Manual Radicacion Email
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Manual del Módulo de Radicación E-mail ORF-20181109-01 Versión 0.1 0.2 Autores Jenny Gamez Alexander Bueno Descripción Cambio Primera Versión Segunda Versión © 2009-2018 Copyright Skina Technologies S.A.S Skina Technologies S.A.S. provee soluciones integrales a problemas de manejo de información, basadas en servicios de consultoría especializada, soporte a soluciones, infraestructura administrada y Hard o Soft appliances Skina Technologies S.A.S 2/7 Índice de contenido Radicación de e-mail..................................................................................................................................3 1. Radicación del Correo......................................................................................................................4 2. Asociar Correo al Radicado..............................................................................................................5 Carrera 64 No 96-17 http://www.skinatech.com Bogotá D.C., Colombia info@skinatech.com PBX: +57 1 2262080 Móvil: +57 300 469-3825/877-3343 Skina Technologies S.A.S 3/7 Radicación de e-mail Esta función le permite radicar en el sistema correos electrónicos recibidos en la cuenta asociada a su usuario del sistema. Para radicar un correo electrónico: ✔ Ingrese a la opción “Radicación e-mail” desde el menú de radicación ubicado en la parte superior. ✔ Luego deberá ingresar la contraseña de la cuenta de correo que tiene registrada en el sistema (no confundirla con su contraseña de acceso al sistema ORFEO) Sugerencia: Si cuenta de correo no aparece en el formulario de Ilustración 1: Radicar e-mail ingreso es posible que su sesión haya expirado y sea necesario que se inicie de nuevo en el sistema para cargar nuevamente sus datos. a) Una vez ingresada la contraseña del correo electrónico, debe hacer clic en el botón “Recargar Carpetas” b) El sistema mostrará en el lado izquierdo de la pantalla el listado de carpetas configuradas en su cuenta de correo, éstas se muestran en el mismo orden. Ilustración 2: Clave radicar correo Carrera 64 No 96-17 http://www.skinatech.com c) Debe seleccionar la opción “Inbox” para cargar los mensajes correspondientes en la parte central de la pantalla Bogotá D.C., Colombia info@skinatech.com PBX: +57 1 2262080 Móvil: +57 300 469-3825/877-3343 Skina Technologies S.A.S 4/7 Ilustración 3: Bandeja de correos Sugerencia: El sistema puede tardar unos segundos según la cantidad de correos que se encuentren en la bandeja de entrada. 1. Radicación del Correo a) Para radicar un correo, debe hacer clic en el asunto del mensaje, luego verá que el contenido del mensaje se muestra en la parte central de la pantalla. Ilustración 4:Bandeja de entrada correo b) En la parte superior del mensaje se muestran dos opciones “Radicar Este Correo” y “Eliminar”. c) Presione la opción “Radicar Este Correo”, a continuación se muestra el formulario de radicación, es el mismo que se usa para todas las radiaciones del sistema. Carrera 64 No 96-17 http://www.skinatech.com Bogotá D.C., Colombia info@skinatech.com PBX: +57 1 2262080 Móvil: +57 300 469-3825/877-3343 Skina Technologies S.A.S 5/7 d) En el formulario se encuentra una opción de búsqueda, la cual facilita la selección del remitente al que va dirigido el radicado, al escribir mínimo 3 letras del nombre, el sistema desplegará una lista con todos los nombres de remitentes relacionados con el contenido buscado. Ilustración 5: Formulario radicación correo e) Una vez diligenciado el formulario, en la parte inferior de éste, presiona el botón “Asignar Ilustración 6: Formulario radicación correo Radicado”, esto creará el registro y generará el número para este radicado. Hasta ese momento solo se ha generado el número del radicado, aun no se le anexa el correo que se cargó. f) El sistema muestra mensaje indicando que se envió una alerta de correo electrónico a la persona a la que va dirigido el radicado, informando que tiene un nuevo radicado en su bandeja de radicación de entrada. 2. Asociar Correo al Radicado a) El sistema permite anexar el mensaje del correo electrónico como la imagen principal del radicado que se acaba de generar. Cuando se consulte el radicado éste mostrará el contenido del mensaje. Para realizar ese proceso se debe hacer clic en el botón “Asociar Email a Radicado”. Carrera 64 No 96-17 http://www.skinatech.com Bogotá D.C., Colombia info@skinatech.com PBX: +57 1 2262080 Móvil: +57 300 469-3825/877-3343 Skina Technologies S.A.S 6/7 Ilustración 7: Formulario radicación correo b) Si no se realiza este proceso en el radicado, no hay forma de ver el contenido del mensaje, ni sus correspondientes adjuntos. c) Una vez asociado el correo al radicado, el sistema enviará un correo al usuario al que se le asignó el radicado y listará los archivos añadidos. d) En el módulo de “CARPETAS” ubicado en la parte superior de la pantalla en la opción de carpeta de entrada veremos el nuevo radicado registrado. e) Finalmente al hacer clic en la fecha ingresaremos al radicado y veremos que la imagen principal del radicado es el cuerpo del correo (la vista HTML) y los archivos adjuntos en el correo quedaron en los documentos del radicado. Ilustración 8: Radicado de entrada e-mail f) En la bandeja de radicación se muestran todos los radicados asignados al usuario, como se puede observar debajo del número de radicado se encuentra subrayado, esto indica que el radicado tiene una imagen principal, ya sea cargada desde el skinascan o desde el mismo formulario de radicación email. Carrera 64 No 96-17 http://www.skinatech.com Bogotá D.C., Colombia info@skinatech.com PBX: +57 1 2262080 Móvil: +57 300 469-3825/877-3343 Skina Technologies S.A.S 7/7 Ilustración 9: Información del radicado g) Para observar la imagen se debe hacer clic en la opción “Ver Imagen en Otra Ventana”, a continuación se muestra en pantalla el contenido del documento que se encuentra adjunto como imagen principal. Ilustración 10: Imagen principal correo h) En caso de radicar un correo que contenga documentos adjuntos, el sistema toma dichos adjuntos y los anexa al radicado. En la pestaña documentos se puede observar cada uno de esos anexos. Ilustración 11: Información del radicado Carrera 64 No 96-17 http://www.skinatech.com Bogotá D.C., Colombia info@skinatech.com PBX: +57 1 2262080 Móvil: +57 300 469-3825/877-3343
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