิ่มสินค้า 3.4.2.การแก้ไขข้อมูลสินค้า 3.4.3.การลบรายการสินค้า 3.5. การจัดการ Item Set 3.5.1.การเพิ่ม Item Set 3.5.2.การเพิ่มสินค้าใน Item Set 4. การจัดการ Project 4.1. การสร้าง Project 4.2. การแก้ไข Project 4.3. การดูรายละเอียด Project 4.4. การลบ Project 5. การสร้าง Quotation 5.1. การสร้าง Revised ใหม่ 3 4 5 5 5 5 6 6 6 8 8 9 9 9 10 10 11 12 12 12 13 13 14 14 15 15 17 5.2. การสร้างจัดการสินค้าในเอกสาร 5.2.1.การเพิ่มสินค้า 5.2.2.การเพิ่มสินค้าแบบทั้งชุด 5.3. การคานวณ Profit 5.4. การสร้างเอกสาร Quotation แบบ PDF 6. การติดตามความคืบหน้าของ Project 6.1. การบันทึกประวัติการ Follow up 7. การตรวจสอบรายงานสรุป 8. การตรวจสอบ Log ของระบบ 17 17 18 18 19 19 20 21 22 การเข้าสู่ระบบ • ผู้ใช้จะต้องใช้ Account ในการเข้าใช้งานระบบดังรูป • ให้ทาการกรอก Username และ Password และคลิกปุ่ม Sing In เพื่อเข้าสู่ระบบ • ระบบจะทาการตรวจสอบ Username หากถูกต้องระบบจะนาเข้าสู่หน้าการใช้งาน หมายเหตุ : หากผู้ใช้ยังไม่มี Usernmae สามารถติดต่อผู้ดูแลระบบขององค์กรเพื่อขอ Username เข้าใช้ งาน การจัดการ Account ผู้ใช้ • คลิกที่เมนู Employee เพื่อเข้าสู่หน้าจัดการ Account ดังรูป ภายในส่วนนี้จะประกอบไปด้วย 3 ส่วนหลัก ๆ ได้แก่ • แบบฟอร์มการสร้าง Account • รายชื่อผู้ใช้ที่รอการอนุมัติ • รายชื่อผู้ใช้ภายในระบบที่ผ่านการอนุมัติแล้ว การสร้าง Account • กรอกรายละเอียดของ Account ที่ต้องการสร้างได้ภายใน แบบฟอร์มการสร้าง Account ดังรูป • กดปุ่ม “Add New User” • หลังจากนั้นรายชื่อจะแสดงที่ตาราง Waitting Approve เพื่อรอการอนุมัติ การกาหนดสิทธิ์การเข้าถึง • คลิกที่ ระบบจะแสดงเมนูของระบบดังรูป • เลือกติ๊กเครื่องหมายถูกในเมนูที่ต้องการให้ Account นี้สามารถเข้าถึงได้ โดยสิทธิ์แบ่งออกเป็น 2 แบบได้แก่ o Access การเข้าถึงได้ o Copy การเข้าถึงได้และสามารถคัดลอกเนื้อหาได้ • หลังจากที่ติ๊กเลือกแล้วระบบจะทาการบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติ • ผู้ใช้สามรถออกจากส่วนการกาหนดสิทธิ์ได้โดยคลิกเครื่องหมาย “X” ทางขวาบน สร้างสร้างใบขอการอนุมัติ • หลังจากที่สร้าง Account แล้วผู้ใช้สามารถออกใบขอการอนุมัติเป็นรูปแบบเอกสารโดยคลิกที่ • ระบบจะแสดงเอกสารขออนุมัติการสร้าง Account ในรูปแบบ PDF • ผู้ใช้สามารถพิมพ์หรือดาวโหลดออกมาจากระบบได้เพื่อส่งให้ผู้บริหารตรวจสอบ การอนุมัติ Account • ผู้ใช้สามารถคลิกที่ปุ่ม เพื่อทาการอนุมัติให้กับ Account นั้น ๆ • เมื่อทาการอนุมัติแล้ว Account จะแสดงในตาราง Employee list การแก้ไขข้อมูล Account • ผู้ใช้คลิกที่ปุ่ม เพื่อการทาการแก้ไขข้อมูล Account โดยระบบจะแสดงหน้าต่างดังรูป • หลังจากที่ทาการแก้ไขข้อมูลเสร็จสิ้นแล้วให้ผู้ใช้คลิกปุ่ม “Save” เพื่อทาการบันทึกข้อมูล การลบ Account ออกจากระบบ • ผู้ใช้สามารถคลิกปุ่ม • ระบบจะทาการถามเพื่อยืนยันการลบ การเปลี่ยนรหัสผ่าน • ผู้ใช้สามารถคลิกปุ่ม ในคอลัมน์ Password เพื่อทาการแก้ไข Password • ระบบจะแสดงแบบฟอร์มเพื่อทาการแก้ไข Password ดังรูป • ผู้ใช้จะต้องทาการใส่ Password ปัจจุบัน และ Password ใหม่ • หลังจากนั้นจึงกดปุ่ม “Change” เพื่อทาการแก้ไข Password การจัดการข้อมูลพื้นฐานภายในระบบ • คลิกที่เมนู Setting ภายในเมนูนี้จะประกอบไปด้วย 2 ส่วนหลักได้แก่ o Fundamental คือส่วนการจัดการข้อมูลพื้นฐานที่จาเป็นต่อระบบ o Item set คือส่วนที่จัดการชุดสินค้าเพื่อใช้ในสส่วนของ Quotations ต่อไป Fundamental ผู้ใช้สามารถเข้าโดยการคลิกที่เมนู Setting และเลือก Fundamental โดยระบบจะนาเข้าสู่หน้าที่ใช้ จัดการข้อมูลพื้นฐาน โดยแสดงดังรูป ภายในส่วนของการจัดการข้อมูลจะประกอบไปด้วย 4 ส่วนได้แก่ • การจัดการประเภทของระบบ : System Type • การจัดการแบรนสินค้า : Brand • การจัดการประเภทของสถานที่ : Place Type • การจัดการรายการสินค้า : Product การจัดการข้อมูลพื้นฐาน การจัดการข้อมูลพื้นฐานนั้นจะมีลักษณะการทางานที่เหมือนกันได้แก่ System Type, Brand และ Place Type โดยการใช้งานมีดังนี้ การสร้างข้อมูลพื้นฐาน • ผู้ใช้สามารถกรอกชื่อของรายการที่ต้องการสร้างได้ผ่านทางแบบฟอร์มทางขวาบนดังรูป • หลังจากกรอกข้อมูลเสร็จสิ้นให้กดปุ่ม “Add” เพื่อทาการเพิ่ม การลบข้อมูลพืน้ ฐาน • ผู้ใช้สามารถลบรายการข้อมูลพื้นฐานโดยคลิกที่ • ระบบจะทาการถามเพื่อยืนยันการลบ การแก้ไขข้อมูลพื้นฐาน • ผู้ใช้คลิกที่ปุ่ม เพื่อทาการแก้ไขข้อมูลระบบจะแสดงหน้าต่างดังรูป • เมื่อทาการแก้ไขข้อมูลเสร็จสิ้นให้กดปุ่ม “Save” เพื่อทาการบันทึกข้อมูล การจัดการสินค้า หลังจากที่ได้ทาการสร้าง Brand ภายในระบบแล้วผู้ใช้สามารถ เพิ่มสินค้าเข้าสู่ Brand นั้น ๆ ได้โดย สามารถจัดการได้ในส่วน Product ดังรูป การเพิ่มสินค้าเข้าระบบ • ผู้ใช้จะต้องทาการเลือก Brand ทางด้านบนของส่วน Product • ทาการกดปุ่ม “Add Product” ระบบจะแสดงหน้าต่างเพื่อทาการกรอกข้อมูลดังรูป • ผู้ใช้ทาการกรอกข้อมูลสินค้า • เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วทาการกดปุ่ม “Save” เพื่อทาการบันทึก การแก้ไขข้อมูลสินค้า • ผู้ใช้ทาการคลิก เพื่อแก้ไขข้อมูลสินค้าโดยระบบจะแสดงหน้าต่างดังรูป • ทาการแก้ไขข้อมูลที่ต้องการแก้ไข • เมื่อเสร็จสินแล้วกดปุ่ม “Save” เพื่อบันทึกข้อมูล การลบรายการสินค้า • ผู้ใช้สามารถลบรายการสินค้าโดยคลิกที่ • ระบบจะทาการถามเพื่อยืนยันการลบ การจัดการ Item Set Item คือเซทของสินค้าเพื่อสร้างความสะดวกในการสร้างเอกสาร Quotation มากขึ้นโดยผู้ใช้ไม่ จาเป็นต้องเลือกสินค้าทีละรายการเพียงแค่สร้าง Item Set ไว้สาหรับเรียกใช้ โดยเมนูนี้แบ่งเป็น 2 ส่วนได้แก่ ส่วนการจัดการ Item Set และ ส่วนการจัดการสินค้าภายใน Item Set แต่ละรายการ ดังรูป การสร้าง Item Set • กรอกชื่อ Item Set ที่ต้องการภายในฟอร์มดังรูป • หลังจากกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วทาการคลิกที่ปุ่ม “Add” การเพิ่มสินค้าใน Item Set • เลือก Item Set ที่ต้องการจะเพิ่มสินค้าโดยคลิปที่ • ตารางทางด้านขวาจะปลดล็อกช่อง Brand ดังรูป • ให้ทาการเลือก Brand ของสินค้าที่ต้องการเพิ่ม • เลือก Model ของสินค้าและใส่จานวนของสินค้า ดังรูป • หลังจากนั้นกดปุ่ม “Add New” การจัดการ Project ผู้ใช้สามราถเข้าส่วนการจัดการ Project โดยการเข้าผ่านเมนู Project ซึ่งระบบจะพาเข้ามาสู่หน้าที่ ใช้จัดการ Project ดังรูป ภายในส่วนนี้จะเป็นการจัดการ Project ต่าง ๆ ก่อนที่จะมีการสร้างเอกสาร Quotation โดยการ จัดการมีดังนี้ การสร้าง Project • ผู้ใช้คลิกปุ่ม “Create Project” ทางขวาบน ระบบจะนาไปสู้หน้าแบบฟอร์มการสร้าง Project ดังรูป • ภายในฟอร์มประกอบไปด้วย 2 ส่วนได้แก่ o ส่วนข้อมูลทั่วไปสาหรับ Project o ส่วนระบบที่ใช้ภายใน Project โดยผู้ใช้สามารถเลือกระบบ และแบรนของอุปกรณ์ที่จะมีการ ติดตัง้ • หลังจากที่กรอกข้อมูลครบสมบูรณ์แล้ว ให้กดปุ่ม “Save” ทางขวาล่าง การแก้ไข Project • ผู้ใช้ทาการคลิก เพื่อแก้ไขข้อมูล Project โดยระบบจะแสดงหน้าต่างดังรูป การดูรายละเอียด Project • ผู้ใช้ทาการคลิก เพื่อดูรายละเอียดของ Project โดยระบบจะแสดงดังรูป การลบ Project • ผู้ใช้สามารถลบ Project โดยคลิกที่ • ระบบจะทาการถามเพื่อยืนยันการลบ การสร้างเอกสาร Quotation ส่วนนี้เป็นส่วนที่ใช้สร้างเอกสารใบเสนอราคาหรือ Quotation โดยส่วนนี้หน้าที่หลัก ๆ คือการ กาหนดสินค้าภายในเอกสาร Quotation การคานวณค่าใช้จ่าย และการออกเอกสาร โดยส่วนนี้จะประกอบไป ด้วย 5 ส่วนหลัก ๆ ได้แก่ • Project list แสดงรายการ Project • Project Detail แสดงรายละเอียดของ Project ที่ผู้ใช้เลือก • Revised History แสดง Revised ของเอกสารนั้น ๆ • Quatation การจัดการสินค้าในเอกสาร Quotation • Profit Summary ส่วนช่วยในการคานวณ Profit และ Cost การใช้งาน • เลือก Project ทีต่ ้องการสร้าง Quotation โดยคลิก ในตาราง Project ดังรูป • ระบบจะแสดงรายละเอียดของ Project โดยแสดงในกล่อง Project Detail ทางด้านขวา ดังรูป • นอกจากนั้นระบบยังแสดง Revised History ดังภาพ เมื่อ Revised History ขึ้นแล้วผู้ใช้สามารถเลือกได้ว่าจะจัดการเอกสาร Quotatoin ใน Vesion ใด โดยหากต้องการจักการสินค้าภายในเอกสารให้คลิปที่ หรือหากต้องการสร้าง Revised ใหม่ให้เลือกคลิก ที่ เพื่อทาการคัดลอกเอกสารฉบับนั้นให้เป็นเอกสาร Version ใหม่ การสร้าง Revised ใหม่ • คลิกที่ ของเอกสารฉบับที่ต้องการคัดลอก • ระบบจะถามเพื่อยืนยันการสร้างเอกสาร การจัดการสินค้าในเอกสาร • คลิกที่ ระบบจะแสดงรายการสินค้าที่มีอยู่ในเอกสารทางกล่อง Quotation ทางขวามือดังรูป ส่วนของการจัดการสินค้านั้นจะประกอบไปด้วย 5 แทบได้แก่ • Project • Accessory • Service • Payment Condition • Scope of work การเพิ่มสินค้าในเอกสารในส่วนของ Project และ Accessory • เลือก System Type ที่ต้องการเพิ่มดังรูป • หลังจากนั้นให้ทาการเลือก Brand, Model, จานวน และกดปุ่ม “Add” เพื่อเพิ่มสอนค้าดังรูป • สินค้าจะถูกเพิ่มลงในเอกสารโดยจะแสดงภายในตารางทางด้านล่าง การเพิ่มสินค้าเป็นชุด • คลิกที่ ระบบจะแสดงหน้าต่างดังรูป • ผู้ใช้จะต้องเลือก System และเลือก Item Set ที่ต้องการ • คลิกที่ “Add Set” ระบบจะทาการเพิ่มสินค้าไปในเอกสาร การคานวณ Profit • ขณะที่ผู้ใช้สร้างเอกสาร Quotation สามารถใช้ฟังชันก์การคานวณ Profit ได้ดังรูป • ผู้ใช้สามารถกรอกรายละเอียดเพื่อคานวณหาค่า Profit ของเอกสารฉบับนั้น ๆ ได้โดยการ คานวณนั้นจะแสดงเป็นแบบ Real-time การสร้างเอกสาร Quotation ในรูปแบบ PDF • ผู้ใช้คลิกปุ่ม • ระบบจะแสดงเอกสาร Quotation ออกมาในรูปแบบ PDF file การติดตามความคืบหน้าของ Project • ผู้ใช้สามารถเข้าใช้งานโดยคลิกที่เมนู Follow up โดยระบบจะนาเข้าสู่หน้าต่างดังรูป โดยส่วนของการ Follow up จะแบ่งออกเป็นสองส่วนได้แก่ • ส่วนการแสดง Project • ส่วนการแสดงการราย Follow up การใช้งาน • ผู้ใช้จะต้องการการเลือก Project จากตารางทางด้านซ้ายโดยทาการคลิกที่ • ระบบจะแสดงรายการ Follow up ในตารางทางด้านขวาดังรูป การบันทึกประวัติการ Follow up • ผู้ใช้จะต้องลือกแทบของตาแหน่งที่ต้องการบันทึก Follow up ได้แก่ Estimate และ Support ดัง ภาพ • หลังจากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม “New Message” ระบบจะแสดงหน้าต่างดังรูป • ทาการกรอกข้อมูลและคลิกปุ่ม “Save change” การตรวจสอบรายงานสรุป ส่วนนี้คือส่วนในการสรุปผลการทางานของบุคลากรซึ่งจะแสดงผลออกมาในรูปแบบกราฟเพื่อใช้ใน การเปรียบเทียบและข้อมูลในลักษณะตาราง โดยหัวข้อรายงานแบ่งออกเป็น 2 หัวข้อได้แก่ • รายงานสรุปยอดรายรับ • รายงานสรุปผลการ Follow up การใช้งาน • ผู้ใช้เลือกเมนู Report และเลือกหัวข้อรายงานที่ต้องการหลังจากนั้นระบบจะนาไปสู่หน้ารายงาน ดังรูป • เลือกเดือนที่ต้องการดูรายงาน • เลือกปีที่ต้องดูรายงาน • กดปุ่ม “Search” เพื่อสร้างรายงาน • หลังจากนั้นระบบจะทาการสร้างรายงานออกมา การตรวจสอบ Log ของระบบ • ผู้ใช้เลือกเมนู Log หลังจากนั้นระบบจะพาเข้าสู่หน้า Log ดังรูป • ระบบจะแสดงประวัติการใช้งานของผู้ใช้โดยข้อความจะมีรูปแบบดังนี้ o [Year-Month-Day] [Hour:minute:second] [Action] by [Name of user]
Source Exif Data:
File Type : PDF File Type Extension : pdf MIME Type : application/pdf PDF Version : 1.7 Linearized : No Page Count : 22 Language : th-TH Tagged PDF : Yes XMP Toolkit : 3.1-701 Producer : Microsoft® Word 2016 Creator : Pakorn Traipan Creator Tool : Microsoft® Word 2016 Create Date : 2017:11:19 20:45:46+07:00 Modify Date : 2017:11:19 20:45:46+07:00 Document ID : uuid:A24EEE5D-B04C-469F-A1BF-04C240EEC59A Instance ID : uuid:A24EEE5D-B04C-469F-A1BF-04C240EEC59A Author : Pakorn TraipanEXIF Metadata provided by EXIF.tools