Manual Radicacion Email
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Manual del Módulo de Radicación E-mail
ORF-20181109-01
Versión Autores Descripción Cambio
0.1 Jenny Gamez Primera Versión
0.2 Alexander Bueno Segunda Versión
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información, basadas en servicios de consultoría especializada, soporte a soluciones,
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Índice de contenido
Radicación de e-mail..................................................................................................................................3
1. Radicación del Correo......................................................................................................................4
2. Asociar Correo al Radicado..............................................................................................................5
Carrera 64 No 96-17 Bogotá D.C., Colombia PBX: +57 1 2262080
http://www.skinatech.com info@skinatech.com Móvil: +57 300 469-3825/877-3343
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Radicación de e-mail
Esta función le permite radicar en el sistema correos electrónicos
recibidos en la cuenta asociada a su usuario del sistema.
Para radicar un correo electrónico:
✔Ingrese a la opción “Radicación e-mail” desde el menú de
radicación ubicado en la parte superior.
✔Luego deberá ingresar la contraseña de la cuenta de
correo que tiene registrada en el sistema (no confundirla
con su contraseña de acceso al sistema ORFEO)
Sugerencia: Si cuenta de correo no aparece en el formulario de
ingreso es posible que su sesión haya expirado y sea necesario
que se inicie de nuevo en el sistema para cargar nuevamente sus datos.
a) Una vez ingresada la contraseña del correo
electrónico, debe hacer clic en el botón “Recargar
Carpetas”
b) El sistema mostrará en el lado izquierdo de la
pantalla el listado de carpetas configuradas en su
cuenta de correo, éstas se muestran en el mismo
orden.
c) Debe seleccionar la opción “Inbox” para cargar
los mensajes correspondientes en la parte central
de la pantalla
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Ilustración 2: Clave radicar correo
Ilustración 1: Radicar e-mail
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Ilustración 3: Bandeja de correos
Sugerencia: El sistema puede tardar unos segundos según la cantidad de correos que se encuentren en
la bandeja de entrada.
1. Radicación del Correo
a) Para radicar un correo, debe hacer clic en el asunto del mensaje, luego verá que el contenido del
mensaje se muestra en la parte central de la pantalla.
Ilustración 4:Bandeja de entrada correo
b) En la parte superior del mensaje se muestran dos opciones “Radicar Este Correo” y “Eliminar”.
c) Presione la opción “Radicar Este Correo”, a continuación se muestra el formulario de
radicación, es el mismo que se usa para todas las radiaciones del sistema.
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d) En el formulario se encuentra una opción de búsqueda, la cual facilita la selección del remitente
al que va dirigido el radicado, al escribir mínimo 3 letras del nombre, el sistema desplegará una
lista con todos los nombres de remitentes relacionados con el contenido buscado.
Ilustración 5: Formulario radicación correo
e) Una vez diligenciado el formulario, en la parte
inferior de éste, presiona el botón “Asignar
Radicado”, esto creará el registro y generará el
número para este radicado. Hasta ese momento solo se ha generado el número del radicado, aun
no se le anexa el correo que se cargó.
f) El sistema muestra mensaje indicando que se envió una alerta de correo electrónico a la persona
a la que va dirigido el radicado, informando que tiene un nuevo radicado en su bandeja de
radicación de entrada.
2. Asociar Correo al Radicado
a) El sistema permite anexar el mensaje del correo electrónico como la imagen principal del
radicado que se acaba de generar. Cuando se consulte el radicado éste mostrará el contenido del
mensaje. Para realizar ese proceso se debe hacer clic en el botón “Asociar Email a Radicado”.
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Ilustración 6: Formulario radicación correo
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Ilustración 7: Formulario radicación correo
b) Si no se realiza este proceso en el radicado, no hay forma de ver el contenido del mensaje, ni
sus correspondientes adjuntos.
c) Una vez asociado el correo al radicado, el sistema enviará un correo al usuario al que se le
asignó el radicado y listará los archivos añadidos.
d) En el módulo de “CARPETAS” ubicado en la parte superior de la pantalla en la opción de
carpeta de entrada veremos el nuevo radicado registrado.
e) Finalmente al hacer clic en la fecha ingresaremos al radicado y veremos que la imagen principal
del radicado es el cuerpo del correo (la vista HTML) y los archivos adjuntos en el correo
quedaron en los documentos del radicado.
f) En la bandeja de radicación se muestran todos los radicados asignados al usuario, como se
puede observar debajo del número de radicado se encuentra subrayado, esto indica que el
radicado tiene una imagen principal, ya sea cargada desde el skinascan o desde el mismo
formulario de radicación email.
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Ilustración 8: Radicado de entrada e-mail
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g) Para observar la imagen se debe hacer clic en la opción “Ver Imagen en Otra Ventana”, a
continuación se muestra en pantalla el contenido del documento que se encuentra adjunto como
imagen principal.
h) En caso de radicar un correo que contenga documentos adjuntos, el sistema toma dichos
adjuntos y los anexa al radicado. En la pestaña documentos se puede observar cada uno de esos
anexos.
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Ilustración 9: Información del radicado
Ilustración 10: Imagen principal correo
Ilustración 11: Información del radicado
