Booking Manual

booking_manual

User Manual: Pdf

Open the PDF directly: View PDF .
Page Count: 79

1 Om AktivBy
2 Om kursheftet
3 Kort om oppbygging og funksjoner
4 Brukeradministrasjon
- Generell tilgang til systemet
  - Oppretting av grupper
  - Opprettelse av brukere og knytning til gruppe
5 Innstillinger
- Kort om noen innstillinger for AktivBy
6 Tilganger i AktivBy
7 Systemparametre
- Innstillinger
8 Grunndata
9 Sesonger
10 Søknadsbehandling
- Frontend – registering og innsending av søknad
- Backend – saksbehandling av søknader
  - Tildeling av tid
  - Videre behandling
11 Fakturering
- Grunnlag for fakturering
12 Søk fra frontend
13 Innloggede brukere fra frontend
- Masseoppdatering
14 Registrere søknad
- Oppdatering av statistikk
15 Rapporter
- Brukerstatistikk
- Ledig tid

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Kurshefte

Bookingmodul AktivBy

April 2010

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Innholdsliste

1Om AktivBy.......................................................................................................................................3

2Om kursheftet.....................................................................................................................................3

3Kort om oppbygging og funksjoner....................................................................................................4

4Brukeradministrasjon..........................................................................................................................4

Generell tilgang til systemet............................................................................................................4

Oppretting av grupper.................................................................................................................4

Opprettelse av brukere og knytning til gruppe............................................................................6

5Innstillinger.........................................................................................................................................9

Kort om noen innstillinger for AktivBy...........................................................................................9

6Tilganger i AktivBy..........................................................................................................................10

Superbruker og Systemkoordinator – alle rettigheter i Aktiv By..............................................10

Begrenset tilgang til AktivBy....................................................................................................11

Oversikt over tilganger – tabell.................................................................................................13

7Systemparametre...............................................................................................................................15

Innstillinger....................................................................................................................................15

Systemrettigheter.......................................................................................................................15

Aktivitet.....................................................................................................................................15

Målgruppe.................................................................................................................................16

Aldersgruppe.............................................................................................................................16

Konteringsdimensjoner.............................................................................................................17

Konteringsstreng........................................................................................................................18

8Grunndata.........................................................................................................................................20

Organisasjoner...............................................................................................................................20

Grupper..........................................................................................................................................22

Bygninger.......................................................................................................................................24

Ressurser........................................................................................................................................26

9Sesonger............................................................................................................................................28

10Søknadsbehandling.........................................................................................................................39

Frontend – registering og innsending av søknad...........................................................................39

Backend – saksbehandling av søknader.........................................................................................40

Tildeling av tid..........................................................................................................................45

Videre behandling.....................................................................................................................50

11Fakturering......................................................................................................................................52

Grunnlag for fakturering................................................................................................................52

12Søk fra frontend..............................................................................................................................56

13Innloggede brukere fra frontend.....................................................................................................65

Masseoppdatering..........................................................................................................................70

14Registrere søknad............................................................................................................................72

Oppdatering av statistikk................................................................................................................74

15Rapporter........................................................................................................................................75

Brukerstatistikk..............................................................................................................................75

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Ledig tid.........................................................................................................................................77

1 Om AktivBy

AktivBy er utviklet av Redpill Linpro på oppdrag av Bergen Kommune. Løsningen er en modul i

FDV-systemet Portico Estate. Portico Estate er en løsning for Forvaltning, Drift og vedlikehold av

bygg og anlegg. Bookingmodulen kan installeres uavhengig av om Portico Estate tas i bruk eller

ikke. Portico Estate og AktivBy er lisensieres under GPL.

Bookingmodulen skal håndtere administrasjon av feks idrettshaller og kulturlokaler i kommunen.

Modulen skal gi:

•informasjon til publikum om muligheter og tilgjengelighet, åpningstider, treningstider og

arrangement.

•Informasjon og service til lag og organisasjoner om aktuelle anlegg, søknadsprosess og

leiemuligheter. Søknader på nett.

•Et administrativt verktøy for utleie (fakturering, avtaler, HMS), evt. grensesnitt mot

kommunens administrative løsninger for arkiv, økonomi og bygg.

•Bedre oversikt over tilgjengelige anlegg og bruksmuligheter (type rom/baner/ utrustning)

2 Om kursheftet

Rettighetene til kursheftet tilhører Redpill Linpro AS. Redpill Linpro vil oppdatere kursheftet

løpende i forhold til endringer og videreutvikling av løsningen.

For kommentarer og spørsmål til kursheftet send melding til guttorm.stangeland@redpill-

linpro.com.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

3 Kort om oppbygging og funksjoner

AktivBy er en del av Portico Estate. Det brukerstyres om brukere skal ha tilgang bare til denne

modulen eller hele Portico Estate. Bookingmodulen består av en administrasjonsdel (backend) og en

brukerdel (frontend).

Frontend blir altså selve løsningen som sluttbrukerne vil se på hjemmesiden. Fra frontend vil det

være muligheter for søk på bygg, organisasjon og ressurser. Herfra kan anonyme brukere hente

informasjon om tilgjenglighet, treningstider, arrangementer. Lagledere og organisasjoner som er gitt

tilgang til administrasjon av tildelte tider på de enkelte bygg, kan logge seg inn ved hjelp av Altinn

for administrasjon via frontend.

Anonyme brukere kan fra frontend søke om f.eks. leie av et anlegg. Kommunikasjonen foregår ved

hjelp av elektronisk skjema og e-post.

Administrasjonsdelen (backend) består for det meste av administrasjonsfunksjoner for de ansvarlige

i kommunen. Her finnes muligheter for registrering av organisasjoner, bygg, ressurser osv. I tillegg

finnes det funksjoner for overføring til eksternt faktureringssystem.

Fra denne delen av systemet vil de ansvarlige også kunne sette opp sesonger for et anlegg, dvs.

bestemme hvilke dager og klokkeslett et lag/organisasjon får bestille tid i et bygg og hvem som skal

ha tilgang til å gjøre dette de enkelte ukedager og tidspunkt.

Fra backend vil de ansvarlige også håndtere søknader fra publikum.

4 Brukeradministrasjon

Generell tilgang til systemet

I Portico Estate er må det være opprettet en administrator for hele løsningen i tillegg til en

«dummybruker» for innlogging fra frontend. Disse blir opprettet av teknisk konsulent ved

installasjon av løsningen.

Første gang administrator går inn i løsningen bør det opprettes minst en gruppe. Istedet for å gi

tilganger til hver enkel bruker, kan dette gjøres på gruppenivå hvor gruppen gis tilgang til AktivBy.

Oppretting av grupper

Menyvalg: Administrasjon/Admin/Manage groups/

Aktiv By – Redpill Linpro AS

I dette menyvalget vil det vanligvis være opprettet minst en gruppe «Admins» e.l. For å opprette en

ny gruppe, trykk på Legg til nede til venstre i skjermbildet.

Du kommer inn i følgende bilde hvor du angir gruppenavn:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Velg så mappen/fanen «Applications» og velg her «Booking»:

Velg så «Lagre».

Opprettelse av brukere og knytning til gruppe

Menyvalg: Administrasjon/Admin/Manage users/

Nede til venstre velges «Legg til»

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Fyll inn nødvendig informasjon:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

NB! Husk å krysse av for at brukeren er aktiv (Account aktiv) oppe til venstre i skjermbildet!

Ikke trykk lagre ennå, men gå videre til neste fane for «Grupper»

Her velges gruppen brukeren skal være medlem av.

I fanen «Applications» kan det settes tilganger direkte på en bruker. Dette er ikke nødvendig da

brukeren er gitt tilganger i egenskap av gruppen den er medlem av.

Velg «Lagre» og gjenta prosessen for alle brukere som skal ha tilgang til Backend i AktivBy.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

5 Innstillinger

Det er mulig å sette opp en del innstillinger om språk, felter osv i Portico Estate. Disse

innstillingene finner dere oppe til høyre i menyen.

Kort om noen innstillinger for AktivBy

Menyvalg: Administrasjon/booking/konfigurasjon

Her settes det opp ulike innstillinger for AktivBy. Hva som legges her gjennomgås vanligvis på

opplæring av it-personell.

Det settes opp adresse for host som vist i eksempelet over. Det angis også hvilken avsender epost fra

systemet skal ha. Ofte vil en slik avsenderadresse ha navn på system og f.eks. teksten «noreply»

eller lignende. Det kan også i konfigurasjon legges inn katalog/sti til hvor logo med kommunevåpen

ligger. Bildet det henvises til her er det som vises oppe til venstre i forsiden på frontend.

I løsningen er det mulig å legge inn bilder f.eks. for de ulike haller og ressurser. Dersom det legges

inn høytoppløselige bilder kan dette gå utover hastigheten på visningen i frontend. For å unngå

problemer med omskalering av bilder i nettleser har vi valgt å legge inn et verktøy kalt Image

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Magic. Dette verktøyet skalerer bilder ved opplasting i løsningen ut fra verdier som er lagt inn under

«Image maxhight/width» under konfigurasjon. Default verdi er 300x300.

Menyvalg: Administrasjon/Bookingfrontend/Konfigurasjon

I denne konfigurasjonen kan det velges hvilken type innlogging som skal benyttes. Videre ved

innlogging med IdPorten og kobling mot Altinn kan det her angis en del parametre for dette.

Detaljene rundt dette håndteres naturligvis av it-personell.

Det finnes videre en hel rekke andre innstillinger for løsningen. Vi behandler ikke disse i dette

kurshefte.

6 Tilganger i AktivBy

Brukeradministrasjonen i Portico Estate håndtere bare generell tilgang til Portico Estate og modulen

AktivBy. Begrensinger til menyvalg, bygg, sesonger osv håndteres i menyvalgene i AktivBy.

For å sette opp begrensningene bør du være innlogget som administrator eller en bruker med

administratorrettigheter.

Superbruker og Systemkoordinator – alle rettigheter i Aktiv By

Administrator bør sette opp hvilke brukere som skal ha alle rettigheter for vedlikehold av

bookingmodulen.

Menyvalg: Booking/Innstillinger/Systemrettigheter

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Her angis brukere med rolle Manager eller Saksbehandler (case_officer).

Brukere som er er gitt generell tilgang til AktivBy som også får roller her, får redigeringsrettigheter

på det meste i løsningen. Rollen manager (Superbruker) gir i tillegg rettigheter til menyvalget

«Innstillinger».

Begrenset tilgang til AktivBy

Dersom en bruker ikke er gitt rettigheter under Innstillinger/Systemrettigheter har de i

utgangspunktet bare lov til å opprette nye organisasjoner, sende epost, håndtere søknader og

rapportere. For at en saksbehandler skal kunne administrere bygg, sesonger, ukeplaner, faktura osv

må det gis riktige adgangskontroller. Under Bygg/anlegg, Ressurser og Sesonger finnes det valget

«Rettigheter» hvor de enkelte brukerne gis rettigheter til å redigere på de ulike bygg, ressurser og

sesonger og det som har med det å gjøre. Det finnes to roller:

Administrator – Gir tilgang til å opprette nytt og endre

Saksbehandler – Gir bare tilgang til å endre

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Eksempel på rettigheter bygg:

Det kan angis to rettighetstyper, «Administrator» eller «Saksbehandler».

Administrator gir tilgang til å opprette nye, mens saksbehandler bare kan redigere.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Rettighetene som blir satt her vil også fungere som et «filter» for brukeren, dvs. at brukeren bare vil

få opp disse byggene ved håndtering av nye søknader. Det samme vil gjelder ved fakturagenerering

(Klar for fakturering).

Oversikt over tilganger – tabell

Tilgangsnivå

beskrivelse

Tilganger Hvordan

Generell

spørretilgang til

Aktiv By med

mulighet for

opprettelse av

organisasjoner.

Behandle søknader:

Bygg:

Ressurser:

Tilganger:

Dokumenter:

Organisasjoner:

Grupper:

Arrangement:

Sesonger og ukeplan:

Fakturaeksport:

Sende epost:

Rapport:

Innstillinger:

Spørring

Nei

Generell brukeradministrasjon.

Gitt tilgang til applikasjonen

«Booking»

Systemkoordinator

Aktiv By

Tilgang til alt i Aktiv

Behandle søknader:

Bygg:

Ressurser:

Tilganger:

Dokumenter:

Organisasjoner:

Grupper:

Arrangement:

Sesonger og ukeplan:

Fakturaeksport:

Sende epost:

Rapport:

Innstillinger:

Menyvalg:

Innstillinger/Systemrettigheter

Rolle:

Manager

Superbruker Aktiv

Tilgang til alt med

unntak av innstillinger

Behandle søknader:

Bygg:

Ressurser:

Tilganger:

Dokumenter:

Menyvalg:

Innstillinger/Systemrettigheter

Rolle:

Case_officer

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Organisasjoner:

Grupper:

Arrangement:

Sesonger og ukeplan:

Fakturaeksport:

Sende epost:

Rapport:

Innstillinger:

Nei

Saksbehandler for

egne bygg:

Behandle søknader:

Bygg:

Ressurser:

Tilganger:

Dokumenter:

Organisasjoner:

Grupper:

Arrangement:

Sesonger og ukeplan:

Fakturaeksport:

Sende epost:

Rapport:

Innstillinger:

Bare egne, full

Nei

Bare egne

Nei

Innstillinger:

- Tilgang til applikasjonen

«Booking» i generell

brukeradministrasjon.

- Gi Administratortilgang til

enkeltbygg, ressurser og sesonger

som brukeren skal arbeide med.

Saksbehandler for

egne bygg:

Behandle søknader:

Bygg:

Ressurser:

Tilganger:

Dokumenter:

Organisasjoner:

Grupper:

Arrangement:

Sesonger og ukeplan:

Fakturaeksport:

Sende epost:

Rapport:

Innstillinger:

Redigering egne

Nei

Redigering egne

Bare egne

Nei

Innstillinger:

- Tilgang til applikasjonen

«Booking» i generell

brukeradministrasjon.

- Gi Saksbehandlertilgang til

enkeltbygg, ressurser og sesonger

som brukeren skal arbeide med.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

7 Systemparametre

Innstillinger

Under innstillinger kan vi sette opp en del grunnleggende parametre og begreper i systemet.

Systemrettigheter

Her setter vi opp en rolle på brukerne. Brukerne må være definert på forhånd under

administrasjonsdelen av systemet Portico Estate. Se mer om dette i kapittel 4.

Aktivitet

Under menypunktet «Aktivitet» kan det settes opp hvilke aktiviteter de ulike lag og organiasjoner

driver med. Det må minst opprettes en aktivitet i systemet. Aktivtet angis flere steder i systemet,

f.eks. er det et krav ved søknad om tildeling av tid på et bygg/anlegg. For en kommune vil det være

aktuelt å dele inn i Idrett og kultur, og dersom det er aktuelt i en del underpunkter på disse som

f.eks. Idrett/fotball, Idrett/håndball, Idrett/friidrett, kultur/amatører, kultur/fil osv. Aktiviteter kan

danne grunnlag for senere uttak av statistikk i systemet.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

En aktivitet kan ikke slettes etter den er opprettet, men kan endres eller settes til «inaktiv».

Målgruppe

Verdiene som opprettes her er også i utgangspunktet tiltenkt senere uttak av statistikk, men også

som ren informasjon om type brukere. Det kan være interessant å få ut hvor mange studenter som

benytter seg av et bygg, eller om det er et privat eller offentlig arrangement.

Det er mulighet for å legge på en sortering av de ulike gruppene (angivelse 1, 2, 3, osv).

Aldersgruppe

Her legges det inn ønsket gruppering på aldersgrupper. Dette kan brukes til uttak av statistikk, men

kan også har betydning for om bruk skal faktureres eller ikke. Det kan legges på en nummerering på

sortering.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Konteringsdimensjoner

Det er opp til de enkelte organisasjoner og definere inn hvilke konteringsdimensjoner som skal

benyttes og benevnelsen på disse.

Dersom det fylles ut benevnelser i disse feltene blir de gjeldende. I eksemplet over benyttes ikke

konteringsdimensjon 4 og vil da heller ikke fremkomme i systemet. I tillegg til

konteringsdimensjoner er det også lagt inn mulighet for beskrivelse av verdier i Agresso for

Dim_value 1,4 og 5. Dette er tilleggsinformasjon som benyttes i faktureringen i Agresso.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Konteringsstreng

Det kan opprettes et ubegrenset antall konteringsstrenger med egne navn i systemet. Antall

konteringer i konteringsstrengen avhenger av hva som er angitt under menypunkt

«Innstillinger/konteringsdimensjoner».

En konteringsstreng er i AktivBy «hurtigvalg» for å sette på en gitt kontering på en

booking/arrangement/tildeling før overføring til faktureringsystemet. I stedet for hver gang å angi

ansvar, tjeneste, prosjekt osv angis det altså bare disse ferdigdefinerte konteringsstrengene. Det er

viktig at disse konteringene er gjennomtenkt slik at de er lette å kjenne igjen når jobben med

overføring til faktureringssystemet gjennomføres.

F.eks. kan Id'en til en konteringsstreng inneholde informasjon om det gjelder idrett eller kultur, om

det gjelder et spesielt bygg eller arrangement osv.

Eksemplet viser begreper på konteringer i forhold til Bergen kommune som benytter Agresso:

Redigeringen ser slik ut:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

8 Grunndata

Før systemet tas i bruk er det opplagt at vi må registrere inn en del bygg, ressurser og

organisasjoner.

Organisasjoner

Under menyvalg «booking/organisasjoner» opprettes de ulike organisasjoner som skal benytte

bookingsystemet. Det meste av denne informasjonen vil vise for brukere av nettjenesten.

Informasjonen kan senere redigeres for de som står oppført som kontaktpersoner ved pålogging via

Altinn.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

I bildet legges det inn:

–Navn på organisasjon

–Organisasjonsnummer

–Kundenummer (reskontronummer) i økonomisystem

–Type aktivitet som organisasjonen driver

–Adresse til hjemmeside (denne blir klikkbar)

–Telefon

–E-post

–Fakturainformasjon – organisasjonsnummer/fødelsnummer

–Intern kunde (angi om det skal intern- eller eksternfaktureres)

–Adresseinformasjon

–Informasjon om organisasjonen som du ønsker skal vises for brukere av bookingløsningen.

Nederst i bildet legges det inn bookingansvarlige. Det er mulig å angi opptil 2 personer. Personene

som registreres her vil kunne ha tilgang til redigering av opplysninger via innlogging. Videre vil

disse få tilgang til å gjøre bookinger for lag/grupper som hører inn under organisasjonen.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Grupper

For hver organisasjon må det opprettes minst en gruppe. Med gruppe menes her f.eks. de enkelte lag

i et idrettslag eller områder innen kultur som det senere skal være mulig å booke tid på.

Menyvalg: «Booking/organisasjon/grupper»

Velg «Ny gruppe» og skriv inn navnet på gruppen. Navnet som skrives her er det som vil vises som

«korttekst» i kalender fra webgrensesnittet for publikum. Det bør være føring for om navn skal angis

som f.eks. «Gutter fotball 15 år» eller «Fana fotball G15».

På organisasjon kan du skrive de første bokstavene på organisasjonen og systemet vil foreslå

forskjellige organisasjoner forløpende som du skriver. Velg organisasjonen som gruppen hører inn

under.

Legg videre inn relevant informasjon om gruppen/laget. Nederst i bildet legges det inn ansvarlige

gruppeledere. De som angis her har muligheter for senere å gjøre endringer på opplysinger. Det er

også disse personene som vil få varsel om oppdatering av statistikk i forbindelse med bruk av

bygninger/haller.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Legg så inn de andre gruppene/lagene under organisasjonen ved å gå på menyvalg for grupper og

gjenta prosess.

Bygninger

Alle bygg og haller som det skal kunne gjøres bookinger på må på forhånd opprettes i systemet.

Menyvalg «Booking/ Bygg/anlegg».

Velg «Nytt bygg/anlegg»

Fyll inn relevant informasjon.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Når du har fylt ferdig velg «Lagre» nede i bildet. Informasjonen du har angitt er nå lagret.

Du kan nå knytte ulike dokumenter til bygget. Dette kan være bilder som du vil skal vises av bygget

og ulike dokumenter.

Velg «Legg til dokumenter» nede i bildet. Det er ulike kategorier for de enkelte dokumenttypene:

–HMS

Aktiv By – Redpill Linpro AS

–Prisliste

–Bilde

–Tegning

–Reglement

–Annet

Hvilken kategori du velger kan ha betydning for hvordan dokumentet senere vil bli håndtert/vist i

systemet. Bla. vil HMS-dokumenter være dokumenter som brukerne må krysse av for at de har lest

for å kunne få sendt søknader om leie.

Last opp dokumentene som skal knyttes til bygget.

Velg lagre og gjenta operasjonen til du har knyttet aktuelle dokumenter og bilder til bygget.

Ressurser

Med ressuser i systemet menes som regel en del av et bygg. Et bygg vil ofte inneholde flere ressuser

som benyttes av ulike grupper. F.eks. kan en gymnastikksal kunne deles opp i mindre enheter, og

delene blir da kunne leies ut som bane 1, bane 2, bane 3 osv. I tillegg finnes det andre ressurser som

Aktiv By – Redpill Linpro AS

f.eks. videoutstyr og musikkanlegg. Alle ressurser som skal kunne leies ut opprettes under dette

menyvalget.

Angi en beskrivelse av ressursen og velg hvilket bygg det gjelder. Velg aktiviteten som det vanligvis

benyttes til. Velg deretter hvilken type ressurs dette er, enten lokale eller utstyr.

Velg til slutt «lagre». Gjenta prosessen til du har opprettet alle ressurser for gjeldende anlegg.

Legg til dokumenter som bilder, HMS-dokumenter osv.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

9 Sesonger

Menyvalg: «Booking/Bygg/anlegg/Sesonger»

I systemet opererer vi med begrepet «Sesonger». For hvert bygg opprettes det en sesong, f.eks. vil

dette kunne være sesong for vår eller høst. Det som i praksis gjøres er å legge inn tildelinger til

idrettslag på de enkelte resurser på et bygg/anlegg. Dvs at kommunen gir rammer for når en

organisasjon skal disponere en eller flere ressurser i et bygg/anlegg for en gitt periode.

Systemet fungerer i sin enkleste form ved at man oppretter en plan for en uke for hallen og kopierer

så denne ukeplanen utover en gitt periode.

Velg «ny sesong» og angi et navn for sesongen. Vi anbefaler at navnet på sesongen også inneholder

navn på bygget det opprettes sesong på, f.eks. «Slåtthaughallen vår 2010». Angi hvilke ressurser

som skal være med i sesongen du oppretter. Det er altså ikke noe i veien å lage en sesong for en

ressurs i et bygg og en annen sesong for en annen ressurs i samme bygg.

Angi fra/til perioden som sesongen skal opprettes for.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Velg så «Lagre»

Du kommer inn i et nytt bildet hvor du enten kan «redigere», legge inn «rammetid» eller se på

«ukeplan».

Velg «rammetid»

Du kommer inn i dette bildet for vedlikehold av rammetid for anlegget og ressursene du har valgt:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Legg inn rammetidene og når du er ferdig velg «Gå tilbake til sesong».

Fra sesongbildet kan du velge «Ukeplan»

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Velg her «Ny tildeling»

Her angir du en organisasjon du ønsker å tildele tid til ressursene i bygget/anlegget. Merk at du her

også kan legge på en pris. Denne prisen blir pr tildeling og overføres til faktureringssystem ved endt

leie. Det er i mange tilfeller vanlig å ikke angi noe på pris.

Angi data som f.eks. vist i eksemplet under og trykk «Lagre»:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Det opprettes tildelinger til organisasjonen i kalender:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Gjenta «ny tildeling» på samme eller andre organisasjoner som skal disponere bygget/anlegget til du

har en repeterbar ukeplan.

Når du er fornøyd med planen velger du «Kopier til kalender»

Du kommer inn i et nytt bilde

Her finnes det mulighet for å velge interval for at planen skal kjøres hver uke, hver annen eller hver

tredje uke. I eksemplet har vi valgt hver uke.

Klikk «Forhåndsvisning»

Det genereres nå forlag til hvilke tildelinger som lages.

Dersom dette ser greit ut velger du «Lagre». Ukekalender for bygg/anlegg med ressurser opprettes

med tildelinger over angitt periode. Det er fullt mulig å gjøre operasjonen i flere omganger, dvs. gå

tilbake til ukeplan og legge inn flere tildelinger på ledige dager og gjenta prosessen

Dersom du nå går inn fra forntend vil disse tildelingene vise i kalender for bygget og ressursene.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

10 Søknadsbehandling

Frontend – registering og innsending av søknad

I systemet finnes det mulighet for å søke via webgrensesnittet i frontend. En søker kan søke seg

frem til et bygg og se på kalender for ledige tider. Her kan brukeren klikke på knappen «Ny

søknad».

Øvre del av bildet ser slik ut:

Brukeren skrive inn en kort beskrivelse av hva det gjelder (NB! Denne teksten vises i kalender ved

innvilget søknad, dersom ikke saksbehandler endrer denne).

Søkeren legger inn hvilken ressurs, tidspunkt og målgruppe det gjelder. I nedre del av bildet fylles

det ut ytterligere informasjon:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Når søknadsskjema er ferdig utfylt trykker søkeren på knappen «Send» nede til venstre. Søknaden

går da inn til saksbehandler i kommunen og kan behandles videre der. Søker får en bekreftelse for at

det ser sendt inn direkte i skjermbildet, og mottar også e-post for dette med en link inn til

søknadenens unike id for videre dialog med saksbehandler.

Merk:

På fakturainformasjon holder det at brukeren bare fyller ut fødselsdato. Før søknaden kan tildeles,

må det være innlagt et fullstendig organisasjonsnummer eller fødselsnummer. Dette kan

saksbehandler spørre om, eller det må hentes opp via Folkeregisteret.

Dersom det er lagt til dokumenter på juridiske betingelser må søker krysse av at de har akseptert

disse før søknaden kan sendes til behandling.

Backend – saksbehandling av søknader

En saksbehandler har tilgang til å håndtere søknader. Når en søknad er sendt inn fra en søker vil den

dukke opp i en generell liste under menyvalget: «Booking/Søknader». Her vil saksbehandler få frem

alle søknader som ikke er avsluttet og på de bygg som saksbehandler er gitt tilgang til.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

På menyvalget «Skrivebord» vil saksbehandler få frem de sakene som han/hun jobber med (altså er

tildelt). Hvordan dette skjer kommer vi tilbake til. Det finnes en mulighet for å se alle søknad med

knappen «Vis alle». Du vil da få frem alle søknader uansett status og tildeling.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Det vanlige for en saksbehandler vil være å søke opp sine bygg for å se om det er kommet nye

søknader:

Saksbehandler kan gå inn på detaljer ved å trykke på nummerid på søknaden:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Oppe i bildet står det informasjon om at saksbehandler må bli saksbehandler for søknaden for å

gjøre ytterligere behandling. Valget for dette finnes i bunnen av bildet med valget «Bli

saksbehandler».

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Trykker saksbehandler på dette valget blir saken tildelt og kan arbeides videre med. Saken vil da

også komme opp i filteret for «mine saker».

Saksbehandler kan nå undersøke om dato det er søkt på er ledig i gjeldende hall ved å slå opp

direkte på kalender for hallen (se pilmarkering under):

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Alternativ behandling av en slik forespørsel er å benytte rapporten «Ledig tid» som finnes under

menypunktet «Rapporter» i løsningen. Rapporten gjør det mulig å søke ledig tid på et tidsintervall

på et bygg og opprette arrangement derfra. Se under punkt 15 i heftet for beskrivelse av rapporten.

Tildeling av tid

Dersom det er ledig tid har saksbehandler flere valg:

Under punktet «Når» finnes det en nedtrekksliste for valgene:

–Lag tildeling

–Lag booking

–Lag arrangement

Dersom det velges tildeling eller booking må det kommer det opp krav om at organisasjonsnummer

og organisasjon må oppgis. Dersom det er en tildeling kreves det at et fullstendig fødselsnummer er

angitt for at det skal bli opprettet i kalender for bygget.

Dersom det finnes en booking fra før er det ikke mulig å registrere en ny booking over.

Saksbehandler må da inn på denne bookingen og sette den som inaktiv før ny booking kan

registreres. Dersom det er snakk om et arrangement kan denne opprettes over en tildeling eller

booking. Saksbehandler må da i etterkant gå inn på gjeldende booking og sette den inaktiv samtidig

som han varsler de som har denne bookingen

Aktiv By – Redpill Linpro AS

I eksemplet oppretter saksbehandler et arrangement ved av velge «Lag arrangement» under

valgalternativene under «Når». En kommer inn i et nytt skjermbilde for oppretting av arrangement.

Saksbehandler går videre ned i skjermbildet og vurderer om det er intern- eller eksternfakturering

som skal benyttes, om det skal legges på en pris, og om det skal purres på brukerstatistikk.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Skriv inn tekst for varsling av kontaktpersoner som har booking her under feltet «Informer

kontaktpersoner». Lenger oppe i bildet under «arrangementtype» kan det angis om bookingen skal

fremstå som offentlig eller privat på kalender i frontend.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Saksbehandler har nå muligheten til å gå tilbake til søknad ved å trykke på søknadsnummer:

Vi kommer da over i bildet for søknadsbehandling igjen:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Her ser vi at arrangementet er opprettet under «tilknyttede elementer»

Videre behandling

Nede i skjermbildet finnes det en del valg for den videre saksbehandling:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Her kan det skrives kommentarer som sendes til søker når en trykker «Legg til kommentar». En har

en historikk på dialog mellom søker og saksbehandler. Denne historikken vil også vise hvilke

dokumenter søker har måtte akseptere i det søknad var sendt inn.

Ellers:

●«Gi fra meg søknaden». Saksbehandler får ikke søknaden i mine saker. Dukker opp som

eierløs i den totale listen.

●«Ikke vis på mitt skrivebord før ny hendelse inntreffer». Vises ikke på mine saker før det har

vært endringer på saken, f.eks. dersom søker sender inn nye spørsmål.

●«Avslå søknad». Søkad får status avslått og søker får melding om dette.

●«Godta søknaden». Booking, arrangement, tildeling opprettes i kalender og søker får

melding om dette.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

11 Fakturering

I systemet er det lagt inn mulighet for å sende over fakturagrunnlag til faktureringssystem. Pr dags

dato er dette tilpasset eksport til Agresso. Det er laget en løsning hvor det kan produseres to filer, en

for overføring til Agresso og en csv-fil for manuell innregistrering av internfaktura.

Forutsetningene for at det kan faktureres er at det er opprettet nødvendige konteringsstrenger under

menyvalg «innstillinger», at det ligger beløp på leie på tildeling, booking eller arrangement. Det kan

også på de enkelte organisasjoner angis om det skal intern- eller eksternfaktureres.

Grunnlag for fakturering

Under menypunkt «Booking/Søknader/Klar for fakturering» finner vi et skjermbilde for hvilke

aktiviteter som kan faktureres. Denne listen genereres automatisk etterhvert som dato for aktivitene

er passert. Listen oppdateres vanligvis en gang i døgnet med nye datoer.

Oppe i bildet kan det angis et filter for hvilke bygg/anlegg den enkelte ønsker å lage fakuragrunnlag

for. Det kan også angis sesong. Vanligvis vil man foreta fakturering frem til en gitt dato

etterskuddsvis, og denne datoen velges. Vi får da frem en liste over hvilke aktiviteter som kan

faktureres. Det er også mulig å endre på data i denne listen, f.eks. ved manglende kundeid (org.nr

eller fødselsnummer). Videre kan man også legge inn/endre pris og evt angi om det skal være

intern- eller eksternfakturering fra dette bilde. Man trykker da på nummerID helt til venstre i

tabellen for redigering. Etter redigering må søket foretas på nytt.

Når dere har fått opp de aktiviteter som skal faktureres velges «Eksporter» nede til venstre.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Dere kommer da over i et nytt bildet for eksportinnstillinger.

Her angis forhåndsdefinerte kontokoder.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Det kan angis forskjellig kontokoder, en for internfakturering og en for eksternfakturering dersom

en benytter ulike konteringer på disse. Dersom dere ikke har internfakturering skal det, slik systemet

er i dag, likevel angis kode her.

Trykk så på «Eksporter». Du kommer inn i et nytt bilde for generering av eksportfiler

Tanken her er at de enkelte ansvarlige for de ulike bygg kjører jobben frem til dette punktet, og at

det videre er en ansvarlig som foretar den videre generering av filer til faktureringssystem.

Som det fremgår av listen, vises alle grunnlag som er klar for filgenerering. Helt til høyre i bildet

ligger det en kolonne som viser om det er generert eksportfil. Dvs. det er her vi senere kan gå og se

om det er fakturert for et bygg. Det vises også kolonner for antall elementer (tildeling, booking eller

arrangement) som det er generert fakturagrunnlag for. Det vises også totalsum som kan kontrolleres

mot de som senere leser inn fil i faktureringssystem.

Rutinen er laget slik at den samler alle grunnlag som ikke tidligere har generert fakturafil. Dvs at

Aktiv By – Redpill Linpro AS

man slipper å sende over en og en fil til økonomikontoret.

Velg «generer filer» og dere kommer over i et nytt bildet som gir en oversikt over hva det skal

genereres filer for. I eksemplet kan det lages to filer, en for internfakturering og en for

eksternfakturering.

Trykk på «Last ned» i kolonnen Handling. Det vil være noe forskjellig hvordan de ulike nettlesere

nå håndterer dette, men vanligvis vil man få et valg for å åpne filen, eller lagre på disk. Det mest

vanlige nå vil være å lagre filen på en katalog, enten lokalt som du så sender til økonomikontoret,

eller at du lagrer det på en avtalt disk, hvor økonomikontoret manuelt leser inn fra eller en

automatisk jobb for import i økonomisystemet kjører.

Status for fakturagrunnlagene blir nå at det er eksportert. Dette kan sees i bildet for Fakturaeksport

under «Søknader/Klar for fakturering»:

Her kan du også se en del annen revisjonsmessig informasjon som hvilken eksportfil det ligger i og

hvilken ordreid de har fått.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Frontend

Frontend er den delen av løsningen som gjøres tilgjengelig fra kommunens internettportal. Fra dette

grensesnittet kan publikum få informasjon om bookingsituasjonen på de ulike bygg og haller.

Idrettsledere eller ledere innen kultur vil også fra dette grensesnittet logge seg inn og gjøre

bookinger på bygg og haller de har fått tildelt tid på.

12 Søk fra frontend

Når en bruker kommer inn i frontend kan han foreta søk på hele eller deler av et navn på et

bygg/hall, et idrettslag, en aktivitet osv.

Ved valget «søk» vil det komme frem en liste over mulige treff på søkeord.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Det er i listen som fremkommer angitt om treffet er et bygg, en ressurs et lag e.l.

Dersom brukeren trykker på valget «Bygg/anlegg» kommer man inn på detaljer for bygget. Her vil

det ligge en del informasjon om bygget, kontaktperson osv.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Herfra kan man gå inn på «Kalender» for å se på hvilke aktiviteter som foregår.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Ved å holde musepeker over de aktuelle bookingene i kalenderen dukker det opp et

informasjonsikon. Det indikerer at man kan trykke på valgt tidspunkt for å få opp mer informasjon

på aktuell booking.

Dersom det er en innlogget bruker som gjør dette, vil det være et valg for «Lag ny booking».

Dersom det er en anonym bruker vil det ikke være mulighet for å opprette ny booking. En anonym

bruker vil derimot ha mulighet for å registrere en elektronisk søknad. Selve saksbehandlingen av

denne søknaden er beskrevet spesielt under eget kapittel for backend.

13 Innloggede brukere fra frontend

Det er altså mulighet for innlogging i frontend. Dette muliggjør redigering fra ansvarlige i

organisasjoner som er registrert i systemet. Kort fortalt vil løsningen settes opp til å autentisere med

IdPorten/MinID på personer som er tilknyttet en organisasjon i Foretaksregisteret/Altinn. Har en

Aktiv By – Redpill Linpro AS

person gitte roller i en organisasjon og dette er registrert i Altinn vil brukeren kunne logge inn fra

frontend. Her kan brukeren legge inn bookinger på sin organisasjons tildelinger. Det er også

muligheter for å endre på informasjonen som er registrert på selv organisasjonen.

Dersom en er innlogget og klikker på en tildeling på egen organisasjon får man muligheten for å

lage en booking.

Dersom det finnes en booking fra før får man muligheten til å redigere på denne.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Klikker den innloggede brukeren på Organisasjon eller gruppe under «Hvem» får man

redigeringsmuligheter.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Ved klikk på redigeringsikon (illustrert med pil i bildet over):

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Masseoppdatering

En innlogget bruker har altså muligheter for å opprette en eller flere bookinger, eller redigere en

booking. Noe som da kan være viktig er at det opprettes med riktig statistikk. I en del tilfeller vil det

kunne oppstå endringer på det som opprinnelig var booket og det som faktisk blir tilfelle. Det kan

være at det er booket fotball med gutter 14 år hver mandag kl 14:00, men at det blir endret utover i

sesongen. Det kan da være greit å kunne endre på dette. Det kan også hende at det er registrert

mange bookinger med helt feil grunnlag for statistikk, f.eks. at det ble langt flere deltakere enn det

som man trodde da bookingene ble opprettet.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Det er laget en mulighet i løsningen for å masseoppdatere (endre) bookinger. Dersom en går på en

eksisterende booking fra frontend og velger «Rediger» finnes det også et valg for

«masseoppdatering».

Ved å velge «Masseoppdatering» kommer man inn i dette bildet:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

I masseoppdateringsbildet kan du endre på f.eks. antall deltakere og hvilket lag som skal ha

ressursen resten av sesongen. Får endringen trer i kraft vil det komme en rapport som viser

endringene som vil bli utført:

Dersom det ser greit ut velges «Oppdater».

14 Registrere søknad

Dersom en anonym bruker har funnet en tid i kalender kan han trykke på aktuell tidspunkt og det vil

være mulighet for å registrere søknad.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Ved valget «Ny søknad» kommer brukeren inn i søknadsskjema:

Her må brukeren fylle ut en del informasjon som type aktivitet, hvilke(n) ressurs det gjelder, dato,

evt flere datoer, målgruppe, antall deltakere, kontaktinformasjon. Det må også gjøres aksept for

eventuelle HMS-dokumenter, brannforskrifter osv som kan lastes ned.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Når søker har fylt ut skjema sendes dette til saksbehandler med valget «Send». Søknaden vil da

dukke opp hos aktuell saksbehandler i backend. Søker får melding om at søknad er registrert direkte

i søknadsskjema og vil også motta en epost som bekreftelse på innlevert søknad.

Søknaden behandles og kommentarer en saksbehandler registrerer fra backend sendes som

meldinger til søker med link til aktuell søknad. Ved godkjenning dukker booking automatisk opp i

kalender.

Oppdatering av statistikk

I backend av løsningen har vi sett at det er mulig å legge inn et valg for om brukerne må oppdatere

statistikk. I det en booking foretas kan den som bestiller eller søker må det legges inn data om antall

personer fordelt på kjønn og alder. Systemet har en funksjon for oppfølging av dette, dvs at det kan

settes opp at det går ut en epost til alle brukere som det kreves etterregistrering av statistikk på.

Tidspunkt for når denne meldingen går kan tilpasses, men det kan f.eks. være en time før

arrangementet. I e-posten ligger det en lenke til løsningen hvor de kan oppdatere med disse data.

Eksempel på mottatt melding på epost:

Når mottaker klikke på lenken kommer han automatisk inn på applikasjon for oppdatering av

statistikk:

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Tidligere innrapportert statistikk vises og brukeren kan endre dersom dette ikke stemmer. Ved valget

«lagre» får systemet melding om at statistikk er oppdatert og evt. endringer vil fremkomme i

rapporter fra backend.

15 Rapporter

Løsningen benytter den frie versjonen av Jasper Reports. Dette er en rapportgenerator som gjør det

mulig å lage rapporter og presentere dette i hvilket format en måtte ønske. I løsningen er det valgt å

presentere rapporter i pdf, xls eller csv-format.

Brukerstatistikk

Menyvalg fra backend: Booking/Rapporter/Deltakere

Fra backend er det mulig å ta ut rapport for statistikk. Rapporten kan kjøres på et og et bygg, eller

for et utvalg av bygg (bruk da ctrl-tasten og klikk på aktuelle bygg)

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Når en har valgt aktuelle haller, datointervall og format startes rapporten med valget «Opprett

rapport». Alt etter format og nettleser vil resultatet bli presentert. I eksemplet her har vi valgt alle

bygg og formatet pdf.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Ledig tid

For de som behandler søknader om arrangement kan rapport for ledig tid kunne være til stor hjelp.

Rapporten gir mulighet for å søke på et gitt tidsintervall og ukedager for å finne ledig tid på

ressursene på et bygg.

Oppstartsparametre er fra/til dato, valg av bygg og ukedag. I eksemplet under har jeg valgt et

tidsrom for Giskehallen og bare mandager er aktuelle.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Ved kjøring av rapporten får vi opp ledige tider på ressursene for bygget:

Herfra kan man opprette et arrangement. Merk at dere må angi manglende verdier i bildet for nytt

arrangement før du velger lagre.

Aktiv By – Redpill Linpro AS

Booking Manual

booking_manual

booking_manual

Navigation menu

Versions of this User Manual:

Views

Navigation