Manual Del Usuario V 2.0x V2 0
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SPECA Sistema de Presentación de Estados Contables Anuales Manual del Usuario – v 2.0 Año 2016 Página 0 de 62 ÍNDICE INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................................. 2 1 FLUJO BÁSICO.......................................................................................................................................................................... 2 2 INSTALACIÓN .......................................................................................................................................................................... 3 3 2.1 COMPATIBILIDAD Y REQUISITOS .......................................................................................................................................................... 3 2.2 ARCHIVOS DE INSTALACIÓN ................................................................................................................................................................ 4 2.3 INSTALACIÓN PARA SISTEMAS OPERATIVOS DE 32 Y 64 BITS ..................................................................................................................... 4 2.4 DESINSTALACIÓN.............................................................................................................................................................................. 6 CASOS DE USO......................................................................................................................................................................... 7 3.1 3.2 CREACIÓN, MODIFICACIÓN, RECTIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DEL ESTADO CONTABLE ...................................................................................... 7 3.1.1 Crear Estados Contables.................................................................................................................................................... 7 3.1.2 Eliminar Estados Contables ............................................................................................................................................... 9 3.1.3 Modificar Estados Contables ........................................................................................................................................... 10 3.1.4 Rectificar Estados Contables ........................................................................................................................................... 12 3.1.5 Carga de Autoridades Partidarias .................................................................................................................................... 15 CARGA DE DATOS EN LOS ESTADOS CONTABLES .................................................................................................................................... 16 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 4 5 Cargar saldos ................................................................................................................................................................... 16 3.2.1.1 Saldo deudor y acreedor ................................................................................................................................ 17 3.2.1.2 Cuentas con saldo de carga directa ............................................................................................................... 18 3.2.1.3 Carga por detalle ........................................................................................................................................... 18 3.2.1.4 Carga por importación de datos .................................................................................................................... 19 Estados Contables Básicos .............................................................................................................................................. 26 3.2.2.1 Estado de Situación Patrimonial .................................................................................................................... 26 3.2.2.2 Estado de Resultados y sus Anexos ................................................................................................................ 31 3.2.2.3 Estado de Evolución del Patrimonio Neto ...................................................................................................... 32 3.2.2.4 Estado de Flujo de Efectivo ............................................................................................................................ 33 Anexos Voluntarios ......................................................................................................................................................... 35 3.2.3.1 Crear Anexo Voluntario .................................................................................................................................. 36 3.2.3.2 Carga de datos en el Anexo Voluntario .......................................................................................................... 38 Carga del Anexo de Capacitación .................................................................................................................................... 40 3.2.4.1 Descripción de Actividades............................................................................................................................. 41 3.2.4.2 Fechas y lugares............................................................................................................................................. 42 3.2.4.3 Directores y docentes ..................................................................................................................................... 42 3.2.4.4 Temarios y objetivos ...................................................................................................................................... 43 3.2.4.5 Otro tipo de actividades ................................................................................................................................. 43 3.2.4.6 Nómina de participantes................................................................................................................................ 44 3.2.4.7 Fondos destinados ......................................................................................................................................... 44 3.2.4.8 Detalle de gastos por rubro por actividad ...................................................................................................... 45 3.2.4.9 Aportes para Desenvolvimiento Institucional................................................................................................. 45 3.2.4.10 Monto a destinar a actividades de capacitación ............................................................................................ 46 3.2.4.11 Remanente de aporte público de campaña ................................................................................................... 47 3.2.4.12 Aportes extraordinarios ................................................................................................................................. 47 3.2.4.13 Total de fondos que debieron destinarse a capacitación en el ejercicio ......................................................... 48 3.2.4.14 Notas complementarias ................................................................................................................................. 48 Carga de notas a los estados contables ........................................................................................................................... 49 3.2.5.1 Carga de Notas Obligatorias .......................................................................................................................... 50 3.2.5.2 Notas a Anexos, Notas voluntarias y a los Estados de Evolución de P. Neto y de Flujo de Efectivo ................ 51 3.2.5.3 Carga de nota a un Anexo Voluntario ............................................................................................................ 51 Carga de Informe del Auditor .......................................................................................................................................... 52 VER, IMPRIMIR, GUARDAR, EXPORTAR ...................................................................................................................................54 4.1 VISUALIZAR REPORTES ..................................................................................................................................................................... 55 4.2 IMPRIMIR – GUARDAR .................................................................................................................................................................... 55 4.3 EXPORTAR – GENERACIÓN DEL ARCHIVO A PRESENTAR ANTE LA JUSTICIA ELECTORAL ................................................................................... 56 BACKUP - RESTAURAR ............................................................................................................................................................57 5.1 GENERAR BACKUP .......................................................................................................................................................................... 57 5.2 RESTAURAR ................................................................................................................................................................................... 59 5.3 RESTAURACIÓN DE BASES DE SPECA V1.0 .......................................................................................................................................... 60 CONTÁCTENOS ..................................................................................................................................................................................... 61 Página 1 de 62 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] INTRODUCCIÓN SPECA (Sistema istema de Presentación de Estados Contables Anuales nuales) permite volcar los datos de los estados contables de los partidos políticos y generar un documento que contenga los estados contables, anexos y notas de formato uniforme para todas tod lass agrupaciones, incluyendo el informe del auditor externo. Los estados contables emitidos por el sistema están confeccionad confeccionados de acuerdo a lo dispuesto por la Resolución Técnica Nº 11 de la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas,, sus modificatorias y complementarias. complementarias 1 FLUJO BÁSICO Para poder presentar los estados contables en el formato estándar g generado por SPECA se deben cargar los datos de los estados contables siguiendo el siguiente flujo: Paso 1: Crear un nuevo Estado Contable (ver apartado 3.1.1). Paso 2: a) Realizar la carga de saldos (ver ( apartado 3.2.1). b) Realizar la carga del Estado de Flujo de Efectivo (ver ( apartado 3.2.2.4) c) Realizar la carga de Anexo de Capacitación C (ver apartado 3.2.4) y Anexos Voluntarios (ver apartado 3.2.3. 3.). Paso 3: a) Realizar la carga arga de notas (ver ( apartado 3.2.5) b) Realizar la carga de Informe I del Auditor (ver apartado 3.2.6 3.2.6). Paso 4: Exportar el archivo de presentación, visualizar v e imprimir reportes ((ver apartado 4). Al exportar el archivo de presentación a través de SPECA, el sistema generará automáticamente los reportes correspondientes al al Estado de Situación Patrimonial, Estado de Recursos y Gastos, Estado de Evolución del Patrimonio Neto y Estado de Flujo de Efectivo, además de notas y anexos, teniendo en cuenta la información información cargada en los respectivos apartados. Generará también el informe del auditor externo. Los estados contables contable generados se exponen en forma comparativa con los estados contables correspondientes al período anterior, anterior si existiesen. Para que se realice esta comparación es necesario que se cargue previamente el estado contable del período anterior. IMPORTANTE: Si no se encuentra cargado el estado contable del período anterior, la columna de saldos comparativos indicará saldo cero para todos los rubros. Cámara Nacional Electoral Página 2 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] 2 INSTALACIÓN 2.1 Compatibilidad y Requisitos Sistemas operativos Windows, en sus versiones XP, 7, 8, 8.1 y 10, tanto para plataformas de 32 como de 64 bits. Para los sistemas operativos Windows XP, se requiere tener instalada previamente la actualización Service Pack 3. Se requieren permisos de Administrador Local para la instalación. Configuración Regional Para un correcto funcionamiento del aplicativo SPECA, se requiere que la configuración regional del sistema operativo del equipo (Windows XP, 7, 8, 8.1 ó 10) se encuentre dispuesta en español, tal como se muestra a continuación: IMPORTANTE: La configuración regional de Windows influye en el aspecto de los tipos de datos fecha/hora, numérico y moneda, ya que aplica opciones de formato. Durante la exportación del archivo de presentación bajo un sistema operativo con configuración regional distinta, puede acarrear errores en la migración de datos y/o en la validación del código de seguridad. Cámara Nacional Electoral Página 3 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 2.2 [v 2.0] Archivos de instalación instal Los archivos de instalación que intervienen son: • DotNetFX40Client dotNetFx40_Client_x86_x64.exe dotNetFx40LP_ dotNetFx40LP_Full_x86_x64es.exe • SQL Server Compact Edition 4.0 SSCERuntime_x64 SSCERuntime_x64-ENU.exe SSCERuntime_x86 SSCERuntime_x86-ENU.exe • WindowsInstaller3_1 2.3 WindowsInstaller WindowsInstaller-KB893803-v2-x86.exe SPECA Instalador.msi Setup.exe Instalación para Sistemas Operativos de 32 y 64 bits Para comenzar la instalación, se debe ejecutar ejecutar el archivo Setup.exe integrante del paquete instalador. Durante el mismo proceso, proceso se buscará automáticamente y en forma secuencial, componentes previamente instalados en el equipo, necesarios para ejecutar el aplicativo aplicativo. Para prevenir inconvenientes, estos estos archivos soporte han sido incluidos en el paquete de instalación. En caso de no detectarse detectar la existencia de todos odos o alguno de éstos, se procederá automáticamente a instalar los programas faltantes en el siguiente orden: • WindowsInstaller3_1 • SQL Server Compact Edition 4.0 • DotNetFX40Client Concluida esta instancia, se iniciará la instalación del aplicativo SPECA SPECA. IMPORTANTE: Si la versión 1.0 de SPECA se encontrase instalada en el equipo en el cual se procederá a la instalación de la versión 2.0, se requerirá previamente la desin desinstalación de la versión anterior. Se recomienda efectuar una copia de respaldo de la base de la versión 1.0. Cámara Nacional Electoral Página 4 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Ya elegido el directorio de instalación, se iniciará el proceso al hacer click en la opción “Siguiente”. IMPORTANTE: Debe Debe seleccionarse la opción “Sólo para este usuario”, ya que se crearán datos en las carpetas de la cuenta desde la cual se instaló el aplicativo aplicativo. Al finalizar el proceso de instalación, hacer click en “Cerrar”. El sistema se encontrará listo para su uso. Para acceder a la aplicación ejecute el icono de SPECA en el escritorio. Cámara Nacional Electoral Página 5 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 2.4 [v 2.0] Desinstalación La a desinstalación del sistema SPECA se podrá llevar a cabo d desde el comando que corresponda a la a versión de Windows que Ud. utilice (v. gr., “Agregar o Quitar Programas” para Windows XP, o bien “Programas y Características – Desinstalar un Programa”, para Windows 7 y otras versiones). Al seleccionar la opción “Quitar” se e abrirá la siguiente ventana: Al hacer click en “Si” se procederá a la desinstalación del sistema, desapareciendo el mismo de la lista de programas instalados. Otra opción es la de volver a ejecutar el archivo de instalación Setup.exe que se incluye en el paquete instalador. El sistema detectará que el programa se encuentr encuentra instalado y se abrirá la siguiente ventana: La opción “Quitar SPECA” SPECA” permitirá remover la aplicación de su sistema. Cámara Nacional Electoral Página 6 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] 3 CASOS DE USO 3.1 3.1.1 Creación, modificación, rectificación y eliminación del Estado Contable Crear Estados Contables En la pantalla principal seleccionar la opción "Crear". Se despliega el formulario "Crear estados contables" que solicita los siguientes datos de la agrupación política y del ejercicio a crear: IMPORTANTE: Código Partidario: Este código es el número identificatorio del partido, asignado a la agrupación y registrado ante la Justicia Electoral. Cámara Nacional Electoral Página 7 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] En este formulario se deben cargar todos los campos teniendo en cuenta las siguientes restricciones: Rango de fechas del ejercicio El rango de fechas del ejercicio no podrá, en ningún caso, ser inferior a un (1) día, ni superar el año calendario, es decir, la diferencia entre la fecha de cierre del ejercicio y la fecha de inicio del ejercicio deberá estar comprendida entre 1 y 366 días. Validación de CUIT Se valida la correspondencia de la CUIT, en función del algoritmo establecido por la Administración Federal de Ingresos Públicos. En caso de que la misma no se verifique, el sistema presenta un mensaje con una CUIT sugerida. En caso de ser aceptada, la nueva CUIT reemplazará a la consignada originalmente. Unicidad del estado contable No podrá existir para la misma agrupación política, orden, distrito y código de partido, dos (2) balances cuyas fechas se superpongan al menos en un (1) día. Si se da este caso, el sistema informará que se comprobó la existencia de un balance previamente cargado, que contiene, en todo o en parte, el período comprendido entre las fechas consignadas. Ejemplo: Si se cargó anteriormente el estado contable de • Orden: Nacional • Distrito: X • Código partido: 99999 • Fecha de Inicio de Ejercicio: 01/01/2011 • Fecha Cierre de Ejercicio: 31/12/2011 El sistema informará un mensaje de error al intentar cargar • Orden: Nacional • Distrito: X • Código partido: 99999 • Fecha de Inicio de Ejercicio: 31/12/2011 • Fecha Cierre de Ejercicio: 02/12/2012 Esto ocurrirá en virtud de la superposición de ambos balances para la fecha 31/12/2011. Fecha de reconocimiento La fecha de reconocimiento del partido debe ser anterior o igual a la fecha del inicio de Ejercicio. Campos obligatorios Todos los campos de este formulario son obligatorios. Cámara Nacional Electoral Página 8 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.1.2 [v 2.0] Eliminar Estados Contables En la pantalla principal seleccionar la opción "Eliminar". Se despliega el formulario "Seleccione un Estado Contable" que muestra una lista de los estados contables ya creados. Para eliminar un estado contable simplemente seleccione el ícono de papelera correspondiente al estado contable a eliminar. Se mostrará una nueva pantalla "Eliminar Estados Contables" mostrando los datos del estado contable a eliminar Cámara Nacional Electoral Página 9 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Para confirmar la eliminación del estado contable seleccione la opción "Eliminar". Si desea cancelar la operación seleccione la opción "Volver". 3.1.3 Modificar Estados Contables En la pantalla principal seleccionar la opción "Modificar". Cámara Nacional Electoral Página 10 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Se despliega el formulario "Seleccione un Estado Contable" que muestra una lista de los estados contables ya creados. Para modificar un estado contable simplemente seleccione el ícono de edición correspondiente al estado a modificar. Cámara Nacional Electoral Página 11 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Se mostrará la plantilla "Modificar Estado Contable" con los datos del ejercicio que se pretenden variar, permitiendo la modificación de todos los campos editables del balance. Los campos agrisados no se pueden modificar ya que son los identificadores básicos del balance. Para confirmar la modificación del estado contable seleccione la opción "Guardar". Si desea cancelar la operación seleccione la opción "Volver" 3.1.4 Rectificar Estados Contables En la pantalla principal seleccionar la opción "Rectificar". Cámara Nacional Electoral Página 12 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Se despliega el formulario "Seleccione un Estado Contable" que muestra una lista de los ejercicios creados previamente. Para rectificar un ejercicio, es requisito que el mismo haya sido cerrado y exportado previamente. Seleccione el ícono de edición correspondiente al ejercicio en cuestión. Se mostrará una pantalla "Rectificar Estado Contable" exhibiendo los datos del estado contable a rectificar. Para confirmar la rectificación del estado contable seleccione la opción "Rectificar". Si desea cancelar la operación seleccione la opción "Volver". Cámara Nacional Electoral Página 13 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Seleccionada la opción “Rectificar”, el aplicativo mostrará una barra de avance. Mientras el proceso se ejecute, el puntero del mouse se verá como un reloj de arena: Una vez finalizado el proceso, en la lista de estados contables aparecerá un nuevo balance, idéntico al original Este ejercicio se identificará con el rótulo “Rectificado” y un número de versión: La primera versión rectificada llevará el número “1”, y cada versión posterior llevará el número inmediato siguiente. Para eliminar estados contables que han sido previamente rectificados, es necesario proceder eliminando primero la última versión rectificada y así sucesivamente, para poder eliminar, posteriormente, la versión original. IMPORTANTE: La rectificación de un estado contable implica la emisión de un nuevo Informe del Auditor. Cámara Nacional Electoral Página 14 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.1.5 [v 2.0] Carga de Autoridades Partidarias Para ingresar las autoridades de la Agrupación, seleccionar la opción correspondiente en el menú principal y a continuación, seleccionar el Estado Contable correspondiente. Se accederá a la plantilla de registro de autoridades, la que permite cargar las mismas a través de los campos APELLIDO, NOMBRE y CARGO. Completados los datos, la carga se confirma mediante la opción “Guardar”. La opción “Limpiar” elimina la información que estuviere contenida en las celdas de carga. Las opciones “Modificar” o “Eliminar” permiten editar o suprimir los registros cargados en la lista de detalles. Cámara Nacional Electoral Página 15 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2 3.2.1 [v 2.0] Carga de datos en los Estados Contables Cargar saldos En la pantalla principal, seleccionar la opción "Saldos". Se despliega el formulario "Seleccione un Estado Contable", mostrando una lista de los estados contables ya creados. Para cargar la información referida a saldos contables, seleccione el ícono de edición correspondiente al estado contable en cuestión. Cámara Nacional Electoral Página 16 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Se presenta la pantalla "Ingresar Saldos Estados Contables" como una planilla que contiene las siguientes columnas: • • • • • • 3.2.1.1 Código: Código de la cuenta Denominación de la cuenta: Denominación de la cuenta a cargar Debe: Saldo deudor de la cuenta Haber: Saldo acreedor de la cuenta Detalle: Formulario de carga de detalles para mostrar la composición de la cuenta Notas: Texto libre que será parte de las notas de cada rubro Saldo deudor y acreedor Los saldos de las cuentas se toman a partir del balance de sumas y saldos de la agrupación, y pueden ser cargados en forma directa, o como resultado del agregado de los detalles parciales que conforman el importe total de la partida. El Plan de Cuentas tiene apertura en rubros Corrientes y No Corrientes y a su vez, en el listado de cuentas que componen dichos rubros. Según su naturaleza (es decir, según correspondan al activo, pasivo o patrimonio neto partidarios, o bien se trate de una partida de resultados), cada una de las cuentas tiene un saldo recomendado a cargar. Este saldo se encontrará resaltado con color verde. Esta distinción no impide, en el caso de ser necesario, que el usuario pueda cargar un saldo no recomendado. En tal caso, surgirá una advertencia permitiendo continuar con la carga. Cámara Nacional Electoral Página 17 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.1.2 [v 2.0] Cuentas con saldo de carga directa Para aquellas cuentas cuyos saldos requieran carga simple o directa, basta ingresar el importe correspondiente en la columna “Debe” o “Haber” según corresponda. Automáticamente se mostrará el saldo acumulado para el rubro en las cuentas totalizadoras. 3.2.1.3 Carga por detalle En el caso de estas cuentas, los campos “Debe” y “Haber” no están habilitados para su edición como en el caso de la carga directa, sino que el saldo se conformará mediante la carga de “Subcuenta/s Detalle” que se incorporan mediante la plantilla de carga a la cual se accede a través del botón "Detalle". El formulario solicitará los datos necesarios para incorporar cada registro: Cámara Nacional Electoral Página 18 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Considerando las particularidades del caso, se solicitarán distintos datos en los formularios de detalle. Los importes parciales que componen el saldo de las cuentas se mostrarán en las columnas “Saldo Deudor” y/o “Saldo Acreedor” de la planilla, según corresponda. Otras Cuentas: Para el caso de muchos rubros, tanto patrimoniales como de resultados, se reservan entre sus últimas cuentas, partidas totalizadoras que también permiten la carga de datos mediante subcuentas detalle (v. gr., Otras Disponibilidades, Otras Inversiones, Otros Créditos, Otros Bienes de Uso, Otras Deudas Operativas, etc.). En virtud de la imposibilidad de crear nuevas cuentas, la razón de ser de estas partidas es la de suplir aquellas cuentas que constan en el balance de saldos del partido, pero que no encuentran correlato específico dentro del Plan de Cuentas del sistema SPECA, sea por su escasa posibilidad de aparición, la heterogeneidad de sus conceptos integrantes, la escasa significatividad de su importe o cualquier otro motivo que no ameriten un agrupamiento diferenciado. 3.2.1.4 Carga por importación de datos Esta nueva modalidad de carga, disponible a partir de la versión 2.00 de SPECA, permite migrar grandes volúmenes de datos provenientes de fuentes externas en poco tiempo. Las partidas que prevén este tipo de carga son aquellas que contemplan la percepción de aportes, en una o más modalidades. A saber: RECURSOS PRIVADOS PARA DESENVOLVIMIENTO INSTITUCIONAL 4.2.01.00 - Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Físicas Recibidas en Dinero 4.2.02.00 - Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Físicas Recibidas en Especie. 4.2.03.00 - Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Jurídicas Recibidas en Dinero 4.2.04.00 - Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Jurídicas Recibidas en Especie 4.2.06.00 - Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Físicas Según Carta Orgánica Recibidas en Dinero RECURSOS PARA CAMPAÑA ELECTORAL NACIONAL 4.3.03.00 - Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Físicas Recibidas en Dinero para Campaña Nacional 4.3.04.00 - Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Físicas Recibidas en Especie para Campaña Nacional Cámara Nacional Electoral Página 19 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Requisitos previos para la importación de datos Tipo de Archivo La carga por importación requiere que el usuario haya reservado previamente la información en listados. Los mismos deben estar almacenados en archivos informáticos de extensión “.CSV”, compatibles con programas de planillas de cálculo (Excel, Open Office, Smartsheet, etc.). Formato de la plantilla soporte del listado de aportes Para cada caso, el aplicativo indicará los campos (columnas) que debe contener cada listado. La advertencia aparece al hacer click al botón “Importar”. Como puede observarse, la denominación de los campos o columnas coinciden con los datos requeridos en la plantilla, para la carga manual. Para todos los casos de aportes en dinero, se requerirá, además, la modalidad del aporte (medio a través del cual se efectúa el mismo). La modalidad se identificará, a los efectos de la confección del listado en archivo tipo “CSV”, con un número del 1 (uno) al 7 (siete): Formato de los campos - Apellido: Campo ALFABÉTICO de formato GENERAL. Admite caracteres especiales. Nombre: Otro campo ALFABÉTICO y GENERAL, sin restricciones. DNI: Campo NUMÉRICO de formato GENERAL. No admite decimales. CUIT: Campo NUMÉRICO de formato GENERAL. No admite decimales ni guiones. Modalidad: Este campo es NUMÉRICO y GENERAL (no admite formato número). Fecha: Este campo sólo admite formato FECHA de tipo DD/MM/AAAA (fecha corta). Importe: Este campo admite formato NÚMERO (separador de miles y decimales) Cámara Nacional Electoral Página 20 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Modelos A continuación, se mostrarán los distintos modelos de plantillas (archivos “CSV”) que admiten su importación al sistema, agrupadas según las características del tipo de aporte. Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Físicas Recibidas en Dinero, Contribuciones y Donaciones Privadas de P. Físicas S/ Carta Orgánica Recibidas en Dinero y Contribuciones y Donaciones Privadas de P. Físicas Recibidas en Dinero para Campaña Nacional: Para este tipo de aportes, la información requerida consta de siete campos: Apellido, Nombre, D.N.I., C.U.I.T., Modalidad, Fecha e Importe: Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Físicas Recibidas en Especie y Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Físicas Recibidas en Especie para Campaña Nacional Este tipo de aportes es similar al anterior y repite los mismos campos, a excepción de la identificación de la modalidad, por tratarse en todos los casos de contribuciones en especie. Cámara Nacional Electoral Página 21 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Jurídicas Recibidas en Dinero Estas contribuciones requieren cinco campos de detalle: Razón Social., C.U.I.T., Modalidad, Fecha e Importe. Por tratarse de donaciones en dinero, es necesario determinar la modalidad para cada contribución a través de la codificación establecida previamente. Contribuciones y Donaciones Privadas de Personas Jurídicas Recibidas en Especie El detalle de estas contribuciones es similar al caso precedente, pero a diferencia del mismo, no requiere identificar la modalidad del aporte. Requiere sólo los siguientes cuatro campos: . IMPORTANTE: En ningún caso las columnas o campos deben llevar el rótulo de encabezado. Cámara Nacional Electoral Página 22 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] El proceso de importación de datos A partir de los listados de aportes, formateados de conformidad con las especificaciones brindadas, el usuario estará en condiciones de incorporar los datos al sistema mediante la importación de los mismos. Ya ubicados en la plantilla de carga de la cuenta correspondiente, hacer click en el botón “Importar”. Surgirá una advertencia con las especificaciones o requisitos del listado a importar. Cámara Nacional Electoral Página 23 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Si existieren errores en la configuración de los listados, en uno o más campos, al momento de importar la información, el sistema devolverá una advertencia que identifique el inconveniente. Así, para el caso en que no coincidan los campos requeridos, la advertencia que surgirá será la siguiente: En el caso en que exista una incongruencia con el formato de la fecha, en uno o más registros, se observará la siguiente advertencia: Finalmente, si el error se produjese a raíz del formato del código identificatorio de la modalidad del aporte, podrá observarse: Si el sistema no encontrase ningún error en el formato, procederá a la validación del campo CUIT. Este control también se efectúa en el caso de la carga manual (aporte por aporte), en cuyo caso ofrecerá, al momento de la carga del registro con código inválido, un CUIT alternativo. En el caso de carga por importación, el sistema indicará la cantidad de CUIT inválidos registrados: Cámara Nacional Electoral Página 24 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] El usuario podrá optar por cancelar la importación, o bien proceder con la misma y efectuar posteriormente el control de validación individual de los registros importados, como procede en el caso de la carga manual: manual Ell sistema indicará el inicio ini del proceso de importación,, durante el cual, el puntero del mouse se visualizará como un reloj de arena: Una vez concluido, el sistema indicará la finalización del proceso: IMPORTANTE: No cancele cancele el proceso. Aguarde hasta que el mismo haya concluido, dado que la velocidad de importación puede variar dependiendo del rendimiento del equipo. Cámara Nacional Electoral Página 25 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.2 3.2.2.1 [v 2.0] Estados Contables Básicos Estado de Situación Patrimonial Este estado contable es de generación automática, como resultado de la carga de saldos de las cuentas patrimoniales (Activo, Pasivo y Patrimonio Neto). Este estado podrá visualizarse a través de la generación de un reporte individual en el menú “Ver, Imprimir, Guardar, Exportar), o bien, de la generación de la impresión definitiva a través del botón “Exportar”, dentro del mismo menú (ver punto 4 y subsiguientes). Notas automáticas de composición de las cuentas patrimoniales Los saldos de las cuentas de activo y pasivo cuya carga se efectúa en forma directa o a través de las correspondientes plantillas de detalle, generan automáticamente notas a sus rubros, con excepción del rubro “Bienes de Uso” (ver apartado 3.2.2.1. – Anexo de Bienes de Uso). A dichas notas se les puede añadir información aclaratoria como texto, tal como se menciona en el punto siguiente. Estás notas automáticas muestran la composición de los rubros por la sumatoria de los saldos de sus respectivas cuentas integrantes, como se muestra a continuación: Estas notas podrán visualizarse a través de la generación de un reporte individual en el menú “Ver, Imprimir, Guardar, Exportar), o bien, de la generación de la impresión definitiva a través del botón “Exportar”, dentro del mismo menú (ver punto 4 y subsiguientes). Cámara Nacional Electoral Página 26 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Texto ilustrativo adicional a las notas automáticas La mayoría de los rubros de Activo y Pasivo (con excepción de Bienes de Uso), pueden incorporar un texto ilustrativo o nota aclaratoria referida a su composición. Se trata de la inclusión de un texto libre vinculado a las cuentas integrantes de cada rubro. Para agregar este texto descriptivo, es necesario que el rubro tenga al menos una cuenta cargada. Los iconos de nota correspondientes a cada rubro se encuentran en la última columna de la pantalla de saldos. Al ingresar a través de los mismos, se despliega un formulario que muestra la composición de la nota y un campo de texto libre para ingresar la descripción. El botón "Guardar" permite grabar la nota. El botón "Volver" permite salir sin guardar la nota. Si se desea eliminar un texto preexistente, basta presionar el botón "Eliminar". Cámara Nacional Electoral Página 27 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Anexo de Bienes de Uso Del mismo modo en que la carga de los saldos de la mayoría de las cuentas de activo y pasivo genera notas automáticas para los rubros correspondientes, la carga de saldos de las cuentas del rubro “Bienes de Uso” genera automáticamente el Anexo de Bienes de Uso. Este Anexo podrá ser visualizado a través de la generación del reporte individual “Anexo de Bienes de Uso”, o bien, de la generación de la impresión definitiva a través del botón “Exportar”, dentro del menú “Ver – Imprimir – Guardar – Exportar” (ver punto 4 y subsiguientes). Los valores residuales exhibidos en este Anexo, resultan de detraer el desgaste acumulado calculado para cada bien (el cual se carga desde el formulario detalle de las cuentas “Amortizaciones Acumuladas”) de los valores de incorporación de dichos bienes al patrimonio de la agrupación (valor de origen). Cámara Nacional Electoral Página 28 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Cuando se carguen datos en la cuenta "Otros Bienes de Uso", la amortización acumulada de cada uno de dichos bienes debe cargarse seleccionando previamente el registro correspondiente al bien en cuestión: Posteriormente, dentro de la plantilla de carga de las amortizaciones acumuladas y del ejercicio, correspondientes a estos bienes, se debe seleccionar el registro correspondiente a cada bien cargado, los que aparecerán automáticamente como consecuencia de su carga previa, y se carga el detalle del desgaste acumulado y del ejercicio: IMPORTANTE: Las amortizaciones correspondientes al ejercicio cuya carga se esté efectuando, deben ser incluidas en los formularios detalle de las cuentas “Amortizaciones Acumuladas” correspondientes a cada cuenta de bienes de uso (rubro Bienes de Uso – No Corrientes), en la celda “Amortización del Ejercicio”, a los efectos de que la misma sea contemplada dentro del Anexo de Bienes de Uso. Asimismo, el valor de la amortización del ejercicio de cada una de las cuentas debe cargarse a los resultados del ejercicio (con carga directa a las cuentas N° 5.1.09.00 a 5.1.15.00 del rubro “Gastos para Desenvolvimiento Institucional), como contrapartida de la depreciación de los activos. Cámara Nacional Electoral Página 29 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Validación de la Ecuación Patrimonial Básica El saldo de la cuenta 3.2.00.00, “Superávit/Déficit del Período”, surge como diferencia entre los resultados positivos y negativos, por lo que no puede ser editado por vía alguna. A la vez que se realiza el cálculo del resultado del periodo, el sistema verificará el cumplimiento de la Ecuación Patrimonial Básica (Activo = Pasivo + Patrimonio Neto). Este proceso de cálculo y validación se puede realizar en cualquier momento de la carga del estado contable y se ejecutará a través de: a) El botón “Actualizar”, permitiendo al usuario permanecer en la pantalla de saldos, determinando el nuevo saldo de la cuenta “Superávit/Déficit del Período”, y b) El botón “Volver”, regresando a la pantalla de selección de estados contables. En este último caso, si el sistema verifica la igualdad en la ecuación, podrá proceder normalmente dentro de la pantalla de saldos o en el menú de selección de estados contables. Si no se verifica la igualdad mencionada, se emitirá un mensaje indicando "Los saldos no balancean. La diferencia es: X ¿Desea Salir?", donde X es la diferencia que impide que balancee la ecuación. Cámara Nacional Electoral Página 30 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Ver en Excel Esta característica permite obtener un listado de los saldos cargados, bajo el formato de planilla de cálculo de tipo “CSV”. En la pantalla de carga de saldos, hacer click en el botón “Ver en Excel”. Automáticamente se abrirá el gestor de planilla de cálculo que utilice el usuario, mostrando el listado de aquellas partidas que tengan cargado algún importe, cualquiera sea su saldo (deudor o acreedor). No es necesario que la carga de los saldos se encuentre completa ni que se verifique el balanceo de los saldos. El objetivo de esta prestación es brindar al usuario una herramienta de control para el proceso de carga. 3.2.2.2 Estado de Resultados y sus Anexos La carga de los saldos correspondientes a las cuentas de resultados, genera automáticamente los siguientes Anexos: • Anexo Cuadro de Recursos • Anexo Recursos Privados para Desenvolvimiento Institucional • Anexo Recursos para campaña electoral (Nacional y Local) • Anexo Cuadro de Gastos • Anexo de Transferencias Recibidas y Realizadas • Anexo de Recursos y Gastos de Publicaciones Partidarias • Anexo de Resultados Financieros y Por Tenencia • Anexo de Recursos y Gastos Extraordinarios Es posible asociar a cada uno de estos cuadros y anexos, notas voluntarias aclaratorias a consideración del usuario (ver apartado 3.2.5.2). Cámara Nacional Electoral Página 31 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.2.3 [v 2.0] Estado de Evolución del Patrimonio Neto Este estado contable es de generación automática, como resultado de la carga de los siguientes conceptos: • Superávit / Déficit Inicial, proveniente del saldo del patrimonio neto al cierre del ejercicio inmediato anterior, que se incorpora por carga directa a través de la cuenta 3.1.00.00. No corresponde su carga para los casos de primer ejercicio económico. • Superávit / Déficit del Período (cuenta N° 3.2.00. 00), que surge como diferencia entre los resultados positivos y negativos cargados para el ejercicio en cuestión (ver apartado 3.2.2.1. – Validación de la Ecuación Patrimonial Básica). • Saldos de las cuentas del rubro Patrimonio Neto - Reservas- - Saldo de Revaluación de Bienes de Uso- - Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores. También resulta posible asociar a este estado contable, notas voluntarias aclaratorias a consideración del usuario (ver apartado 3.2.5.2). IMPORTANTE: Reservas: En el caso de las reservas, las mismas operan como una reclasificación del Patrimonio Neto (específicamente de los Resultados Acumulados). Por tal motivo, al constituir una reserva, operará un ajuste al patrimonio como contrapartida de la misma, pero con diferente signo, a través de la cuenta “3.6.00.00 - .Ajuste por Constitución/Desafectación de reserva. Del mismo modo, al disminuir dicha reserva, sea por uso o desafectación, el ajuste se producirá en sentido inverso. Cámara Nacional Electoral Página 32 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.2.4 [v 2.0] Estado de Flujo de Efectivo Para realizar la carga del Estado de Flujo de Efectivo, seleccionar, en la pantalla principal, la opción “Estado de Flujo Efectivo”. Este estado se debe cargar por el método directo. Se desplegará el formulario "Seleccione un Estado Contable", que muestra una lista de los estados contables ya creados. Al seleccionar los estados contables cuyo Estado de Flujo de Efectivo se desea cargar, se desplegará el formulario “Estado de Flujo de Efectivo”. Cámara Nacional Electoral Página 33 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] En la parte inferior del mismo, bajo el rótulo “Elija un Concepto”, se encuentra un menú desplegable con las siguientes opciones: • Variaciones del Efectivo - Efectivo al inicio del ejercicio • Variaciones del Efectivo - Efectivo al cierre del ejercicio • Causas de las Variaciones del Efectivo - Recursos Operativos • Causas de las Variaciones del Efectivo - Aplicaciones Operativas • Causas de las Variaciones del Efectivo - Recursos de inversión • Causas de las Variaciones del Efectivo - Aplicaciones de inversión • Causas de las Variaciones del Efectivo - Recursos de financiamiento • Causas de las Variaciones del Efectivo - Aplicaciones de financiamiento • Resultados Financieros y por Tenencia Generados por el Efectivo y Equivalente del Efectivo - Aplicaciones • Resultados Financieros y por Tenencia Generados por el Efectivo y Equivalente del Efectivo - Recursos • Causas de las Variaciones del Efectivo - Recursos Operaciones Extraordinarios • Causas de las Variaciones del Efectivo - Aplicaciones Operaciones Extraordinarias Para cada uno de estos ítems se pueden cargar varios registros con sus respectivos campos “Descripción” e “Importe”, que luego se presentarán en la impresión del estado, agrupados por concepto. Para modificar o eliminar alguno de los registros cargados, basta seleccionar el icono de edición o eliminación en la línea del detalle correspondiente. Existe, sin embargo, una limitación a la edición o modificación de los registros cargados. En tal sentido, no es posible variar un registro de un concepto a otro dentro del menú desplegable, debiendo eliminarse el mismo y volver a cargarlo dentro del concepto correcto. Cámara Nacional Electoral Página 34 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.3 [v 2.0] Anexos Voluntarios Estos anexos se utilizan para presentar información que no se encuentra contemplada en los anexos predefinidos que genera el sistema a través de la carga de datos de detalle. A través de este tipo de anexo, el usuario podrá crear listados de hasta dos columnas alfanuméricas más una columna de importes. Dentro de cada anexo se podrá agregar la cantidad de registros líneas de detalle que el usuario considere necesarias. Para crear un anexo voluntario ingresar en el menú principal a la opción "Anexos Voluntarios". Se despliega el formulario "Seleccione un Estado Contable" que muestra una lista de los estados contables ya creados. Al seleccionar el estado contable sobre el que desea crear un anexo voluntario, se mostrará una plantilla dividida en dos partes. La parte superior está destinada a la creación de anexos voluntarios y la parte inferior a la carga de información para el anexo seleccionado. Cámara Nacional Electoral Página 35 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.3.1 [v 2.0] Crear Anexo Voluntario En la parte superior ingresar: • "Nombre del Anexo": Encabezado que llevará el anexo en la impresión del estado contable. • "Nombre Columna 1": Encabezado de la primera columna del anexo. • "Nombre Columna 2": Encabezado de la segunda columna del anexo. El nombre del anexo es de carácter obligatorio, no así los nombres de las columnas. Una vez cargados estos datos, se grabará el anexo seleccionando la opción "Guardar Anexo". Cámara Nacional Electoral Página 36 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] El anexo creado se muestra en el listado que se encuentra en la parte superior de la pantalla. En la medida en que se incorporen nuevos anexos, los mismos se mostrarán por líneas en la parte superior de la pantalla. Cámara Nacional Electoral Página 37 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Para eliminar o modificar alguno de los anexos cargados, basta seleccionar la opción correspondiente de la lista de anexos. 3.2.3.2 Carga de datos en el Anexo Voluntario Por cada anexo voluntario se pueden cargar detalles a través de las celdas “Columna 1” y “Columna 2”, que contendrán la información descriptiva de conformidad con el nombre que se asigne a cada una. Asimismo, a cada ítem o detalle puede asociarse un dato numérico (celda “importe”), pudiéndose incluso asociar un importe negativo. Cámara Nacional Electoral Página 38 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Al seleccionar la opción "Guardar Detalle" se salva el registro cargado y se muestra en el listado de la parte inferior del formulario. Las opciones “Modificar” o “Eliminar” permiten editar o suprimir los registros cargados en la lista de detalles. Cámara Nacional Electoral Página 39 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.4 [v 2.0] Carga del Anexo de Capacitación Para acceder a la pantalla de carga de este Anexo, se debe seleccionar, en la pantalla principal, la opción “Anexo Capacitación”. Los datos que integrarán este Anexo se establecen en los términos de la Acordada CNE Nº 47/2012. Se despliega el formulario "Seleccione un Estado Contable", que muestra una lista de los estados contables ya creados. Cámara Nacional Electoral Página 40 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Al ingresar al formulario “Crear Anexo Capacitación”, se muestran cada uno de los apartados del mismo con su correspondiente opción de acceso. El anexo de la Acordada C.N.E. 47/2012 formará parte del archivo de presentación que será entregado ante la Justicia Electoral en soporte informático junto con su versión impresa, aún cuando no se haya cargado información alguna vinculada a actividades de capacitación. En dicho caso, los formularios correspondientes a este anexo serán igualmente generados, sin consignar datos. 3.2.4.1 Descripción de Actividades El formulario “Descripción de Actividades” permite efectuar una breve descripción de las actividades desarrolladas durante el período. Se trata de un campo de texto libre que permite incorporar información hasta 3800 caracteres, en forma directa a través del teclado o pegando la misma en el cuadro de texto, si fue creada en un procesador de texto independiente. Al hacer clic sobre el botón “Guardar” se almacena la descripción. Cámara Nacional Electoral Página 41 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.4.2 [v 2.0] Fechas y lugares Este formulario se destina a la carga de fechas y lugares donde fueron llevadas a cabo las actividades de capacitación, ingresando fecha y lugar para cada actividad. Cada uno de los registros cargados se muestra en la sección superior del formulario. Para modificar o eliminar alguno de los registros cargados, seleccionar la opción de modificar o eliminar correspondiente en el listado superior del formulario. 3.2.4.3 Directores y docentes En este formulario se deben cargar nombre, apellido y categoría de los directores, docentes, coordinadores, etc., que participaron en cada actividad. Cada uno de los registros cargados se muestra en la sección superior del formulario. Para modificar o eliminar alguno de los registros cargados, seleccionar la opción de modificar o eliminar correspondiente en el listado superior del formulario. Cámara Nacional Electoral Página 42 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.4.4 [v 2.0] Temarios y objetivos Este formulario exhibe el temario y objetivos de cada una de las actividades realizadas. En la sección superior del formulario se muestra cada uno de los registros cargados. Para modificar o eliminar alguno de los registros cargados, seleccionar la opción de modificar o eliminar correspondiente en el listado superior del formulario. 3.2.4.5 Otro tipo de actividades Este formulario se reserva para la carga de otro tipo de actividades de capacitación y/o investigación que se hubieran desarrollado durante el ejercicio, su descripción, objetivo y resultados obtenidos para cada una de ellas. Cada uno de los registros cargados se muestra en la sección superior del formulario. Para modificar o eliminar alguno de los registros cargados, seleccionar la opción de modificar o eliminar correspondiente en el listado superior del formulario. Cámara Nacional Electoral Página 43 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.4.6 [v 2.0] Nómina de participantes Este formulario se destina a la carga de los datos correspondientes a los participantes y/o asistentes para cada una de las actividades realizadas. En la carga de cada detalle correspondiente a un asistente, debe consignarse la actividad de la cual participó. Los campos de datos que conforman la nómina son: Nombre, Apellido, Número de Documento y Fecha de Nacimiento. En la sección superior del formulario se muestra cada uno de los registros cargados. Los registros cargados pueden ser modificados o eliminados a través de la opción correspondiente. 3.2.4.7 Fondos destinados Las agrupaciones detallarán a través de este submenú, el total de fondos destinados a actividades de capacitación Para cada actividad desarrollada, la agrupación informará los fondos erogados para la realización de la misma, especificando, a su vez, si dicha actividad tuvo como objetivo la capacitación de personas menores de 30 años. En la sección superior del formulario se muestra cada uno de los registros cargados. Los registros cargados pueden ser modificados o eliminados a través de la opción correspondiente. Cámara Nacional Electoral Página 44 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.4.8 [v 2.0] Detalle de gastos por rubro por actividad Este formulario permite detallar los gastos incurridos para cada actividad realizada según su rubro, con indicación del importe destinado para cada concepto. En la sección superior del formulario se muestra cada uno de los registros cargados. Los registros cargados pueden ser modificados o eliminados a través de la opción correspondiente. 3.2.4.9 Aportes para Desenvolvimiento Institucional Este formulario detalla los fondos públicos para desenvolvimiento institucional efectivamente percibidos por la agrupación durante el ejercicio, independientemente del período por el cual fueron asignados. En la sección superior del formulario se muestra cada uno de los registros cargados. Cámara Nacional Electoral Página 45 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] En el centro de la pantalla, puede observarse la totalización de los aportes en la medida en que se incorporan al formulario. Cuando se incorpore un nuevo registro, el sistema devolverá un nuevo total, que se muestra a continuación de los totales anteriores. IMPORTANTE: La fecha de percepción de cada uno de los aportes detallados, debe estar comprendida dentro del período del ejercicio contable. Los registros cargados pueden ser modificados o eliminados a través de la opción correspondiente. 3.2.4.10 Monto a destinar a actividades de capacitación En este submenú debe consignarse el importe correspondiente al veinte por ciento (20%) del total de aportes percibidos por la agrupación para desenvolvimiento institucional durante el período, y a su vez, el treinta por ciento (30%) del importe anterior, como monto mínimo exigible a destinar para actividades de capacitación para menores de 30 años, de conformidad con la normativa de aplicación. El importe correspondiente al 20% será identificado por el sistema con el número “(2)”. Cámara Nacional Electoral Página 46 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] 3.2.4.11 Remanente de aporte público de campaña En este formulario se detallan los remanentes de fondos públicos de campaña electoral que deben ser destinados a capacitación, indicando la categoría y fecha de la elección de que se trate, así como el importe consignado como remanente. El importe total que se conforme, será identificado por el sistema con el número “(3)”. En la sección superior del formulario se muestra cada uno de los registros cargados. Los mismos pueden ser modificados o eliminados a través de la opción correspondiente. 3.2.4.12 Aportes extraordinarios En este formulario se detallan aquellos aportes públicos extraordinarios que fueran asignados a la agrupación para ser destinados exclusivamente a la realización de actividades de capacitación. Para cada línea correspondiente a estos aportes se debe indicar: • Número de resolución. • Fecha de percepción. • Importe percibido. El total de aportes extraordinarios asignados para capacitación será identificado por el sistema con el número “(4)”. En la sección superior del formulario se muestra cada uno de los registros cargados, los que podrán ser modificados o eliminados a través de la opción correspondiente. Cámara Nacional Electoral Página 47 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] 3.2.4.13 Total de fondos que debieron destinarse a capacitación en el ejercicio Esta sección no requiere carga alguna, en tanto el total de fondos que debieron destinarse a capacitación se conforma por la suma algebraica de los importes indicados en los apartados 3.2.4.10 al 3.2.4.12, identificados con los números “(2)”, “(3)” y “(4)”. Debajo del detalle de los importes parciales, se mostrará el total de fondos que debieron destinarse a actividades de capacitación. 3.2.4.14 Notas complementarias A través de este formulario es posible cargar las notas complementarias o aclaratorias correspondientes al Anexo de Capacitación, que se deseen agregar. Cada una de las notas cargadas se muestra en la sección superior del formulario. Para modificar o eliminar alguno de los registros cargados seleccionar la opción de modificar o eliminar correspondiente en el listado superior del formulario. Cámara Nacional Electoral Página 48 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.5 [v 2.0] Carga de notas a los estados contables La sección de notas a los estados contables está compuesta por distintos tipos de notas, las que se detallan a continuación: • • • • • • Notas automáticas de composición de las cuentas patrimoniales. Texto ilustrativo adicional a las notas automáticas. Notas Obligatorias. Notas Voluntarias. Notas a los Anexos. Notas al Estado de Evolución del Patrimonio Neto y al Estado de Flujo de Efectivo. Como se indicó en el apartado 3.2.2.1., las notas a los rubros de activo y pasivo (patrimoniales) se generan automáticamente con la carga de saldos, mientras que el texto ilustrativo adicional a la mismas se agrega desde la misma plantilla de “Saldos”, opción “Notas”, y se muestran junto al detalle de la composición del rubro, como texto adjunto, tal como ilustra la siguiente imagen: El resto de las notas se carga desde la sección “Notas” del menú principal. Para acceder a este formulario, seleccione en la pantalla principal, la opción correspondiente. Cámara Nacional Electoral Página 49 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Se solicitará seleccionar un Estado Contable creado previamente. 3.2.5.1 Carga de Notas Obligatorias Son Notas Obligatorias aquellas que, por su contenido, normalmente son las primeras en el orden de numeración. Son ejemplo de ello, las notas referidas a la Unidad de Medida, Criterios de Medición y de Exposición. El objeto de que las mismas sean cargadas en este menú, es que el sistema las numere y las imprima en primer término, con relación al resto de las notas. Para cargar una nota obligatoria basta tildar la casilla de verificación que se encuentra junto al menú autodesplegable que figura bajo el rótulo “Anexo”. Automáticamente, el menú quedará posicionado en la opción correspondiente a “Nota Obligatoria”. Los campos “Titulo” y “Nota” son obligatorios. Una vez cargados ambos, la nota podrá ser salvada a través del botón “Guardar”. Cámara Nacional Electoral Página 50 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.5.2 [v 2.0] Notas a Anexos, Notas voluntarias y a los Estados de Evolución de P. Neto y de Flujo de Efectivo Para cargar una nota voluntaria, una nota a un anexo en particular (excepto anexos voluntarios) o una nota a los Estados de Evolución de Patrimonio Neto o de Flujo de Efectivo, debe seleccionarse: - El anexo o estado al que se desea asignar una nota, o bien La opción de nota voluntaria del menú desplegable que figura bajo el rótulo “Anexo”. Una vez cargada la nota, la misma podrá salvarse a través del botón “Guardar”. 3.2.5.3 Carga de nota a un Anexo Voluntario Como se indicara en el apartado 3.2.3., los anexos voluntarios son los generados por el usuario ante la necesidad de presentar información no vinculada particularmente con otros anexos. A su vez, el sistema permite que cada uno de los anexos voluntarios generados pueda tener una nota descriptiva asociada. Para asignar una nota a un anexo voluntario, seleccionar del menú desplegable la opción “Anexo Voluntario”. Al seleccionar esta opción, el formulario se modifica, permitiendo seleccionar en la parte inferior de la pantalla el anexo voluntario generado al cual se le asignará la nota a cargar. La nota podrá ser salvada a través del botón “Guardar” Cámara Nacional Electoral Página 51 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 3.2.6 [v 2.0] Carga de Informe del Auditor Para realizar la carga del informe del auditor, seleccionar, en la pantalla principal, la opción “Informe del Auditor” Se despliega el formulario "Seleccione un Estado Contable" que muestra la lista de estados contables previamente creados. Cámara Nacional Electoral Página 52 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Se podrá visualizar en pantalla el formulario “Informe del Auditor”, compuesto por el campo de texto libre destinado al informe, y una celda que permite ingresar la fecha del mismo. El sistema solicitará guardar la fecha del informe independientemente del texto del mismo, seleccionando la opción “Guardar Fecha”. El cuerpo del informe que se ingrese en el campo de texto, se salvará seleccionando el botón “Guardar”. Esta versión de SPECA destina hasta 11.400 caracteres para el texto del informe. El cuadro libre destinado a la escritura del mismo permite pegar información proveniente de otros procesadores de texto independientes. Para modificar el texto ingresado, basta editar el contenido del mismo y seleccionar la opción “Guardar” para salvar los cambios. IMPORTANTE: La opción “Limpiar” elimina cualquier contenido del cuadro de texto. Se recomienda su uso únicamente si se pretende eliminar por completo el contenido del informe cargado previamente. . Cámara Nacional Electoral Página 53 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] 4 VER, IMPRIMIR, GUARDAR, EXPORTAR Para poder visualizar los diferentes, estados, anexos y notas, probar impresiones y generar la exportación e impresión de los estados contables a presentar ante la justicia electoral, seleccionar en la pantalla principal la opción “Ver, Imprimir, Guardar, Exportar”. Se despliega el formulario "Seleccione un Estado Contable" que muestra una lista de estados contables previamente creados. Cámara Nacional Electoral Página 54 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 4.1 [v 2.0] Visualizar reportes Una vez que se accede a la plantilla “Exportar Balance”, para poder visualizar los distintos reportes (Anexos, notas, estados contables, Informe del Auditor, etc.) seleccione el reporte a visualizar desde el menú “Elija un Reporte”. Una vez seleccionado, dar click al botón “Ver Reporte” para poder visualizar el mismo en pantalla. 4.2 Imprimir – Guardar Una vez visualizado un reporte, el mismo puede ser impreso o guardado en un formato a elección a partir de las opciones de la barra de herramientas que figura en la parte superior del reporte. Cámara Nacional Electoral Página 55 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 4.3 [v 2.0] Exportar – Generación del archivo a presentar ante la Justicia Electoral El archivo informático que se debe presentar ante la justicia electoral, se emite a través de la opción “Exportar” dentro de la plantilla “Exportar Balance”. El sistema solicitará asignar un nombre y un lugar para guardar el archivo de presentación. Se trata de un archivo comprimido de extensión “ZIP”, que contiene lo siguiente: - Fichero con formato de documento portátil (archivo PDF), con los estados contables, anexos, notas, informe del auditor y anexo de capacitación cfr. Acordada C.N.E. 47/2012. - Fichero de extensión SDF, que contiene la base de datos encriptada del ejercicio exportado. Finalizada la exportación, se abrirá automáticamente el fichero.PDF. El usuario podrá imprimir el mismo en ese momento, o localizarlo más adelante dentro del archivo ZIP. IMPORTANTE: El archivo a presentar es el fichero ZIP completo exportado. No descomprima su contenido a efectos de la presentación. Cada vez que se exporta el ejercicio, se genera un nuevo código de seguridad. Los estados contables en soporte papel y la base de datos encriptada deben tener el mismo código. Cámara Nacional Electoral Página 56 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] 5 BACKUP - RESTAURAR La opción de backup (respaldo) y restaurar existe como contingencia ante la necesidad de recuperar la información cargada previamente. A opción del usuario, a través de la misma se podrá: • Generar una copia de respaldo de toda la base de datos de la aplicación con todos los estados contables cargados hasta el momento (Realizar backup completo). • Generar una copia de respaldo de un único ejercicio (Realizar backup parcial). • Recuperar una base de datos completa, generada previamente (Restaurar backup completo). • Recuperar la base de datos de un ejercicio en particular (Restaurar backup parcial). Para acceder a estas opciones, seleccionar el botón “Backup – Restaurar” en el menú principal. 5.1 Generar Backup Seleccione alguna de las opciones: “Realizar Backup Completo” o “Realizar Backup Parcial”. Cámara Nacional Electoral Página 57 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. [v 2.0] Se mostrará un cuadro de dialogo solicitando la ubicación y nombre de la copia de respaldo a generar. Las bases de datos completas (backup completo) se exportarán como ficheros de extensión SDF. En tanto, las bases de datos de un ejercicio (backup parcial) se exportan como archivos ZIP. Una vez seleccionado el archivo destino, al Guardar el sistema realiza el respaldo de la base de datos. Cámara Nacional Electoral Página 58 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 5.2 [v 2.0] Restaurar Seleccione una de las opciones: “Restaurar Backup Completo” o “Restaurar Backup Parcial”. Se mostrará un cuadro de dialogo solicitando se seleccione el archivo de respaldo que se desea recuperar. Puede tratarse de la recuperación de una base completa (fichero SDF) o parcial (Fichero ZIP). Una vez seleccionado el archivo origen el sistema realiza la restauración de la base de datos. IMPORTANTE: La restauración completa de una copia de respaldo implica el reemplazo total de la información que contenga la base de datos del sistema al momento de realizar el Backup. Cámara Nacional Electoral Página 59 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. 5.3 [v 2.0] Restauración de bases de SPECA v1.0 La versión 2.0 de SPECA permite restaurar copias de respaldo de bases de datos generadas con la versión 1.0 del aplicativo. A los efectos de la utilización de esta información, se debe tener en consideración lo siguiente: Los backups provenientes del SPECA v1.0 son, en todos los casos, bases de datos completas. Por tal motivo, su restauración implica el reemplazo total de la información cargada previamente en el aplicativo, si la hubiere. Por tratarse de bases de estructura distinta, la información proveniente de copias de respaldo de la versión previa no pueden modificarse ni procesarse bajo la versión 2.0. El traslado y restauración de las mismas, es al sólo efecto de contar con las cifras correspondientes a los saldos finales del ejercicio contable anterior, generado en forma previa con la versión 1.0. Restaure el backup SIN INGRESAR AL EJERCICIO, ya que ello implicaría el reprocesamiento fallido de los saldos. GENERE EL EJERCICIO POSTERIOR RESPETANDO LA CONGRUENCIA DE LOS DATOS DE LA CARÁTULA para un transporte correcto de los saldos comparativos. Cámara Nacional Electoral Página 60 SPECA - SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES ANUALES. CONTÁCTENOS CUERPO DE AUDITORES C.N.E.: MESA DE AYUDA: CONSULTAS SOBRE CUESTIONES FUNCIONALES DEL APLICATIVO SPECA Teléfono: (011) 4342-4403 Correo Electrónico: cnelectoral.mayuda.auditores@pjn.gov.ar (Citar en el correo electrónico: NOMBRE Y DISTRITO DEL PARTIDO, NOMBRE, APELLIDO Y CARGO DEL CONSULTANTE (Presidente, Apoderado, Contador, etc.) CONSULTAS SOBRE CUESTIONES TÉCNICO CONTABLES: Teléfono.: (011) 4370-2568 Correo Electrónico: cnelectoral.auditores@pjn.gov.ar http://www.electoral.gov.ar/ Cámara Nacional Electoral Página 61 [v 2.0]
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