Booking Manual

booking_manual

User Manual: Pdf

Open the PDF directly: View PDF .
Page Count: 79

Download
Open PDF In Browser	View PDF

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Kurshefte
Bookingmodul AktivBy
April 2010

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Innholdsliste
1Om AktivBy.......................................................................................................................................3
2Om kursheftet.....................................................................................................................................3
3Kort om oppbygging og funksjoner....................................................................................................4
4Brukeradministrasjon..........................................................................................................................4
Generell tilgang til systemet............................................................................................................4
Oppretting av grupper.................................................................................................................4
Opprettelse av brukere og knytning til gruppe............................................................................6
5Innstillinger.........................................................................................................................................9
Kort om noen innstillinger for AktivBy...........................................................................................9
6Tilganger i AktivBy..........................................................................................................................10
Superbruker og Systemkoordinator – alle rettigheter i Aktiv By..............................................10
Begrenset tilgang til AktivBy....................................................................................................11
Oversikt over tilganger – tabell.................................................................................................13
7Systemparametre...............................................................................................................................15
Innstillinger....................................................................................................................................15
Systemrettigheter.......................................................................................................................15
Aktivitet.....................................................................................................................................15
Målgruppe.................................................................................................................................16
Aldersgruppe.............................................................................................................................16
Konteringsdimensjoner.............................................................................................................17
Konteringsstreng........................................................................................................................18
8Grunndata.........................................................................................................................................20
Organisasjoner...............................................................................................................................20
Grupper..........................................................................................................................................22
Bygninger.......................................................................................................................................24
Ressurser........................................................................................................................................26
9Sesonger............................................................................................................................................28
10Søknadsbehandling.........................................................................................................................39
Frontend – registering og innsending av søknad...........................................................................39
Backend – saksbehandling av søknader.........................................................................................40
Tildeling av tid..........................................................................................................................45
Videre behandling.....................................................................................................................50
11Fakturering......................................................................................................................................52
Grunnlag for fakturering................................................................................................................52
12Søk fra frontend..............................................................................................................................56
13Innloggede brukere fra frontend.....................................................................................................65
Masseoppdatering..........................................................................................................................70
14Registrere søknad............................................................................................................................72
Oppdatering av statistikk................................................................................................................74
15Rapporter........................................................................................................................................75
Brukerstatistikk..............................................................................................................................75
2

Aktiv By – Redpill Linpro AS
Ledig tid.........................................................................................................................................77

1 Om AktivBy
AktivBy er utviklet av Redpill Linpro på oppdrag av Bergen Kommune. Løsningen er en modul i
FDVsystemet Portico Estate. Portico Estate er en løsning for Forvaltning, Drift og vedlikehold av
bygg og anlegg. Bookingmodulen kan installeres uavhengig av om Portico Estate tas i bruk eller
ikke. Portico Estate og AktivBy er lisensieres under GPL.
Bookingmodulen skal håndtere administrasjon av feks idrettshaller og kulturlokaler i kommunen.
Modulen skal gi:
•
•
•
•

informasjon til publikum om muligheter og tilgjengelighet, åpningstider, treningstider og
arrangement.
Informasjon og service til lag og organisasjoner om aktuelle anlegg, søknadsprosess og
leiemuligheter. Søknader på nett.
Et administrativt verktøy for utleie (fakturering, avtaler, HMS), evt. grensesnitt mot
kommunens administrative løsninger for arkiv, økonomi og bygg.
Bedre oversikt over tilgjengelige anlegg og bruksmuligheter (type rom/baner/ utrustning)

2 Om kursheftet
Rettighetene til kursheftet tilhører Redpill Linpro AS. Redpill Linpro vil oppdatere kursheftet
løpende i forhold til endringer og videreutvikling av løsningen.
For kommentarer og spørsmål til kursheftet send melding til guttorm.stangeland@redpill
linpro.com.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

3 Kort om oppbygging og funksjoner
AktivBy er en del av Portico Estate. Det brukerstyres om brukere skal ha tilgang bare til denne
modulen eller hele Portico Estate. Bookingmodulen består av en administrasjonsdel (backend) og en
brukerdel (frontend).
Frontend blir altså selve løsningen som sluttbrukerne vil se på hjemmesiden. Fra frontend vil det
være muligheter for søk på bygg, organisasjon og ressurser. Herfra kan anonyme brukere hente
informasjon om tilgjenglighet, treningstider, arrangementer. Lagledere og organisasjoner som er gitt
tilgang til administrasjon av tildelte tider på de enkelte bygg, kan logge seg inn ved hjelp av Altinn
for administrasjon via frontend.
Anonyme brukere kan fra frontend søke om f.eks. leie av et anlegg. Kommunikasjonen foregår ved
hjelp av elektronisk skjema og epost.
Administrasjonsdelen (backend) består for det meste av administrasjonsfunksjoner for de ansvarlige
i kommunen. Her finnes muligheter for registrering av organisasjoner, bygg, ressurser osv. I tillegg
finnes det funksjoner for overføring til eksternt faktureringssystem.
Fra denne delen av systemet vil de ansvarlige også kunne sette opp sesonger for et anlegg, dvs.
bestemme hvilke dager og klokkeslett et lag/organisasjon får bestille tid i et bygg og hvem som skal
ha tilgang til å gjøre dette de enkelte ukedager og tidspunkt.
Fra backend vil de ansvarlige også håndtere søknader fra publikum.

4 Brukeradministrasjon
Generell tilgang til systemet
I Portico Estate er må det være opprettet en administrator for hele løsningen i tillegg til en
«dummybruker» for innlogging fra frontend. Disse blir opprettet av teknisk konsulent ved
installasjon av løsningen.
Første gang administrator går inn i løsningen bør det opprettes minst en gruppe. Istedet for å gi
tilganger til hver enkel bruker, kan dette gjøres på gruppenivå hvor gruppen gis tilgang til AktivBy.

Oppretting av grupper
Menyvalg: Administrasjon/Admin/Manage groups/

Aktiv By – Redpill Linpro AS
I dette menyvalget vil det vanligvis være opprettet minst en gruppe «Admins» e.l. For å opprette en
ny gruppe, trykk på Legg til nede til venstre i skjermbildet.

Du kommer inn i følgende bilde hvor du angir gruppenavn:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Velg så mappen/fanen «Applications» og velg her «Booking»:

Velg så «Lagre».

Opprettelse av brukere og knytning til gruppe
Menyvalg: Administrasjon/Admin/Manage users/
Nede til venstre velges «Legg til»

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Fyll inn nødvendig informasjon:

Aktiv By – Redpill Linpro AS
NB! Husk å krysse av for at brukeren er aktiv (Account aktiv) oppe til venstre i skjermbildet!
Ikke trykk lagre ennå, men gå videre til neste fane for «Grupper»
Her velges gruppen brukeren skal være medlem av.

I fanen «Applications» kan det settes tilganger direkte på en bruker. Dette er ikke nødvendig da
brukeren er gitt tilganger i egenskap av gruppen den er medlem av.
Velg «Lagre» og gjenta prosessen for alle brukere som skal ha tilgang til Backend i AktivBy.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

5 Innstillinger
Det er mulig å sette opp en del innstillinger om språk, felter osv i Portico Estate. Disse
innstillingene finner dere oppe til høyre i menyen.

Kort om noen innstillinger for AktivBy
Menyvalg: Administrasjon/booking/konfigurasjon
Her settes det opp ulike innstillinger for AktivBy. Hva som legges her gjennomgås vanligvis på
opplæring av itpersonell.

Det settes opp adresse for host som vist i eksempelet over. Det angis også hvilken avsender epost fra
systemet skal ha. Ofte vil en slik avsenderadresse ha navn på system og f.eks. teksten «noreply»
eller lignende. Det kan også i konfigurasjon legges inn katalog/sti til hvor logo med kommunevåpen
ligger. Bildet det henvises til her er det som vises oppe til venstre i forsiden på frontend.
I løsningen er det mulig å legge inn bilder f.eks. for de ulike haller og ressurser. Dersom det legges
inn høytoppløselige bilder kan dette gå utover hastigheten på visningen i frontend. For å unngå
problemer med omskalering av bilder i nettleser har vi valgt å legge inn et verktøy kalt Image
9

Aktiv By – Redpill Linpro AS
Magic. Dette verktøyet skalerer bilder ved opplasting i løsningen ut fra verdier som er lagt inn under
«Image maxhight/width» under konfigurasjon. Default verdi er 300x300.
Menyvalg: Administrasjon/Bookingfrontend/Konfigurasjon

I denne konfigurasjonen kan det velges hvilken type innlogging som skal benyttes. Videre ved
innlogging med IdPorten og kobling mot Altinn kan det her angis en del parametre for dette.
Detaljene rundt dette håndteres naturligvis av itpersonell.
Det finnes videre en hel rekke andre innstillinger for løsningen. Vi behandler ikke disse i dette
kurshefte.

6 Tilganger i AktivBy
Brukeradministrasjonen i Portico Estate håndtere bare generell tilgang til Portico Estate og modulen
AktivBy. Begrensinger til menyvalg, bygg, sesonger osv håndteres i menyvalgene i AktivBy.
For å sette opp begrensningene bør du være innlogget som administrator eller en bruker med
administratorrettigheter.

Superbruker og Systemkoordinator – alle rettigheter i Aktiv By
Administrator bør sette opp hvilke brukere som skal ha alle rettigheter for vedlikehold av
bookingmodulen.
Menyvalg: Booking/Innstillinger/Systemrettigheter

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Her angis brukere med rolle Manager eller Saksbehandler (case_officer).
Brukere som er er gitt generell tilgang til AktivBy som også får roller her, får redigeringsrettigheter
på det meste i løsningen. Rollen manager (Superbruker) gir i tillegg rettigheter til menyvalget
«Innstillinger».

Begrenset tilgang til AktivBy
Dersom en bruker ikke er gitt rettigheter under Innstillinger/Systemrettigheter har de i
utgangspunktet bare lov til å opprette nye organisasjoner, sende epost, håndtere søknader og
rapportere. For at en saksbehandler skal kunne administrere bygg, sesonger, ukeplaner, faktura osv
må det gis riktige adgangskontroller. Under Bygg/anlegg, Ressurser og Sesonger finnes det valget
«Rettigheter» hvor de enkelte brukerne gis rettigheter til å redigere på de ulike bygg, ressurser og
sesonger og det som har med det å gjøre. Det finnes to roller:
Administrator – Gir tilgang til å opprette nytt og endre
Saksbehandler – Gir bare tilgang til å endre

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Eksempel på rettigheter bygg:

Det kan angis to rettighetstyper, «Administrator» eller «Saksbehandler».
Administrator gir tilgang til å opprette nye, mens saksbehandler bare kan redigere.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Rettighetene som blir satt her vil også fungere som et «filter» for brukeren, dvs. at brukeren bare vil
få opp disse byggene ved håndtering av nye søknader. Det samme vil gjelder ved fakturagenerering
(Klar for fakturering).

Oversikt over tilganger – tabell

Tilgangsnivå
beskrivelse

Tilganger

Hvordan

Generell
spørretilgang til
Aktiv By med
mulighet for
opprettelse av
organisasjoner.

Behandle søknader:
Bygg:
Ressurser:
Tilganger:
Dokumenter:
Organisasjoner:
Grupper:
Arrangement:
Sesonger og ukeplan:
Fakturaeksport:
Sende epost:
Rapport:
Innstillinger:

Ja
Spørring
Spørring
Spørring
Spørring
Ja
Ja
Ja
Spørring
Nei
Ja
Ja
Nei

Generell brukeradministrasjon.
Gitt tilgang til applikasjonen
«Booking»

Systemkoordinator
Aktiv By

Behandle søknader:
Bygg:
Ressurser:
Tilganger:
Dokumenter:
Organisasjoner:
Grupper:
Arrangement:
Sesonger og ukeplan:
Fakturaeksport:
Sende epost:
Rapport:
Innstillinger:

Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja

Menyvalg:
Innstillinger/Systemrettigheter

Behandle søknader:
Bygg:
Ressurser:
Tilganger:
Dokumenter:

Ja
Ja
Ja
Ja
Ja

Menyvalg:
Innstillinger/Systemrettigheter

Tilgang til alt i Aktiv
By

Superbruker Aktiv
By
Tilgang til alt med
unntak av innstillinger

Rolle:
Manager

Rolle:
Case_officer

Aktiv By – Redpill Linpro AS
Organisasjoner:
Grupper:
Arrangement:
Sesonger og ukeplan:
Fakturaeksport:
Sende epost:
Rapport:
Innstillinger:

Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Nei

Saksbehandler for
egne bygg:

Behandle søknader:
Bygg:
Ressurser:
Tilganger:
Dokumenter:
Organisasjoner:
Grupper:
Arrangement:
Sesonger og ukeplan:
Fakturaeksport:
Sende epost:
Rapport:
Innstillinger:

Ja
Bare egne, full
Bare egne, full
Nei
Bare egne
Ja
Ja
Ja
Bare egne
Bare egne
Ja
Ja
Nei

Innstillinger:

Saksbehandler for
egne bygg:

Behandle søknader:
Bygg:
Ressurser:
Tilganger:
Dokumenter:
Organisasjoner:
Grupper:
Arrangement:
Sesonger og ukeplan:
Fakturaeksport:
Sende epost:
Rapport:
Innstillinger:

Ja
Redigering egne
Redigering egne
Nei
Redigering egne
Ja
Ja
Ja
Bare egne
Bare egne
Ja
Ja
Nei

Innstillinger:

Tilgang til applikasjonen
«Booking» i generell
brukeradministrasjon.
Gi Administratortilgang til
enkeltbygg, ressurser og sesonger
som brukeren skal arbeide med.

Tilgang til applikasjonen
«Booking» i generell
brukeradministrasjon.
Gi Saksbehandlertilgang til
enkeltbygg, ressurser og sesonger
som brukeren skal arbeide med.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

7 Systemparametre
Innstillinger
Under innstillinger kan vi sette opp en del grunnleggende parametre og begreper i systemet.

Systemrettigheter
Her setter vi opp en rolle på brukerne. Brukerne må være definert på forhånd under
administrasjonsdelen av systemet Portico Estate. Se mer om dette i kapittel 4.

Aktivitet
Under menypunktet «Aktivitet» kan det settes opp hvilke aktiviteter de ulike lag og organiasjoner
driver med. Det må minst opprettes en aktivitet i systemet. Aktivtet angis flere steder i systemet,
f.eks. er det et krav ved søknad om tildeling av tid på et bygg/anlegg. For en kommune vil det være
aktuelt å dele inn i Idrett og kultur, og dersom det er aktuelt i en del underpunkter på disse som
f.eks. Idrett/fotball, Idrett/håndball, Idrett/friidrett, kultur/amatører, kultur/fil osv. Aktiviteter kan
danne grunnlag for senere uttak av statistikk i systemet.

Aktiv By – Redpill Linpro AS
En aktivitet kan ikke slettes etter den er opprettet, men kan endres eller settes til «inaktiv».

Målgruppe
Verdiene som opprettes her er også i utgangspunktet tiltenkt senere uttak av statistikk, men også
som ren informasjon om type brukere. Det kan være interessant å få ut hvor mange studenter som
benytter seg av et bygg, eller om det er et privat eller offentlig arrangement.
Det er mulighet for å legge på en sortering av de ulike gruppene (angivelse 1, 2, 3, osv).

Aldersgruppe
Her legges det inn ønsket gruppering på aldersgrupper. Dette kan brukes til uttak av statistikk, men
kan også har betydning for om bruk skal faktureres eller ikke. Det kan legges på en nummerering på
sortering.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Konteringsdimensjoner
Det er opp til de enkelte organisasjoner og definere inn hvilke konteringsdimensjoner som skal
benyttes og benevnelsen på disse.

Dersom det fylles ut benevnelser i disse feltene blir de gjeldende. I eksemplet over benyttes ikke
konteringsdimensjon 4 og vil da heller ikke fremkomme i systemet. I tillegg til
konteringsdimensjoner er det også lagt inn mulighet for beskrivelse av verdier i Agresso for
Dim_value 1,4 og 5. Dette er tilleggsinformasjon som benyttes i faktureringen i Agresso.
17

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Konteringsstreng
Det kan opprettes et ubegrenset antall konteringsstrenger med egne navn i systemet. Antall
konteringer i konteringsstrengen avhenger av hva som er angitt under menypunkt
«Innstillinger/konteringsdimensjoner».
En konteringsstreng er i AktivBy «hurtigvalg» for å sette på en gitt kontering på en
booking/arrangement/tildeling før overføring til faktureringsystemet. I stedet for hver gang å angi
ansvar, tjeneste, prosjekt osv angis det altså bare disse ferdigdefinerte konteringsstrengene. Det er
viktig at disse konteringene er gjennomtenkt slik at de er lette å kjenne igjen når jobben med
overføring til faktureringssystemet gjennomføres.
F.eks. kan Id'en til en konteringsstreng inneholde informasjon om det gjelder idrett eller kultur, om
det gjelder et spesielt bygg eller arrangement osv.
Eksemplet viser begreper på konteringer i forhold til Bergen kommune som benytter Agresso:

Redigeringen ser slik ut:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

8 Grunndata
Før systemet tas i bruk er det opplagt at vi må registrere inn en del bygg, ressurser og
organisasjoner.

Organisasjoner
Under menyvalg «booking/organisasjoner» opprettes de ulike organisasjoner som skal benytte
bookingsystemet. Det meste av denne informasjonen vil vise for brukere av nettjenesten.
Informasjonen kan senere redigeres for de som står oppført som kontaktpersoner ved pålogging via
Altinn.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

I bildet legges det inn:

–

Navn på organisasjon

–

Organisasjonsnummer

–

Kundenummer (reskontronummer) i økonomisystem

–

Type aktivitet som organisasjonen driver

–

Adresse til hjemmeside (denne blir klikkbar)

–

Telefon

–

Epost

–

Fakturainformasjon – organisasjonsnummer/fødelsnummer

–

Intern kunde (angi om det skal intern eller eksternfaktureres)

–

Adresseinformasjon

–

Informasjon om organisasjonen som du ønsker skal vises for brukere av bookingløsningen.

Nederst i bildet legges det inn bookingansvarlige. Det er mulig å angi opptil 2 personer. Personene
som registreres her vil kunne ha tilgang til redigering av opplysninger via innlogging. Videre vil
disse få tilgang til å gjøre bookinger for lag/grupper som hører inn under organisasjonen.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Grupper
For hver organisasjon må det opprettes minst en gruppe. Med gruppe menes her f.eks. de enkelte lag
i et idrettslag eller områder innen kultur som det senere skal være mulig å booke tid på.
Menyvalg: «Booking/organisasjon/grupper»
Velg «Ny gruppe» og skriv inn navnet på gruppen. Navnet som skrives her er det som vil vises som
«korttekst» i kalender fra webgrensesnittet for publikum. Det bør være føring for om navn skal angis
som f.eks. «Gutter fotball 15 år» eller «Fana fotball G15».
På organisasjon kan du skrive de første bokstavene på organisasjonen og systemet vil foreslå
forskjellige organisasjoner forløpende som du skriver. Velg organisasjonen som gruppen hører inn
under.
Legg videre inn relevant informasjon om gruppen/laget. Nederst i bildet legges det inn ansvarlige
gruppeledere. De som angis her har muligheter for senere å gjøre endringer på opplysinger. Det er
også disse personene som vil få varsel om oppdatering av statistikk i forbindelse med bruk av
bygninger/haller.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Legg så inn de andre gruppene/lagene under organisasjonen ved å gå på menyvalg for grupper og
gjenta prosess.

Bygninger
Alle bygg og haller som det skal kunne gjøres bookinger på må på forhånd opprettes i systemet.
Menyvalg «Booking/ Bygg/anlegg».
Velg «Nytt bygg/anlegg»
Fyll inn relevant informasjon.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Når du har fylt ferdig velg «Lagre» nede i bildet. Informasjonen du har angitt er nå lagret.
Du kan nå knytte ulike dokumenter til bygget. Dette kan være bilder som du vil skal vises av bygget
og ulike dokumenter.
Velg «Legg til dokumenter» nede i bildet. Det er ulike kategorier for de enkelte dokumenttypene:
–

HMS

Aktiv By – Redpill Linpro AS
–

Prisliste

–

Bilde

–

Tegning

–

Reglement

–

Annet

Hvilken kategori du velger kan ha betydning for hvordan dokumentet senere vil bli håndtert/vist i
systemet. Bla. vil HMSdokumenter være dokumenter som brukerne må krysse av for at de har lest
for å kunne få sendt søknader om leie.
Last opp dokumentene som skal knyttes til bygget.

Velg lagre og gjenta operasjonen til du har knyttet aktuelle dokumenter og bilder til bygget.

Ressurser
Med ressuser i systemet menes som regel en del av et bygg. Et bygg vil ofte inneholde flere ressuser
som benyttes av ulike grupper. F.eks. kan en gymnastikksal kunne deles opp i mindre enheter, og
delene blir da kunne leies ut som bane 1, bane 2, bane 3 osv. I tillegg finnes det andre ressurser som
26

Aktiv By – Redpill Linpro AS
f.eks. videoutstyr og musikkanlegg. Alle ressurser som skal kunne leies ut opprettes under dette
menyvalget.
Angi en beskrivelse av ressursen og velg hvilket bygg det gjelder. Velg aktiviteten som det vanligvis
benyttes til. Velg deretter hvilken type ressurs dette er, enten lokale eller utstyr.
Velg til slutt «lagre». Gjenta prosessen til du har opprettet alle ressurser for gjeldende anlegg.
Legg til dokumenter som bilder, HMSdokumenter osv.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

9 Sesonger
Menyvalg: «Booking/Bygg/anlegg/Sesonger»
I systemet opererer vi med begrepet «Sesonger». For hvert bygg opprettes det en sesong, f.eks. vil
dette kunne være sesong for vår eller høst. Det som i praksis gjøres er å legge inn tildelinger til
idrettslag på de enkelte resurser på et bygg/anlegg. Dvs at kommunen gir rammer for når en
organisasjon skal disponere en eller flere ressurser i et bygg/anlegg for en gitt periode.
Systemet fungerer i sin enkleste form ved at man oppretter en plan for en uke for hallen og kopierer
så denne ukeplanen utover en gitt periode.
Velg «ny sesong» og angi et navn for sesongen. Vi anbefaler at navnet på sesongen også inneholder
navn på bygget det opprettes sesong på, f.eks. «Slåtthaughallen vår 2010». Angi hvilke ressurser
som skal være med i sesongen du oppretter. Det er altså ikke noe i veien å lage en sesong for en
ressurs i et bygg og en annen sesong for en annen ressurs i samme bygg.
Angi fra/til perioden som sesongen skal opprettes for.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Velg så «Lagre»
Du kommer inn i et nytt bildet hvor du enten kan «redigere», legge inn «rammetid» eller se på
«ukeplan».
Velg «rammetid»
Du kommer inn i dette bildet for vedlikehold av rammetid for anlegget og ressursene du har valgt:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Legg inn rammetidene og når du er ferdig velg «Gå tilbake til sesong».
Fra sesongbildet kan du velge «Ukeplan»

Aktiv By – Redpill Linpro AS
Velg her «Ny tildeling»
Her angir du en organisasjon du ønsker å tildele tid til ressursene i bygget/anlegget. Merk at du her
også kan legge på en pris. Denne prisen blir pr tildeling og overføres til faktureringssystem ved endt
leie. Det er i mange tilfeller vanlig å ikke angi noe på pris.

Angi data som f.eks. vist i eksemplet under og trykk «Lagre»:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Det opprettes tildelinger til organisasjonen i kalender:

Aktiv By – Redpill Linpro AS
Gjenta «ny tildeling» på samme eller andre organisasjoner som skal disponere bygget/anlegget til du
har en repeterbar ukeplan.
Når du er fornøyd med planen velger du «Kopier til kalender»
Du kommer inn i et nytt bilde

Her finnes det mulighet for å velge interval for at planen skal kjøres hver uke, hver annen eller hver
tredje uke. I eksemplet har vi valgt hver uke.
Klikk «Forhåndsvisning»
Det genereres nå forlag til hvilke tildelinger som lages.
Dersom dette ser greit ut velger du «Lagre». Ukekalender for bygg/anlegg med ressurser opprettes
med tildelinger over angitt periode. Det er fullt mulig å gjøre operasjonen i flere omganger, dvs. gå
tilbake til ukeplan og legge inn flere tildelinger på ledige dager og gjenta prosessen
Dersom du nå går inn fra forntend vil disse tildelingene vise i kalender for bygget og ressursene.
36

Aktiv By – Redpill Linpro AS

10 Søknadsbehandling
Frontend – registering og innsending av søknad
I systemet finnes det mulighet for å søke via webgrensesnittet i frontend. En søker kan søke seg
frem til et bygg og se på kalender for ledige tider. Her kan brukeren klikke på knappen «Ny
søknad».
Øvre del av bildet ser slik ut:

Brukeren skrive inn en kort beskrivelse av hva det gjelder (NB! Denne teksten vises i kalender ved
innvilget søknad, dersom ikke saksbehandler endrer denne).
Søkeren legger inn hvilken ressurs, tidspunkt og målgruppe det gjelder. I nedre del av bildet fylles
det ut ytterligere informasjon:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Når søknadsskjema er ferdig utfylt trykker søkeren på knappen «Send» nede til venstre. Søknaden
går da inn til saksbehandler i kommunen og kan behandles videre der. Søker får en bekreftelse for at
det ser sendt inn direkte i skjermbildet, og mottar også epost for dette med en link inn til
søknadenens unike id for videre dialog med saksbehandler.
Merk:
På fakturainformasjon holder det at brukeren bare fyller ut fødselsdato. Før søknaden kan tildeles,
må det være innlagt et fullstendig organisasjonsnummer eller fødselsnummer. Dette kan
saksbehandler spørre om, eller det må hentes opp via Folkeregisteret.
Dersom det er lagt til dokumenter på juridiske betingelser må søker krysse av at de har akseptert
disse før søknaden kan sendes til behandling.

Backend – saksbehandling av søknader
En saksbehandler har tilgang til å håndtere søknader. Når en søknad er sendt inn fra en søker vil den
dukke opp i en generell liste under menyvalget: «Booking/Søknader». Her vil saksbehandler få frem
alle søknader som ikke er avsluttet og på de bygg som saksbehandler er gitt tilgang til.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

På menyvalget «Skrivebord» vil saksbehandler få frem de sakene som han/hun jobber med (altså er
tildelt). Hvordan dette skjer kommer vi tilbake til. Det finnes en mulighet for å se alle søknad med
knappen «Vis alle». Du vil da få frem alle søknader uansett status og tildeling.

Aktiv By – Redpill Linpro AS
Det vanlige for en saksbehandler vil være å søke opp sine bygg for å se om det er kommet nye
søknader:

Saksbehandler kan gå inn på detaljer ved å trykke på nummerid på søknaden:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Oppe i bildet står det informasjon om at saksbehandler må bli saksbehandler for søknaden for å
gjøre ytterligere behandling. Valget for dette finnes i bunnen av bildet med valget «Bli
saksbehandler».

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Trykker saksbehandler på dette valget blir saken tildelt og kan arbeides videre med. Saken vil da
også komme opp i filteret for «mine saker».
Saksbehandler kan nå undersøke om dato det er søkt på er ledig i gjeldende hall ved å slå opp
direkte på kalender for hallen (se pilmarkering under):

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Alternativ behandling av en slik forespørsel er å benytte rapporten «Ledig tid» som finnes under
menypunktet «Rapporter» i løsningen. Rapporten gjør det mulig å søke ledig tid på et tidsintervall
på et bygg og opprette arrangement derfra. Se under punkt 15 i heftet for beskrivelse av rapporten.

Tildeling av tid
Dersom det er ledig tid har saksbehandler flere valg:
Under punktet «Når» finnes det en nedtrekksliste for valgene:
–

Lag tildeling

–

Lag booking

–

Lag arrangement

Dersom det velges tildeling eller booking må det kommer det opp krav om at organisasjonsnummer
og organisasjon må oppgis. Dersom det er en tildeling kreves det at et fullstendig fødselsnummer er
angitt for at det skal bli opprettet i kalender for bygget.
Dersom det finnes en booking fra før er det ikke mulig å registrere en ny booking over.
Saksbehandler må da inn på denne bookingen og sette den som inaktiv før ny booking kan
registreres. Dersom det er snakk om et arrangement kan denne opprettes over en tildeling eller
booking. Saksbehandler må da i etterkant gå inn på gjeldende booking og sette den inaktiv samtidig
som han varsler de som har denne bookingen

Aktiv By – Redpill Linpro AS

I eksemplet oppretter saksbehandler et arrangement ved av velge «Lag arrangement» under
valgalternativene under «Når». En kommer inn i et nytt skjermbilde for oppretting av arrangement.
Saksbehandler går videre ned i skjermbildet og vurderer om det er intern eller eksternfakturering
som skal benyttes, om det skal legges på en pris, og om det skal purres på brukerstatistikk.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Skriv inn tekst for varsling av kontaktpersoner som har booking her under feltet «Informer
kontaktpersoner». Lenger oppe i bildet under «arrangementtype» kan det angis om bookingen skal
fremstå som offentlig eller privat på kalender i frontend.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Saksbehandler har nå muligheten til å gå tilbake til søknad ved å trykke på søknadsnummer:
Vi kommer da over i bildet for søknadsbehandling igjen:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Her ser vi at arrangementet er opprettet under «tilknyttede elementer»

Videre behandling
Nede i skjermbildet finnes det en del valg for den videre saksbehandling:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Her kan det skrives kommentarer som sendes til søker når en trykker «Legg til kommentar». En har
en historikk på dialog mellom søker og saksbehandler. Denne historikken vil også vise hvilke
dokumenter søker har måtte akseptere i det søknad var sendt inn.
Ellers:
●

«Gi fra meg søknaden». Saksbehandler får ikke søknaden i mine saker. Dukker opp som
eierløs i den totale listen.

●

«Ikke vis på mitt skrivebord før ny hendelse inntreffer». Vises ikke på mine saker før det har
vært endringer på saken, f.eks. dersom søker sender inn nye spørsmål.

●

«Avslå søknad». Søkad får status avslått og søker får melding om dette.

●

«Godta søknaden». Booking, arrangement, tildeling opprettes i kalender og søker får
melding om dette.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

11 Fakturering
I systemet er det lagt inn mulighet for å sende over fakturagrunnlag til faktureringssystem. Pr dags
dato er dette tilpasset eksport til Agresso. Det er laget en løsning hvor det kan produseres to filer, en
for overføring til Agresso og en csvfil for manuell innregistrering av internfaktura.
Forutsetningene for at det kan faktureres er at det er opprettet nødvendige konteringsstrenger under
menyvalg «innstillinger», at det ligger beløp på leie på tildeling, booking eller arrangement. Det kan
også på de enkelte organisasjoner angis om det skal intern eller eksternfaktureres.

Grunnlag for fakturering
Under menypunkt «Booking/Søknader/Klar for fakturering» finner vi et skjermbilde for hvilke
aktiviteter som kan faktureres. Denne listen genereres automatisk etterhvert som dato for aktivitene
er passert. Listen oppdateres vanligvis en gang i døgnet med nye datoer.

Oppe i bildet kan det angis et filter for hvilke bygg/anlegg den enkelte ønsker å lage fakuragrunnlag
for. Det kan også angis sesong. Vanligvis vil man foreta fakturering frem til en gitt dato
etterskuddsvis, og denne datoen velges. Vi får da frem en liste over hvilke aktiviteter som kan
faktureres. Det er også mulig å endre på data i denne listen, f.eks. ved manglende kundeid (org.nr
eller fødselsnummer). Videre kan man også legge inn/endre pris og evt angi om det skal være
intern eller eksternfakturering fra dette bilde. Man trykker da på nummerID helt til venstre i
tabellen for redigering. Etter redigering må søket foretas på nytt.
Når dere har fått opp de aktiviteter som skal faktureres velges «Eksporter» nede til venstre.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Dere kommer da over i et nytt bildet for eksportinnstillinger.

Her angis forhåndsdefinerte kontokoder.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Det kan angis forskjellig kontokoder, en for internfakturering og en for eksternfakturering dersom
en benytter ulike konteringer på disse. Dersom dere ikke har internfakturering skal det, slik systemet
er i dag, likevel angis kode her.
Trykk så på «Eksporter». Du kommer inn i et nytt bilde for generering av eksportfiler

Tanken her er at de enkelte ansvarlige for de ulike bygg kjører jobben frem til dette punktet, og at
det videre er en ansvarlig som foretar den videre generering av filer til faktureringssystem.
Som det fremgår av listen, vises alle grunnlag som er klar for filgenerering. Helt til høyre i bildet
ligger det en kolonne som viser om det er generert eksportfil. Dvs. det er her vi senere kan gå og se
om det er fakturert for et bygg. Det vises også kolonner for antall elementer (tildeling, booking eller
arrangement) som det er generert fakturagrunnlag for. Det vises også totalsum som kan kontrolleres
mot de som senere leser inn fil i faktureringssystem.
Rutinen er laget slik at den samler alle grunnlag som ikke tidligere har generert fakturafil. Dvs at
54

Aktiv By – Redpill Linpro AS
man slipper å sende over en og en fil til økonomikontoret.
Velg «generer filer» og dere kommer over i et nytt bildet som gir en oversikt over hva det skal
genereres filer for. I eksemplet kan det lages to filer, en for internfakturering og en for
eksternfakturering.

Trykk på «Last ned» i kolonnen Handling. Det vil være noe forskjellig hvordan de ulike nettlesere
nå håndterer dette, men vanligvis vil man få et valg for å åpne filen, eller lagre på disk. Det mest
vanlige nå vil være å lagre filen på en katalog, enten lokalt som du så sender til økonomikontoret,
eller at du lagrer det på en avtalt disk, hvor økonomikontoret manuelt leser inn fra eller en
automatisk jobb for import i økonomisystemet kjører.
Status for fakturagrunnlagene blir nå at det er eksportert. Dette kan sees i bildet for Fakturaeksport
under «Søknader/Klar for fakturering»:

Her kan du også se en del annen revisjonsmessig informasjon som hvilken eksportfil det ligger i og
hvilken ordreid de har fått.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Frontend
Frontend er den delen av løsningen som gjøres tilgjengelig fra kommunens internettportal. Fra dette
grensesnittet kan publikum få informasjon om bookingsituasjonen på de ulike bygg og haller.
Idrettsledere eller ledere innen kultur vil også fra dette grensesnittet logge seg inn og gjøre
bookinger på bygg og haller de har fått tildelt tid på.

12 Søk fra frontend
Når en bruker kommer inn i frontend kan han foreta søk på hele eller deler av et navn på et
bygg/hall, et idrettslag, en aktivitet osv.

Ved valget «søk» vil det komme frem en liste over mulige treff på søkeord.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Det er i listen som fremkommer angitt om treffet er et bygg, en ressurs et lag e.l.
Dersom brukeren trykker på valget «Bygg/anlegg» kommer man inn på detaljer for bygget. Her vil
det ligge en del informasjon om bygget, kontaktperson osv.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Herfra kan man gå inn på «Kalender» for å se på hvilke aktiviteter som foregår.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Ved å holde musepeker over de aktuelle bookingene i kalenderen dukker det opp et
informasjonsikon. Det indikerer at man kan trykke på valgt tidspunkt for å få opp mer informasjon
på aktuell booking.

Dersom det er en innlogget bruker som gjør dette, vil det være et valg for «Lag ny booking».
Dersom det er en anonym bruker vil det ikke være mulighet for å opprette ny booking. En anonym
bruker vil derimot ha mulighet for å registrere en elektronisk søknad. Selve saksbehandlingen av
denne søknaden er beskrevet spesielt under eget kapittel for backend.

13 Innloggede brukere fra frontend
Det er altså mulighet for innlogging i frontend. Dette muliggjør redigering fra ansvarlige i
organisasjoner som er registrert i systemet. Kort fortalt vil løsningen settes opp til å autentisere med
IdPorten/MinID på personer som er tilknyttet en organisasjon i Foretaksregisteret/Altinn. Har en
65

Aktiv By – Redpill Linpro AS
person gitte roller i en organisasjon og dette er registrert i Altinn vil brukeren kunne logge inn fra
frontend. Her kan brukeren legge inn bookinger på sin organisasjons tildelinger. Det er også
muligheter for å endre på informasjonen som er registrert på selv organisasjonen.
Dersom en er innlogget og klikker på en tildeling på egen organisasjon får man muligheten for å
lage en booking.

Dersom det finnes en booking fra før får man muligheten til å redigere på denne.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Klikker den innloggede brukeren på Organisasjon eller gruppe under «Hvem» får man
redigeringsmuligheter.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Ved klikk på redigeringsikon (illustrert med pil i bildet over):

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Masseoppdatering
En innlogget bruker har altså muligheter for å opprette en eller flere bookinger, eller redigere en
booking. Noe som da kan være viktig er at det opprettes med riktig statistikk. I en del tilfeller vil det
kunne oppstå endringer på det som opprinnelig var booket og det som faktisk blir tilfelle. Det kan
være at det er booket fotball med gutter 14 år hver mandag kl 14:00, men at det blir endret utover i
sesongen. Det kan da være greit å kunne endre på dette. Det kan også hende at det er registrert
mange bookinger med helt feil grunnlag for statistikk, f.eks. at det ble langt flere deltakere enn det
som man trodde da bookingene ble opprettet.
70

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Det er laget en mulighet i løsningen for å masseoppdatere (endre) bookinger. Dersom en går på en
eksisterende booking fra frontend og velger «Rediger» finnes det også et valg for
«masseoppdatering».

Ved å velge «Masseoppdatering» kommer man inn i dette bildet:

Aktiv By – Redpill Linpro AS
I masseoppdateringsbildet kan du endre på f.eks. antall deltakere og hvilket lag som skal ha
ressursen resten av sesongen. Får endringen trer i kraft vil det komme en rapport som viser
endringene som vil bli utført:

Dersom det ser greit ut velges «Oppdater».

14 Registrere søknad
Dersom en anonym bruker har funnet en tid i kalender kan han trykke på aktuell tidspunkt og det vil
være mulighet for å registrere søknad.

Aktiv By – Redpill Linpro AS
Ved valget «Ny søknad» kommer brukeren inn i søknadsskjema:

Her må brukeren fylle ut en del informasjon som type aktivitet, hvilke(n) ressurs det gjelder, dato,
evt flere datoer, målgruppe, antall deltakere, kontaktinformasjon. Det må også gjøres aksept for
eventuelle HMSdokumenter, brannforskrifter osv som kan lastes ned.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Når søker har fylt ut skjema sendes dette til saksbehandler med valget «Send». Søknaden vil da
dukke opp hos aktuell saksbehandler i backend. Søker får melding om at søknad er registrert direkte
i søknadsskjema og vil også motta en epost som bekreftelse på innlevert søknad.
Søknaden behandles og kommentarer en saksbehandler registrerer fra backend sendes som
meldinger til søker med link til aktuell søknad. Ved godkjenning dukker booking automatisk opp i
kalender.

Oppdatering av statistikk
I backend av løsningen har vi sett at det er mulig å legge inn et valg for om brukerne må oppdatere
statistikk. I det en booking foretas kan den som bestiller eller søker må det legges inn data om antall
personer fordelt på kjønn og alder. Systemet har en funksjon for oppfølging av dette, dvs at det kan
settes opp at det går ut en epost til alle brukere som det kreves etterregistrering av statistikk på.
Tidspunkt for når denne meldingen går kan tilpasses, men det kan f.eks. være en time før
arrangementet. I eposten ligger det en lenke til løsningen hvor de kan oppdatere med disse data.
Eksempel på mottatt melding på epost:

Når mottaker klikke på lenken kommer han automatisk inn på applikasjon for oppdatering av
statistikk:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Tidligere innrapportert statistikk vises og brukeren kan endre dersom dette ikke stemmer. Ved valget
«lagre» får systemet melding om at statistikk er oppdatert og evt. endringer vil fremkomme i
rapporter fra backend.

15 Rapporter
Løsningen benytter den frie versjonen av Jasper Reports. Dette er en rapportgenerator som gjør det
mulig å lage rapporter og presentere dette i hvilket format en måtte ønske. I løsningen er det valgt å
presentere rapporter i pdf, xls eller csvformat.

Brukerstatistikk
Menyvalg fra backend: Booking/Rapporter/Deltakere
Fra backend er det mulig å ta ut rapport for statistikk. Rapporten kan kjøres på et og et bygg, eller
for et utvalg av bygg (bruk da ctrltasten og klikk på aktuelle bygg)

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Når en har valgt aktuelle haller, datointervall og format startes rapporten med valget «Opprett
rapport». Alt etter format og nettleser vil resultatet bli presentert. I eksemplet her har vi valgt alle
bygg og formatet pdf.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Ledig tid
For de som behandler søknader om arrangement kan rapport for ledig tid kunne være til stor hjelp.
Rapporten gir mulighet for å søke på et gitt tidsintervall og ukedager for å finne ledig tid på
ressursene på et bygg.
Oppstartsparametre er fra/til dato, valg av bygg og ukedag. I eksemplet under har jeg valgt et
tidsrom for Giskehallen og bare mandager er aktuelle.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Ved kjøring av rapporten får vi opp ledige tider på ressursene for bygget:

Herfra kan man opprette et arrangement. Merk at dere må angi manglende verdier i bildet for nytt
arrangement før du velger lagre.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Source Exif Data:

File Type                       : PDF
File Type Extension             : pdf
MIME Type                       : application/pdf
PDF Version                     : 1.4
Linearized                      : No
Page Count                      : 79
Language                        : nb-NO
Author                          : Guttorm Stangeland
Creator                         : Writer
Producer                        : OpenOffice.org 3.1
Create Date                     : 2010:04:20 14:50:16+02:00

EXIF Metadata provided by EXIF.tools

Booking Manual

booking_manual

booking_manual

Navigation menu

Versions of this User Manual:

Views

Navigation